Legal

Política de privacidad

21 de octubre de 2026

Esta Política de privacidad describe cómo Kerna sp. z o.o. ("Kerna", "nosotros" o "nuestro") recopila, usa, almacena y divulga información cuando usted utiliza el complemento de correo Kerna para Gmail y Microsoft Outlook, el sitio web (kerna.io) y los servicios relacionados (conjuntamente, los "Servicios"). Al acceder o usar nuestros Servicios, acepta las prácticas descritas en esta Política.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Kerna sp. z o.o., una sociedad registrada conforme a las leyes de la República de Polonia, con domicilio social en Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, Polonia. La sociedad está inscrita en el Registro Nacional Polaco bajo el número KRS 0001203068 y tiene el Número de Identificación Fiscal (NIP) 9542897132.

Para cualquier consulta sobre protección de datos, puedes contactarnos en: privacy@kerna.io

2. Información que recopilamos

Recopilamos únicamente la información mínima necesaria para autenticar tu identidad, prestar nuestros Servicios y gestionar tu suscripción.

2.1 Datos de cuenta y autenticaciónToda la autenticación de usuarios se realiza mediante el inicio de sesión de Google o de Microsoft. No creamos, gestionamos ni almacenamos contraseñas. Cuando inicias sesión, almacenamos tu dirección de correo; un nombre visible (el nombre que proporciona Google o Microsoft cuando inicias sesión en nuestro sitio web o en Outlook y, en los demás casos, un nombre derivado de tu dirección de correo); el identificador de tu cuenta de Google o Microsoft, que se usa para reconocer tu cuenta si otra cuenta presenta la misma dirección; qué plataformas usas y cómo te registraste; cuándo se creó tu cuenta y cuándo usaste Kerna por última vez en cada plataforma; y si has aceptado recibir correos de marketing y si se te ha enviado nuestro correo de bienvenida. Estos datos identifican tu cuenta y la vinculan a tu plan.

2.2 Datos de suscripción y facturaciónTodas las transacciones financieras son procesadas por Stripe, Inc. Kerna no recopila, transmite ni almacena números de tarjetas de crédito, direcciones de facturación ni códigos de seguridad (CVC/CVV). Solo conservamos referencias a tu ficha de cliente y a tu suscripción de Stripe, el estado de tu suscripción (p. ej., activo, cancelado), el nivel del plan y las fechas del ciclo de facturación. Estos datos se almacenan en Google Cloud Firestore. Cuando te suscribes en nuestro sitio web, también registramos qué versión de nuestro acuerdo de tratamiento de datos se aceptó y cuándo.

2.3 Métricas de usoContamos los tokens (unidades de procesamiento de IA) que usa cada usuario y cada equipo, para hacer cumplir los límites del plan y mostrar el uso en el complemento y en nuestro sitio web. También guardamos recuentos mensuales de cuántas veces usas cada función, con una estimación del tiempo ahorrado, almacenados con tu dirección de correo para poder mostrártelos, y registramos eventos de uso según se describe en el apartado 2.6. Los informes de errores y de rendimiento se describen en la entrada de Sentry de la Sección 6. Ninguno de estos datos incluye contenido de correo.

2.4 Configuración y contenido que creas en KernaAlmacenamos tu configuración (idioma de la interfaz y de las respuestas, tono, longitud del resumen, opciones de extracción y el ajuste de Aviso de IA) y el contenido que escribes en Kerna: tus plantillas personalizadas (prompts) y, en el caso de los responsables y administradores de equipo, las plantillas compartidas con el equipo; tu lista de Smart Focus; y las categorías de clasificación con sus descripciones, incluidas las categorías elegidas para un buzón compartido, que se almacenan con la dirección de ese buzón. También almacenamos el último idioma que Kerna detectó en un correo que tradujiste. En el complemento de Gmail, las direcciones de remitentes que marcas como VIP, Silenciar o Prioridad baja en Clasificación de bandeja se almacenan con tu cuenta hasta que las quitas, al igual que los identificadores de los mensajes que marcas como Hecho, que dejan de aplicarse a los 30 días y se eliminan la siguiente vez que abres Clasificación de bandeja; con ellos no se almacena ningún asunto ni contenido. En el complemento de Outlook, estos datos permanecen en tu dispositivo (véase el apartado 9.3).

2.5 Registros de bienvenida, acceso anticipado y contactoCuando usas el complemento de Kerna por primera vez, o envías tu dirección de correo electrónico a través de un formulario de acceso anticipado o de contacto en nuestro sitio web, almacenamos tu dirección de correo, la marca de tiempo y su procedencia (Gmail, Outlook o nuestro sitio web). La usamos para enviarte tu correo de bienvenida, para contactarte sobre la disponibilidad del producto o para responder a tu consulta.

2.6 Análisis e identificador hashPara analizar el uso y mejorar nuestros Servicios, registramos un evento de uso cada vez que usas una función, y el complemento de Outlook también registra qué pantallas y botones suyos utilizas. Un evento registra qué se usó, tu plan, el idioma de tu interfaz y los idiomas implicados, la longitud de la entrada, los tokens utilizados, el tiempo de procesamiento y la marca de tiempo. Cada evento se almacena bajo un hash con clave de tu dirección de correo electrónico (HMAC-SHA-256 con una clave secreta que solo se guarda en nuestros servidores), no bajo tu dirección de correo en sí. Como el hash sigue identificándote de forma indirecta, lo tratamos como dato personal. Los eventos se eliminan a los 90 días y, cuando ejerces tu derecho de supresión, eliminamos todos los eventos vinculados a ti.

2.7 Correos electrónicos que te enviamosTe enviamos correos electrónicos a través de Brevo (ver Sección 6). Para ello, Brevo conserva tu dirección de correo electrónico y los datos de cuenta indicados para Brevo en la Sección 6. Por cada correo que envía, Brevo registra si se entregó y se abrió y en qué enlaces se hizo clic. Usamos esta información únicamente para saber cuáles de nuestros correos resultan útiles.

2.8 Estado del equipo en buzones compartidos de Outlook (planes de equipo)Cuando tu equipo usa Kerna en un buzón compartido de Outlook, guardamos a qué miembro del equipo está asignada una conversación, su estado (por ejemplo, Abierto, En espera o Completado), quién empezó una respuesta en Kerna y, cuando es Kerna quien cambia el estado, el motivo (por ejemplo, porque el cliente respondió), con la fecha y hora del último cambio. Kerna comprueba si se han producido estos cambios, leyendo el mensaje más reciente de la conversación, cuando un miembro del equipo abre en Kerna la conversación, un resultado de clasificación o una lista del equipo; no realiza comprobaciones en segundo plano. Cada uno de estos registros se identifica por la dirección del buzón compartido y el identificador de conversación de Outlook; no se guarda ningún contenido de correo, asunto ni remitente. También guardamos qué miembros del equipo han abierto ese buzón compartido con Kerna y cuándo lo hicieron por última vez, para que se puedan ofrecer al asignar una conversación. Cuando una conversación se marca como completada, Kerna añade la categoría de Outlook Done (Kerna) a sus mensajes en el buzón compartido y la quita si la conversación se vuelve a abrir. Un responsable del equipo también puede establecer reglas de asignación automática para un buzón compartido. Cada regla indica una o varias condiciones, todas las cuales deben cumplirse (una categoría de clasificación, la dirección de correo o el dominio del remitente, palabras en el asunto o en el texto, parte de la dirección de un destinatario, un archivo adjunto o importancia alta), y los miembros del equipo que deben recibir las conversaciones que coincidan. Cuando Kerna lee, para un miembro del equipo, una conversación que nadie ha asignado todavía, en un resultado de clasificación o cuando ese miembro la abre, Kerna contrasta el mensaje más reciente de la conversación con las reglas, leyendo su texto solo cuando una regla busca palabras en él, y, si alguna regla coincide, asigna la conversación y registra que lo hizo una regla. El texto se compara en memoria y no se guarda. Los registros de estado se eliminan 90 días después de que una conversación se marque como completada, o un año después del último cambio; la entrada de un miembro del equipo para un buzón se elimina 180 días después de la última vez que lo abrió con Kerna, o cuando deja el equipo. Las reglas de asignación automática se conservan hasta que un responsable del equipo las cambie, y a un miembro del equipo se le quita de ellas cuando deja el equipo. Cuando un miembro del equipo activa «Añadir a Microsoft To Do los correos que me asignen» (un ajuste que se guarda con su cuenta), el registro indica además que la asignación actual ya se ha añadido a su To Do, para añadirla solo una vez; la tarea en sí se crea en el propio Microsoft To Do de ese miembro, con el asunto de la conversación y un enlace a ella. El registro guarda además el identificador de esa tarea en el To Do del miembro, para que Kerna pueda marcarla como hecha cuando la conversación se marca como completada; después, el identificador se elimina.

2.9 Envío de datos de correos a otros sistemas (Enviar a…)Si el responsable de tu equipo (o tú, si no formas parte de un equipo) configura un destino en Enviar a otros sistemas del complemento de Outlook, guardamos su nombre, el tipo de datos que recibe (por ejemplo, pedidos o reclamaciones), su dirección web, su lista de campos cuando son campos personalizados, si se leen los archivos adjuntos, el idioma al que se traducen sus valores, si lo hay, un secreto de firma, quién lo creó y cuándo, y la hora y el resultado del último envío. Cuando un usuario elige Enviar a… en un correo, Kerna lee ese correo y, si el destino está configurado para ello, hasta tres archivos adjuntos PDF, Word, Excel o CSV, y nuestro proveedor de inferencia de IA extrae los campos del destino tras la redacción descrita en el apartado 4.4 y, si se elige un idioma, traduce su texto descriptivo a ese idioma. El usuario revisa los valores y puede cambiarlos antes de que se envíe nada. Después, Kerna envía esos valores, junto con el asunto del correo, el nombre y la dirección del remitente (salvo que el destino esté configurado para omitirlos), la hora de recepción, el identificador del mensaje, el buzón en el que se encuentra, un enlace para abrirlo en Outlook y la dirección de correo del usuario que los envía, únicamente a esa dirección web. El servicio receptor lo elige y lo controla tu equipo, no Kerna; no es uno de nuestros subencargados, y a lo que recibe se aplican sus propias condiciones y su propia política de privacidad. Kerna no conserva los valores extraídos ni el contenido del correo una vez completada la solicitud. Por cada envío guardamos una entrada de registro: el destino, quién lo envió, cuándo, si se entregó y el código de respuesta del servicio receptor. El registro no contiene contenido, asunto ni valores del correo, y cada entrada se elimina a los 90 días.

2.10 EquiposSi creas un equipo o te unes a uno, almacenamos el equipo y su propietario, las direcciones de correo de sus miembros y de las personas invitadas a unirse (con quién las invitó y cuándo), el rol de cada miembro, su límite de tokens y su uso, la configuración del equipo, las plantillas compartidas con el equipo y las categorías de clasificación del equipo. Las personas invitadas ven la invitación en Kerna, y no les enviamos ningún correo. Una invitación se conserva hasta que se acepta, se rechaza o se cancela.

3. Información que no recopilamos

Kerna no escribe nada de lo siguiente en sus bases de datos, registros ni copias de seguridad. Cuando parte de ello se conserva brevemente para que el complemento funcione, la Sección 4 indica dónde y durante cuánto tiempo:

Cuerpos de mensajes de correo, asuntos o encabezados
Direcciones de correo electrónico del remitente o destinatario de los correos procesados, salvo las direcciones de remitentes que decidas incluir en las reglas de clasificación de Gmail y las direcciones de buzones compartidos descritas en los apartados 2.4 y 2.8
Contenido, nombres de archivo u otros metadatos de los archivos adjuntos
Resúmenes, respuestas, traducciones o borradores generados por IA
Contenido de eventos de calendario, detalles de contactos o datos de hojas de cálculo accedidos durante acciones iniciadas por el usuario
Contraseñas de la cuenta, o tokens de acceso o de actualización de Google o Microsoft (los tokens que Kerna obtiene para actuar en tu nombre en Outlook se conservan solo en la memoria del servidor, véase el apartado 4.1)

4. Cómo tratamos el contenido de los correos

Kerna no almacena el contenido de tus correos. Solo se lee cuando usas una función, se usa únicamente para producir tu resultado y nunca se escribe en nuestras bases de datos, registros ni copias de seguridad. Este es un principio arquitectónico fundamental, no un ajuste configurable.

4.1 Procesamiento en memoriaCuando activas una acción de IA, por ejemplo Resumir, Responder, Traducir, Redactar, Extraer, Clasificación de bandeja, el análisis de archivos adjuntos o Enviar a…, el texto que esa acción necesita se envía a nuestro proveedor de inferencia de IA a través de una conexión cifrada (la Sección 6 indica lo que puede incluir). Para que puedas moverte entre pantallas y volver a un resultado, Kerna conserva copias de trabajo en la memoria del servidor durante un breve periodo: en el complemento de Gmail, los resultados, los borradores, el formulario de redacción y los mensajes que muestra Clasificación de bandeja (remitente, asunto y vista previa), durante unos 30 minutos desde su última actualización; en el buzón compartido de un equipo, el asunto y el remitente del mensaje más reciente de una conversación, durante unos minutos. Los tokens de acceso y de actualización de Microsoft obtenidos para actuar en tu nombre también se conservan solo en la memoria del servidor. Nada de lo que se conserva en memoria se escribe en disco, y se descarta cuando terminan estos periodos o cuando se reinicia el servidor. El complemento de Outlook, en cambio, conserva algunos resultados en tu propio dispositivo (véase el apartado 9.3).

4.2 Sin procesamiento en segundo planoKerna solo actúa cuando lo usas. No escanea, indexa, monitorea ni archiva tu bandeja de entrada, calendario, contactos ni ningún otro dato de tu buzón en segundo plano, y ninguna tarea programada lee tu buzón. En el complemento de Outlook, el correo que seleccionas se carga en el panel de Kerna en tu dispositivo para que esté listo cuando pulses un botón; solo se envía a Kerna cuando usas una función. En el buzón compartido de un equipo, abrir en Kerna un correo, un resultado de clasificación o una lista del equipo también comprueba el mensaje más reciente de las conversaciones mostradas, para mantener actualizado su estado de equipo (véase el apartado 2.8).

4.3 Sin entrenamiento de modelosTus datos nunca se usan para entrenar, ajustar, reentrenar o mejorar ningún modelo de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ya sea operado por Kerna, OpenAI, Google o cualquier otra parte. Tus entradas permanecen privadas para tu sesión de solicitud específica.

4.4 Redacción antes de la inferenciaAntes de que el texto de un correo se envíe a nuestro proveedor de inferencia de IA, Kerna sustituye por marcadores de posición los números de tarjetas de pago, los IBAN y los números de cuentas bancarias polacas, los números PESEL polacos y los números de la Seguridad Social de EE. UU., en los formatos que reconoce. Esto se realiza dentro del procesamiento propio de Kerna, de modo que estos números no llegan al proveedor, y no puede desactivarse. Se aplica al correo o la conversación sobre los que actúas, a los asuntos y vistas previas que lee Clasificación de bandeja, y a los archivos adjuntos que usan Enviar a… o Responder con los adjuntos. Los demás datos personales, como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y direcciones postales, no se eliminan y se envían tal como aparecen. La redacción no se aplica a los archivos leídos con la función Adjuntos, para que se puedan extraer de ellos datos como números de cuenta, ni al texto que escribes tú mismo, como instrucciones, plantillas (prompts) y borradores que pides a Kerna que mejore o traduzca.

5. Cómo usamos tu información

Usamos la información descrita en la Sección 2 para los siguientes propósitos:

Para autenticar tu identidad y mantener tu sesión
Para proporcionar, operar y mejorar los Servicios
Para gestionar tu suscripción, procesar eventos de facturación y hacer cumplir los límites del plan
Para mostrar tus estadísticas de uso y preferencias dentro del complemento y el panel
Para enviar comunicaciones transaccionales (p. ej., confirmaciones de suscripción, recibos de facturación)
Para enviar correos de servicio que te ayudan a usar Kerna: un correo de bienvenida al registrarte, guías breves sobre funciones concretas y, de vez en cuando, un recordatorio si llevas un tiempo sin usar Kerna. Cuáles de ellos recibes depende únicamente de cuándo te registraste, de la plataforma que usas y de cuándo usaste Kerna por última vez
Para responder a tus consultas de soporte o contacto
Para detectar, prevenir y abordar problemas técnicos, abuso o incidentes de seguridad
Para enviar comunicaciones de marketing sobre nuevas funciones, actualizaciones de productos y consejos — únicamente si ha dado su consentimiento explícito, que puede retirar en cualquier momento mediante el enlace para darse de baja que incluye cada uno de estos correos
Para cumplir con las obligaciones legales aplicables

No vendemos, alquilamos ni cedemos tu información personal a terceros. No usamos tus datos para publicidad, elaboración de perfiles o toma de decisiones automatizadas. Los correos de servicio descritos arriba se envían sobre la base de nuestro interés legítimo en ayudarte a usar el servicio en el que te registraste (artículo 6.1.f) del RGPD). Todos ellos incluyen un enlace para darte de baja. Darte de baja es ejercer tu derecho de oposición: dejamos de enviártelos y tu cuenta no se ve afectada.

6. Subencargados terceros

Utilizamos los siguientes servicios de terceros para operar Kerna. Cada subencargado recibe únicamente los datos mínimos necesarios para realizar su función.

Proveedor	Propósito	Datos compartidos
OpenAI	Inferencia de IA (familias de modelos GPT, incluida GPT-6)	Solo cuando activas una función de IA, el texto que esa función necesita: el correo o la conversación sobre los que actúas, incluidos los nombres y direcciones de las personas que aparecen en ellos y sus fechas; los archivos adjuntos que eliges y sus nombres de archivo; los remitentes, asuntos y vistas previas de los mensajes de un análisis de Clasificación de bandeja; los borradores que pides a Kerna que mejore o traduzca; y tus instrucciones y plantillas (prompts). Los identificadores financieros se sustituyen antes (véase el apartado 4.4); los demás datos personales se envían tal como aparecen. Se envía por una conexión cifrada, se procesa en memoria para producir tu resultado, no se conserva en virtud de nuestras condiciones de retención cero de datos (véase más abajo) y no se usa para entrenar ningún modelo. A las solicitudes no se adjunta ningún identificador de cuenta ni dato de facturación; tu propio nombre y dirección solo se incluyen cuando aparecen en el contenido del correo.
Stripe	Procesamiento de pagos	Dirección de correo para identificación del cliente. Todos los detalles de pago son gestionados directamente por Stripe.
Google Cloud y Firebase	Alojamiento de los servidores del complemento (Cloud Run, Bélgica), base de datos (Firestore, Varsovia), alojamiento del sitio web e inicio de sesión, y protección del sitio web frente a abusos automatizados (App Check con reCAPTCHA Enterprise)	Los datos de cuenta, la configuración y los demás registros descritos en la Sección 2. Nuestros servidores del complemento procesan el contenido de los correos en memoria según se describe en el apartado 4.1; los registros de los servidores no contienen ningún contenido de correo. Una vez que has iniciado sesión en el sitio web, reCAPTCHA Enterprise recibe información sobre tu navegador y tu dispositivo y sobre cómo se usa la página, incluida tu dirección IP, para confirmar que las solicitudes proceden de nuestro sitio web y no de un script automatizado (véase el apartado 9.2). Es un servicio global de Google Cloud, por lo que esta información puede tratarse fuera del EEE con arreglo a las cláusulas contractuales tipo incluidas en las condiciones de tratamiento de datos de Google Cloud.
Google Analytics	Análisis del sitio web	Datos de uso del sitio web anónimos y agregados. Sujeto a consentimiento (ver Sección 9).
Sentry (Functional Software, Inc.)	Seguimiento de errores y supervisión del rendimiento	Un hash con clave que identifica al usuario, mensajes de error y trazas de pila, y datos de rendimiento (rutas, tiempos, nombres de modelos de IA y recuentos de tokens) de nuestros servidores, así como informes de errores del complemento de Outlook. Los cuerpos de las solicitudes, las cadenas de consulta, los encabezados de solicitud identificativos y las direcciones de correo que aparecen en direcciones web se eliminan antes del envío. Ningún contenido de correo, destinatarios ni asuntos. Almacenados en la UE.
Brevo (Sendinblue SAS, France)	Envío de nuestros correos electrónicos (bienvenida, guías de funciones, recordatorios)	Tu dirección de correo electrónico, la plataforma con la que te registraste (Google o Microsoft), el idioma de la interfaz, el plan, la fecha de creación de la cuenta, la fecha de último uso y si has aceptado recibir correos de marketing. Registros de entrega, apertura y clics de los correos que envía Brevo (ver Sección 2.7). Ningún nombre, ningún contenido de correo y nada de tu buzón. Almacenados en la UE.

Nuestro acuerdo con OpenAI incluye además condiciones de retención cero de datos (Zero Data Retention): el contenido que Kerna transmite para la inferencia de IA se excluye de los registros de supervisión de abusos de OpenAI y no se conserva una vez atendida tu solicitud, de acuerdo con las políticas de uso de datos por endpoint de OpenAI.

7. Cumplimiento de los Servicios de API

El uso y la transferencia por parte de Kerna de la información recibida de las API de Google y de las API de Microsoft a cualquier otra aplicación se realizarán conforme a la Política de datos de usuario de los Servicios de API de Google (incluidos los requisitos de Uso limitado) y a las Condiciones de uso de las API de Microsoft.

De acuerdo con los requisitos de Uso limitado, afirmamos lo siguiente:

Propósito limitado: Solo usamos los datos obtenidos a través de las API de Google para proporcionar y mejorar las funciones orientadas al usuario que son prominentes en la interfaz de la aplicación: leer, resumir, traducir, responder, redactar, reescribir y extraer datos de correos y archivos adjuntos; la clasificación de la bandeja de entrada y el seguimiento de respuestas pendientes; comprobar conflictos en tu calendario y, cuando pides a Kerna que proponga otro horario, tus horas libres, y buscar en tus contactos cuando añades destinatarios; y, cuando lo pides, crear eventos de calendario (con un enlace de Google Meet y los invitados que marques, si lo eliges), tareas, contactos y archivos de Google Drive a partir de ese contenido, completar lo que le falta a un contacto que ya tienes y responder a una invitación de calendario que has recibido con Aceptar, Quizás o Rechazar. No usamos datos de la API de Google para ningún otro propósito.
Transferencia prohibida: No vendemos, alquilamos ni transferimos datos de la API de Google a terceros. No usamos datos de la API de Google para mostrar publicidad. El contenido de los correos obtenido a través de las API de Google solo se transmite a nuestro proveedor de inferencia de IA (OpenAI) para cumplir la solicitud de función específica iniciada por el usuario, y solo se envía el texto que esa función necesita. La dirección de correo de tu cuenta solo se comparte con los subencargados enumerados en la Sección 6, para los fines allí indicados.
Acceso del personal prohibido: No permitimos que las personas lean los datos del usuario obtenidos a través de las API de Google, excepto (a) con el acuerdo afirmativo del usuario para mensajes específicos (p. ej., para soporte técnico a solicitud del usuario), (b) cuando sea necesario por razones de seguridad como investigar abusos, o (c) para cumplir con la ley aplicable.
Minimización de datos: Solo solicitamos acceso para las funciones descritas en la Sección 8, y la Sección 8 explica cómo se usa cada permiso.
API de Microsoft: la información a la que se accede a través de Microsoft Graph y del inicio de sesión de Microsoft (mensajes, archivos adjuntos, calendario, contactos, personas, tareas y categorías de tu buzón y de los buzones compartidos que puedes abrir, y el perfil básico de tu cuenta) se usa únicamente para ofrecer las funciones de Kerna. El contenido de los correos se envía a nuestro proveedor de inferencia de IA para la acción que activas y no se escribe en nuestras bases de datos; solo almacenamos los identificadores descritos en los apartados 2.4, 2.8 y 2.9. Esta información nunca se vende ni se utiliza para publicidad o entrenamiento de modelos, y no se transfiere a otros terceros, salvo a un destino configurado por tu equipo cuando eliges Enviar a… en un correo (véase el apartado 2.9). Nuestro uso cumple las Condiciones de uso de las API de Microsoft y los requisitos de certificación de aplicaciones de Microsoft 365.

8. Permisos de plataforma

Kerna solicita los siguientes permisos en cada plataforma compatible. Cada permiso se usa solo mientras usas Kerna: cuando activas una función o, en el buzón compartido de un equipo, cuando abres un correo o una lista en Kerna (véase el apartado 4.2). Ningún permiso lo usa una tarea en segundo plano.

Cuenta de Google — Inicio de sesión (userinfo.email)—Confirma tu identidad y lee la dirección con la que has iniciado sesión.

Gmail — Ejecución del complemento (gmail.addons.execute)—Ejecuta el panel de Kerna dentro de Gmail. Por sí solo no da acceso al correo.

Gmail — Acción sobre el mensaje actual (gmail.addons.current.message.action)—Permite que Gmail entregue a Kerna el correo que tienes abierto cuando usas el panel. Kerna no lee ni modifica el correo a través de este permiso; lo lee mediante el permiso Lectura que figura más abajo.

Gmail — Lectura del mensaje actual (gmail.addons.current.message.readonly)—Permite que Gmail entregue a Kerna el correo que tienes abierto cuando usas el panel. Kerna no lee ni modifica el correo a través de este permiso; lo lee mediante el permiso Lectura que figura más abajo.

Gmail — Lectura (gmail.readonly)—Lee el correo abierto, su conversación y sus archivos adjuntos para todas las funciones de Kerna. Cuando ejecutas Clasificación de bandeja, enumera los mensajes de las carpetas o etiquetas que eliges y lee su remitente, asunto y vista previa, lee los nombres de tus etiquetas y lee tu correo enviado para «Esperando a otros».

Gmail — Redacción (gmail.compose)—Crea un borrador en tu ventana de redacción. La etiqueta que Google usa para este permiso es más amplia: «Gestionar borradores y enviar correos». Kerna lo usa únicamente para crear el borrador, nunca para enviar.

Google Calendar — Eventos (calendar.events)—Se solicita junto con el permiso Lectura/Escritura de Google Calendar que figura a continuación, que es el que usa Kerna para crear eventos.

Google Calendar — Lectura/Escritura (calendar)—Lee la zona horaria de tu calendario, comprueba si hay eventos a la hora de una fecha encontrada por Extraer para que Kerna pueda avisarte de un conflicto, lee tus horas ocupadas de las próximas dos semanas cuando pides a Kerna que proponga otro horario, y crea el evento cuando eliges añadirlo, salvo que Kerna ya lo haya añadido. Con «Añadir con Google Meet», el evento incluye un enlace de Google Meet y las personas que marques en «Invitar a la reunión» se añaden como invitados; Google Calendar les envía la invitación. Cuando Extraer detecta que un correo es una invitación de calendario, Kerna busca ese evento en tu calendario para mostrar tu respuesta y, cuando pulsas Aceptar, Quizás o Rechazar, registra allí tu respuesta; después, Google Calendar envía tu respuesta al organizador.

Google Tasks — Lectura/Escritura (tasks)—Crea una tarea a partir de un punto de acción, un resultado de Smart Focus o un mensaje de Clasificación de bandeja cuando lo pides. Una tarea creada a partir de un correo incluye la fecha límite encontrada en él y un enlace al correo.

Google Contacts — Lectura/Escritura (contacts)—Guarda un contacto encontrado en un correo y busca en tus contactos guardados cuando añades destinatarios en Redactar, a petición tuya. «Guardar a todos los de este hilo» guarda todas las direcciones de la conversación. Si alguien ya está en tus contactos, Kerna lee tus contactos para encontrarlo y solo añade lo que falta en su ficha (un teléfono, empresa, cargo o nombre), sin cambiar nada más, en lugar de guardarlo dos veces.

Google Drive — Archivos de la aplicación (drive.file)—Escribe la hoja de Google Sheets o el documento de Google Docs al que se exporta una extracción. Solo alcanza los archivos que crea la propia Kerna, nunca el resto de tu Drive.

Microsoft Outlook — Lectura (Mail.Read)—Lee mensajes de tu buzón cuando usas una función de Kerna: la conversación completa y sus archivos adjuntos para Resumir, Responder, Extraer, Adjuntos y Enviar a…; tu Bandeja de entrada y tus Elementos enviados (remitente, asunto y una breve vista previa) cuando ejecutas Clasificación de bandeja o «Esperando a otros», incluida la comprobación de respuestas posteriores en las conversaciones; y, en Elegir correos, tus mensajes recientes de la Bandeja de entrada y los mensajes que coinciden con una búsqueda que escribes; y, cuando respondes a una convocatoria de reunión en Kerna, el evento del calendario al que pertenece el mensaje; y, para «Guardar a todos los de este hilo», los remitentes y destinatarios de los mensajes de la conversación.

Microsoft Outlook — Lectura/Escritura (Mail.ReadWrite)—Marca mensajes como leídos, los mueve a la carpeta Archivo y añade o quita en los mensajes las categorías propias de Kerna, cuando lo haces en Clasificación de bandeja. Las respuestas y los correos nuevos se colocan en la ventana de redacción de Outlook mediante el permiso de elemento del complemento (véase más abajo), no mediante este permiso.

Microsoft Outlook — Calendario (Calendars.ReadWrite)—Comprueba si hay conflictos y crea un evento a partir de una fecha encontrada en un mensaje, cuando eliges programarlo, y lee tus horas ocupadas de las próximas dos semanas cuando pides a Kerna que proponga otro horario. Kerna no invita a nadie salvo que marques personas en «Invitar a la reunión» al usar «Añadir con Teams»; entonces Exchange les envía la invitación desde tu calendario. Con «Añadir con Teams», el evento incluye un enlace de reunión en línea del servicio que ofrece tu calendario: Microsoft Teams en las cuentas profesionales o educativas. Cuando pulsas Aceptar, Quizás o Rechazar en una convocatoria de reunión, Kerna registra tu respuesta en tu calendario y Exchange la envía al organizador.

Microsoft Outlook — Tareas (Tasks.ReadWrite)—Crea una tarea de Microsoft To Do a partir de un punto de acción, un resultado de Smart Focus o un mensaje de Clasificación de bandeja cuando lo pides. Una tarea creada a partir de un correo incluye la fecha límite encontrada en él y un enlace al correo. En un buzón compartido, si activas «Añadir a Microsoft To Do los correos que me asignen», Kerna añade las conversaciones asignadas a ti a tu propia lista de To Do, con su asunto y un enlace, cuando abres Kerna. Cuando una de esas conversaciones se marca como completada, Kerna marca su tarea como hecha.

Microsoft Outlook — Contactos (Contacts.ReadWrite)—Guarda un contacto encontrado en un correo y busca en tus contactos cuando añades destinatarios en Redactar. «Guardar a todos los de este hilo» guarda todas las direcciones de la conversación. Si alguien ya está en tus contactos, Kerna lo busca por su dirección y solo añade lo que falta en su ficha (un teléfono, empresa, cargo o nombre), sin cambiar nada más, en lugar de guardarlo dos veces.

Microsoft Outlook — Personas (People.Read)—Sugiere personas con las que trabajas cuando buscas destinatarios en Redactar.

Microsoft Outlook — Configuración del buzón (MailboxSettings.ReadWrite)—Cuando activas «Etiquetar mensajes en Outlook» en Clasificación de bandeja, Kerna añade sus propias categorías de colores (denominadas «Kerna: ...») a tu lista de categorías de Outlook, o corrige su color, para que las etiquetas aparezcan en color. Kerna no lee ni modifica ninguna otra configuración del buzón.

Microsoft Outlook — Lectura de buzón compartido (Mail.Read.Shared)—Lee mensajes de un buzón compartido o delegado al que tu organización ya te ha dado acceso: el mensaje sobre el que trabajas, la Bandeja de entrada y los Elementos enviados del buzón cuando lo incluyes en Clasificación de bandeja, y el mensaje más reciente de las conversaciones que tienen un estado de equipo, para que las listas del equipo puedan mostrar su asunto y remitente. Kerna no amplía tus permisos: solo puede abrir lo que ya puedes abrir en Outlook.

Microsoft Outlook — Lectura/escritura de buzón compartido (Mail.ReadWrite.Shared)—En un buzón compartido o delegado al que ya tienes acceso: marca mensajes como leídos, los mueve a la carpeta Archivo y añade o quita las categorías de Kerna, incluida Done (Kerna) en una conversación que tu equipo marca como completada o que se vuelve a abrir.

Cuenta de Microsoft — Inicio de sesión (User.Read)—Permiso estándar de inicio de sesión de Microsoft. Kerna lee tu nombre y tu dirección de correo de tu token de inicio de sesión.

Cuenta de Microsoft — Inicio de sesión en Kerna (openid, profile, offline_access, access_as_user)—Permisos estándar de inicio de sesión de Microsoft. Confirman tu identidad y permiten a Kerna renovar su acceso mientras lo usas, sin pedirte que vuelvas a iniciar sesión. En nuestros servidores, los tokens resultantes se conservan solo en memoria; en Outlook, la biblioteca de inicio de sesión de Microsoft mantiene tu sesión en el navegador (véase el apartado 9.3).

Microsoft Outlook — Acceso del complemento al elemento (ReadWriteItem)—Lee el correo abierto en Outlook y coloca una respuesta o un correo nuevo en la ventana de redacción, cuando así lo eliges.

El contenido leído a través de estos permisos solo se usa para la acción que has pedido. No se escribe en nuestras bases de datos, registros ni copias de seguridad; las copias de trabajo se conservan en memoria o en tu dispositivo según se describe en los apartados 4.1 y 9.3. Además, Kerna almacena los identificadores y la configuración descritos en la Sección 2: para Clasificación de bandeja de Gmail, las direcciones de remitentes que marcas como VIP, Silenciar o Prioridad baja y los identificadores de los mensajes que marcas como Hecho (2.4); el estado del equipo en buzones compartidos (2.8); y los registros de Enviar a… (2.9). También puedes decidir enviar los datos de un correo a un destino configurado por tu equipo (véase el apartado 2.9). Kerna no puede acceder a ningún buzón al que tu organización no te haya dado acceso previamente. Kerna no envía correo: en Outlook no solicita ningún permiso de envío y, en Gmail, el ámbito que permite a un complemento escribir un borrador en tu ventana de redacción aparece descrito por Google como un permiso para gestionar borradores y enviar correos electrónicos; Kerna lo usa solo para crear el borrador, nunca para enviar. Cuando respondes a una invitación de calendario en Kerna con Aceptar, Quizás o Rechazar, tu calendario envía tu respuesta al organizador, igual que cuando usas los botones de la propia invitación. Del mismo modo, cuando añades una reunión con Google Meet o Teams y dejas personas marcadas en «Invitar a la reunión», tu calendario les envía la invitación.

9. Cookies y análisis

9.1 Análisis del sitio web (kerna.io)Nuestro sitio web usa Google Analytics 4 para contar visitas a páginas, sesiones y fuentes de tráfico. La base jurídica es tu consentimiento conforme al artículo 6.1.a) del RGPD, en relación con el artículo 5.3 de la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas (Directiva ePrivacy). No se carga ningún script de Google ni se envía a Google ningún dato, incluida tu dirección IP, hasta que lo aceptas en el banner de cookies. Si lo rechazas, o si nunca respondes al banner, no se realiza ninguna solicitud de análisis.

9.2 Cookies y almacenamiento en este sitio webSe instalan solo con tu consentimiento: _ga (Google, hasta 2 años), que distingue a un visitante de otro, y _ga_[ID de medición] (Google, hasta 2 años), que conserva el estado de la sesión de esta propiedad. Ninguna de las dos se instala si lo rechazas. Siempre presentes, porque el sitio no funciona sin ellas: locale (Kerna, 1 año), que recuerda el idioma que has seleccionado, y un pequeño registro de tu elección sobre cookies (Kerna, 6 meses), que es la única forma que tenemos de respetar una negativa. Firebase Authentication mantiene su almacén de sesión en tu navegador. El Firebase SDK se inicia en todas las páginas, por lo que el almacén se crea tanto si inicias sesión como si no; solo contiene una sesión cuando lo haces. Firebase también conserva un pequeño registro de diagnóstico sobre qué servicios de Firebase ha utilizado la página. Una vez que has iniciado sesión, el sitio también carga reCAPTCHA Enterprise de Google, para que nuestras funciones puedan distinguir las solicitudes de este sitio de los scripts automatizados (Firebase App Check). Para ello, Google puede establecer la cookie _GRECAPTCHA (hasta 6 meses), y Firebase guarda un token de App Check de corta duración en el almacenamiento de tu navegador. Los visitantes que no han iniciado sesión no cargan reCAPTCHA. Estas son estrictamente necesarias y no requieren consentimiento conforme al artículo 5.3 de la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas.

9.3 Complemento de correo electrónicoLos complementos de Kerna no instalan cookies ni cargan scripts de seguimiento o publicidad de terceros. El complemento de Outlook carga la biblioteca Office de Microsoft desde Microsoft, y la biblioteca de inicio de sesión de Microsoft y la biblioteca React desde la red de distribución de contenidos jsDelivr, que, como cualquier servidor desde el que cargas archivos, recibe tu dirección IP. Para funcionar, el complemento de Outlook guarda datos en el almacenamiento de tu navegador, en tu dispositivo: los resultados de un correo (durante una hora), los borradores de respuesta y de redacción (24 horas), los resultados de la clasificación (24 horas), los elementos de la clasificación sin responder con su asunto, remitente, fecha y el breve resumen de Kerna, y los identificadores de los mensajes que marcas como Hecho (30 días), los identificadores de los mensajes que Kerna ha etiquetado, tus reglas de remitente para la clasificación, las plantillas de extracción guardadas, los buzones compartidos usados recientemente y las preferencias de visualización y, durante unos minutos mientras se abre una ventana de respuesta, el correo al que respondes. Cada elemento se elimina una vez caducado, la siguiente vez que Kerna se abre en ese dispositivo. La biblioteca de inicio de sesión de Microsoft mantiene tu sesión en el navegador. Este almacenamiento es estrictamente necesario para las funciones que usas, y Eliminar mis datos borra la parte que corresponde a Kerna en el dispositivo en el que usas esta opción. Ambos complementos registran eventos de uso según se describe en el apartado 2.6, y los errores del complemento de Outlook se notifican a Sentry (véase la Sección 6). Si dictas en Redactar, el reconocimiento de voz propio de tu navegador convierte la voz en texto; según el navegador, esto puede hacerlo su fabricante (por ejemplo, Google o Microsoft), y Kerna solo recibe el texto.

9.4 Cambiar o retirar tu elecciónUsa el enlace «Configuración de cookies» del pie de página de cualquier página. Retirar el consentimiento es un solo clic, exactamente igual que aceptarlo. Rechazar ahí también elimina las cookies de Google Analytics ya almacenadas en tu dispositivo, de modo que la retirada elimina el identificador y no solo detiene la recopilación de nuevos datos. Tu elección se almacena en tu dispositivo y se te vuelve a solicitar al cabo de seis meses, o antes si cambian las finalidades descritas aquí.

9.5 Qué recibe Google y adónde van los datosCuando se consiente el análisis, Google Analytics lo presta Google Ireland Limited, y los datos pueden transferirse a Google LLC en los Estados Unidos al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo incluidas en las Condiciones del tratamiento de datos de Google, que hemos aceptado. La propiedad está configurada sin Google Signals y sin funciones publicitarias: las señales de consentimiento publicitario están establecidas en «denegado» en nuestra etiqueta y nunca se otorgan, por lo que los datos de análisis no se usan para personalización publicitaria ni para remarketing. Los datos se conservan durante 14 meses.

10. Seguridad de datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas estándar de la industria para proteger tus datos:

Todos los datos en tránsito se cifran usando TLS 1.2 o superior.
Todos los datos en reposo en Firestore se cifran usando cifrado AES-256 gestionado por Google Cloud.
Las claves API y los secretos se mantienen fuera del código fuente y se proporcionan a nuestros servicios en el despliegue mediante Google Cloud Secret Manager y una configuración de servicio cifrada.
El acceso a los sistemas de producción está restringido al personal autorizado mediante controles de acceso basados en roles.
Las reglas de seguridad de Firestore bloquean todas las escrituras desde navegadores y limitan lo que un usuario que ha iniciado sesión puede leer a sus propios registros y a los de su equipo. Las solicitudes de los complementos solo leen y escriben los registros del usuario y del equipo identificados al iniciar sesión con Google o Microsoft. Unas pocas funciones de administración, protegidas por una clave secreta, permiten al personal autorizado consultar o corregir una cuenta.
Una vez que has iniciado sesión, el sitio web demuestra a nuestras funciones que cada solicitud procede de él mediante Firebase App Check con reCAPTCHA Enterprise (véanse las Secciones 6 y 9.2); las solicitudes sin esa prueba pueden rechazarse.
Para proteger el servicio frente a abusos, contamos las solicitudes por minuto bajo un hash con clave del identificador de tu cuenta o de tu dirección IP; cada contador se elimina automáticamente, normalmente en un plazo de un día.
No almacenamos contenido de correo en nuestras bases de datos, registros ni copias de seguridad, por lo que la superficie de ataque para la exposición de datos sensibles está arquitectónicamente minimizada.

Aunque implementamos medidas de seguridad robustas, ningún sistema es completamente seguro. En caso de una violación de datos que afecte tus datos personales, te notificaremos a ti y a la autoridad supervisora relevante dentro de las 72 horas según lo requiere el Artículo 33 del RGPD.

11. Transferencias internacionales de datos

Kerna tiene su sede en la Unión Europea (Polonia). Nuestros servidores del complemento funcionan en Google Cloud en Bélgica, y tus datos de cuenta se almacenan en Google Cloud Firestore en Varsovia (Polonia).

Ciertos subencargados, incluidos OpenAI y Stripe, pueden procesar datos en los Estados Unidos. Todas esas transferencias internacionales cumplen con los requisitos del Capítulo V del RGPD. Garantizamos salvaguardias adecuadas a través de Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) incorporadas en nuestros Acuerdos de Procesamiento de Datos con cada subencargado. Sentry (Functional Software, Inc.) es una empresa estadounidense: los informes de errores que le enviamos se almacenan en su región de datos de la UE, y Sentry puede acceder a ellos desde Estados Unidos al amparo del EU-U.S. Data Privacy Framework, con las cláusulas contractuales tipo como garantía alternativa.

El contenido de correo enviado para el procesamiento de IA no es conservado por OpenAI en virtud de nuestras condiciones de retención cero de datos (Zero Data Retention), y Kerna no lo escribe en sus bases de datos ni registros. Esto reduce significativamente el perfil de riesgo de cualquier transferencia internacional de datos que involucre contenido de comunicación.

12. Retención de datos

Categoría de datos	Período de retención
Contenido de correo (procesado)	No se escribe en nuestras bases de datos, registros ni copias de seguridad. Copias de trabajo en la memoria del servidor: unos 30 minutos en el complemento de Gmail, unos minutos en los buzones compartidos. Complemento de Outlook: en tu dispositivo, desde unos minutos hasta 30 días según el elemento (véase el apartado 9.3).
Datos de cuenta (correo, nombre)	Se conservan hasta que usas Eliminar mis datos, que surte efecto de inmediato, o nos pides que los eliminemos (dentro de los 30 días). Desinstalar el complemento no los elimina, y si vuelves a usar Kerna se utiliza el mismo registro. Después de Eliminar mis datos, volver a usar Kerna crea un registro nuevo.
Datos de suscripción y facturación	Conservado mientras tu suscripción esté activa. Los registros de facturación se conservan 7 años para cumplimiento fiscal.
Métricas de uso (recuentos de tokens)	Recuento de tokens del periodo actual: se restablece en cada ciclo de facturación. Recuentos de uso mensuales: se conservan hasta que eliminas tus datos. En el plan gratuito, Eliminar mis datos conserva el recuento de tokens del mes en curso hasta el final de ese mes, bajo un hash con clave de tu dirección de correo electrónico y no bajo la dirección en sí, para que eliminar y volver a crear una cuenta no restablezca la asignación gratuita.
Configuración y contenido que creas en Kerna (2.4)	Se conservan hasta que los cambias o eliminas, o hasta que eliminas tus datos. Lista de mensajes marcados como Hecho en Gmail: cada entrada deja de aplicarse a los 30 días y se elimina la siguiente vez que abres Clasificación de bandeja.
Datos de análisis (GA4)	Conservado 14 meses según la configuración predeterminada de Google Analytics.
Eventos de uso de los complementos (hash con clave, 2.6)	Se eliminan a los 90 días.
Registros de bienvenida, acceso anticipado y contacto	Se conservan hasta que eliminas tus datos o nos pides que los eliminemos.
Registro de contacto de correo electrónico (Brevo)	Conservado mientras tu cuenta esté activa. Eliminado automáticamente de Brevo cuando se elimina tu cuenta. Si te das de baja, solo se conserva para no volver a enviarte correos.
Estado del equipo en buzones compartidos de Outlook	Estado de una conversación: eliminado 90 días después de que se marque como completada; en otro caso, un año después del último cambio. Registro de quién ha abierto un buzón compartido con Kerna: eliminado 180 días después del último uso, o cuando la persona deja el equipo. Reglas de asignación automática: conservadas hasta que un responsable del equipo las cambie; a un miembro del equipo se le quita de ellas cuando deja el equipo. Todo ello se elimina con la cuenta del propietario del equipo.
Destinos de Enviar a… y registro de envíos	Configuración de un destino: se conserva hasta que se elimine el destino, y se elimina con la cuenta del propietario del equipo (o del usuario, si no forma parte de un equipo). Registro de envíos: cada entrada se elimina a los 90 días, y las entradas de un miembro del equipo se eliminan antes si este elimina sus datos mientras forma parte del equipo.
Pertenencia a equipos e invitaciones (2.10)	Se conservan mientras formas parte del equipo o hasta que una invitación se acepta, se rechaza o se cancela, y se eliminan con la cuenta del propietario del equipo.

13. Tus derechos bajo el RGPD

Si estás ubicado en el Espacio Económico Europeo (EEE), tienes los siguientes derechos bajo el Reglamento General de Protección de Datos:

Derecho de acceso: Puedes solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.

Derecho de rectificación: Puedes solicitar la corrección de datos personales inexactos o incompletos.

Derecho de supresión: Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales ("Derecho al olvido"). Puedes hacerlo tú mismo en cualquier momento con Eliminar mis datos en la configuración de Kerna en Gmail u Outlook, o en la página de tu cuenta en nuestro sitio web. Surte efecto de inmediato y, en el complemento de Outlook, también borra el almacenamiento de Kerna en ese dispositivo. Si tienes una suscripción de pago, usa la página de tu cuenta en nuestro sitio web, que además cancela la suscripción. También puedes pedírnoslo en privacy@kerna.io, y eliminaremos tus datos dentro de los 30 días.

Derecho a la limitación del tratamiento: Puedes solicitar que limitemos el tratamiento de tus datos personales en determinadas circunstancias.

Derecho a la portabilidad de datos: Puedes solicitar tus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.

Derecho de oposición: Puedes oponerte al tratamiento de tus datos personales para fines específicos.

Derecho a retirar el consentimiento: Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento (p. ej., cookies de análisis), puedes retirar el consentimiento en cualquier momento sin afectar la licitud del tratamiento anterior.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos en privacy@kerna.io. Responderemos dentro de los 30 días. Si no estás satisfecho con nuestra respuesta, tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad supervisora local de protección de datos. En Polonia, es el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (UODO).

14. Privacidad infantil

Nuestros Servicios no están dirigidos a personas menores de 16 años. No recopilamos conscientemente datos personales de niños. Si nos damos cuenta de que hemos recopilado datos personales de un niño menor de 16 años, tomaremos medidas para eliminar esa información de inmediato. Si crees que hemos recopilado datos de un niño, contáctanos en privacy@kerna.io.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología o requisitos legales. Te notificaremos los cambios materiales publicando la Política actualizada en esta página y actualizando la "Fecha efectiva" anterior. Para cambios significativos que afecten cómo procesamos tus datos, proporcionaremos un aviso prominente a través del complemento o por correo electrónico. Te recomendamos revisar esta página periódicamente. El uso continuado de los Servicios después de los cambios constituye la aceptación de la Política actualizada.

16. Contáctanos

Para cualquier pregunta, inquietud o solicitud sobre esta Política de privacidad o nuestras prácticas de datos:

Responsable del tratamiento: Kerna

Ubicación: Katowice, Polonia

Consultas de privacidad: privacy@kerna.io

Consultas generales: contact@kerna.io

21 de octubre de 2026

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