So funktioniert es
So arbeitet Kerna: der KI-E-Mail-Assistent direkt in Gmail und Outlook
Kerna erledigt die Arbeit, die als E-Mail hereinkommt: Kundenanfragen, Absprachen mit Lieferanten, Rechnungen, die nächste Antwort in einem Thread, der schon vierzig Nachrichten lang ist. Kerna sortiert den Posteingang nach Ihren eigenen Kategorien, fasst den Verlauf zusammen, holt die Felder aus dem Anhang und schreibt den Antwortentwurf – in dem Gmail oder Outlook, das Sie ohnehin nutzen.
45 Sprachen·Fertige Sets für 20 Branchen·Sie lesen und senden jede Nachricht selbst
Fangen Sie dort an, wo heute die meiste Zeit draufgeht
Ein voller Posteingang, ein Thread, den Sie aus den Augen verloren haben, eine Rechnung, deren Zahlen in die Tabelle gehören. Öffnen Sie Kerna in der Seitenleiste und wählen Sie, was gerade ansteht. Jede Funktion arbeitet für sich, und sie greifen ineinander, sobald eine Aufgabe mehr als eine davon braucht.
Den Posteingang sortieren
E-Mail-Triage: sehen, welche Nachrichten etwas von Ihnen wollen
Angebotsanfragen, Lieferanten-Updates und Belege für die Buchhaltung landen alle im selben Posteingang. Kerna gruppiert sie danach, worum es geht – nach Kategorien, die zu Ihrer tatsächlichen Arbeit passen. So entscheiden Sie selbst, was zuerst drankommt, und erledigen Ähnliches in einem Zug.
Starten Sie mit einem von zwanzig Branchensets oder beschreiben Sie Ihre eigenen Kategorien – „Angebot erstellen“, „wartet auf Lieferant“, „für die Buchhaltung“. Ein fertiges Set anzupassen geht schneller, als eines bei null aufzubauen.
Zum Beispiel: Im Vertrieb liegen neue Anfragen getrennt von laufenden Verhandlungen. Im Einkauf landet alles zu einem verschobenen Liefertermin in einer Gruppe.
Triage ausführen
Eine Aktion. Kerna liest, was im Posteingang liegt, und sortiert es in die Kategorien, die Sie gewählt haben – eines von zwanzig Branchensets oder Kategorien, die Sie selbst formuliert haben. Der Posteingang kommt gruppiert zurück: Was heute etwas von Ihnen will, steht getrennt von allem anderen.
Die Triage ist eine eigenständige Funktion und keine Vorstufe zum Antworten. Viele führen sie aus und belassen es dabei: Ein sortierter Posteingang und eine klare Reihenfolge sind ein Ergebnis – auch an einem Tag, an dem Sie keine einzige Antwort schreiben.
In Gmail In Outlook
Thread-Zusammenfassungen
Thread-Zusammenfassungen: ein Gespräch wieder aufnehmen, ohne alles zu lesen
Der Kunde hat noch einmal geantwortet, und Sie müssen wissen, wo die Sache steht. Kerna fasst den Thread zusammen: was entschieden ist, was offen bleibt und wer auf wen wartet.
Zum Beispiel: Sie kehren nach einer Woche in eine Verhandlung zurück oder übernehmen eine Korrespondenz, die Ihnen jemand aus dem Team übergeben hat.
Den Thread zusammenfassen
Vierzig Antworten tief, und gerade ist eine weitere dazugekommen. Kerna nennt Ihnen die Entscheidung, die offene Frage und wer auf wen wartet.
In Gmail In Outlook
Übersetzung
E-Mails übersetzen: mit Kunden und Lieferanten in 45 Sprachen arbeiten
Eine Nachricht kommt auf Französisch, Italienisch oder Spanisch. Lesen Sie sie in Ihrer Sprache, schreiben Sie die Antwort in Ihrer Sprache und senden Sie sie in der Ihres Gegenübers. Der ganze Austausch bleibt in einem Postfach – von der Anfrage bis zur versandfertigen Antwort.
Zum Beispiel: Ein Lieferant schickt geänderte Lieferbedingungen auf Französisch. Sie lesen die Übersetzung, formulieren Ihre Antwort in Ihrer Sprache und übersetzen sie vor dem Senden ins Französische.
Das Eingegangene übersetzen
Ein Lieferant schreibt in einer Sprache, die Sie nicht lesen. Kerna arbeitet in 45 Sprachen und in beide Richtungen, auf jede Sprache einzeln abgestimmt statt durch einen allgemeinen Übersetzer geschickt.
In Gmail In Outlook Die Antwort zurückübersetzen
Das Original haben Sie in Ihrer Sprache gelesen. Die Antwort geht den umgekehrten Weg, in die Sprache, die Ihr Gegenüber tatsächlich verwendet: Dort kommt sie in der gewohnten Sprache an, und Sie bleiben durchgehend in Ihrer.
In Gmail In Outlook
Daten aus Anhängen
Daten aus E-Mails und Anhängen: in die Tabelle, ohne abzutippen
Bestellnummer, Liefertermin, Rechnungsbetrag, Empfängeradresse. Kerna holt die Felder, die Sie benennen, direkt aus der Nachricht heraus – und aus PDF-, DOC- und XLS-Anhängen.
Für einen Anhang wählen Sie eines von hundert fertigen Feldsets aus zwanzig Branchen und ergänzen eigene Felder, etwa Ihre interne Auftragsnummer. Prüfen Sie, was ausgelesen wurde, und exportieren Sie es in ein Dokument oder eine Tabelle.
Zum Beispiel: Eine PDF-Rechnung kommt an. Sie wählen die Felder, die Ihre Buchhaltung braucht, prüfen, was Kerna aus dem Dokument gelesen hat, und exportieren sie in eine Tabelle.
Die Felder aus der Nachricht holen
Bestellnummer, Datum, Betrag, Adresse – alles steht im Text der E-Mail und nicht in einem Anhang. Kerna liest sie als benannte Felder aus, statt Sie scrollen und kopieren zu lassen.
In Gmail In Outlook Die Nachricht öffnen
Die mit dem PDF, DOC oder XLS. Kerna sitzt bereits in der Seitenleiste: kein separater Upload, kein zweites Tool, das Sie öffnen müssten.
In Gmail In Outlook Das Feldset auswählen
Hundert fertige Sets, zwanzig Branchen mal fünf Dokumenttypen. Die Felder sind benannt, bevor Sie anfangen – das ist der Unterschied zwischen einem Tool, das Sie heute nutzen, und einem, das Sie irgendwann konfigurieren wollten.
In Gmail In Outlook Eigene Felder ergänzen
Nehmen Sie ein fertiges Set und passen Sie es an. Ergänzen Sie die interne Referenz, nach der Ihre Buchhaltung sucht, und Kerna sucht sie ebenfalls – zusätzlich zu den Feldern, die das Set mitbringt.
In Gmail In Outlook Prüfen und exportieren
Aus Gmail in ein Google Sheet oder Google Doc, aus Outlook in eine Excel-, Word- oder CSV-Datei. Jedes Mal entsteht eine neue Datei, sodass nichts ergänzt oder überschrieben wird, was Sie schon haben.
In Gmail In Outlook
In Gmail
Ein Anhang nach dem anderen, exportiert in ein Google Sheet oder ein Google Doc. Jedes Mal entsteht eine neue Datei, sodass nichts ergänzt oder überschrieben wird, was Sie schon haben.
In Outlook
Alle Anhänge einer Nachricht in einem Durchgang – oder nur einer, wenn mehr nicht nötig ist –, exportiert in eine Excel-, Word- oder CSV-Datei. Jedes Mal entsteht eine neue Datei.
KI-Antworten
KI-Antworten: sagen, was die Nachricht leisten soll, und den Entwurf bekommen
Eine Absprache bestätigen, um mehr Zeit bitten, die vorliegenden Konditionen ablehnen. Sie legen fest, wofür die Antwort da ist, bestimmen den Ton und ergänzen die Details, die darin vorkommen müssen.
Kerna schreibt den Entwurf aus dem Thread und aus Ihrer Auswahl. Acht Zwecke, die eine Antwort haben kann, und sieben Tonlagen – damit die Nachricht zur Situation passt und zu Ihrem Verhältnis zu der Person, die sie liest. Der Entwurf landet im normalen Antwortfenster von Gmail oder Outlook: Sie lesen ihn, ändern, was Sie ändern wollen, und klicken auf Senden.
Zum Beispiel: Ein Kunde bittet um einen früheren Liefertermin. Sie nennen den Termin, den Sie halten können, wählen den Ton und erzeugen eine Antwort, die Ihren Vorschlag transportiert.
Die Antwort erzeugen
Erst entscheiden, dann redigieren. Sieben Tonlagen und acht Zwecke, die eine Antwort haben kann: bestimmt ablehnen, unter einer Bedingung zusagen, um mehr Zeit bitten, an eine Rechnung erinnern. Die Wahl vorab erspart Ihnen, einen Allerweltsentwurf hinterher in genau den Ton umzuschreiben, den Sie von Anfang an brauchten. Kerna schreibt ihn aus dem Thread und aus Ihrer eben getroffenen Auswahl, sodass der Entwurf schon kennt, worum gebeten wurde und was vereinbart ist.
In Gmail In Outlook Sie klicken auf Senden
Kerna sendet nichts von selbst. Der Entwurf wartet in Ihrem Antwortfenster, bis Sie ihn gelesen und selbst gesendet haben – und genau darauf kommt es überall dort an, wo die Arbeit geprüft wird.
In Gmail In Outlook
Neue Nachrichten
Neue E-Mails schreiben: von der groben Idee zur Nachricht samt Betreff
Eine Anfrage an einen neuen Lieferanten, ein Terminvorschlag, eine Zahlungserinnerung. Kerna hilft genau dann, wenn Sie den Anfang machen und es nichts gibt, worauf Sie antworten könnten.
Wählen Sie die Empfänger und starten Sie dann mit einem von 200 fertigen Themen aus zwanzig Branchen, mit einer gespeicherten Anweisung oder mit einer Beschreibung, die Sie einmal für diese Nachricht schreiben. Ergänzen Sie die Einzelheiten, legen Sie den Ton fest – Betreff und Text schreibt Kerna.
Empfänger auswählen
Geben Sie die Adressen ein, holen Sie sie aus Ihren Kontakten in Gmail oder Outlook oder importieren Sie sie aus Excel, wenn Sie Outlook verwenden.
In Gmail In Outlook Die Herkunft der Nachricht wählen
Drei Wege, und jeder leistet etwas anderes. Eine Anweisung, die Sie früher gespeichert haben und wiederverwenden. Eines von 200 Themen, zehn für jede von zwanzig Branchen. Oder eine Beschreibung, die Sie nur für diese eine Nachricht schreiben und nicht aufheben.
In Gmail In Outlook Die Details angeben
Namen, Termine, Beträge. Ein kurzes Formular fragt ab, was die Nachricht zwingend braucht, statt Ihnen zu überlassen, sich an das Vergessene zu erinnern.
In Gmail In Outlook Den Ton festlegen
Dieselbe Steuerung wie bei einer Antwort. Wie die Nachricht ankommen soll, entscheiden Sie vorher – Sie müssen es nicht durch viermaliges Umschreiben herausfinden.
In Gmail In Outlook In der Sprache erzeugen, in der Sie denken
Ein vollständiger Entwurf, der Betreff bereits formuliert. Schreiben Sie ihn in der Sprache, die Sie wirklich beurteilen können, denn prüfen lässt sich nur ein Entwurf, den Sie auch lesen.
In Gmail In Outlook Dann in die Sprache des Empfängers übersetzen
Ein zweiter Durchgang, in eine der 45 Sprachen. Geprüft haben Sie die Nachricht, solange sie noch in Ihrer Sprache war, und beim Empfänger kommt sie in der seinen an.
In Gmail In Outlook Sie landet in Ihrem Erstellungsfenster
Und bleibt dort, genau wie eine Antwort. Nichts geht hinaus, bevor Sie auf Senden klicken.
In Gmail In Outlook
Erste Schritte
So starten Sie mit Kerna
Fügen Sie Kerna über den Google Workspace Marketplace oder Microsoft AppSource zu Ihrem Postfach hinzu und öffnen Sie das Panel in dem Gmail oder Outlook, das Sie ohnehin nutzen.
Beginnen Sie mit einer Aufgabe statt mit allen: einen langen Thread zusammenfassen, eine liegengebliebene Antwort entwerfen oder die Zahlen aus einem Anhang ziehen. Die Triage über den ganzen Posteingang kommt dann, wenn Sie entschieden haben, welche Kategorien Sie haben wollen.
Installieren
Kerna erscheint in der Seitenleiste des Gmail- oder Outlook-Postfachs, das Sie bereits verwenden. Ihr Postfach zieht nicht um, und importiert wird nichts.
In Gmail In Outlook
Fragen, die vor der Installation aufkommen
Die sechs häufigsten – beantwortet, bevor Sie fragen müssen.
Muss ich mein E-Mail-Programm wechseln?
Nein. Kerna läuft als Add-in in Gmail und Outlook, in der Seitenleiste des Postfachs, das Sie ohnehin nutzen. Es wird nichts migriert und nichts importiert.
Muss ich erst alles einrichten, bevor ich loslegen kann?
Nein. Starten Sie mit den fertigen Branchenkategorien, den fertigen Feldsets für die Extraktion und den fertigen Themen für neue Nachrichten. Eigenes ergänzen Sie später, sobald Ihnen etwas darin fehlt.
Muss ich alle Funktionen nutzen?
Nein. Nehmen Sie die, die zur Aufgabe passt: den Posteingang sortieren, ein einzelnes Gespräch zusammenfassen oder die Daten aus einem Anhang exportieren. Bei einem größeren Vorgang greifen mehrere davon ineinander.
Versendet Kerna E-Mails von selbst?
Nein. Kerna bereitet Entwürfe vor. Sie lesen jede Nachricht und senden sie selbst aus Gmail oder Outlook. Kerna versendet selbst keine E-Mails; bei Gmail bezeichnet Google die Berechtigung, mit der ein Add-on einen Entwurf schreiben kann, als „Manage drafts and send emails“ (Entwürfe verwalten und E-Mails senden), und Kerna nutzt sie ausschließlich für den Entwurf.
Kann ich in meiner Sprache schreiben und ins Ausland senden?
Ja. Schreiben Sie die Nachricht in Ihrer Sprache, prüfen Sie sie, solange Sie sie noch lesen können, und übersetzen Sie sie in die des Empfängers. Kerna deckt 45 Sprachen in beide Richtungen ab.
Wohin gelangen unsere E-Mails eigentlich, wenn wir ein KI-Tool einsetzen?
Cloud Run in Belgien, Firestore in Polen und die Modellverarbeitung vertraglich bei OpenAI Ireland Limited auf Grundlage einer unterzeichneten Vereinbarung zur Nichtaufbewahrung von Daten: Nachrichteninhalte werden also nicht aufbewahrt, nachdem Ihr Ergebnis zurückgekommen ist. Personenbezogene Daten werden entfernt, bevor Inhalte das Modell erreichen.
Nehmen Sie die nächste E-Mail mit Kerna
Kostenlos starten. Keine Migration, keine Karte, und personenbezogene Daten werden entfernt, bevor irgendetwas das Modell erreicht.
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