Prawne

Polityka prywatności

21 października 2026

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Kerna sp. z o.o. ("Kerna", "my", "nas", "nasz") zbiera, wykorzystuje, przechowuje i ujawnia informacje podczas korzystania z dodatku e-mail Kerna dla Gmaila i Microsoft Outlooka, witryny internetowej (kerna.io) i powiązanych usług (łącznie "Usługi"). Uzyskując dostęp do naszych Usług lub korzystając z nich, zgadzasz się na praktyki opisane w niniejszej Polityce.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Kerna sp. z o.o., spółka zarejestrowana zgodnie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej, z siedzibą przy ul. Warszawskiej 40/2A, 40-008 Katowice, Polska. Spółka jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001203068 oraz posiada Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) 9542897132.

We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych możesz skontaktować się z nami pod adresem: privacy@kerna.io

2. Informacje, które zbieramy

Zbieramy wyłącznie minimalne informacje niezbędne do uwierzytelnienia Twojej tożsamości, świadczenia naszych Usług i zarządzania Twoją subskrypcją.

2.1 Dane konta i uwierzytelnianiaCałe uwierzytelnianie użytkowników odbywa się za pośrednictwem logowania Google albo logowania Microsoft. Nie tworzymy, nie zarządzamy ani nie przechowujemy haseł. Gdy się logujesz, przechowujemy: Twój adres e-mail; nazwę wyświetlaną (nazwę przekazywaną przez Google lub Microsoft, gdy logujesz się na naszej stronie internetowej lub w Outlooku, a w pozostałych przypadkach nazwę utworzoną na podstawie Twojego adresu e-mail); identyfikator Twojego konta Google lub Microsoft, używany do rozpoznania Twojego konta, jeśli inne konto przedstawi ten sam adres; informację, z jakich platform korzystasz i w jaki sposób nastąpiła rejestracja; informację, kiedy utworzono Twoje konto i kiedy Kerna była przez Ciebie ostatnio używana na każdej platformie; oraz informację, czy wyrażono zgodę na wiadomości marketingowe i czy wysłano Ci naszą wiadomość powitalną. Dane te identyfikują Twoje konto i wiążą je z Twoim planem.

2.2 Dane subskrypcji i rozliczeńWszystkie transakcje finansowe są przetwarzane przez Stripe, Inc. Kerna nie zbiera, nie przesyła ani nie przechowuje numerów kart kredytowych, adresów rozliczeniowych ani kodów zabezpieczających (CVC/CVV). Przechowujemy jedynie odwołania do Twojego rekordu klienta i Twojej subskrypcji w Stripe, status subskrypcji (np. aktywny, anulowany), poziom planu i daty cyklu rozliczeniowego. Dane te są przechowywane w Google Cloud Firestore. Przy wykupieniu subskrypcji w naszej witrynie zapisujemy także, która wersja naszej umowy powierzenia przetwarzania danych została zaakceptowana i kiedy.

2.3 Metryki użytkowaniaZliczamy tokeny (jednostki przetwarzania AI) zużywane przez każdego użytkownika i zespół, aby egzekwować limity planu i wyświetlać zużycie w dodatku oraz na naszej stronie internetowej. Przechowujemy również miesięczne liczniki tego, jak często korzystasz z poszczególnych funkcji, wraz z szacunkowym zaoszczędzonym czasem, zapisane razem z Twoim adresem e-mail, abyśmy mogli Ci je pokazać, a także rejestrujemy zdarzenia użytkowania opisane w punkcie 2.6. Raporty błędów i wydajności opisano przy Sentry w Sekcji 6. Żadne z tych danych nie zawierają treści wiadomości e-mail.

2.4 Ustawienia i treści tworzone przez Ciebie w usłudze KernaPrzechowujemy Twoje ustawienia (język interfejsu i odpowiedzi, ton, długość podsumowania, opcje wyodrębniania oraz ustawienie Informacja o AI) oraz treści, które piszesz w Kernie: Twoje niestandardowe prompty (a w przypadku liderów i administratorów zespołu także prompty udostępnione zespołowi), Twoją listę Smart Focus oraz kategorie segregacji wraz z ich opisami, w tym wybór kategorii dla skrzynki współdzielonej, który jest przechowywany razem z adresem tej skrzynki. Przechowujemy również język, który Kerna ostatnio wykryła w przetłumaczonej przez Ciebie wiadomości. W dodatku do Gmaila adresy nadawców, które w Sortowaniu skrzynki oznaczysz jako VIP, Wycisz lub Niski priorytet, są przechowywane z Twoim kontem, dopóki ich nie usuniesz; tak samo identyfikatory wiadomości oznaczonych przez Ciebie jako Gotowe, które przestają obowiązywać po 30 dniach, a następnie są usuwane przy najbliższym otwarciu Sortowania skrzynki; nie przechowujemy z nimi tematu ani treści. W dodatku do Outlooka dane te pozostają na Twoim urządzeniu (zob. punkt 9.3).

2.5 Rekordy dotyczące powitania, wczesnego dostępu i kontaktuGdy po raz pierwszy korzystasz z dodatku Kerna albo przesyłasz swój adres e-mail przez formularz wczesnego dostępu lub formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej, przechowujemy Twój adres e-mail, czas oraz informację, skąd pochodzi (Gmail, Outlook lub nasza strona internetowa). Wykorzystujemy go do wysłania Ci wiadomości powitalnej, do skontaktowania się z Tobą w sprawie dostępności produktu lub do odpowiedzi na Twoje zapytanie.

2.6 Analityka i identyfikator skrótuAby analizować użytkowanie i ulepszać nasze usługi, rejestrujemy zdarzenie użytkowania za każdym razem, gdy korzystasz z funkcji, a dodatek do Outlooka rejestruje również, z których jego ekranów i przycisków korzystasz. Zdarzenie zawiera informację, czego użyto, Twój plan, język interfejsu i języki, których dotyczyło użycie, długość danych wejściowych, zużyte tokeny, czas przetwarzania oraz znacznik czasu. Każde zdarzenie jest zapisywane pod skrótem z kluczem Twojego adresu e-mail (HMAC-SHA-256 z tajnym kluczem przechowywanym wyłącznie na naszych serwerach), a nie pod samym adresem e-mail. Ponieważ skrót nadal pośrednio Cię identyfikuje, traktujemy go jako dane osobowe. Zdarzenia są usuwane po 90 dniach, a gdy korzystasz z prawa do usunięcia danych, usuwamy wszystkie zdarzenia z Tobą powiązane.

2.7 Wiadomości e-mail, które do Ciebie wysyłamyWysyłamy do Ciebie wiadomości e-mail za pośrednictwem Brevo (patrz Sekcja 6). W tym celu Brevo przechowuje Twój adres e-mail oraz dane konta wymienione dla Brevo w Sekcji 6. W przypadku każdej wysłanej wiadomości Brevo rejestruje, czy została doręczona i otwarta oraz które linki zostały kliknięte. Wykorzystujemy te informacje wyłącznie do sprawdzenia, które z naszych wiadomości są przydatne.

2.8 Status zespołu w skrzynkach współdzielonych Outlooka (plany zespołowe)Gdy Twój zespół korzysta z Kerny w skrzynce współdzielonej Outlooka, przechowujemy informację, któremu członkowi zespołu przypisano daną konwersację, jej status (na przykład Otwarte, Oczekujące lub Zakończone), to, kto rozpoczął odpowiedź w Kernie, a gdy Kerna sama zmienia status, także powód tej zmiany (na przykład to, że klient odpowiedział), wraz z datą i godziną ostatniej zmiany. Kerna sprawdza, czy nastąpiły takie zmiany, odczytując najnowszą wiadomość konwersacji, gdy członek zespołu otworzy w Kernie tę konwersację, wynik segregacji lub listę zespołu; nie sprawdza tego w tle. Każdy z tych wpisów jest identyfikowany adresem skrzynki współdzielonej i identyfikatorem konwersacji w Outlooku; nie przechowujemy treści wiadomości, tematu ani nadawcy. Przechowujemy również informację, którzy członkowie zespołu otworzyli tę skrzynkę współdzieloną z użyciem Kerny i kiedy zrobili to ostatnio, aby można było ich zaproponować przy przypisywaniu konwersacji. Gdy konwersacja zostanie oznaczona jako zakończona, Kerna dodaje do jej wiadomości w skrzynce współdzielonej kategorię Outlooka Done (Kerna), a jeśli konwersacja zostanie ponownie otwarta, usuwa tę kategorię. Lider zespołu może też ustawić dla skrzynki współdzielonej reguły automatycznego przypisywania. Każda reguła wskazuje jeden lub więcej warunków, z których wszystkie muszą być spełnione (kategoria segregacji, adres e-mail lub domena nadawcy, słowa w temacie lub w treści, część adresu odbiorcy, załącznik lub wysoka ważność), oraz członków zespołu, którzy mają otrzymywać pasujące konwersacje. Gdy Kerna, z której korzysta członek zespołu, odczyta konwersację, której nikt jeszcze nie przypisał, w wynikach segregacji lub gdy członek zespołu ją otworzy, Kerna sprawdza najnowszą wiadomość konwersacji pod kątem reguł, odczytując treść tej wiadomości tylko wtedy, gdy któraś reguła szuka w niej słów, a jeśli któraś z reguł pasuje, przypisuje tę konwersację oraz zapisuje, że przypisania dokonała reguła. Treść jest porównywana w pamięci operacyjnej i nie jest przechowywana. Wpisy dotyczące statusu są usuwane 90 dni po oznaczeniu konwersacji jako zakończonej lub rok po ostatniej zmianie; wpis członka zespołu dotyczący danej skrzynki jest usuwany 180 dni po tym, jak ostatnio otworzył ją z użyciem Kerny, lub gdy opuści on zespół. Reguły automatycznego przypisywania są przechowywane, dopóki lider zespołu ich nie zmieni, a członek zespołu jest z nich usuwany, gdy opuści zespół. Gdy członek zespołu włączy opcję Dodawaj przypisane mi e-maile do Microsoft To Do (ustawienie zapisywane z jego kontem), rekord zawiera też informację, że bieżące przypisanie zostało już dodane do jego To Do, aby dodać je tylko raz; samo zadanie powstaje we własnym Microsoft To Do tego członka zespołu, z tematem konwersacji i linkiem do niej. Rekord przechowuje też identyfikator tego zadania w To Do członka zespołu, aby Kerna mogła oznaczyć je jako wykonane, gdy konwersacja zostanie oznaczona jako zakończona; potem identyfikator jest usuwany.

2.9 Wysyłanie danych z wiadomości do innych systemów (Wyślij do…)Jeśli lider Twojego zespołu (lub Ty, jeśli nie należysz do zespołu) skonfiguruje miejsce docelowe w sekcji Wysyłanie do innych systemów w dodatku do Outlooka, przechowujemy jego nazwę, rodzaj przyjmowanych danych (na przykład zamówienia lub reklamacje), jego adres internetowy, listę pól, jeśli są to pola niestandardowe, informację, czy odczytywane są załączniki, język, na który tłumaczone są jego wartości, jeśli taki wybrano, klucz podpisywania, to, kto i kiedy je utworzył, a także czas i wynik ostatniej wysyłki. Gdy użytkownik wybierze przy wiadomości opcję Wyślij do…, Kerna odczytuje tę wiadomość oraz, jeśli miejsce docelowe jest tak ustawione, do trzech załączonych plików PDF, Word, Excel lub CSV, a nasz dostawca wnioskowania AI wyodrębnia pola miejsca docelowego po maskowaniu opisanym w punkcie 4.4 oraz, jeśli wybrano język, tłumaczy na niego ich tekst opisowy. Przed wysłaniem użytkownik przegląda wartości i może je zmienić. Następnie Kerna wysyła te wartości wyłącznie na ten adres internetowy, wraz z tematem wiadomości, nazwą i adresem nadawcy (chyba że miejsce docelowe jest ustawione tak, aby je pomijać), czasem odebrania, identyfikatorem wiadomości, skrzynką, w której się znajduje, linkiem do otwarcia jej w Outlooku oraz adresem e-mail użytkownika, który je wysłał. Usługę odbierającą wybiera i kontroluje Twój zespół, a nie Kerna; nie jest ona jednym z naszych podmiotów przetwarzających, a do otrzymanych przez nią danych mają zastosowanie jej własne warunki i polityka prywatności. Po zakończeniu żądania Kerna nie przechowuje wyodrębnionych wartości ani treści wiadomości. Dla każdej wysyłki zapisujemy wpis w dzienniku: miejsce docelowe, kto wysłał, kiedy, czy dane zostały dostarczone oraz kod odpowiedzi usługi odbierającej. Dziennik nie zawiera treści wiadomości, tematu ani wartości, a każdy wpis jest usuwany po 90 dniach.

2.10 ZespołyJeśli utworzysz zespół lub do niego dołączysz, przechowujemy dane zespołu i jego właściciela, adresy e-mail jego członków oraz osób do niego zaproszonych (wraz z informacją, kto je zaprosił i kiedy), rolę, limit tokenów i zużycie tokenów każdego członka, ustawienia zespołu, prompty udostępnione zespołowi oraz kategorie segregacji zespołu. Osoby zaproszone widzą zaproszenie w usłudze Kerna i nie wysyłamy do nich wiadomości e-mail. Zaproszenie jest przechowywane do czasu jego przyjęcia, odrzucenia lub wycofania.

3. Informacje, których nie zbieramy

Kerna nie zapisuje żadnych z poniższych danych w swoich bazach danych, dziennikach ani kopiach zapasowych. Jeśli niektóre z nich są przez krótki czas przechowywane, aby dodatek mógł działać, Sekcja 4 określa, gdzie i jak długo:

Treść, tematy lub nagłówki wiadomości e-mail
Adresy e-mail nadawcy lub odbiorcy z przetworzonych wiadomości e-mail, z wyjątkiem adresów nadawców, które zdecydujesz się umieścić w regułach sortowania w Gmailu, oraz adresów skrzynek współdzielonych opisanych w punktach 2.4 i 2.8
Treść załączników, nazwy plików lub inne metadane załączników
Podsumowania, odpowiedzi, tłumaczenia lub wersje robocze generowane przez AI
Treść wydarzeń kalendarza, dane kontaktowe lub dane arkuszy kalkulacyjnych dostępne podczas akcji inicjowanych przez użytkownika
Hasła do konta, a także tokeny dostępu lub odświeżania Google albo Microsoft (tokeny, które Kerna uzyskuje, aby działać w Twoim imieniu w Outlooku, są przechowywane wyłącznie w pamięci serwera, zob. punkt 4.1)

4. Jak postępujemy z treścią wiadomości e-mail

Kerna nie przechowuje treści Twoich wiadomości e-mail. Jest ona odczytywana wyłącznie wtedy, gdy korzystasz z funkcji, wykorzystywana wyłącznie do uzyskania Twojego wyniku i nigdy nie jest zapisywana w naszych bazach danych, dziennikach ani kopiach zapasowych. Jest to fundamentalna zasada architektoniczna, a nie konfigurowalne ustawienie.

4.1 Przetwarzanie w pamięciGdy uruchamiasz akcję AI, na przykład Podsumuj, Odpowiedz, Przetłumacz, Redaguj, Wyodrębnij, Sortowanie skrzynki, analizę załączników lub Wyślij do…, tekst potrzebny do tej akcji jest przesyłany do naszego dostawcy wnioskowania AI za pośrednictwem szyfrowanego połączenia (Sekcja 6 wymienia, co może on obejmować). Aby można było przechodzić między ekranami i wracać do wyniku, Kerna przez krótki czas przechowuje kopie robocze w pamięci serwera: w dodatku do Gmaila wyniki, szkice, formularz tworzenia wiadomości i wiadomości wyświetlone na liście przez Sortowanie skrzynki (nadawca, temat i podgląd) przez około 30 minut od ich ostatniej aktualizacji; w skrzynce współdzielonej zespołu temat i nadawcę najnowszej wiadomości konwersacji przez kilka minut. Tokeny dostępu i odświeżania Microsoft uzyskane w celu działania w Twoim imieniu są również przechowywane wyłącznie w pamięci serwera. Nic, co jest przechowywane w pamięci, nie jest zapisywane na dysku, a dane te są usuwane po upływie tych okresów lub po ponownym uruchomieniu serwera. Dodatek do Outlooka przechowuje natomiast niektóre wyniki na Twoim własnym urządzeniu (zob. punkt 9.3).

4.2 Brak przetwarzania w tleKerna działa wyłącznie wtedy, gdy z niej korzystasz. Nie skanuje, nie indeksuje, nie monitoruje ani nie archiwizuje Twojej skrzynki odbiorczej, kalendarza, kontaktów ani żadnych innych danych skrzynki w tle, a żadne zaplanowane zadanie nie odczytuje Twojej skrzynki. W dodatku do Outlooka wybrana przez Ciebie wiadomość jest wczytywana do panelu Kerny na Twoim urządzeniu, aby była gotowa, gdy naciśniesz przycisk; do Kerny jest wysyłana wyłącznie wtedy, gdy skorzystasz z funkcji. W skrzynce współdzielonej zespołu otwarcie w Kernie wiadomości, wyniku segregacji lub listy zespołu powoduje również sprawdzenie najnowszej wiadomości wyświetlanych konwersacji, aby ich status zespołowy był aktualny (zob. punkt 2.8).

4.3 Brak trenowania modeliTwoje dane nigdy nie są używane do trenowania, dostrajania, ponownego trenowania ani ulepszania żadnego modelu sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego — niezależnie od tego, czy jest on obsługiwany przez Kernę, OpenAI, Google czy jakąkolwiek inną stronę. Twoje dane wejściowe pozostają prywatne dla Twojej konkretnej sesji żądania.

4.4 Maskowanie danych przed przetwarzaniem przez modelZanim tekst wiadomości e-mail zostanie przesłany do naszego dostawcy wnioskowania AI, Kerna zastępuje znacznikami zastępczymi numery kart płatniczych, numery IBAN i numery polskich rachunków bankowych, polskie numery PESEL oraz amerykańskie numery ubezpieczenia społecznego (SSN), w formatach, które rozpoznaje. Odbywa się to w ramach przetwarzania po stronie Kerny, więc numery te nie docierają do dostawcy, i nie można tego wyłączyć. Obejmuje to wiadomość lub konwersację, na której wykonujesz akcję, tematy i podglądy odczytywane przez Sortowanie skrzynki oraz załączniki używane przez Wyślij do… lub Odpowiedz z załącznikami. Inne dane osobowe, takie jak imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów i adresy pocztowe, nie są usuwane i są przesyłane w takiej postaci, w jakiej występują. Maskowanie nie jest stosowane do plików odczytywanych funkcją Załączniki, aby można było wyodrębnić z nich dane takie jak numery kont, ani do tekstu, który piszesz samodzielnie, takiego jak polecenia, prompty i szkice, które Kerna ma na Twoją prośbę poprawić lub przetłumaczyć.

5. Jak wykorzystujemy Twoje informacje

Wykorzystujemy informacje opisane w Sekcji 2 do następujących celów:

Uwierzytelnianie Twojej tożsamości i utrzymywanie Twojej sesji
Świadczenie, obsługa i ulepszanie Usług
Zarządzanie Twoją subskrypcją, przetwarzanie zdarzeń rozliczeniowych i egzekwowanie limitów planu
Wyświetlanie Twoich statystyk użytkowania i preferencji w wtyczce i panelu
Wysyłanie komunikatów transakcyjnych (np. potwierdzenia subskrypcji, potwierdzenia rozliczeń)
Wysyłanie wiadomości serwisowych, które pomagają korzystać z Kerny: wiadomości powitalnej po rejestracji, krótkich przewodników po poszczególnych funkcjach oraz okazjonalnego przypomnienia, jeśli przez jakiś czas nie korzystasz z Kerny. To, które z nich otrzymujesz, zależy wyłącznie od daty rejestracji, używanej platformy i daty ostatniego skorzystania z Kerny
Odpowiadanie na Twoje zapytania dotyczące pomocy technicznej lub kontaktu
Wykrywanie, zapobieganie i rozwiązywanie problemów technicznych, nadużyć lub incydentów bezpieczeństwa
Aby wysyłać komunikaty marketingowe dotyczące nowych funkcji, aktualizacji produktów i wskazówek — tylko jeśli wyraziłeś wyraźną zgodę, którą możesz wycofać w dowolnym momencie za pomocą linku do wypisania się, zamieszczonego w każdej z tych wiadomości
Przestrzeganie obowiązujących wymogów prawnych

Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie dzierżawimy Twoich danych osobowych żadnej stronie trzeciej. Nie używamy Twoich danych do reklamy, profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji. Opisane powyżej wiadomości serwisowe wysyłamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na pomocy w korzystaniu z usługi, w której masz konto. Każda z nich zawiera link umożliwiający rezygnację z subskrypcji. Rezygnacja z subskrypcji oznacza skorzystanie z prawa do sprzeciwu: przestajemy wysyłać te wiadomości, a Twoje konto pozostaje bez zmian.

6. Podmioty przetwarzające

Korzystamy z następujących usług stron trzecich do obsługi Kerny. Każdy podmiot przetwarzający otrzymuje wyłącznie minimalne dane niezbędne do wykonywania swojej funkcji.

Dostawca	Cel	Udostępniane dane
OpenAI	Wnioskowanie AI (rodziny modeli GPT, w tym GPT-6)	Wyłącznie gdy uruchamiasz funkcję AI, tekst potrzebny tej funkcji: wiadomość lub konwersacja, na której wykonujesz akcję, wraz z imionami i nazwiskami oraz adresami występujących w niej osób i jej datami; wybrane przez Ciebie załączniki i nazwy ich plików; nadawcy, tematy i podglądy wiadomości objętych skanowaniem w Sortowaniu skrzynki; szkice, które Kerna ma na Twoją prośbę poprawić lub przetłumaczyć; oraz Twoje polecenia i prompty. Identyfikatory finansowe są najpierw zastępowane (zob. sekcja 4.4); pozostałe dane osobowe są przesyłane w takiej postaci, w jakiej występują. Przesyłany szyfrowanym połączeniem, przetwarzany w pamięci w celu wygenerowania Twojego wyniku, nieprzechowywany zgodnie z naszymi warunkami zerowego przechowywania danych (Zero Data Retention, zob. niżej) i nieużywany do trenowania żadnego modelu. Do żądań nie są dołączane żadne identyfikatory konta ani dane rozliczeniowe; Twoje imię i nazwisko oraz adres są uwzględniane tylko wtedy, gdy występują w treści wiadomości.
Stripe	Przetwarzanie płatności	Adres e-mail do identyfikacji klienta. Wszystkie szczegóły płatności są obsługiwane bezpośrednio przez Stripe.
Google Cloud i Firebase	Hosting serwerów dodatku (Cloud Run, Belgia), baza danych (Firestore, Warszawa), hosting strony internetowej i logowanie oraz ochrona strony przed automatycznymi nadużyciami (App Check z reCAPTCHA Enterprise)	Dane konta, ustawienia i inne rekordy opisane w Sekcji 2. Nasze serwery dodatku przetwarzają treść wiadomości e-mail w pamięci zgodnie z opisem w punkcie 4.1; dzienniki serwera nie zawierają treści wiadomości e-mail. Po zalogowaniu się na stronie reCAPTCHA Enterprise otrzymuje informacje o Twojej przeglądarce i urządzeniu oraz o sposobie korzystania ze strony, w tym Twój adres IP, aby potwierdzić, że żądania pochodzą z naszej strony, a nie z automatycznego skryptu (zob. punkt 9.2). Jest to globalna usługa Google Cloud, więc te informacje mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w warunkach przetwarzania danych Google Cloud.
Google Analytics	Analityka witryny	Anonimowe, zagregowane dane dotyczące użytkowania witryny. Podlega zgodzie (patrz Sekcja 9).
Sentry (Functional Software, Inc.)	Śledzenie błędów i monitorowanie wydajności	Skrót z kluczem identyfikujący użytkownika, komunikaty błędów i ślady stosu oraz dane o wydajności (ścieżki żądań, czasy wykonania, nazwy modeli AI i liczby tokenów) z naszych serwerów, a także raporty błędów z dodatku do Outlooka. Treść żądań, parametry zapytań, nagłówki żądań umożliwiające identyfikację oraz adresy e-mail występujące w adresach internetowych są usuwane przed wysłaniem. Bez treści wiadomości, odbiorców ani tematów. Przechowywane w UE.
Brevo (Sendinblue SAS, France)	Wysyłka naszych wiadomości e-mail do Ciebie (powitanie, przewodniki po funkcjach, przypomnienia)	Twój adres e-mail, platforma, przez którą nastąpiła rejestracja (Google lub Microsoft), język interfejsu, plan, data utworzenia konta, data ostatniego użycia oraz informacja, czy wyrażono zgodę na wiadomości marketingowe. Dane o doręczeniu, otwarciu i kliknięciach dotyczące wiadomości wysyłanych przez Brevo (patrz Sekcja 2.7). Bez imienia i nazwiska, bez treści wiadomości i bez jakichkolwiek danych z Twojej skrzynki pocztowej. Przechowywane w UE.

Nasza umowa z OpenAI obejmuje dodatkowo warunki zerowego przechowywania danych (Zero Data Retention): treści przesyłane przez Kernę do wnioskowania AI są wykluczone z dzienników monitorowania nadużyć OpenAI i nie są przechowywane po obsłużeniu żądania, zgodnie z domyślnymi zasadami wykorzystania danych według punktu końcowego OpenAI.

7. Zgodność z usługami API

Wykorzystanie i przekazywanie przez Kernę informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz interfejsów API Microsoft do innych aplikacji będzie zgodne z Polityką danych użytkownika usług API Google (w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania) oraz z Warunkami korzystania z interfejsów API Microsoft.

Zgodnie z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania potwierdzamy, co następuje:

Ograniczony cel: Używamy danych uzyskanych za pośrednictwem interfejsów API Google wyłącznie w celu dostarczania i ulepszania funkcji skierowanych do użytkowników, które są widoczne w interfejsie aplikacji: odczytywania i streszczania wiadomości e-mail i załączników, ich tłumaczenia, odpowiadania na nie, redagowania, przepisywania i wyodrębniania z nich danych; sortowania skrzynki odbiorczej i śledzenia wątków oczekujących na odpowiedź; sprawdzania kalendarza pod kątem kolizji oraz, gdy prosisz Kernę o zaproponowanie innego terminu, wolnego czasu i wyszukiwania kontaktów podczas dodawania odbiorców; oraz, na Twoje polecenie, tworzenia na podstawie tych treści wydarzeń w kalendarzu (z linkiem Google Meet i zaznaczonymi przez Ciebie gośćmi, jeśli to wybierzesz), zadań, kontaktów i plików na Dysku Google, uzupełniania brakujących danych kontaktu, który już masz, a także odpowiadania na otrzymane zaproszenie z kalendarza przyciskiem Akceptuj, Może lub Odrzuć. Nie używamy danych API Google do żadnych innych celów.
Zakazany transfer: Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie przekazujemy danych API Google stronom trzecim. Nie używamy danych API Google do wyświetlania reklam. Treść wiadomości e-mail uzyskana za pośrednictwem interfejsów API Google jest przesyłana do naszego dostawcy wnioskowania AI (OpenAI) wyłącznie w celu spełnienia konkretnego, inicjowanego przez użytkownika żądania funkcji i przesyłany jest wyłącznie tekst potrzebny tej funkcji. Adres e-mail Twojego konta jest udostępniany wyłącznie podmiotom przetwarzającym wymienionym w Sekcji 6, w celach tam określonych.
Zakazany dostęp personelu: Nie zezwalamy pracownikom na odczytywanie danych użytkowników uzyskanych za pośrednictwem interfejsów API Google, z wyjątkiem (a) za wyraźną zgodą użytkownika na konkretne wiadomości (np. w celu technicznego wsparcia na żądanie użytkownika), (b) w przypadkach niezbędnych do celów bezpieczeństwa, takich jak badanie nadużyć, lub (c) w celu przestrzegania obowiązującego prawa.
Minimalizacja danych: Żądamy dostępu wyłącznie na potrzeby funkcji opisanych w Sekcji 8, a Sekcja 8 wyjaśnia, w jaki sposób wykorzystywane jest każde uprawnienie.
Interfejsy API Microsoft: Informacje uzyskiwane za pośrednictwem Microsoft Graph i logowania Microsoft (wiadomości, załączniki, kalendarz, kontakty, osoby, zadania i kategorie w Twojej skrzynce oraz w skrzynkach współdzielonych, które możesz otworzyć, a także podstawowy profil Twojego konta) służą wyłącznie do tego, aby Kerna mogła realizować swoje funkcje. Treść wiadomości e-mail jest przesyłana do naszego dostawcy wnioskowania AI na potrzeby uruchomionej przez Ciebie akcji i nie jest zapisywana w naszych bazach danych; przechowujemy wyłącznie identyfikatory opisane w punktach 2.4, 2.8 i 2.9. Informacje te nigdy nie są sprzedawane ani wykorzystywane do reklam lub trenowania modeli i nie są przekazywane innym stronom trzecim, z wyjątkiem miejsca docelowego skonfigurowanego przez Twój zespół, gdy przy wiadomości wybierzesz opcję Wyślij do… (zob. punkt 2.9). Nasze wykorzystanie jest zgodne z Warunkami korzystania z interfejsów API Microsoft oraz z wymaganiami certyfikacji aplikacji Microsoft 365.

8. Uprawnienia platform

Kerna żąda następujących uprawnień na każdej obsługiwanej platformie. Każde uprawnienie jest używane wyłącznie wtedy, gdy korzystasz z Kerny: gdy uruchamiasz funkcję lub, w skrzynce współdzielonej zespołu, gdy otwierasz w Kernie wiadomość lub listę (zob. punkt 4.2). Żadne uprawnienie nie jest używane przez zadanie działające w tle.

Konto Google — Logowanie (userinfo.email)—Potwierdzenie tożsamości i odczyt adresu, na który użytkownik się zalogował.

Gmail — Uruchomienie dodatku (gmail.addons.execute)—Uruchomienie panelu Kerny w Gmailu. Samo w sobie nie daje dostępu do poczty.

Gmail — Działanie na bieżącej wiadomości (gmail.addons.current.message.action)—Pozwala Gmailowi przekazać Kernie otwartą wiadomość, gdy korzystasz z panelu. Kerna nie odczytuje ani nie zmienia poczty za pomocą tego uprawnienia; pocztę odczytuje za pomocą opisanego poniżej uprawnienia Odczyt.

Gmail — Odczyt bieżącej wiadomości (gmail.addons.current.message.readonly)—Pozwala Gmailowi przekazać Kernie otwartą wiadomość, gdy korzystasz z panelu. Kerna nie odczytuje ani nie zmienia poczty za pomocą tego uprawnienia; pocztę odczytuje za pomocą opisanego poniżej uprawnienia Odczyt.

Gmail — Odczyt (gmail.readonly)—Odczyt otwartej wiadomości, jej wątku i załączników na potrzeby każdej funkcji, którą oferuje Kerna. Po uruchomieniu Sortowania skrzynki: pobranie listy wiadomości w wybranych przez Ciebie folderach lub etykietach i odczyt ich nadawcy, tematu i podglądu, odczyt nazw Twoich etykiet oraz odczyt poczty wysłanej na potrzeby funkcji „Oczekiwanie na innych”.

Gmail — Tworzenie (gmail.compose)—Utworzenie szkicu w oknie tworzenia wiadomości. Własna etykieta Google dla tego uprawnienia brzmi szerzej: „Zarządzanie wersjami roboczymi i wysyłanie e-maili”. Kerna wykorzystuje je wyłącznie do utworzenia szkicu, nigdy do wysyłki.

Google Calendar — Wydarzenia (calendar.events)—Żądane razem z opisanym poniżej uprawnieniem do kalendarza; to właśnie z tamtego uprawnienia Kerna korzysta przy tworzeniu wydarzeń.

Google Calendar — Odczyt/Zapis (calendar)—Odczyt strefy czasowej Twojego kalendarza, sprawdzenie, czy w terminie daty znalezionej przez funkcję Wyodrębnij nie ma wydarzeń, aby Kerna mogła ostrzec Cię o kolizji, odczyt Twoich zajętych godzin w najbliższych dwóch tygodniach, gdy prosisz Kernę o zaproponowanie innego terminu, oraz utworzenie wydarzenia, gdy zdecydujesz się je dodać, chyba że Kerna już je dodała. Po wybraniu opcji Dodaj z Google Meet wydarzenie otrzymuje link Google Meet, a osoby zaznaczone w sekcji Zaproś na spotkanie zostają dodane jako goście; Kalendarz Google wysyła im zaproszenie. Gdy funkcja Wyodrębnij rozpozna, że wiadomość jest zaproszeniem z kalendarza, Kerna wyszukuje to wydarzenie w Twoim kalendarzu, aby pokazać Twoją odpowiedź, a gdy naciśniesz Akceptuj, Może lub Odrzuć, zapisuje tam Twoją odpowiedź; Kalendarz Google wysyła ją następnie do organizatora.

Google Tasks — Odczyt/Zapis (tasks)—Utworzenie zadania na podstawie działania wskazanego w wiadomości, wyniku Smart Focus lub wiadomości z Sortowania skrzynki, na polecenie użytkownika. Zadanie utworzone z wiadomości zawiera znaleziony w niej termin oraz link do tej wiadomości.

Google Contacts — Odczyt/Zapis (contacts)—Zapisanie kontaktu znalezionego w wiadomości oraz wyszukiwanie zapisanych kontaktów podczas dodawania odbiorców w funkcji Redaguj, na polecenie użytkownika. Funkcja Zapisz wszystkich z tego wątku zapisuje każdy adres z konwersacji. Jeśli dana osoba jest już w Twoich kontaktach, Kerna odczytuje kontakty, aby ją znaleźć, i dodaje tylko to, czego brakuje w jej wpisie (numer telefonu, firmę, stanowisko lub imię i nazwisko), nie zmieniając niczego innego, zamiast zapisywać ją drugi raz.

Google Drive — Pliki aplikacji (drive.file)—Zapis arkusza Google lub dokumentu Google, do którego eksportowane są wyodrębnione dane. Uprawnienie obejmuje wyłącznie pliki utworzone przez Kernę, nigdy pozostałą zawartość Dysku Google.

Microsoft Outlook — Odczyt (Mail.Read)—Odczyt wiadomości w Twojej skrzynce, gdy korzystasz z funkcji, które oferuje Kerna: całej konwersacji i jej załączników na potrzeby funkcji Podsumuj, Odpowiedz, Wyodrębnij, Załączniki i Wyślij do…; folderów Skrzynka odbiorcza i Elementy wysłane (nadawca, temat i krótki podgląd), gdy uruchamiasz Sortowanie skrzynki lub Oczekiwanie na innych, w tym sprawdzanie, czy w konwersacjach pojawiły się późniejsze odpowiedzi; oraz, w funkcji Wybierz wiadomości, ostatnich wiadomości ze Skrzynki odbiorczej i wiadomości pasujących do wpisanego przez Ciebie wyszukiwania; a także, gdy odpowiadasz w Kernie na wezwanie na spotkanie, wydarzenia w kalendarzu, do którego należy ta wiadomość; a dla funkcji Zapisz wszystkich z tego wątku – nadawców i odbiorców wiadomości w konwersacji.

Microsoft Outlook — Odczyt/Zapis (Mail.ReadWrite)—Oznaczanie wiadomości jako przeczytanych, przenoszenie ich do folderu Archiwum oraz dodawanie lub usuwanie w wiadomościach kategorii, które stosuje sama Kerna, gdy robisz to w Sortowaniu skrzynki. Odpowiedzi i nowe wiadomości są umieszczane w oknie tworzenia wiadomości Outlooka za pośrednictwem uprawnienia dostępu dodatku do elementu (zob. niżej), a nie za pośrednictwem tego uprawnienia.

Microsoft Outlook — Kalendarz (Calendars.ReadWrite)—Sprawdzanie, czy nie występuje kolizja, i tworzenie wydarzenia na podstawie daty znalezionej w wiadomości, gdy zdecydujesz się je zaplanować, oraz odczyt Twoich zajętych godzin w najbliższych dwóch tygodniach, gdy prosisz Kernę o zaproponowanie innego terminu. Kerna nikogo nie zaprasza, chyba że przy opcji Dodaj z Teams zaznaczysz osoby w sekcji Zaproś na spotkanie; wtedy Exchange wysyła im zaproszenie z Twojego kalendarza. Po wybraniu opcji Dodaj z Teams wydarzenie otrzymuje link do spotkania online z usługi oferowanej przez Twój kalendarz, w przypadku kont służbowych lub szkolnych z Microsoft Teams. Gdy naciśniesz Akceptuj, Może lub Odrzuć przy wezwaniu na spotkanie, Kerna zapisuje Twoją odpowiedź w kalendarzu, a Exchange wysyła ją do organizatora.

Microsoft Outlook — Zadania (Tasks.ReadWrite)—Tworzenie zadania w Microsoft To Do z punktu do wykonania, wyniku Smart Focus lub wiadomości z Sortowania skrzynki, gdy o to poprosisz. Zadanie utworzone z wiadomości zawiera znaleziony w niej termin oraz link do tej wiadomości. W skrzynce współdzielonej, jeśli włączysz opcję Dodawaj przypisane mi e-maile do Microsoft To Do, Kerna przy otwarciu dodaje przypisane Ci konwersacje do Twojej własnej listy w To Do, z ich tematem i linkiem. Gdy jedna z tych konwersacji zostanie oznaczona jako zakończona, Kerna oznacza jej zadanie jako wykonane.

Microsoft Outlook — Kontakty (Contacts.ReadWrite)—Zapisywanie kontaktu znalezionego w wiadomości oraz wyszukiwanie Twoich kontaktów podczas dodawania odbiorców w funkcji Redaguj. Funkcja Zapisz wszystkich z tego wątku zapisuje każdy adres z konwersacji. Jeśli dana osoba jest już w Twoich kontaktach, Kerna wyszukuje ją po adresie i dodaje tylko to, czego brakuje w jej wpisie (numer telefonu, firmę, stanowisko lub imię i nazwisko), nie zmieniając niczego innego, zamiast zapisywać ją drugi raz.

Microsoft Outlook — Osoby (People.Read)—Podpowiadanie osób, z którymi współpracujesz, gdy wyszukujesz odbiorców w funkcji Redaguj.

Microsoft Outlook — Ustawienia skrzynki (MailboxSettings.ReadWrite)—Gdy w Sortowaniu skrzynki włączysz opcję Oznacz wiadomości w Outlooku, Kerna dodaje swoje własne kolorowe kategorie (o nazwach „Kerna: ...”) do listy kategorii w Twoim Outlooku lub poprawia ich kolor, aby etykiety były wyświetlane w kolorze. Kerna nie odczytuje ani nie zmienia żadnych innych ustawień skrzynki.

Microsoft Outlook — Odczyt skrzynki współdzielonej (Mail.Read.Shared)—Odczyt wiadomości w skrzynce współdzielonej lub delegowanej, do której Twoja organizacja już przyznała Ci dostęp: wiadomości, nad którą pracujesz, folderów Skrzynka odbiorcza i Elementy wysłane tej skrzynki, gdy uwzględnisz ją w Sortowaniu skrzynki, oraz najnowszej wiadomości konwersacji, które mają status zespołowy, aby listy zespołu mogły wyświetlać ich temat i nadawcę. Kerna nie rozszerza Twoich uprawnień: może otworzyć tylko to, co już możesz otworzyć w Outlooku.

Microsoft Outlook — Odczyt/Zapis skrzynki współdzielonej (Mail.ReadWrite.Shared)—W skrzynce współdzielonej lub delegowanej, do której masz już dostęp: oznaczanie wiadomości jako przeczytanych, przenoszenie ich do folderu Archiwum oraz dodawanie lub usuwanie kategorii, które stosuje Kerna, w tym kategorii Done (Kerna) w konwersacji, którą Twój zespół oznaczy jako zakończoną lub która zostanie ponownie otwarta.

Konto Microsoft — Logowanie (User.Read)—Standardowe uprawnienie logowania Microsoft. Kerna odczytuje Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail z Twojego tokenu logowania.

Konto Microsoft — Logowanie do usługi Kerna (openid, profile, offline_access, access_as_user)—Standardowe uprawnienia logowania Microsoft. Potwierdzają Twoją tożsamość i pozwalają, aby Kerna odnawiała swój dostęp, gdy z niej korzystasz, bez proszenia Cię o ponowne zalogowanie. Na naszych serwerach uzyskane w ten sposób tokeny są przechowywane wyłącznie w pamięci; w Outlooku biblioteka logowania Microsoft przechowuje Twoją sesję w przeglądarce (zob. punkt 9.3).

Microsoft Outlook — Dostęp dodatku do elementu (ReadWriteItem)—Odczyt wiadomości otwartej w Outlooku oraz umieszczenie odpowiedzi lub nowej wiadomości w oknie tworzenia wiadomości, gdy tak zdecydujesz.

Treść odczytywana za pośrednictwem tych uprawnień jest wykorzystywana wyłącznie do akcji, o którą prosisz. Nie jest zapisywana w naszych bazach danych, dziennikach ani kopiach zapasowych; kopie robocze są przechowywane w pamięci lub na Twoim urządzeniu zgodnie z opisem w punktach 4.1 i 9.3. Ponadto Kerna przechowuje identyfikatory i ustawienia opisane w Sekcji 2: w przypadku Sortowania skrzynki w Gmailu adresy nadawców oznaczonych przez Ciebie jako VIP, Wycisz lub Niski priorytet oraz identyfikatory wiadomości oznaczonych przez Ciebie jako Gotowe (2.4); status zespołowy w skrzynkach współdzielonych (2.8); oraz wpisy dotyczące funkcji Wyślij do… (2.9). Możesz też zdecydować się wysłać dane z wiadomości do miejsca docelowego skonfigurowanego przez Twój zespół (zob. punkt 2.9). Kerna nie może sięgnąć do żadnej skrzynki, do której Twoja organizacja nie przyznała Ci wcześniej dostępu. Kerna nie wysyła poczty: w Outlooku nie żąda żadnego uprawnienia do wysyłania, a w Gmailu zakres, który pozwala dodatkowi zapisać szkic w Twoim oknie tworzenia wiadomości, Google opisuje jako zakres pozwalający zarządzać wersjami roboczymi i wysyłać wiadomości e-mail; Kerna używa go wyłącznie do utworzenia szkicu, nigdy do wysyłki. Gdy odpowiadasz w Kernie na zaproszenie z kalendarza przyciskiem Akceptuj, Może lub Odrzuć, Twój kalendarz wysyła odpowiedź do organizatora, tak jak po użyciu przycisków w samym zaproszeniu. Podobnie, gdy dodajesz spotkanie z Google Meet lub Teams i zostawiasz zaznaczone osoby w sekcji Zaproś na spotkanie, Twój kalendarz wysyła im zaproszenie.

9. Pliki cookie i analityka

9.1 Analityka strony internetowej (kerna.io)Nasza strona internetowa używa Google Analytics 4 do zliczania odsłon, sesji i źródeł ruchu. Podstawą prawną jest Twoja zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w związku z art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej (dyrektywa ePrivacy). Do chwili wyrażenia przez Ciebie zgody w banerze cookie nie jest ładowany żaden skrypt Google i do Google nie są wysyłane żadne dane, w tym Twój adres IP. Jeśli odmówisz zgody lub w ogóle nie odpowiesz na baner, nie jest wysyłane żadne zapytanie analityczne.

9.2 Pliki cookie i dane przechowywane na tej stronieZapisywane wyłącznie za Twoją zgodą: _ga (Google, do 2 lat), który odróżnia jednego odwiedzającego od drugiego, oraz _ga_[identyfikator pomiaru] (Google, do 2 lat), który przechowuje stan sesji dla tej usługi. Żaden z nich nie jest zapisywany, jeśli odmówisz zgody. Zawsze obecne, ponieważ bez nich strona nie działa: locale (Kerna, 1 rok), który zapamiętuje wybrany przez Ciebie język, oraz niewielki zapis Twojego wyboru dotyczącego plików cookie (Kerna, 6 miesięcy), który jest jedynym sposobem, w jaki możemy uszanować odmowę. Firebase Authentication przechowuje swój magazyn sesji w Twojej przeglądarce. Firebase SDK uruchamia się na każdej stronie, więc magazyn ten powstaje niezależnie od tego, czy się zalogujesz; sesję zawiera dopiero wtedy, gdy to zrobisz. Firebase przechowuje też niewielki zapis diagnostyczny informujący, z których usług Firebase korzystała dana strona. Po zalogowaniu strona wczytuje również reCAPTCHA Enterprise od Google, aby nasze funkcje mogły odróżnić żądania z tej strony od automatycznych skryptów (Firebase App Check). Google może w tym celu ustawić plik cookie _GRECAPTCHA (do 6 miesięcy), a Firebase przechowuje w pamięci Twojej przeglądarki krótkotrwały token App Check. Osoby, które nie są zalogowane, nie wczytują reCAPTCHA. Są one ściśle niezbędne i nie wymagają zgody na podstawie art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej.

9.3 Dodatek e-mailDodatki Kerna nie ustawiają plików cookie i nie ładują żadnych skryptów śledzących ani reklamowych stron trzecich. Dodatek do Outlooka ładuje bibliotekę Office firmy Microsoft z serwerów Microsoft, a bibliotekę logowania Microsoft i bibliotekę React z sieci dostarczania treści jsDelivr, która, jak każdy serwer, z którego pobierane są pliki, otrzymuje Twój adres IP. Aby działać, dodatek do Outlooka przechowuje dane w magazynie danych przeglądarki na Twoim urządzeniu: wyniki dotyczące wiadomości (przez godzinę), wersje robocze odpowiedzi i nowych wiadomości (24 godziny), wyniki segregacji (24 godziny), elementy segregacji bez odpowiedzi wraz z ich tematem, nadawcą, datą i krótkim podsumowaniem przygotowanym przez Kernę oraz identyfikatory wiadomości oznaczonych przez Ciebie jako Gotowe (30 dni), identyfikatory wiadomości oznaczonych etykietą przez Kernę, Twoje reguły nadawców w segregacji, zapisane szablony wyodrębniania, ostatnio używane skrzynki współdzielone i preferencje wyświetlania, a także, przez kilka minut podczas otwierania okna odpowiedzi, wiadomość, na którą odpowiadasz. Każdy element jest usuwany po wygaśnięciu, przy najbliższym otwarciu Kerny na tym urządzeniu. Biblioteka logowania Microsoft przechowuje Twoją sesję w przeglądarce. Ten magazyn danych jest ściśle niezbędny do działania funkcji, z których korzystasz, a opcja Usuń moje dane czyści należącą do Kerny część tego magazynu na urządzeniu, na którym jej użyjesz. Oba dodatki rejestrują zdarzenia użytkowania zgodnie z opisem w punkcie 2.6, a błędy w dodatku do Outlooka są zgłaszane do Sentry (zob. Sekcja 6). Jeśli dyktujesz w funkcji Redaguj, mowę na tekst zamienia wbudowane rozpoznawanie mowy Twojej przeglądarki; w zależności od przeglądarki może to robić jej producent (na przykład Google lub Microsoft), a Kerna otrzymuje wyłącznie tekst.

9.4 Zmiana lub wycofanie Twojego wyboruSkorzystaj z linku „Ustawienia plików cookie” w stopce dowolnej strony. Wycofanie zgody wymaga jednego kliknięcia, dokładnie tak samo jak jej wyrażenie. Odrzucenie w tym miejscu powoduje również usunięcie plików cookie Google Analytics już zapisanych na Twoim urządzeniu, więc wycofanie zgody usuwa identyfikator, a nie tylko wstrzymuje zbieranie nowych danych. Twój wybór jest przechowywany na Twoim urządzeniu i jest wymagany ponownie po sześciu miesiącach lub wcześniej, jeśli opisane tutaj cele ulegną zmianie.

9.5 Co otrzymuje Google i dokąd trafiają daneJeżeli wyrazisz zgodę na analitykę, Google Analytics jest świadczone przez Google Ireland Limited, a dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zawartych w Warunkach przetwarzania danych Google, które zaakceptowaliśmy. Nasza usługa w Google Analytics jest skonfigurowana bez Google Signals i bez funkcji reklamowych: sygnały zgody na cele reklamowe są w naszym tagu ustawione na „odmowa” i nigdy nie są przyznawane, więc dane analityczne nie są wykorzystywane do personalizacji reklam ani do remarketingu. Dane są przechowywane przez 14 miesięcy.

10. Bezpieczeństwo danych

Wdrażamy standardowe w branży środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych:

Wszystkie dane w tranzycie są szyfrowane przy użyciu protokołu TLS 1.2 lub wyższego.
Wszystkie dane w spoczynku w Firestore są szyfrowane przy użyciu szyfrowania AES-256 zarządzanego przez Google Cloud.
Klucze API i tajne dane są przechowywane poza kodem źródłowym i przekazywane naszym usługom podczas wdrażania za pośrednictwem Google Cloud Secret Manager oraz szyfrowanej konfiguracji usług.
Dostęp do systemów produkcyjnych jest ograniczony do upoważnionego personelu korzystającego z kontroli dostępu opartej na rolach.
Reguły bezpieczeństwa Firestore blokują wszelkie zapisy z przeglądarek i ograniczają to, co zalogowany użytkownik może odczytać, do jego własnych rekordów oraz rekordów jego zespołu. Żądania z dodatków odczytują i zapisują wyłącznie rekordy użytkownika i zespołu zidentyfikowanych podczas Twojego logowania Google lub Microsoft. Kilka funkcji administracyjnych, chronionych tajnym kluczem, pozwala upoważnionym pracownikom wyszukać lub poprawić konto.
Po zalogowaniu strona internetowa potwierdza naszym funkcjom, że każde żądanie pochodzi od niej, za pomocą Firebase App Check z reCAPTCHA Enterprise (zob. Sekcje 6 i 9.2); żądania bez takiego potwierdzenia mogą zostać odrzucone.
Aby chronić usługę przed nadużyciami, zliczamy żądania na minutę pod skrótem z kluczem identyfikatora Twojego konta lub adresu IP; każdy licznik jest usuwany automatycznie, zwykle w ciągu doby.
Nie przechowujemy treści wiadomości e-mail w naszych bazach danych, dziennikach ani kopiach zapasowych, więc powierzchnia ataku dla ekspozycji wrażliwych danych jest architektonicznie zminimalizowana.

Chociaż wdrażamy solidne środki bezpieczeństwa, żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. W przypadku naruszenia danych wpływającego na Twoje dane osobowe, powiadomimy Cię i odpowiedni organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, zgodnie z wymogami art. 33 RODO.

11. Międzynarodowe transfery danych

Kerna ma siedzibę w Unii Europejskiej (Polska). Nasze serwery dodatku działają w Google Cloud w Belgii, a dane Twojego konta są przechowywane w Google Cloud Firestore w Warszawie (Polska).

Niektóre podmioty przetwarzające — w tym OpenAI i Stripe — mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Wszystkie takie transfery międzynarodowe są zgodne z wymogami Rozdziału V RODO. Zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia poprzez Standardowe Klauzule Umowne (SCC) włączone do naszych Umów o przetwarzaniu danych z każdym podmiotem przetwarzającym. Sentry (Functional Software, Inc.) jest firmą amerykańską: przesyłane mu raporty o błędach są przechowywane w jego regionie danych w UE, a Sentry może uzyskiwać do nich dostęp ze Stanów Zjednoczonych na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework, ze standardowymi klauzulami umownymi jako zabezpieczeniem alternatywnym.

Treść wiadomości e-mail przesyłana do przetwarzania AI nie jest przechowywana przez OpenAI zgodnie z naszymi warunkami zerowego przechowywania danych (Zero Data Retention), a Kerna nie zapisuje jej w swoich bazach danych ani dziennikach. Znacznie zmniejsza to profil ryzyka wszelkich transferów międzynarodowych danych obejmujących treść komunikacji.

12. Przechowywania treści

Kategoria danych	Okres przechowywania
Treść wiadomości e-mail (przetworzona)	Nie jest zapisywana w naszych bazach danych, dziennikach ani kopiach zapasowych. Kopie robocze w pamięci serwera: około 30 minut w dodatku do Gmaila, kilka minut w przypadku skrzynek współdzielonych. Dodatek do Outlooka: na Twoim urządzeniu, od kilku minut do 30 dni w zależności od elementu (zob. punkt 9.3).
Dane konta (e-mail, imię i nazwisko)	Przechowywane do czasu, gdy użyjesz opcji Usuń moje dane, która działa natychmiast, lub poprosisz nas o ich usunięcie (w ciągu 30 dni). Odinstalowanie dodatku nie powoduje ich usunięcia, a jeśli ponownie skorzystasz z usługi Kerna, używany jest ten sam rekord. Po użyciu opcji Usuń moje dane ponowne skorzystanie z usługi Kerna tworzy nowy rekord.
Dane subskrypcji i rozliczeń	Przechowywane podczas aktywności subskrypcji. Zapisy rozliczeniowe przechowywane przez 7 lat w celu zgodności podatkowej.
Metryki użytkowania (liczby tokenów)	Liczba tokenów w bieżącym okresie: resetowana w każdym cyklu rozliczeniowym. Miesięczne liczniki użytkowania: przechowywane do czasu usunięcia przez Ciebie danych. W planie bezpłatnym opcja Usuń moje dane zachowuje liczbę tokenów z bieżącego miesiąca do końca tego miesiąca, pod skrótem z kluczem Twojego adresu e-mail, a nie pod samym adresem, aby usunięcie i ponowne utworzenie konta nie odnawiało bezpłatnego limitu.
Ustawienia i treści tworzone przez Ciebie w usłudze Kerna (2.4)	Przechowywane do czasu, gdy je zmienisz lub usuniesz albo usuniesz swoje dane. Lista Gotowe w Gmailu: każdy wpis przestaje obowiązywać po 30 dniach, a następnie jest usuwany przy najbliższym otwarciu Sortowania skrzynki.
Dane analityczne (GA4)	Przechowywane przez 14 miesięcy zgodnie z domyślną konfiguracją Google Analytics.
Zdarzenia użytkowania dodatku (skrót z kluczem, 2.6)	Usuwane po 90 dniach.
Rekordy dotyczące powitania, wczesnego dostępu i kontaktu	Przechowywane do czasu usunięcia przez Ciebie danych lub do chwili, gdy poprosisz nas o ich usunięcie.
Rekord kontaktowy e-mail (Brevo)	Przechowywany podczas aktywności konta. Usuwany z Brevo automatycznie po usunięciu konta. Po rezygnacji z subskrypcji jest przechowywany wyłącznie po to, abyśmy nie wysyłali do Ciebie ponownie wiadomości.
Status zespołu w skrzynkach współdzielonych Outlooka	Status konwersacji: usuwany 90 dni po oznaczeniu konwersacji jako zakończonej, w pozostałych przypadkach rok po ostatniej zmianie. Wpis o tym, kto otworzył skrzynkę współdzieloną z użyciem Kerny: usuwany 180 dni po ostatnim użyciu lub gdy dana osoba opuści zespół. Reguły automatycznego przypisywania: przechowywane, dopóki lider zespołu ich nie zmieni; członek zespołu jest z nich usuwany, gdy opuści zespół. Wszystkie te dane są usuwane wraz z kontem właściciela zespołu.
Miejsca docelowe funkcji Wyślij do… i dziennik wysyłek	Ustawienia miejsca docelowego: przechowywane do czasu usunięcia miejsca docelowego i usuwane wraz z kontem właściciela zespołu (lub użytkownika, jeśli nie należy do zespołu). Dziennik wysyłek: każdy wpis jest usuwany po 90 dniach, a wpisy członka zespołu są usuwane wcześniej, jeśli usunie on swoje dane, będąc członkiem zespołu.
Członkostwo w zespole i zaproszenia (2.10)	Przechowywane, dopóki należysz do zespołu, lub do czasu przyjęcia, odrzucenia albo wycofania zaproszenia, i usuwane wraz z kontem właściciela zespołu.

13. Twoje prawa na mocy RODO

Jeśli przebywasz w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), przysługują Ci następujące prawa na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych:

Prawo dostępu: Możesz zażądać kopii danych osobowych, które przechowujemy na Twój temat.

Prawo do sprostowania: Możesz zażądać poprawienia niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych.

Prawo do usunięcia: Możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych ("Prawo do bycia zapomnianym"). Możesz to zrobić samodzielnie w dowolnym momencie za pomocą opcji Usuń moje dane w ustawieniach dodatku Kerna w Gmailu lub Outlooku albo na stronie swojego konta w naszej witrynie internetowej. Usunięcie następuje natychmiast, a w dodatku do Outlooka czyści również magazyn danych Kerny na tym urządzeniu. Jeśli masz płatną subskrypcję, skorzystaj ze strony swojego konta w naszej witrynie internetowej, co spowoduje również anulowanie subskrypcji. Możesz też zwrócić się do nas pod adresem privacy@kerna.io, a usuniemy Twoje dane w ciągu 30 dni.

Prawo do ograniczenia przetwarzania: Możesz zażądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w określonych okolicznościach.

Prawo do przenoszenia danych: Możesz zażądać swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo do sprzeciwu: Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych w określonych celach.

Prawo do wycofania zgody: Tam, gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie (np. pliki cookie analityczne), możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@kerna.io. Odpowiemy w ciągu 30 dni. Jeśli nie jesteś zadowolony z naszej odpowiedzi, masz prawo złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

14. Prywatność dzieci

Nasze Usługi nie są skierowane do osób poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych od dzieci. Jeśli dowiemy się, że zebraliśmy dane osobowe od dziecka poniżej 16 roku życia, podejmiemy kroki w celu niezwłocznego usunięcia tych informacji. Jeśli uważasz, że zebraliśmy dane od dziecka, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@kerna.io.

15. Zmiany w niniejszej polityce

Możemy zaktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach, technologii lub wymogach prawnych. Poinformujemy Cię o istotnych zmianach, publikując zaktualizowaną Politykę na tej stronie i aktualizując powyższą "Datę wejścia w życie". W przypadku znaczących zmian wpływających na sposób przetwarzania Twoich danych, zapewnimy widoczne powiadomienie za pośrednictwem wtyczki lub e-mailem. Zachęcamy do okresowego przeglądania tej strony. Dalsze korzystanie z Usług po zmianach stanowi akceptację zaktualizowanej Polityki.

16. Skontaktuj się z nami

W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub wniosków dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub naszych praktyk w zakresie danych:

Administrator danych: Kerna

Siedziba: Katowice, Polska

Zapytania dotyczące prywatności: privacy@kerna.io

Zapytania ogólne: contact@kerna.io

21 października 2026

Przeczytaj nasze Warunki korzystania z usługi