Rechtliches

Datenschutzrichtlinie

21. Oktober 2026

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie die Kerna sp. z o.o. ("Kerna", "wir", "uns" oder "unser") Informationen erhebt, verwendet, speichert und offenlegt, wenn Sie das Kerna-E-Mail-Add-on für Gmail und Microsoft Outlook, die Website (kerna.io) und zugehörige Dienste (zusammen die "Dienste") nutzen. Durch den Zugriff auf oder die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich mit den in dieser Richtlinie beschriebenen Praktiken einverstanden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Kerna sp. z o.o., ein nach dem Recht der Republik Polen registriertes Unternehmen mit Sitz in Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, Polen. Das Unternehmen ist im polnischen Nationalen Gerichtsregister unter der KRS-Nummer 0001203068 eingetragen und hat die Steueridentifikationsnummer (NIP) 9542897132.

Bei allen Anfragen zum Datenschutz können Sie uns unter folgender Adresse erreichen: privacy@kerna.io

2. Informationen, die wir sammeln

Wir sammeln nur die Mindestinformationen, die für die Authentifizierung Ihrer Identität, die Erbringung unserer Dienste und die Verwaltung Ihres Abonnements erforderlich sind.

2.1 Konto- und AuthentifizierungsdatenDie gesamte Nutzerauthentifizierung erfolgt über die Google- oder Microsoft-Anmeldung. Wir erstellen, verwalten und speichern keine Passwörter. Wenn Sie sich anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse; einen Anzeigenamen (den Namen, den Google oder Microsoft bereitstellt, wenn Sie sich auf unserer Website oder in Outlook anmelden, andernfalls einen aus Ihrer E-Mail-Adresse abgeleiteten Namen); die Kennung Ihres Google- oder Microsoft-Kontos, die dazu dient, Ihr Konto wiederzuerkennen, wenn ein anderes Konto dieselbe Adresse angibt; welche Plattformen Sie nutzen und wie Sie sich registriert haben; wann Ihr Konto erstellt wurde und wann Sie Kerna auf der jeweiligen Plattform zuletzt genutzt haben; sowie ob Sie Marketing-E-Mails zugestimmt haben und ob Ihnen unsere Willkommens-E-Mail gesendet wurde. Diese Daten identifizieren Ihr Konto und verknüpfen es mit Ihrem Plan.

2.2 Abonnement- und AbrechnungsdatenAlle Finanztransaktionen werden von Stripe, Inc. verarbeitet. Kerna sammelt, überträgt oder speichert keine Kreditkartennummern, Rechnungsadressen oder Sicherheitscodes (CVC/CVV). Wir behalten nur Referenzen auf Ihren Kundendatensatz und Ihr Abonnement bei Stripe, Ihren Abonnementstatus (z.B. aktiv, gekündigt), den Plantarif und die Abrechnungszyklusdaten. Diese Daten werden in Google Cloud Firestore gespeichert. Beim Abschluss eines Abonnements auf unserer Website speichern wir außerdem, welche Version unseres Auftragsverarbeitungsvertrags wann akzeptiert wurde.

2.3 NutzungsmetrikenWir zählen die Tokens (KI-Verarbeitungseinheiten), die jeder Benutzer und jedes Team verbraucht, um Planlimits durchzusetzen und die Nutzung im Add-on und auf unserer Website anzuzeigen. Außerdem führen wir monatliche Zähler darüber, wie oft Sie jede Funktion nutzen, mit einer Schätzung der eingesparten Zeit; sie werden zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse gespeichert, damit wir sie Ihnen anzeigen können. Zudem erfassen wir Nutzungsereignisse wie in 2.6 beschrieben. Fehler- und Leistungsberichte sind unter Sentry in Abschnitt 6 beschrieben. Nichts davon enthält E-Mail-Inhalte.

2.4 Einstellungen und Inhalte, die Sie in Kerna erstellenWir speichern Ihre Einstellungen (Sprache der Benutzeroberfläche und der Antworten, Ton, Länge der Zusammenfassung, Extraktionsoptionen und die Einstellung KI-Hinweis) sowie die Inhalte, die Sie in Kerna verfassen: Ihre benutzerdefinierten Prompts (und, bei Teamleitungen und Administratoren, die mit dem Team geteilten Prompts), Ihre Smart-Focus-Liste sowie Triage-Kategorien mit ihren Beschreibungen, einschließlich der Kategorieauswahl für ein freigegebenes Postfach, die zusammen mit der Adresse dieses Postfachs gespeichert wird. Außerdem speichern wir die Sprache, die Kerna zuletzt in einer von Ihnen übersetzten E-Mail erkannt hat. Im Gmail-Add-on werden die Absenderadressen, die Sie in der Posteingang-Triage als VIP, Stummschalten oder Niedrige Priorität markieren, bei Ihrem Konto gespeichert, bis Sie sie entfernen; dasselbe gilt für die Kennungen der Nachrichten, die Sie als Fertig markieren. Diese Kennungen gelten nach 30 Tagen nicht mehr und werden dann beim nächsten Öffnen der Posteingang-Triage entfernt. Betreff oder Inhalt werden dazu nicht gespeichert. Im Outlook-Add-in bleiben diese Daten auf Ihrem Gerät (siehe 9.3).

2.5 Willkommens-, Frühzugangs- und KontaktdatensätzeWenn Sie das Kerna-Add-on zum ersten Mal nutzen oder Ihre E-Mail-Adresse über ein Frühzugangsformular oder ein Kontaktformular auf unserer Website übermitteln, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt und die Herkunft (Gmail, Outlook oder unsere Website). Wir verwenden sie, um Ihnen Ihre Willkommens-E-Mail zu senden, Sie über die Produktverfügbarkeit zu informieren oder auf Ihre Anfrage zu antworten.

2.6 Analyse und gehashter BezeichnerUm die Nutzung zu analysieren und unsere Dienste zu verbessern, erfassen wir jedes Mal, wenn Sie eine Funktion nutzen, ein Nutzungsereignis; das Outlook-Add-in erfasst außerdem, welche seiner Ansichten und Schaltflächen Sie verwenden. Ein Ereignis enthält, was verwendet wurde, Ihren Plan, die Sprache Ihrer Benutzeroberfläche und die beteiligten Sprachen, die Länge der Eingabe, die verbrauchten Tokens, die Verarbeitungszeit und den Zeitpunkt. Jedes Ereignis wird unter einem schlüsselbasierten Hash Ihrer E-Mail-Adresse gespeichert (HMAC-SHA-256 mit einem geheimen Schlüssel, der nur auf unseren Servern liegt), nicht unter Ihrer E-Mail-Adresse selbst. Da der Hash Sie weiterhin indirekt identifiziert, behandeln wir ihn als personenbezogene Daten. Ereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht, und wenn Sie Ihr Recht auf Löschung ausüben, löschen wir alle mit Ihnen verknüpften Ereignisse.

2.7 E-Mails, die wir Ihnen sendenWir senden Ihnen E-Mails über Brevo (siehe Abschnitt 6). Dazu speichert Brevo Ihre E-Mail-Adresse und die in Abschnitt 6 für Brevo aufgeführten Kontodaten. Für jede gesendete E-Mail erfasst Brevo, ob sie zugestellt und geöffnet wurde und welche Links angeklickt wurden. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um zu erkennen, welche unserer E-Mails nützlich sind.

2.8 Teamstatus für freigegebene Outlook-Postfächer (Team-Pläne)Wenn Ihr Team Kerna in einem freigegebenen Outlook-Postfach nutzt, speichern wir, welchem Teammitglied eine Konversation zugewiesen ist, ihren Status (zum Beispiel Offen, Wartend oder Erledigt), wer in Kerna mit einer Antwort begonnen hat und, wenn Kerna den Status selbst ändert, warum (zum Beispiel, weil der Kunde geantwortet hat), mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung. Kerna prüft auf solche Änderungen, indem es die neueste Nachricht der Konversation liest, wenn ein Teammitglied in Kerna die Konversation, ein Triage-Ergebnis oder eine Teamliste öffnet; im Hintergrund prüft es nicht. Jeder dieser Einträge wird über die Adresse des freigegebenen Postfachs und die Konversations-ID von Outlook identifiziert; E-Mail-Inhalte, Betreff und Absender werden nicht gespeichert. Außerdem speichern wir, welche Teammitglieder dieses freigegebene Postfach mit Kerna geöffnet haben und wann sie das zuletzt getan haben, damit sie bei der Zuweisung einer Konversation zur Auswahl angeboten werden können. Wenn eine Konversation als erledigt markiert wird, fügt Kerna ihren Nachrichten im freigegebenen Postfach die Outlook-Kategorie Done (Kerna) hinzu und entfernt diese Kategorie wieder, wenn die Konversation erneut geöffnet wird. Eine Teamleitung kann für ein freigegebenes Postfach außerdem Regeln für die automatische Zuweisung festlegen. Jede Regel nennt eine oder mehrere Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen (eine Triage-Kategorie, die E-Mail-Adresse oder Domain des Absenders, Wörter im Betreff oder im Text, ein Teil der Adresse eines Empfängers, ein Anhang oder hohe Wichtigkeit), sowie die Teammitglieder, die passende Konversationen erhalten sollen. Wenn Kerna bei einem Teammitglied eine Konversation liest, die noch niemand zugewiesen hat, sei es in einem Triage-Ergebnis oder wenn das Teammitglied sie öffnet, prüft Kerna die neueste Nachricht der Konversation anhand der Regeln, wobei es deren Text nur liest, wenn eine Regel nach Wörtern darin sucht, und weist die Konversation, falls eine Regel passt, zu und vermerkt, dass eine Regel dies getan hat. Der Text wird im Arbeitsspeicher verglichen und nicht gespeichert. Statuseinträge werden 90 Tage, nachdem eine Konversation als erledigt markiert wurde, gelöscht, andernfalls ein Jahr nach der letzten Änderung; der Eintrag eines Teammitglieds für ein Postfach wird 180 Tage, nachdem es dieses Postfach zuletzt mit Kerna geöffnet hat, oder bei seinem Austritt aus dem Team gelöscht. Die Regeln für die automatische Zuweisung bleiben gespeichert, bis eine Teamleitung sie ändert, und ein Teammitglied wird bei seinem Austritt aus dem Team aus ihnen entfernt. Aktiviert ein Teammitglied „Mir zugewiesene E-Mails in Microsoft To Do eintragen“ (eine Einstellung, die mit seinem Konto gespeichert wird), vermerkt der Datensatz außerdem, dass die aktuelle Zuweisung in seinem To Do hinzugefügt wurde, damit sie nur einmal hinzugefügt wird; die Aufgabe selbst wird im eigenen Microsoft To Do dieses Mitglieds erstellt, mit dem Betreff der Konversation und einem Link darauf. Der Datensatz speichert außerdem die Kennung dieser Aufgabe im To Do des Mitglieds, damit Kerna sie abhaken kann, wenn die Konversation als erledigt markiert wird; danach wird die Kennung entfernt.

2.9 Senden von E-Mail-Daten an andere Systeme (Senden an…)Wenn Ihre Teamleitung (oder Sie selbst, wenn Sie keinem Team angehören) im Outlook-Add-in unter An andere Systeme senden ein Ziel einrichtet, speichern wir dessen Namen, die Art der Daten, die es empfängt (zum Beispiel Bestellungen oder Reklamationen), seine Webadresse, seine Feldliste, wenn es benutzerdefinierte Felder sind, ob angehängte Dateien gelesen werden, die Sprache, in die seine Werte übersetzt werden, falls eine festgelegt ist, einen Signaturschlüssel, wer es wann angelegt hat sowie Zeitpunkt und Ergebnis des letzten Versands. Wenn ein Benutzer bei einer E-Mail Senden an… wählt, liest Kerna diese E-Mail sowie, sofern das Ziel so eingestellt ist, bis zu drei angehängte PDF-, Word-, Excel- oder CSV-Dateien, und unser KI-Inferenzanbieter extrahiert die Felder des Ziels nach der in 4.4 beschriebenen Schwärzung und übersetzt, falls eine Sprache gewählt ist, deren beschreibenden Text in diese Sprache. Der Benutzer prüft die Werte und kann sie ändern, bevor etwas gesendet wird. Anschließend sendet Kerna diese Werte zusammen mit dem Betreff der E-Mail, dem Namen und der Adresse des Absenders (sofern das Ziel nicht so eingestellt ist, dass sie weggelassen werden), dem Empfangszeitpunkt, der Nachrichtenkennung, dem Postfach, in dem sie liegt, einem Link zum Öffnen in Outlook und der E-Mail-Adresse des Benutzers, der die Werte sendet, ausschließlich an diese Webadresse. Der empfangende Dienst wird von Ihrem Team ausgewählt und kontrolliert, nicht von Kerna; er ist keiner unserer Unterauftragsverarbeiter, und für die Daten, die er empfängt, gelten seine eigenen Bedingungen und seine eigene Datenschutzerklärung. Kerna bewahrt die extrahierten Werte und den E-Mail-Inhalt nach Abschluss der Anfrage nicht auf. Für jeden Versand speichern wir einen Protokolleintrag: das Ziel, wer gesendet hat, wann, ob die Zustellung erfolgreich war, und den Antwortcode des empfangenden Dienstes. Das Protokoll enthält keine E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen oder Werte, und jeder Eintrag wird nach 90 Tagen gelöscht.

2.10 TeamsWenn Sie ein Team erstellen oder einem Team beitreten, speichern wir das Team und seinen Inhaber, die E-Mail-Adressen seiner Mitglieder und der dazu eingeladenen Personen (mit der Angabe, wer sie wann eingeladen hat), die Rolle, das Token-Limit und die Token-Nutzung jedes Mitglieds, die Einstellungen des Teams, die mit dem Team geteilten Prompts und die Triage-Kategorien des Teams. Eingeladene Personen sehen die Einladung in Kerna, und wir senden ihnen keine E-Mail. Eine Einladung wird aufbewahrt, bis sie angenommen, abgelehnt oder zurückgezogen wird.

3. Informationen, die wir nicht sammeln

Kerna schreibt keine der folgenden Daten in seine Datenbanken, Protokolle oder Backups. Soweit einige davon kurzzeitig vorgehalten werden, damit das Add-on funktioniert, gibt Abschnitt 4 an, wo und wie lange:

E-Mail-Nachrichtentexte, Betreffzeilen oder Kopfzeilen
Absender- oder Empfänger-E-Mail-Adressen aus verarbeiteten E-Mails, ausgenommen die Absenderadressen, die Sie selbst in Triage-Regeln in Gmail aufnehmen, und die in 2.4 und 2.8 beschriebenen Adressen freigegebener Postfächer
Anhangsinhalte, Dateinamen oder andere Anhangsmetadaten
KI-generierte Zusammenfassungen, Antworten, Übersetzungen oder Entwürfe
Kalenderveranstaltungsinhalt, Kontaktdetails oder Tabellenkalkulationsdaten, auf die bei benutzerinitierten Aktionen zugegriffen wird
Kontopasswörter sowie Zugriffs- oder Refresh-Tokens von Google oder Microsoft (Tokens, die Kerna erhält, um in Outlook in Ihrem Namen zu handeln, werden nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, siehe 4.1)

4. Wie wir mit E-Mail-Inhalten umgehen

Kerna speichert den Inhalt Ihrer E-Mails nicht. Er wird nur gelesen, wenn Sie eine Funktion nutzen, nur zur Erzeugung Ihres Ergebnisses verwendet und niemals in unsere Datenbanken, Protokolle oder Backups geschrieben. Dies ist ein grundlegendes architektonisches Prinzip, keine konfigurierbare Einstellung.

4.1 Verarbeitung im ArbeitsspeicherWenn Sie eine KI-Aktion auslösen, zum Beispiel Zusammenfassen, Antworten, Übersetzen, Verfassen, Extrahieren, Posteingang-Triage, Anhanganalyse oder Senden an…, wird der Text, den diese Aktion benötigt, über eine verschlüsselte Verbindung an unseren KI-Inferenzanbieter gesendet (Abschnitt 6 führt auf, was dazu gehören kann). Damit Sie zwischen Ansichten wechseln und zu einem Ergebnis zurückkehren können, hält Kerna für kurze Zeit Arbeitskopien im Arbeitsspeicher des Servers vor: im Gmail-Add-on Ergebnisse, Entwürfe, das Verfassen-Formular und die von der Posteingang-Triage aufgelisteten Nachrichten (Absender, Betreff und Vorschau) für etwa 30 Minuten nach ihrer letzten Aktualisierung; im freigegebenen Postfach eines Teams Betreff und Absender der neuesten Nachricht einer Konversation für einige Minuten. Microsoft-Zugriffs- und Refresh-Tokens, die abgerufen werden, um in Ihrem Namen zu handeln, werden ebenfalls nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten. Nichts, was im Arbeitsspeicher gehalten wird, wird auf einen Datenträger geschrieben, und es wird verworfen, wenn diese Zeiträume enden oder der Server neu startet. Das Outlook-Add-in speichert einige Ergebnisse stattdessen auf Ihrem eigenen Gerät (siehe 9.3).

4.2 Keine HintergrundverarbeitungKerna wird nur tätig, wenn Sie es verwenden. Es scannt, indiziert, überwacht oder archiviert Ihren Posteingang, Kalender, Kontakte oder andere Postfachdaten nicht im Hintergrund, und kein zeitgesteuerter Vorgang liest Ihr Postfach. Im Outlook-Add-in wird die E-Mail, die Sie auswählen, auf Ihrem Gerät in das Kerna-Panel geladen, damit sie bereitsteht, wenn Sie auf eine Schaltfläche klicken; an Kerna gesendet wird sie nur, wenn Sie eine Funktion nutzen. Im freigegebenen Postfach eines Teams wird beim Öffnen einer E-Mail, eines Triage-Ergebnisses oder einer Teamliste in Kerna außerdem die neueste Nachricht der angezeigten Konversationen geprüft, um deren Teamstatus aktuell zu halten (siehe 2.8).

4.3 Kein Modell-TrainingIhre Daten werden niemals verwendet, um künstliche Intelligenz oder maschinelle Lernmodelle zu trainieren, feinzutunen, umzutrainieren oder zu verbessern – weder von Kerna noch von OpenAI, Google oder einer anderen Partei. Ihre Eingaben bleiben privat für Ihre spezifische Anfragensitzung.

4.4 Schwärzung vor der InferenzBevor E-Mail-Text an unseren KI-Inferenzanbieter gesendet wird, ersetzt Kerna Zahlungskartennummern, IBANs und polnische Bankkontonummern, polnische PESEL-Nummern und US-Sozialversicherungsnummern in den Formaten, die es erkennt, durch Platzhalter. Dies geschieht innerhalb der Verarbeitung von Kerna, sodass diese Nummern den Anbieter nicht erreichen, und es lässt sich nicht abschalten. Es umfasst die E-Mail oder Konversation, auf die Sie eine Aktion anwenden, die von der Posteingang-Triage gelesenen Betreffzeilen und Vorschauen sowie Anhänge, die von Senden an… oder Mit Anhängen antworten verwendet werden. Andere personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Postanschriften werden nicht entfernt und so gesendet, wie sie vorkommen. Die Schwärzung wird nicht auf Dateien angewendet, die mit der Funktion Anhänge gelesen werden, damit Angaben wie Kontonummern daraus extrahiert werden können, und auch nicht auf Text, den Sie selbst schreiben, etwa Anweisungen, Prompts und Entwürfe, die Kerna für Sie verbessern oder übersetzen soll.

5. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die in Abschnitt 2 beschriebenen Informationen für folgende Zwecke:

Um Ihre Identität zu authentifizieren und Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten
Um die Dienste bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern
Um Ihr Abonnement zu verwalten, Abrechnungsereignisse zu verarbeiten und Planlimits durchzusetzen
Um Ihre Nutzungsstatistiken und Präferenzen im Add-on und Dashboard anzuzeigen
Um transaktionale Kommunikation zu senden (z.B. Abonnementbestätigungen, Abrechnungsquittungen)
Um Service-E-Mails zu senden, die Ihnen bei der Nutzung von Kerna helfen: eine Willkommens-E-Mail nach der Registrierung, kurze Anleitungen zu einzelnen Funktionen und gelegentlich eine Erinnerung, wenn Sie Kerna eine Zeit lang nicht genutzt haben. Welche davon Sie erhalten, hängt ausschließlich davon ab, wann Sie sich registriert haben, welche Plattform Sie nutzen und wann Sie Kerna zuletzt genutzt haben
Um auf Ihre Support- oder Kontaktanfragen zu antworten
Um technische Probleme, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu erkennen, zu verhindern und zu beheben
Um Marketing-Kommunikation über neue Funktionen, Produktaktualisierungen und Tipps zu senden — nur wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben, was Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails widerrufen können
Um geltenden gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen

Wir verkaufen, vermieten oder verleasen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung, Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung. Die oben beschriebenen Service-E-Mails senden wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihnen bei der Nutzung des Dienstes zu helfen, für den Sie sich registriert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede dieser E-Mails enthält einen Abmeldelink. Mit der Abmeldung üben Sie Ihr Widerspruchsrecht aus: Wir senden Ihnen diese E-Mails nicht mehr, und Ihr Konto bleibt davon unberührt.

6. Drittanbieter-Unterauftragsverarbeiter

Wir verwenden die folgenden Drittanbieterdienste zum Betrieb von Kerna. Jeder Unterauftragsverarbeiter erhält nur die Mindestdaten, die zur Ausführung seiner Funktion erforderlich sind.

Anbieter	Zweck	Geteilte Daten
OpenAI	KI-Inferenz (GPT-Modellfamilien, einschließlich GPT-6)	Nur wenn Sie eine KI-Funktion auslösen, der Text, den diese Funktion benötigt: die E-Mail oder Konversation, auf die Sie eine Aktion anwenden, einschließlich der Namen und Adressen der darin vorkommenden Personen sowie der darin enthaltenen Datumsangaben; von Ihnen ausgewählte Anhänge und deren Dateinamen; Absender, Betreffzeilen und Vorschauen der Nachrichten in einem Scan der Posteingang-Triage; Entwürfe, die Kerna für Sie verbessern oder übersetzen soll; sowie Ihre Anweisungen und Prompts. Finanzkennungen werden zuvor ersetzt (siehe 4.4); andere personenbezogene Daten werden so gesendet, wie sie vorkommen. Über eine verschlüsselte Verbindung übertragen, im Arbeitsspeicher verarbeitet, um Ihr Ergebnis zu erzeugen, gemäß unseren Zero-Data-Retention-Bedingungen nicht aufbewahrt (siehe unten) und nicht zum Training irgendeines Modells verwendet. An Anfragen werden keine Kontokennungen oder Abrechnungsdaten angehängt; Ihr eigener Name und Ihre Adresse sind nur enthalten, wenn sie im E-Mail-Inhalt vorkommen.
Stripe	Zahlungsabwicklung	E-Mail-Adresse zur Kundenidentifizierung. Alle Zahlungsdetails werden direkt von Stripe verarbeitet.
Google Cloud und Firebase	Hosting der Add-on-Server (Cloud Run, Belgien), Datenbank (Firestore, Warschau), Website-Hosting und Anmeldung sowie Schutz der Website vor automatisiertem Missbrauch (App Check mit reCAPTCHA Enterprise)	Die in Abschnitt 2 beschriebenen Kontodaten, Einstellungen und sonstigen Datensätze. Unsere Add-on-Server verarbeiten E-Mail-Inhalte im Arbeitsspeicher wie in 4.1 beschrieben; Serverprotokolle enthalten keine E-Mail-Inhalte. Sobald Sie auf der Website angemeldet sind, erhält reCAPTCHA Enterprise Informationen über Ihren Browser und Ihr Gerät und darüber, wie die Seite genutzt wird, einschließlich Ihrer IP-Adresse, um zu bestätigen, dass Anfragen von unserer Website und nicht von einem automatisierten Skript stammen (siehe 9.2). Es handelt sich um einen weltweiten Google-Cloud-Dienst, daher können diese Informationen außerhalb des EWR verarbeitet werden, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln in den Datenverarbeitungsbedingungen von Google Cloud.
Google Analytics	Website-Analysen	Anonyme, aggregierte Website-Nutzungsdaten. Unterliegt der Zustimmung (siehe Abschnitt 9).
Sentry (Functional Software, Inc.)	Fehlerverfolgung und Performance-Überwachung	Ein schlüsselbasierter Hash zur Identifizierung des Benutzers, Fehlermeldungen und Stack-Traces sowie Leistungsdaten (Routen, Laufzeiten, Namen der KI-Modelle und Token-Anzahlen) von unseren Servern und Fehlerberichte aus dem Outlook-Add-in. Anfrageinhalte (Request-Bodies), Query-Strings, identifizierende Anfrage-Header und E-Mail-Adressen in Webadressen werden vor dem Senden entfernt. Keine E-Mail-Inhalte, Empfänger oder Betreffzeilen. Gespeichert in der EU.
Brevo (Sendinblue SAS, France)	Versand unserer E-Mails an Sie (Willkommen, Funktionsanleitungen, Erinnerungen)	Ihre E-Mail-Adresse, die Plattform, über die Sie sich registriert haben (Google oder Microsoft), Sprache der Benutzeroberfläche, Plan, Erstellungsdatum des Kontos, Datum der letzten Nutzung und ob Sie Marketing-E-Mails zugestimmt haben. Zustell-, Öffnungs- und Klickdaten zu den von Brevo gesendeten E-Mails (siehe Abschnitt 2.7). Kein Name, keine E-Mail-Inhalte und nichts aus Ihrem Postfach. Gespeichert in der EU.

Unsere Vereinbarung mit OpenAI umfasst zusätzlich Zero-Data-Retention-Bedingungen: Von Kerna zur KI-Verarbeitung übermittelte Inhalte werden aus den Missbrauchsüberwachungsprotokollen von OpenAI ausgeschlossen und nach Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht gespeichert, im Einklang mit den Standardrichtlinien zur Datennutzung nach Endpunkt von OpenAI.

7. Einhaltung der API-Dienste

Die Verwendung und Übertragung von Informationen, die Kerna von Google APIs und Microsoft APIs erhält, an andere Apps entspricht der Google API Services User Data Policy (einschließlich der Limited Use-Anforderungen) und den Microsoft APIs Terms of Use.

Gemäß den Limited Use-Anforderungen bestätigen wir Folgendes:

Eingeschränkter Zweck: Wir verwenden Daten, die über Google APIs erhalten wurden, nur zur Bereitstellung und Verbesserung der benutzerorientierten Funktionen, die in der Benutzeroberfläche der Anwendung prominent sind: Lesen, Zusammenfassen, Übersetzen, Beantworten, Verfassen und Umschreiben von E-Mails und Anhängen sowie Extrahieren daraus; Posteingang-Triage und Nachverfolgung ausstehender Antworten; Prüfen Ihres Kalenders auf Überschneidungen und auf freie Zeiten, wenn Sie Kerna bitten, einen anderen Termin vorzuschlagen, und Durchsuchen Ihrer Kontakte, wenn Sie Empfänger hinzufügen; sowie, wenn Sie es wünschen, Erstellen von Kalenderterminen (auf Wunsch mit Google-Meet-Link und den Gästen, die Sie auswählen), Aufgaben, Kontakten und Google-Drive-Dateien aus diesen Inhalten, Ergänzen fehlender Angaben bei einem bereits vorhandenen Kontakt und Beantworten einer erhaltenen Kalendereinladung mit Zusagen, Vielleicht oder Absagen. Wir verwenden Google API-Daten nicht für andere Zwecke.
Verbotene Übertragung: Wir verkaufen, vermieten oder übertragen Google API-Daten nicht an Dritte. Wir verwenden Google API-Daten nicht zur Schaltung von Werbung. E-Mail-Inhalte, die über Google APIs erhalten wurden, werden nur an unseren KI-Inferenzanbieter (OpenAI) übermittelt, um die spezifische, benutzerinitiierte Funktionsanfrage zu erfüllen, und es wird nur der Text gesendet, den diese Funktion benötigt. Die E-Mail-Adresse Ihres Kontos wird nur an die in Abschnitt 6 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter weitergegeben, zu den dort genannten Zwecken.
Verbotener Personalzugang: Wir erlauben Menschen nicht, Benutzerdaten, die über Google APIs erhalten wurden, zu lesen, außer (a) mit ausdrücklicher Zustimmung des Benutzers für bestimmte Nachrichten (z.B. für technischen Support auf Anfrage des Benutzers), (b) wenn dies aus Sicherheitsgründen erforderlich ist, wie bei der Untersuchung von Missbrauch, oder (c) um geltende Gesetze einzuhalten.
Datenminimierung: Wir fordern Zugriff nur für die in Abschnitt 8 beschriebenen Funktionen an, und Abschnitt 8 erläutert, wie jede Berechtigung verwendet wird.
Microsoft APIs: Informationen, auf die über Microsoft Graph und die Microsoft-Anmeldung zugegriffen wird (Nachrichten, Anhänge, Kalender, Kontakte, Personen, Aufgaben und Kategorien in Ihrem Postfach und in freigegebenen Postfächern, die Sie öffnen können, sowie Ihr grundlegendes Kontoprofil), werden ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen von Kerna verwendet. E-Mail-Inhalte werden für die von Ihnen ausgelöste Aktion an unseren KI-Inferenzanbieter gesendet und nicht in unsere Datenbanken geschrieben; wir speichern nur die in 2.4, 2.8 und 2.9 beschriebenen Kennungen. Diese Informationen werden niemals verkauft oder für Werbung oder Modelltraining genutzt und nicht an andere Dritte übertragen, außer an ein von Ihrem Team eingerichtetes Ziel, wenn Sie bei einer E-Mail Senden an… wählen (siehe 2.9). Unsere Nutzung entspricht den Microsoft APIs Terms of Use und den Zertifizierungsanforderungen für Microsoft 365-Apps.

8. Plattform-Berechtigungen

Kerna fordert auf jeder unterstützten Plattform die folgenden Berechtigungen an. Jede Berechtigung wird nur verwendet, während Sie Kerna nutzen: wenn Sie eine Funktion auslösen oder, im freigegebenen Postfach eines Teams, wenn Sie in Kerna eine E-Mail oder eine Liste öffnen (siehe 4.2). Keine Berechtigung wird von einem Hintergrundprozess verwendet.

Google-Konto — Anmeldung (userinfo.email)—Bestätigt Ihre Identität und liest die Adresse, mit der Sie sich angemeldet haben.

Gmail — Add-on ausführen (gmail.addons.execute)—Führt das Kerna-Panel in Gmail aus. Für sich genommen gewährt es keinen Zugriff auf E-Mails.

Gmail — Aktion auf aktueller Nachricht (gmail.addons.current.message.action)—Ermöglicht es Gmail, Kerna die geöffnete E-Mail zu übergeben, wenn Sie das Panel verwenden. Kerna liest oder ändert darüber keine E-Mails; es liest E-Mails über die unten aufgeführte Berechtigung Lesen.

Gmail — Aktuelle Nachricht lesen (gmail.addons.current.message.readonly)—Ermöglicht es Gmail, Kerna die geöffnete E-Mail zu übergeben, wenn Sie das Panel verwenden. Kerna liest oder ändert darüber keine E-Mails; es liest E-Mails über die unten aufgeführte Berechtigung Lesen.

Gmail — Lesen (gmail.readonly)—Liest die geöffnete E-Mail, die zugehörige Konversation und deren Anhänge für jede Kerna-Funktion. Beim Ausführen der Posteingang-Triage listet es die Nachrichten in den von Ihnen gewählten Ordnern oder Labels auf und liest deren Absender, Betreff und Vorschau, liest Ihre Label-Namen und liest Ihre gesendeten E-Mails für Warten auf andere.

Gmail — Verfassen (gmail.compose)—Erstellt einen Entwurf in Ihrem Verfassen-Fenster. Googles eigene Bezeichnung für diese Berechtigung ist weiter gefasst: „Entwürfe verwalten und E-Mails senden“. Kerna nutzt sie ausschließlich, um den Entwurf zu erstellen, niemals zum Senden.

Google Calendar — Termine (calendar.events)—Wird zusammen mit der unten aufgeführten Kalender-Berechtigung angefordert; Kerna erstellt Termine über jene Berechtigung.

Google Calendar — Lesen/Schreiben (calendar)—Liest die Zeitzone Ihres Kalenders, prüft zum Zeitpunkt eines von Extrahieren gefundenen Datums auf Termine, damit Kerna Sie vor einer Überschneidung warnen kann, liest Ihre belegten Zeiten der nächsten zwei Wochen, wenn Sie Kerna bitten, einen anderen Termin vorzuschlagen, und erstellt den Termin, wenn Sie ihn hinzufügen möchten, sofern Kerna ihn nicht bereits hinzugefügt hat. Mit „Mit Google Meet hinzufügen“ erhält der Termin einen Google-Meet-Link, und die Personen, die Sie unter „Zur Besprechung einladen“ auswählen, werden als Gäste hinzugefügt; Google Kalender sendet ihnen die Einladung. Erkennt Extrahieren eine E-Mail als Kalendereinladung, sucht Kerna diesen Termin in Ihrem Kalender, um Ihre Antwort anzuzeigen, und trägt Ihre Antwort dort ein, wenn Sie Zusagen, Vielleicht oder Absagen drücken; Google Kalender sendet Ihre Antwort dann an den Organisator.

Google Tasks — Lesen/Schreiben (tasks)—Erstellt eine Aufgabe aus einem Aktionspunkt, einem Smart-Focus-Ergebnis oder einer Nachricht aus der Posteingang-Triage, wenn Sie darum bitten. Eine aus einer E-Mail erstellte Aufgabe enthält das darin gefundene Fälligkeitsdatum und einen Link zurück zur E-Mail.

Google Contacts — Lesen/Schreiben (contacts)—Speichert einen in einer E-Mail gefundenen Kontakt und durchsucht Ihre gespeicherten Kontakte, wenn Sie in Verfassen Empfänger hinzufügen, jeweils auf Ihren Wunsch. „Alle aus dieser Konversation speichern“ speichert jede Adresse der Konversation. Ist eine Person bereits in Ihren Kontakten, liest Kerna Ihre Kontakte, um sie zu finden, und ergänzt nur, was in ihrem Eintrag fehlt (Telefonnummer, Firma, Position oder Name), ohne etwas anderes zu ändern, statt sie doppelt zu speichern.

Google Drive — App-Dateien (drive.file)—Schreibt das Google Sheet oder Google Doc, in das eine Extraktion exportiert wird. Der Zugriff umfasst nur von Kerna selbst erstellte Dateien, nie den übrigen Inhalt Ihres Drive.

Microsoft Outlook — Lesen (Mail.Read)—Liest Nachrichten in Ihrem Postfach, wenn Sie eine Kerna-Funktion nutzen: die gesamte Konversation und ihre Anhänge für Zusammenfassen, Antworten, Extrahieren, Anhänge und Senden an…; Ihren Posteingang und Ihre Gesendeten Elemente (Absender, Betreff und eine kurze Vorschau), wenn Sie die Posteingang-Triage oder Warten auf andere ausführen, einschließlich der Prüfung von Konversationen auf spätere Antworten; und in E-Mails auswählen Ihre letzten Nachrichten im Posteingang sowie die Nachrichten, die zu einer von Ihnen eingegebenen Suche passen; und wenn Sie in Kerna auf eine Besprechungsanfrage antworten, zu welchem Kalendertermin die Nachricht gehört; und für „Alle aus dieser Konversation speichern“ die Absender und Empfänger der Nachrichten der Konversation.

Microsoft Outlook — Lesen/Schreiben (Mail.ReadWrite)—Markiert Nachrichten als gelesen, verschiebt sie ins Archiv und fügt Nachrichten die eigenen Kategorien von Kerna hinzu oder entfernt sie, wenn Sie dies in der Posteingang-Triage tun. Antworten und neue E-Mails werden über die Berechtigung Elementzugriff des Add-ins (siehe unten) in das Verfassen-Fenster von Outlook eingefügt, nicht über diese Berechtigung.

Microsoft Outlook — Kalender (Calendars.ReadWrite)—Prüft auf eine Überschneidung und erstellt einen Termin aus einem in einer Nachricht gefundenen Datum, wenn Sie ihn einplanen möchten, und liest Ihre belegten Zeiten der nächsten zwei Wochen, wenn Sie Kerna bitten, einen anderen Termin vorzuschlagen. Kerna lädt niemanden ein, außer Sie wählen bei „Mit Teams hinzufügen“ Personen unter „Zur Besprechung einladen“ aus; Exchange sendet ihnen dann die Einladung aus Ihrem Kalender. Mit „Mit Teams hinzufügen“ erhält der Termin einen Onlinebesprechungslink des Dienstes, den Ihr Kalender anbietet, bei Geschäfts- oder Schulkonten Microsoft Teams. Wenn Sie bei einer Besprechungsanfrage Zusagen, Vielleicht oder Absagen drücken, trägt Kerna Ihre Antwort in Ihren Kalender ein, und Exchange sendet sie an den Organisator.

Microsoft Outlook — Aufgaben (Tasks.ReadWrite)—Erstellt eine Aufgabe in Microsoft To Do aus einem Aktionspunkt, einem Smart-Focus-Ergebnis oder einer Triage-Nachricht, wenn Sie darum bitten. Eine aus einer E-Mail erstellte Aufgabe enthält das darin gefundene Fälligkeitsdatum und einen Link zurück zur E-Mail. Wenn Sie in einem freigegebenen Postfach „Mir zugewiesene E-Mails in Microsoft To Do eintragen“ aktivieren, fügt Kerna die Ihnen zugewiesenen Konversationen beim Öffnen von Kerna mit Betreff und Link zu Ihrer eigenen To Do-Liste hinzu. Wird eine dieser Konversationen als erledigt markiert, hakt Kerna die zugehörige Aufgabe ab.

Microsoft Outlook — Kontakte (Contacts.ReadWrite)—Speichert einen in einer E-Mail gefundenen Kontakt und sucht Ihre Kontakte heraus, wenn Sie in Verfassen Empfänger hinzufügen. „Alle aus dieser Konversation speichern“ speichert jede Adresse der Konversation. Ist eine Person bereits in Ihren Kontakten, sucht Kerna sie über die Adresse und ergänzt nur, was in ihrem Eintrag fehlt (Telefonnummer, Firma, Position oder Name), ohne etwas anderes zu ändern, statt sie doppelt zu speichern.

Microsoft Outlook — Personen (People.Read)—Schlägt Personen vor, mit denen Sie zusammenarbeiten, wenn Sie in Verfassen nach Empfängern suchen.

Microsoft Outlook — Postfacheinstellungen (MailboxSettings.ReadWrite)—Wenn Sie in der Posteingang-Triage die Option Nachrichten in Outlook kennzeichnen aktivieren, fügt Kerna seine eigenen farbigen Kategorien (benannt „Kerna: ...“) Ihrer Outlook-Kategorienliste hinzu oder korrigiert ihre Farbe, damit die Kennzeichnungen farbig angezeigt werden. Kerna liest oder ändert keine anderen Postfacheinstellungen.

Microsoft Outlook — Freigegebenes Postfach lesen (Mail.Read.Shared)—Liest Nachrichten in einem freigegebenen oder delegierten Postfach, für das Ihre Organisation Ihnen bereits Zugriff gewährt hat: die Nachricht, an der Sie arbeiten, den Posteingang und die Gesendeten Elemente des Postfachs, wenn Sie es in die Posteingang-Triage einbeziehen, und die neueste Nachricht von Konversationen mit Teamstatus, damit Teamlisten deren Betreff und Absender anzeigen können. Kerna erweitert Ihren Zugriff nicht: Es kann nur öffnen, was Sie in Outlook ohnehin öffnen können.

Microsoft Outlook — Freigegebenes Postfach lesen/schreiben (Mail.ReadWrite.Shared)—In einem freigegebenen oder delegierten Postfach, auf das Sie bereits Zugriff haben: markiert Nachrichten als gelesen, verschiebt sie ins Archiv und fügt die Kategorien von Kerna hinzu oder entfernt sie, einschließlich Done (Kerna) bei einer Konversation, die Ihr Team als erledigt markiert oder die erneut geöffnet wird.

Microsoft-Konto — Anmeldung (User.Read)—Standardberechtigung für die Microsoft-Anmeldung. Kerna liest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse aus Ihrem Anmeldetoken.

Microsoft-Konto — Anmeldung bei Kerna (openid, profile, offline_access, access_as_user)—Standardberechtigungen für die Microsoft-Anmeldung. Diese Berechtigungen bestätigen, wer Sie sind, und ermöglichen es Kerna, seinen Zugriff zu erneuern, während Sie es verwenden, ohne Sie erneut zur Anmeldung aufzufordern. Auf unseren Servern werden die dabei erhaltenen Tokens nur im Arbeitsspeicher gehalten; in Outlook hält Microsofts Anmeldebibliothek Ihre Sitzung im Browser (siehe 9.3).

Microsoft Outlook — Elementzugriff des Add-ins (ReadWriteItem)—Liest die in Outlook geöffnete E-Mail und fügt eine Antwort oder eine neue E-Mail in das Verfassen-Fenster ein, wenn Sie das möchten.

Über diese Berechtigungen gelesene Inhalte werden nur für die Aktion verwendet, die Sie angefordert haben. Diese Inhalte werden nicht in unsere Datenbanken, Protokolle oder Backups geschrieben; Arbeitskopien werden im Arbeitsspeicher oder auf Ihrem Gerät vorgehalten, wie in 4.1 und 9.3 beschrieben. Darüber hinaus speichert Kerna die in Abschnitt 2 beschriebenen Kennungen und Einstellungen: für die Posteingang-Triage in Gmail die Absenderadressen, die Sie als VIP, Stummschalten oder Niedrige Priorität markieren, und die Kennungen der Nachrichten, die Sie als Fertig markieren (2.4); den Teamstatus für freigegebene Postfächer (2.8); und Datensätze zu Senden an… (2.9). Sie können außerdem wählen, die Details einer E-Mail an ein von Ihrem Team eingerichtetes Ziel zu senden (siehe 2.9). Kerna kann kein Postfach erreichen, für das Ihre Organisation Ihnen nicht bereits Zugriff gewährt hat. Kerna versendet keine E-Mails: Unter Outlook wird überhaupt keine Sendeberechtigung angefordert, und bei Gmail beschreibt Google den Scope, der es einem Add-on erlaubt, einen Entwurf in Ihr Fenster zum Verfassen zu schreiben, als Berechtigung zum Verwalten von Entwürfen und zum Senden von E-Mails; Kerna nutzt ihn nur zum Erstellen des Entwurfs, niemals zum Versenden. Wenn Sie in Kerna eine Kalendereinladung mit Zusagen, Vielleicht oder Absagen beantworten, sendet Ihr Kalender Ihre Antwort an den Organisator, so wie bei den Schaltflächen in der Einladung selbst. Ebenso sendet Ihr Kalender die Einladung, wenn Sie eine Besprechung mit Google Meet oder Teams hinzufügen und unter „Zur Besprechung einladen“ Personen ausgewählt lassen.

9. Cookies und Analysen

9.1 Website-Analyse (kerna.io)Unsere Website verwendet Google Analytics 4, um Seitenaufrufe, Sitzungen und Traffic-Quellen zu zählen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 3 der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (ePrivacy-Richtlinie). Solange Sie nicht im Cookie-Banner einwilligen, wird kein Google-Skript geladen und es werden keine Daten an Google gesendet, auch nicht Ihre IP-Adresse. Wenn Sie ablehnen oder den Banner nie beantworten, wird überhaupt keine Analyse-Anfrage gestellt.

9.2 Cookies und Speicherung auf dieser WebsiteNur mit Ihrer Einwilligung gesetzt: _ga (Google, bis zu 2 Jahre), das einen Besucher von einem anderen unterscheidet, und _ga_[Mess-ID] (Google, bis zu 2 Jahre), das den Sitzungsstatus für diese Property speichert. Keines von beiden wird gesetzt, wenn Sie ablehnen. Immer vorhanden, weil die Website ohne sie nicht funktioniert: locale (Kerna, 1 Jahr), das die von Ihnen gewählte Sprache speichert, und ein kleiner Eintrag zu Ihrer Cookie-Entscheidung (Kerna, 6 Monate), der die einzige Möglichkeit für uns ist, eine Ablehnung zu beachten. Firebase Authentication legt seinen Sitzungsspeicher in Ihrem Browser an. Das Firebase SDK startet auf jeder Seite, daher wird der Speicher unabhängig davon angelegt, ob Sie sich anmelden; eine Sitzung enthält er erst, wenn Sie das tun. Firebase speichert außerdem einen kleinen Diagnoseeintrag darüber, welche Firebase-Dienste die Seite genutzt hat. Sobald Sie angemeldet sind, lädt die Website außerdem reCAPTCHA Enterprise von Google, damit unsere Funktionen Anfragen von dieser Website von automatisierten Skripten unterscheiden können (Firebase App Check). Google kann dafür das Cookie _GRECAPTCHA setzen (bis zu 6 Monate), und Firebase speichert ein kurzlebiges App-Check-Token im Speicher Ihres Browsers. Besucher, die nicht angemeldet sind, laden reCAPTCHA nicht. Diese sind unbedingt erforderlich und bedürfen gemäß Art. 5 Abs. 3 der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation keiner Einwilligung.

9.3 E-Mail-Add-onDie Kerna-Add-ons setzen keine Cookies und laden keine Tracking- oder Werbeskripte von Dritten. Das Outlook-Add-in lädt Microsofts Office-Bibliothek von Microsoft sowie Microsofts Anmeldebibliothek und die React-Bibliothek aus dem Content Delivery Network jsDelivr, das, wie jeder Server, von dem Dateien geladen werden, Ihre IP-Adresse erhält. Damit es funktioniert, speichert das Outlook-Add-in Daten im Browserspeicher auf Ihrem Gerät: Ergebnisse zu einer E-Mail (für eine Stunde), Antwort- und Verfassen-Entwürfe (24 Stunden), Triage-Ergebnisse (24 Stunden), unbeantwortete Triage-Einträge mit Betreff, Absender, Datum und der kurzen Zusammenfassung von Kerna sowie die Kennungen der Nachrichten, die Sie als Fertig markieren (30 Tage), die Kennungen der von Kerna gekennzeichneten Nachrichten, Ihre Triage-Absenderregeln, gespeicherte Extraktionsvorlagen, zuletzt verwendete freigegebene Postfächer und Anzeigeeinstellungen sowie, für einige Minuten, während sich ein Antwortfenster öffnet, die E-Mail, auf die Sie antworten. Jeder Eintrag wird nach seinem Ablauf beim nächsten Öffnen von Kerna auf diesem Gerät entfernt. Microsofts Anmeldebibliothek hält Ihre Sitzung im Browser. Diese Speicherung ist für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich, und Meine Daten löschen entfernt den Anteil von Kerna daran auf dem Gerät, auf dem Sie diese Funktion verwenden. Beide Add-ons erfassen Nutzungsereignisse wie in 2.6 beschrieben, und Fehler im Outlook-Add-in werden an Sentry gemeldet (siehe Abschnitt 6). Wenn Sie in Verfassen diktieren, wandelt die eigene Spracherkennung Ihres Browsers die Sprache in Text um; je nach Browser kann dies durch dessen Hersteller erfolgen (zum Beispiel Google oder Microsoft), und Kerna erhält nur den Text.

9.4 Ihre Auswahl ändern oder widerrufenVerwenden Sie den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder Seite. Der Widerruf erfordert einen Klick, genau wie die Einwilligung. Eine Ablehnung dort löscht außerdem die bereits auf Ihrem Gerät gespeicherten Google Analytics-Cookies, sodass der Widerruf die Kennung entfernt und nicht nur die weitere Erhebung stoppt. Ihre Auswahl wird auf Ihrem Gerät gespeichert und nach sechs Monaten erneut abgefragt, oder früher, wenn sich die hier beschriebenen Zwecke ändern.

9.5 Was Google erhält und wohin die Daten gelangenSoweit in die Analyse eingewilligt wurde, wird Google Analytics von Google Ireland Limited bereitgestellt, und Daten können an Google LLC in den Vereinigten Staaten übermittelt werden, und zwar auf Grundlage der Standardvertragsklauseln, die in den Datenverarbeitungsbedingungen von Google enthalten sind und die wir akzeptiert haben. Die Property ist ohne Google Signals und ohne Werbefunktionen konfiguriert: Die Einwilligungssignale für Werbung sind in unserem Tag auf „abgelehnt“ gesetzt und werden nie erteilt, sodass Analysedaten nicht für Werbepersonalisierung oder Remarketing verwendet werden. Die Daten werden 14 Monate lang aufbewahrt.

10. Datensicherheit

Wir implementieren branchenübliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

Alle Daten während der Übertragung werden mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt.
Alle Daten im Ruhezustand in Firestore werden mit AES-256-Verschlüsselung von Google Cloud verwaltet.
API-Schlüssel und Geheimnisse werden außerhalb des Quellcodes gehalten und unseren Diensten beim Deployment über Google Cloud Secret Manager und verschlüsselte Dienstkonfiguration bereitgestellt.
Der Zugriff auf Produktionssysteme ist auf autorisiertes Personal mit rollenbasierter Zugriffskontrolle beschränkt.
Firestore-Sicherheitsregeln blockieren alle Schreibvorgänge aus Browsern und beschränken das, was ein angemeldeter Benutzer lesen kann, auf seine eigenen Datensätze und die seines Teams. Anfragen aus den Add-ons lesen und schreiben nur die Datensätze des Benutzers und des Teams, die bei Ihrer Google- oder Microsoft-Anmeldung identifiziert wurden. Einige wenige, durch einen geheimen Schlüssel geschützte Administratorfunktionen ermöglichen es autorisiertem Personal, ein Konto nachzuschlagen oder zu korrigieren.
Sobald Sie angemeldet sind, weist die Website unseren Funktionen mit Firebase App Check und reCAPTCHA Enterprise nach, dass jede Anfrage von ihr stammt (siehe Abschnitte 6 und 9.2); Anfragen ohne diesen Nachweis können abgelehnt werden.
Zum Schutz des Dienstes vor Missbrauch zählen wir Anfragen pro Minute unter einem schlüsselbasierten Hash Ihrer Kontokennung oder IP-Adresse; jeder Zähler wird automatisch gelöscht, normalerweise innerhalb eines Tages.
Wir speichern keinen E-Mail-Inhalt in unseren Datenbanken, Protokollen oder Backups, wodurch die Angriffsfläche für die Exposition sensibler Daten architektonisch minimiert wird.

Obwohl wir robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren, ist kein System vollständig sicher. Im Falle einer Datenpanne, die Ihre personenbezogenen Daten betrifft, werden wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemäß Artikel 33 DSGVO benachrichtigen.

11. Internationale Datenübertragungen

Kerna hat seinen Sitz in der Europäischen Union (Polen). Unsere Add-on-Server laufen auf Google Cloud in Belgien, und Ihre Kontodaten werden in Google Cloud Firestore in Warschau, Polen, gespeichert.

Bestimmte Unterauftragsverarbeiter – einschließlich OpenAI und Stripe – können Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Alle solchen internationalen Übertragungen entsprechen den DSGVO-Kapitel-V-Anforderungen. Wir stellen angemessene Schutzmaßnahmen durch Standardvertragsklauseln (SVKs) sicher, die in unsere Datenverarbeitungsverträge mit jedem Unterauftragsverarbeiter eingebettet sind. Sentry (Functional Software, Inc.) ist ein US-Unternehmen: Die Fehlerberichte, die wir an Sentry senden, werden in seiner EU-Datenregion gespeichert, und Sentry kann aus den Vereinigten Staaten darauf zugreifen, gestützt auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und hilfsweise auf Standardvertragsklauseln.

E-Mail-Inhalt, der zur KI-Verarbeitung gesendet wird, wird von OpenAI gemäß unseren Zero-Data-Retention-Bedingungen nicht aufbewahrt, und Kerna schreibt ihn nicht in seine Datenbanken oder Protokolle. Dies reduziert das Risikoprofil internationaler Datenübertragungen von Kommunikationsinhalten erheblich.

12. Datenspeicherung

Datenkategorie	Aufbewahrungsfrist
E-Mail-Inhalt (verarbeitet)	Wird nicht in unsere Datenbanken, Protokolle oder Backups geschrieben. Arbeitskopien im Arbeitsspeicher des Servers: etwa 30 Minuten im Gmail-Add-on, einige Minuten bei freigegebenen Postfächern. Outlook-Add-in: auf Ihrem Gerät, je nach Eintrag von einigen Minuten bis zu 30 Tagen (siehe 9.3).
Kontodaten (E-Mail, Name)	Aufbewahrt, bis Sie Meine Daten löschen verwenden, was sofort wirksam wird, oder uns bitten, sie zu löschen (innerhalb von 30 Tagen). Durch das Deinstallieren des Add-ons werden sie nicht gelöscht, und wenn Sie Kerna erneut nutzen, wird derselbe Datensatz verwendet. Nach Meine Daten löschen wird bei erneuter Nutzung von Kerna ein neuer Datensatz angelegt.
Abonnement- und Abrechnungsdaten	Aufbewahrt, solange Ihr Abonnement aktiv ist. Abrechnungsunterlagen werden 7 Jahre für steuerliche Compliance aufbewahrt.
Nutzungsmetriken (Token-Anzahl)	Token-Anzahl des laufenden Zeitraums: bei jedem Abrechnungszyklus zurückgesetzt. Monatliche Nutzungszähler: aufbewahrt, bis Sie Ihre Daten löschen. Im kostenlosen Plan behält Meine Daten löschen die Token-Anzahl des laufenden Monats bis zum Ende dieses Monats, unter einem schlüsselbasierten Hash Ihrer E-Mail-Adresse statt der Adresse selbst, damit das Löschen und erneute Anlegen eines Kontos das kostenlose Kontingent nicht zurücksetzt.
Einstellungen und Inhalte, die Sie in Kerna erstellen (2.4)	Aufbewahrt, bis Sie sie ändern oder entfernen oder Ihre Daten löschen. Fertig-Liste in Gmail: Jeder Eintrag gilt nach 30 Tagen nicht mehr und wird dann beim nächsten Öffnen der Posteingang-Triage entfernt.
Analysedaten (GA4)	14 Monate gemäß Google Analytics-Standardkonfiguration aufbewahrt.
Nutzungsereignisse der Add-ons (schlüsselbasierter Hash, 2.6)	Nach 90 Tagen gelöscht.
Willkommens-, Frühzugangs- und Kontaktdatensätze	Aufbewahrt, bis Sie Ihre Daten löschen oder uns bitten, sie zu löschen.
E-Mail-Kontaktdatensatz (Brevo)	Aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist. Bei Löschung Ihres Kontos automatisch aus Brevo gelöscht. Nach einer Abmeldung nur noch aufbewahrt, damit wir Ihnen keine E-Mails mehr senden.
Teamstatus für freigegebene Outlook-Postfächer	Status einer Konversation: 90 Tage, nachdem sie als erledigt markiert wurde, gelöscht, andernfalls ein Jahr nach der letzten Änderung. Eintrag darüber, wer ein freigegebenes Postfach mit Kerna geöffnet hat: 180 Tage nach der letzten Nutzung oder beim Austritt der Person aus dem Team gelöscht. Regeln für die automatische Zuweisung: gespeichert, bis eine Teamleitung sie ändert; ein Teammitglied wird bei seinem Austritt aus dem Team aus ihnen entfernt. Alle diese Daten werden mit dem Konto des Teaminhabers gelöscht.
Ziele für Senden an… und Versandprotokoll	Einstellungen eines Ziels: aufbewahrt, bis das Ziel gelöscht wird, und mit dem Konto des Teaminhabers (oder des Benutzers, wenn er keinem Team angehört) gelöscht. Versandprotokoll: Jeder Eintrag wird nach 90 Tagen gelöscht, und die Einträge eines Teammitglieds werden früher gelöscht, wenn es seine Daten löscht, während es dem Team angehört.
Teammitgliedschaft und Einladungen (2.10)	Aufbewahrt, solange Sie dem Team angehören oder bis eine Einladung angenommen, abgelehnt oder zurückgezogen wird, und mit dem Konto des Teaminhabers gelöscht.

13. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befinden, haben Sie folgende Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung:

Auskunftsrecht: Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben.

Recht auf Berichtigung: Sie können die Korrektur ungenauer oder unvollständiger personenbezogener Daten beantragen.

Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen ("Recht auf Vergessenwerden"). Sie können dies jederzeit selbst tun, mit Meine Daten löschen in den Einstellungen von Kerna in Gmail oder Outlook oder auf Ihrer Kontoseite auf unserer Website. Die Löschung wird sofort wirksam und entfernt im Outlook-Add-in außerdem den Kerna-Speicher auf diesem Gerät. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement haben, verwenden Sie Ihre Kontoseite auf unserer Website, wodurch auch das Abonnement gekündigt wird. Sie können sich auch unter privacy@kerna.io an uns wenden; dann löschen wir Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können in bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format anfordern.

Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke widersprechen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf Einwilligung basiert (z.B. Analyse-Cookies), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu beeinträchtigen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kerna.io. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. In Polen ist dies der Präsident des Büros für den Schutz personenbezogener Daten (UODO).

14. Datenschutz für Kinder

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir sammeln wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn wir erfahren, dass wir personenbezogene Daten von einem Kind unter 16 Jahren gesammelt haben, werden wir Schritte unternehmen, um diese Informationen umgehend zu löschen. Wenn Sie glauben, dass wir Daten von einem Kind gesammelt haben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kerna.io.

15. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, unserer Technologie oder gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen informieren, indem wir die aktualisierte Richtlinie auf dieser Seite veröffentlichen und das obige "Gültigkeitsdatum" aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen, die die Art und Weise betreffen, wie wir Ihre Daten verarbeiten, werden wir über das Add-on oder per E-Mail einen prominenten Hinweis bereitstellen. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen. Die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach Änderungen gilt als Akzeptanz der aktualisierten Richtlinie.

16. Kontakt

Für Fragen, Bedenken oder Anfragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder unseren Datenpraktiken:

Verantwortlicher: Kerna

Standort: Katowice, Polen

Datenschutzanfragen: privacy@kerna.io

Allgemeine Anfragen: contact@kerna.io

21. Oktober 2026

Lesen Sie unsere Nutzungsbedingungen