Wird der Inhalt unserer E-Mails irgendwo gespeichert?

Nicht in unseren Datenbanken, Protokollen oder Backups. Wenn Sie eine Aktion auslösen, wird der relevante Text über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und im Arbeitsspeicher verarbeitet. Damit Sie zu einem Ergebnis zurückkehren können, werden Arbeitskopien kurz aufbewahrt: in Gmail etwa 30 Minuten im Serverspeicher, in Outlook auf Ihrem eigenen Gerät. Nichts aus dem Arbeitsspeicher wird auf die Festplatte geschrieben; die Aufbewahrungstabelle in unserer Datenschutzerklärung nennt jede Frist.

Liest Kerna das Postfach im Hintergrund?

Nein. Kerna führt ausschließlich vom Nutzer initiierte Aktionen aus. Es scannt, indiziert, überwacht oder archiviert Ihr Postfach, Ihren Kalender, Ihre Kontakte oder andere Postfachdaten nicht passiv. Jede Interaktion mit Ihren Daten erfordert eine ausdrückliche Aktion der jeweiligen Person. Die einzige Ausnahme ist eine Einstellung, die die jeweilige Person selbst aktiviert: In Outlook wiederholt die Option Automatisch scannen in der Triage deren Triage-Scan in dem von ihr gewählten Intervall, solange Kerna geöffnet ist, und niemals, während es geschlossen ist.

Was erhält der KI-Anbieter genau?

Den Text der Nachricht oder des Entwurfs, an dem Sie gerade arbeiten, sowie Ihre Anweisung – wobei personenbezogene Daten zuvor maskiert werden. Die Maskierung erfolgt innerhalb der eigenen Verarbeitung von Kerna, sodass die maskierten personenbezogenen Daten den Anbieter überhaupt nicht erreichen; sie läuft bei jeder Anfrage und ist keine Option, die Sie aktivieren. Ihre Kontokennungen, E-Mail-Adresse und Abrechnungsdaten werden niemals gesendet.

Werden unsere Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?

Nein, auch nicht durch OpenAI. Ihre Daten werden niemals zum Trainieren, Feinabstimmen, erneuten Trainieren oder Verbessern eines Modells verwendet — weder unseres noch irgendeines anderen. Unsere Vereinbarung mit OpenAI enthält Bedingungen zur Zero Data Retention: Inhalte, die Kerna zur Inferenz übermittelt, sind von den Protokollen zur Missbrauchsüberwachung von OpenAI ausgenommen und werden nach Bearbeitung der Anfrage nicht aufbewahrt.

Wo läuft der Dienst?

Die eigene Infrastruktur von Kerna befindet sich in der EU: Die Anwendung läuft auf Google Cloud Run in Belgien (europe-west1), mit Firestore in Polen (europe-central2), und Kerna sp. z o.o. ist ein polnisches Unternehmen, sodass auch der Verantwortliche innerhalb der EU sitzt. Die Inferenz ist eine eigene Frage, und die ehrliche Antwort darauf fällt ebenfalls gesondert aus: Unser Vertrag besteht mit OpenAI Ireland Limited, und dieser Vertrag erlaubt Übermittlungen außerhalb des EEA auf Grundlage von Standard Contractual Clauses; wir behaupten daher nicht, dass der Modellaufruf selbst in der EU bleibt. Abschnitt 11 der Datenschutzerklärung legt die Position zu Unterauftragsverarbeitern und die dafür geltenden Schutzmaßnahmen dar.

Kann ein Mitarbeiter von Kerna unsere Nachrichten lesen?

Nein, und es gibt nichts Gespeichertes, das jemand lesen könnte. Der Zugriff des Personals auf Nutzerdaten, die über die Plattform-APIs erlangt wurden, ist verboten, außer wenn Sie ihm für bestimmte Nachrichten ausdrücklich zustimmen, er zur Untersuchung von Missbrauch erforderlich ist oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dient. Da Nachrichteninhalte niemals auf einen Datenträger geschrieben werden, gibt es kein Archiv Ihrer Korrespondenz, auf das zugegriffen werden könnte, das abfließen oder gerichtlich angefordert werden könnte. Das beseitigt eine Klasse von Risiken; es beseitigt nicht das Risiko, das während der Verarbeitung einer Anfrage besteht – und genau dafür sind die Verschlüsselung und die Zugriffskontrollen weiter unten da.

Kann eine Teamleitung sehen, welche E-Mails ihr Team versendet?

Nein. Teamleitungen sehen die Nutzung — verbrauchte Tokens und ausgeführte Aktionen pro Mitglied sowie im Enterprise-Tarif ein Protokoll darüber, wann diese Aktionen stattgefunden haben. Keine dieser Angaben enthält Nachrichteninhalte, Betreffzeilen oder Empfänger, weil Kerna sie nirgendwo speichert.

Wurde irgendetwas davon unabhängig geprüft?

Teilweise, und es lohnt sich, genau zu benennen, welcher Teil. Das Gmail-Add-on hat die OAuth-Prüfung von Google abgeschlossen und verfügt über eine CASA Tier 2 Letter of Validation – eine Bewertung, die von einem unabhängigen Dritten durchgeführt wird und die Google von Anwendungen mit Zugriff auf Gmail-Daten verlangt. Auf der Microsoft-Seite verfügt das Outlook-Add-In über Publisher Attestation, also über unsere eigene Selbstauskunft, die Microsoft für Kunden veröffentlicht; Microsoft überprüft sie nicht unabhängig, und sie ist keine Microsoft 365 Certification. Die beiden sind nicht gleichwertig, und wir stellen sie auch nicht als gleichwertig dar.

Unterzeichnen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, und er ist öffentlich. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag ist unter kerna.io/dpa veröffentlicht, zusammen mit unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter und den Schutzmaßnahmen, auf die wir uns bei internationalen Übermittlungen stützen – Standard Contractual Clauses sind in unsere Vereinbarungen mit jedem Unterauftragsverarbeiter aufgenommen, wenn eine Übermittlung sie erfordert. Er ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen, wann immer Kerna geschäftlich genutzt wird, in jedem Tarif, und gilt ab Beginn der Nutzung oder Abschluss des Abonnements, ohne gesonderte Unterschrift. Wenn Ihr Beschaffungsprozess ein von beiden Seiten unterzeichnetes Exemplar verlangt, schreiben Sie an support@kerna.io und teilen Sie uns mit, welche juristische Person darin genannt werden soll.

Wie löschen wir alles?

Es gibt keine E-Mail-Inhalte zu löschen, weil nichts davon aufbewahrt wurde. Für die übrigen Daten stellt Kerna einen Endpunkt zur Datenlöschung bereit, der Ihr Profil sowie Statistik- und Analysedaten aus allen Collections entfernt; Kontodaten werden innerhalb von 30 Tagen nach der Kontolöschung gelöscht. Eine Ausnahme, und zwar eine gesetzliche und keine freiwillige: Abrechnungsunterlagen werden aus steuerrechtlichen Gründen sieben Jahre lang aufbewahrt, wie die Aufbewahrungstabelle weiter unten ausweist. Auf Anfrage führt support@kerna.io die Löschung durch.

Vertrauen

Wohin Ihre E-Mail geht

Kerna liest eine Nachricht nur, wenn Sie eine Schaltfläche drücken, maskiert personenbezogene Daten, bevor irgendetwas das Modell erreicht, verarbeitet die verbleibenden Daten nur im Arbeitsspeicher und hält nichts von diesen Inhalten schriftlich fest. Ihr Konto, Ihr Tarif und Ihre Einstellungen werden gespeichert, weil der Dienst sonst nicht funktionieren kann; Ihre E-Mail nicht. Diese Seite ist die ausführliche Fassung und enthält die Quelle für jede Aussage in unserer Datenschutzerklärung. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Sicherheitsprüfung durch Lesen statt in einem Meeting durchzuführen.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Prüfung Lesen Sie die Datenschutzerklärung

Jede Aussage auf dieser Seite stammt aus unserer Datenschutzerklärung oder unseren Nutzungsbedingungen. Zuletzt dagegen geprüft am 6. November 2026.

Die Kurzfassung

Die zehn Fragen, die Ihre Sicherheitsprüfung stellen wird

Wenn Sie nur einen Abschnitt lesen, lesen Sie diesen. Jede Antwort verweist auf die Klausel, aus der sie stammt.

Wird der Inhalt unserer E-Mails irgendwo gespeichert?: Nicht in unseren Datenbanken, Protokollen oder Backups. Wenn Sie eine Aktion auslösen, wird der relevante Text über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und im Arbeitsspeicher verarbeitet. Damit Sie zu einem Ergebnis zurückkehren können, werden Arbeitskopien kurz aufbewahrt: in Gmail etwa 30 Minuten im Serverspeicher, in Outlook auf Ihrem eigenen Gerät. Nichts aus dem Arbeitsspeicher wird auf die Festplatte geschrieben; die Aufbewahrungstabelle in unserer Datenschutzerklärung nennt jede Frist.
Liest Kerna das Postfach im Hintergrund?: Nein. Kerna führt ausschließlich vom Nutzer initiierte Aktionen aus. Es scannt, indiziert, überwacht oder archiviert Ihr Postfach, Ihren Kalender, Ihre Kontakte oder andere Postfachdaten nicht passiv. Jede Interaktion mit Ihren Daten erfordert eine ausdrückliche Aktion der jeweiligen Person. Die einzige Ausnahme ist eine Einstellung, die die jeweilige Person selbst aktiviert: In Outlook wiederholt die Option Automatisch scannen in der Triage deren Triage-Scan in dem von ihr gewählten Intervall, solange Kerna geöffnet ist, und niemals, während es geschlossen ist.
Was erhält der KI-Anbieter genau?: Den Text der Nachricht oder des Entwurfs, an dem Sie gerade arbeiten, sowie Ihre Anweisung – wobei personenbezogene Daten zuvor maskiert werden. Die Maskierung erfolgt innerhalb der eigenen Verarbeitung von Kerna, sodass die maskierten personenbezogenen Daten den Anbieter überhaupt nicht erreichen; sie läuft bei jeder Anfrage und ist keine Option, die Sie aktivieren. Ihre Kontokennungen, E-Mail-Adresse und Abrechnungsdaten werden niemals gesendet.
Werden unsere Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?: Nein, auch nicht durch OpenAI. Ihre Daten werden niemals zum Trainieren, Feinabstimmen, erneuten Trainieren oder Verbessern eines Modells verwendet — weder unseres noch irgendeines anderen. Unsere Vereinbarung mit OpenAI enthält Bedingungen zur Zero Data Retention: Inhalte, die Kerna zur Inferenz übermittelt, sind von den Protokollen zur Missbrauchsüberwachung von OpenAI ausgenommen und werden nach Bearbeitung der Anfrage nicht aufbewahrt.
Wo läuft der Dienst?: Die eigene Infrastruktur von Kerna befindet sich in der EU: Die Anwendung läuft auf Google Cloud Run in Belgien (europe-west1), mit Firestore in Polen (europe-central2), und Kerna sp. z o.o. ist ein polnisches Unternehmen, sodass auch der Verantwortliche innerhalb der EU sitzt. Die Inferenz ist eine eigene Frage, und die ehrliche Antwort darauf fällt ebenfalls gesondert aus: Unser Vertrag besteht mit OpenAI Ireland Limited, und dieser Vertrag erlaubt Übermittlungen außerhalb des EEA auf Grundlage von Standard Contractual Clauses; wir behaupten daher nicht, dass der Modellaufruf selbst in der EU bleibt. Abschnitt 11 der Datenschutzerklärung legt die Position zu Unterauftragsverarbeitern und die dafür geltenden Schutzmaßnahmen dar.
Kann ein Mitarbeiter von Kerna unsere Nachrichten lesen?: Nein, und es gibt nichts Gespeichertes, das jemand lesen könnte. Der Zugriff des Personals auf Nutzerdaten, die über die Plattform-APIs erlangt wurden, ist verboten, außer wenn Sie ihm für bestimmte Nachrichten ausdrücklich zustimmen, er zur Untersuchung von Missbrauch erforderlich ist oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dient. Da Nachrichteninhalte niemals auf einen Datenträger geschrieben werden, gibt es kein Archiv Ihrer Korrespondenz, auf das zugegriffen werden könnte, das abfließen oder gerichtlich angefordert werden könnte. Das beseitigt eine Klasse von Risiken; es beseitigt nicht das Risiko, das während der Verarbeitung einer Anfrage besteht – und genau dafür sind die Verschlüsselung und die Zugriffskontrollen weiter unten da.
Kann eine Teamleitung sehen, welche E-Mails ihr Team versendet?: Nein. Teamleitungen sehen die Nutzung — verbrauchte Tokens und ausgeführte Aktionen pro Mitglied sowie im Enterprise-Tarif ein Protokoll darüber, wann diese Aktionen stattgefunden haben. Keine dieser Angaben enthält Nachrichteninhalte, Betreffzeilen oder Empfänger, weil Kerna sie nirgendwo speichert.
Wurde irgendetwas davon unabhängig geprüft?: Teilweise, und es lohnt sich, genau zu benennen, welcher Teil. Das Gmail-Add-on hat die OAuth-Prüfung von Google abgeschlossen und verfügt über eine CASA Tier 2 Letter of Validation – eine Bewertung, die von einem unabhängigen Dritten durchgeführt wird und die Google von Anwendungen mit Zugriff auf Gmail-Daten verlangt. Auf der Microsoft-Seite verfügt das Outlook-Add-In über Publisher Attestation, also über unsere eigene Selbstauskunft, die Microsoft für Kunden veröffentlicht; Microsoft überprüft sie nicht unabhängig, und sie ist keine Microsoft 365 Certification. Die beiden sind nicht gleichwertig, und wir stellen sie auch nicht als gleichwertig dar.
Unterzeichnen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag?: Ja, und er ist öffentlich. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag ist unter kerna.io/dpa veröffentlicht, zusammen mit unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter und den Schutzmaßnahmen, auf die wir uns bei internationalen Übermittlungen stützen – Standard Contractual Clauses sind in unsere Vereinbarungen mit jedem Unterauftragsverarbeiter aufgenommen, wenn eine Übermittlung sie erfordert. Er ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen, wann immer Kerna geschäftlich genutzt wird, in jedem Tarif, und gilt ab Beginn der Nutzung oder Abschluss des Abonnements, ohne gesonderte Unterschrift. Wenn Ihr Beschaffungsprozess ein von beiden Seiten unterzeichnetes Exemplar verlangt, schreiben Sie an support@kerna.io und teilen Sie uns mit, welche juristische Person darin genannt werden soll.
Wie löschen wir alles?: Es gibt keine E-Mail-Inhalte zu löschen, weil nichts davon aufbewahrt wurde. Für die übrigen Daten stellt Kerna einen Endpunkt zur Datenlöschung bereit, der Ihr Profil sowie Statistik- und Analysedaten aus allen Collections entfernt; Kontodaten werden innerhalb von 30 Tagen nach der Kontolöschung gelöscht. Eine Ausnahme, und zwar eine gesetzliche und keine freiwillige: Abrechnungsunterlagen werden aus steuerrechtlichen Gründen sieben Jahre lang aufbewahrt, wie die Aufbewahrungstabelle weiter unten ausweist. Auf Anfrage führt support@kerna.io die Löschung durch.

Der Weg einer Anfrage

Was passiert, wenn jemand eine Schaltfläche drückt

Vier Stufen. Personenbezogene Daten werden in der zweiten entfernt, bevor irgendetwas übertragen wird, und was danach bleibt, existiert nur so lange, wie die Anfrage dauert.

01
Nichts geschieht, bevor Sie handeln
Das Add-In befindet sich im Menüband oder in der Seitenleiste und tut nichts. Es gibt keinen geplanten Prozess auf unseren Servern, keine Synchronisierung und keinen Index. Auf eine Nachricht wird nur zugegriffen, wenn jemand auf Zusammenfassen, Antworten, Übersetzen, Verfassen, Extrahieren oder Umformulieren drückt. In Outlook kann eine Person außerdem in der Triage die Option Automatisch scannen aktivieren, die ihren Triage-Scan wiederholt, solange Kerna geöffnet ist.
02
Personenbezogene Daten werden zuerst maskiert
Bevor irgendetwas Kerna verlässt, werden personenbezogene Daten aus dem Nachrichteninhalt maskiert. Dies geschieht bei jeder Anfrage innerhalb unserer eigenen Verarbeitung – nicht als Option, die Sie aktivieren – sodass die maskierten Daten den Inferenzanbieter überhaupt nicht erreichen.
03
Der Rest wird verschlüsselt übertragen
Was übrig bleibt, wird über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Inferenzanbieter gesendet, mit TLS 1.2 oder höher geschützt; übertragen wird nur der minimale Textkontext, den die Funktion benötigt.
04
Im Arbeitsspeicher verarbeitet, nie in eine Datenbank geschrieben
Der Inhalt wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und niemals protokolliert oder in eine Datenbank geschrieben. Damit Sie zu einem Ergebnis zurückkehren können, werden für kurze Zeit Arbeitskopien vorgehalten: in Gmail etwa 30 Minuten lang im Arbeitsspeicher des Servers, in Outlook auf Ihrem eigenen Gerät, je nach Element zwischen einigen Minuten und 30 Tagen. Nichts, was im Arbeitsspeicher gehalten wird, wird auf einen Datenträger geschrieben.

Niemals erfasst

Was niemals gespeichert wird

Kerna liest diese Daten, um die Aufgabe zu erledigen, um die Sie gebeten haben. Keines dieser Elemente wird danach gespeichert, protokolliert, zwischengespeichert oder in einen dauerhaften Speicher geschrieben – das ist eine andere und stärkere Aussage, als sie nach einem Zeitplan zu löschen.

Nachrichteninhalte, Betreffzeilen oder Header von E-Mail-Nachrichten
E-Mail-Adressen von Absendern oder Empfängern aus verarbeiteten E-Mails
Inhalte oder Metadaten von Anhängen
Von KI erzeugte Zusammenfassungen, Antworten, Übersetzungen oder Entwürfe
Inhalte von Kalenderereignissen, Kontaktdaten oder Tabellendaten, auf die während vom Nutzer initiierter Aktionen zugegriffen wurde
Kontokennwörter oder OAuth-Refresh-Tokens über das für die aktive Sitzungsverwaltung Erforderliche hinaus

Aufbewahrung

Was aufbewahrt wird und wie lange

Die vollständige Tabelle aus Abschnitt 12 der Datenschutzerklärung, unverändert.

Datenkategorie	Aufbewahrungsdauer
E-Mail-Inhalt (verarbeitet)	Wird nicht in unsere Datenbanken, Protokolle oder Backups geschrieben. Arbeitskopien im Arbeitsspeicher des Servers: etwa 30 Minuten im Gmail-Add-on, einige Minuten bei freigegebenen Postfächern. Outlook-Add-in: auf Ihrem Gerät, je nach Eintrag von einigen Minuten bis zu 30 Tagen (siehe 9.3).
Kontodaten (E-Mail, Name)	Aufbewahrt, bis Sie Meine Daten löschen verwenden, was sofort wirksam wird, oder uns bitten, sie zu löschen (innerhalb von 30 Tagen). Durch das Deinstallieren des Add-ons werden sie nicht gelöscht, und wenn Sie Kerna erneut nutzen, wird derselbe Datensatz verwendet. Nach Meine Daten löschen wird bei erneuter Nutzung von Kerna ein neuer Datensatz angelegt.
Abonnement- und Abrechnungsdaten	Aufbewahrt, solange Ihr Abonnement aktiv ist. Abrechnungsunterlagen werden 7 Jahre für steuerliche Compliance aufbewahrt.
Nutzungsmetriken (Token-Anzahl)	Token-Anzahl des laufenden Zeitraums: bei jedem Abrechnungszyklus zurückgesetzt. Monatliche Nutzungszähler: aufbewahrt, bis Sie Ihre Daten löschen. Im kostenlosen Plan behält Meine Daten löschen die Token-Anzahl des laufenden Monats bis zum Ende dieses Monats, unter einem schlüsselbasierten Hash Ihrer E-Mail-Adresse statt der Adresse selbst, damit das Löschen und erneute Anlegen eines Kontos das kostenlose Kontingent nicht zurücksetzt.
Einstellungen und Inhalte, die Sie in Kerna erstellen (2.4)	Aufbewahrt, bis Sie sie ändern oder entfernen oder Ihre Daten löschen. Fertig-Liste in Gmail: Jeder Eintrag gilt nach 30 Tagen nicht mehr und wird dann beim nächsten Öffnen der Posteingang-Triage entfernt.
Analysedaten (GA4)	14 Monate gemäß Google Analytics-Standardkonfiguration aufbewahrt.
Nutzungsereignisse der Add-ons (schlüsselbasierter Hash, 2.6)	Nach 90 Tagen gelöscht.
Willkommens-, Frühzugangs- und Kontaktdatensätze	Aufbewahrt, bis Sie Ihre Daten löschen oder uns bitten, sie zu löschen.
E-Mail-Kontaktdatensatz (Brevo)	Aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist. Bei Löschung Ihres Kontos automatisch aus Brevo gelöscht. Nach einer Abmeldung nur noch aufbewahrt, damit wir Ihnen keine E-Mails mehr senden.
Teamstatus für freigegebene Outlook-Postfächer	Status einer Konversation: 90 Tage, nachdem sie als erledigt markiert wurde, gelöscht, andernfalls ein Jahr nach der letzten Änderung. Eintrag darüber, wer ein freigegebenes Postfach mit Kerna geöffnet hat: 180 Tage nach der letzten Nutzung oder beim Austritt der Person aus dem Team gelöscht. Regeln für die automatische Zuweisung: gespeichert, bis eine Teamleitung sie ändert; ein Teammitglied wird bei seinem Austritt aus dem Team aus ihnen entfernt. Eigene Status: gespeichert, bis eine Teamleitung sie entfernt. Neue E-Mails, um die sich noch niemand gekümmert hat, für das Team-Dashboard erfasst: bei jeder Zählung ersetzt, 30 Tage nach der letzten gelöscht. Alle diese Daten werden mit dem Konto des Teaminhabers gelöscht.
Ziele für Senden an… und Versandprotokoll	Einstellungen eines Ziels: aufbewahrt, bis das Ziel gelöscht wird, und mit dem Konto des Teaminhabers (oder des Benutzers, wenn er keinem Team angehört) gelöscht. Versandprotokoll: Jeder Eintrag wird nach 90 Tagen gelöscht, und die Einträge eines Teammitglieds werden früher gelöscht, wenn es seine Daten löscht, während es dem Team angehört.
Teammitgliedschaft und Einladungen (2.10)	Aufbewahrt, solange Sie dem Team angehören oder bis eine Einladung angenommen, abgelehnt oder zurückgezogen wird, und mit dem Konto des Teaminhabers gelöscht.
Partnerprogramm: Bewerbungen, Partner und ihre Dashboard-Nutzer (2.11)	Eine nicht angenommene Bewerbung wird 12 Monate nach unserer Entscheidung gelöscht. Das Konto eines Partners und die Angaben zu den Personen mit Zugang zu seinem Dashboard werden für die Dauer des Partnervertrags und danach bis zur Verjährung der Ansprüche daraus aufbewahrt. Für Buchhaltung und Steuern erforderliche Unterlagen (Provisionspositionen, Abrechnungen, Rechnungsnummern, Zahlungen, der Nachweis der akzeptierten Bedingungen und die Unterlagen zur Quellensteuer) werden wie Abrechnungsunterlagen 7 Jahre aufbewahrt.
Partnerprogramm: Kundenzuordnung und Deal-Registrierungen (2.12, 2.13)	Zuordnungsdatensätze und die Provisionspositionen, die den Firmennamen oder die Domain eines Kunden nennen, sind Buchhaltungsunterlagen und werden 7 Jahre aufbewahrt, auch nach Meine Daten löschen. Eine Deal-Registrierung wird aufbewahrt, solange sie offen ist, und danach zusammen mit den Unterlagen des Partners.

Unterauftragsverarbeiter

Wer sonst Daten verarbeitet

Sechs, und jeder erhält nur, was seine Funktion benötigt. Stripe sieht niemals eine E-Mail; OpenAI sieht niemals Abrechnungsdaten.

OpenAI

KI-Inferenz

Der Text der E-Mail oder des Entwurfs, an dem Sie arbeiten, sowie Ihre Anweisung, und zwar nur, wenn Sie eine Aktion auslösen. Bei der Übertragung verschlüsselt, vorübergehend verarbeitet, nicht gespeichert und nicht zum Trainieren verwendet. Kontokennungen, E-Mail-Adresse und Abrechnungsdaten werden niemals gesendet.

Stripe

Zahlungsabwicklung

E-Mail-Adresse zur Kundenidentifizierung. Alle Zahlungsdaten werden direkt von Stripe verarbeitet; Kerna sieht niemals eine Kartennummer.

Google Firebase

Authentifizierung, Datenbank, Hosting, Missbrauchsschutz

Kontodaten, Abonnementstatus, Nutzungsmetriken und Einstellungen; nach der Anmeldung auf der Website Browser- und Gerätesignale für reCAPTCHA (App Check). Keine Nachrichteninhalte.

Google Analytics

Website-Analyse

Anonyme, aggregierte Daten über die Nutzung der Website, vorbehaltlich Ihrer Einwilligung. Nur die Website – das Add-In erfasst keine Analysedaten aus Ihrem Postfach.

Sentry

Fehlerverfolgung und Leistungsüberwachung

Gehashte Nutzerkennungen, Fehler-Stacktraces und Betriebsmetadaten. Keine E-Mail-Inhalte, Empfänger oder Betreffzeilen.

Brevo

Versand unserer E-Mails an Sie

Ihre E-Mail-Adresse, Registrierungsplattform und ob Sie sich auf unserer Website oder in Gmail oder Outlook registriert haben, Sprache der Oberfläche, Plan, Erstellungsdatum des Kontos, Datum der letzten Nutzung und ob Sie Marketing-E-Mails zugestimmt haben, dazu Zustell-, Öffnungs- und Klickdaten der gesendeten E-Mails. Kein Name, keine E-Mail-Inhalte, nichts aus Ihrem Postfach. Gespeichert in der EU. Bei E-Mails des Partnerprogramms die Adresse des Partners und die E-Mail selbst.

Postfachzugriff

Worauf Kerna genau zugreifen kann

Jeder Berechtigungsbereich, den die Add-ins anfordern, entsprechend Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung in der Fassung zum Prüfdatum am Ende dieser Seite, mit dem jeweiligen Verwendungszweck.

Google Workspace

Zwölf Berechtigungen — genau der Satz, den das Add-on-Manifest anfordert. Die optionalen fragt Google einzeln ab, Sie entscheiden also, welche Sie erteilen. Die Bezeichner unten sind Googles eigene OAuth-Scope-Strings, jeweils mit dem Präfix https://www.googleapis.com/auth/ — dieselben, aus denen der Marketplace-Eintrag erzeugt wird, sodass sich beide Listen gegeneinander prüfen lassen.

userinfo.email: Bestätigt Ihre Identität und liest die Adresse, mit der Sie sich angemeldet haben.
gmail.addons.execute: Führt das Kerna-Panel in Gmail aus. Für sich genommen gewährt es keinen Zugriff auf E-Mails.
gmail.addons.current.message.action: Wirkt auf die geöffnete Nachricht, wenn Sie im Panel eine Funktion auslösen.
gmail.addons.current.message.readonly: Liest die geöffnete Nachricht, wenn Sie im Panel eine Funktion auslösen.
gmail.readonly: Liest den übrigen Verlauf und dessen Anhänge für Zusammenfassen, Übersetzen, Extrahieren und Umformulieren.
gmail.compose: Erstellt einen Entwurf in Ihrem Verfassen-Fenster. Googles eigene Bezeichnung für diese Berechtigung ist weiter gefasst als das, wofür Kerna sie nutzt — siehe Hinweis unter der Tabelle.
gmail.addons.current.action.compose: Fügt den von Kerna geschriebenen Text in die E-Mail ein, die Sie gerade schreiben, wenn Sie im Verfassen-Fenster von Gmail auf In E-Mail einfügen klicken. Kerna liest den Entwurf nicht. Googles eigene Bezeichnung für diese Berechtigung ist ebenfalls weiter gefasst — siehe Hinweis unter der Tabelle.
calendar.events: Erstellt einen Termin aus einem in der Nachricht gefundenen Datum samt Uhrzeit, nur nach Ihrer Bestätigung.
calendar: Prüft Ihren Kalender auf eine Überschneidung zu dem Zeitpunkt, auf den ein extrahierter Termin fiele.
tasks: Erstellt eine Aufgabe aus einem Aktionspunkt, wenn Sie darum bitten.
contacts: Sucht oder ergänzt einen Kontakt, wenn Sie eine Kontaktaktion anfordern.
drive.file: Schreibt das Google Sheet oder Google Doc, in das eine Extraktion exportiert wird. Der Zugriff umfasst nur von Kerna selbst erstellte Dateien, nie den übrigen Inhalt Ihres Drive.

Microsoft 365

Zehn Scopes. Unter Outlook wird überhaupt keine Berechtigung zum Senden von E-Mails angefordert — anders als bei Gmail, wo das Schreiben eines Entwurfs die unter der Tabelle beschriebene Berechtigung erfordert.

Mail.Read: Die aktuelle Nachricht lesen, wenn Sie eine Aktion auslösen.
Mail.ReadWrite: Generierte Entwürfe in Ihr Fenster zum Verfassen einfügen.
Calendars.ReadWrite: Die Verfügbarkeit prüfen und aus von Ihnen extrahierten Datumsangaben Ereignisse erstellen, nach ausdrücklicher Bestätigung.
Tasks.ReadWrite: Aufgaben aus offenen Punkten erstellen, wenn Sie darum bitten.
Contacts.ReadWrite: Kontakte nachschlagen oder hinzufügen, wenn Sie eine Kontaktaktion anfordern.
People.Read: Ihre relevante Personenliste lesen, um Kontaktaktionen zu unterstützen.
MailboxSettings.ReadWrite: Ihre Zeitzone, Sprache und Arbeitszeiten lesen, damit extrahierte Datumsangaben und Konfliktprüfungen für Ihre Region korrekt sind. Schreibzugriff wird ausschließlich verwendet, um eine Einstellung anzuwenden, die Sie selbst innerhalb von Kerna ändern.
Mail.Read.Shared: Die Nachricht lesen, an der Sie arbeiten, in einem freigegebenen oder delegierten Postfach, auf das Ihre Organisation Ihnen bereits Zugriff gewährt hat.
Mail.ReadWrite.Shared: Einen Entwurf erstellen oder aktualisieren und eine von Ihnen vorsortierte Nachricht in einem freigegebenen oder delegierten Postfach ablegen, für das Sie bereits die nötige Berechtigung haben und dort die Kategorien von Kerna setzen, einschließlich Teamstatus, zugewiesener Person und Done (Kerna).
User.Read: Ihre Identität bestätigen sowie bei der Anmeldung Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse lesen.

Kerna kann nicht auf ein Postfach zugreifen, auf das Ihre Organisation Ihnen nicht bereits Zugriff gewährt hat, und Kerna versendet keine E-Mails. Auf einen Unterschied in der Bezeichnung, den Sie selbst sehen werden, sei hingewiesen: Googles eigene Bezeichnungen für die beiden Gmail-Scopes, die ein Add-on zum Schreiben eines Entwurfs und zum Einfügen von Text in die E-Mail, die Sie gerade verfassen, benötigt, lauten „Manage drafts and send emails“ (Entwürfe verwalten und E-Mails senden) und „Manage drafts and send emails when you interact with the add-on“ (Entwürfe verwalten und E-Mails senden, wenn Sie mit dem Add-on interagieren), und deshalb erscheinen diese Formulierungen in unserem Marketplace-Eintrag. Kerna nutzt diese Scopes, um den Entwurf zu erstellen und Text einzufügen, und niemals zum Versenden. Unter Outlook wird überhaupt keine Sendeberechtigung angefordert.

Nachweise

Was geprüft wurde und von wem

CASA Tier 2 Letter of Validation

Die unabhängige Sicherheitsbewertung von Anwendungen mit Zugriff auf Gmail-Daten, die Google verlangt. Sie liegt zusammen mit der abgeschlossenen Google-OAuth-Prüfung vor.

Publisher Attestation von Microsoft

Eine Selbstauskunft, die wir ausgefüllt haben und die Microsoft für Kunden veröffentlicht. Microsoft überprüft die Angaben nicht unabhängig, und es handelt sich nicht um Microsoft 365 Certification – sie gehört daher als Offenlegung auf diese Seite, nicht als Audit.

Google API Limited Use und Microsoft APIs Terms of Use

Daten von beiden Plattformen werden ausschließlich zur Bereitstellung der nutzerseitigen Funktionen verwendet, niemals verkauft oder übertragen, niemals für Werbung verwendet, und es werden nur die minimal erforderlichen Berechtigungsbereiche angefordert.

Verschlüsselung und Zugriffskontrolle

TLS 1.2 oder höher bei der Übertragung, AES-256 im Ruhezustand in Firestore, Secrets in Firebase Secret Manager statt im Quellcode, rollenbasierter Zugriff auf die Produktionsumgebung und Firestore-Regeln auf Dokumentebene. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten wird gemäß Artikel 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden gemeldet.

KI-Inhalte sind gekennzeichnet

Jede Antwort, E-Mail und Zusammenfassung, die Kerna schreibt, endet mit unsichtbaren Zeichen, die Software als KI-Kennzeichnung von Kerna erkennen kann, im Einklang mit der Transparenzorientierung des EU AI Act; jeder kann einen Text unter kerna.io/ai-marker prüfen. Die Kennzeichnung geht verloren, wenn dieser Teil des Textes gelöscht oder entfernt wird; sie ist daher ein Hinweis, kein Beweis. Am Ende erzeugter Nachrichten kann eine sichtbare Zeile hinzugefügt werden (in Starter immer aktiv), und auch exportierte Dateien werden gekennzeichnet.

DSGVO-Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, ausgeübt über privacy@kerna.io. Die Rechtsgrundlagen sind in der Datenschutzerklärung dargelegt.

Einführung

Was die IT vor der Einführung wissen muss

Outlook erfordert ein von Microsoft gehostetes Postfach: Microsoft 365, Exchange Online oder Outlook.com. Microsoft lädt keine Add-Ins in Konten, die über POP oder IMAP verbunden sind; Postfächer auf einem lokalen Exchange-Server werden nicht unterstützt.
Auf der Clientseite läuft Kerna in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows und Mac sowie im klassischen Outlook für Desktop.
Ein Microsoft 365-Administrator kann das Add-In über das Microsoft 365 Admin Center für die gesamte Organisation bereitstellen; ein Google Workspace-Administrator kann das Gmail-Add-on über Google Workspace Marketplace für die gesamte Domain installieren.
Jede Person meldet sich weiterhin individuell an, um ihren Kerna-Tarif zu verknüpfen. Die Authentifizierung erfolgt über Google OAuth oder die Microsoft-Anmeldung – Kerna erstellt, verwaltet oder speichert niemals ein Kennwort.

Senden Sie uns den Fragebogen

Senden Sie uns Ihren Sicherheitsfragebogen oder die Fragen Ihres IT-Teams. Wir beantworten sie anhand derselben Quellen, die diese Seite anführt, und ergänzen hier alles, was sich als fehlend herausstellt.

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