Jak działa Kerna — asystent AI do Gmaila i Outlooka

Sortowanie skrzynki

Sortowanie maili: zobacz, które sprawy wymagają działania

Zapytania o ofertę, wiadomości od dostawców i dokumenty dla księgowości trafiają do jednej skrzynki. Kerna grupuje je według treści i kategorii, które odpowiadają Twojej pracy — łatwiej wybrać, czym zająć się najpierw, i przejść przez podobne sprawy razem.

Wybierz jeden z 20 zestawów branżowych albo opisz własne kategorie: „do wyceny”, „oczekuje na dostawcę”, „dla księgowości”. Gotowy zestaw jest punktem wyjścia, który dopasujesz do siebie, a nie sztywną listą.

Przykład: W sprzedaży oddzielasz nowe zapytania ofertowe od bieżących ustaleń. W zakupach zbierasz w jednej kategorii wiadomości dotyczące zmian terminów dostaw.

1. Uruchom sortowanie

   Jedno kliknięcie. Kerna czyta zawartość skrzynki i układa ją według wybranych przez Ciebie kategorii — jednego z dwudziestu zestawów branżowych albo kategorii napisanych przez Ciebie. Skrzynka wraca pogrupowana, więc to, co wymaga dziś Twojej uwagi, jest oddzielone od reszty.

   Sortowanie to pełnoprawna funkcja, a nie wstęp do odpisywania. Wiele osób na tym poprzestaje — uporządkowana skrzynka i jasna kolejność pracy to już jest efekt, nawet jeśli tego dnia nie napiszesz ani jednej odpowiedzi.

Podsumowania wątków

Podsumowanie wątku: wróć do ustaleń bez czytania całej rozmowy

Klient dopisuje kolejną odpowiedź, a Ty potrzebujesz wiedzieć, na czym stanęło. Kerna podsumowuje wątek: co zostało ustalone, co pozostaje otwarte i kto na kogo czeka.

Przykład: Powrót do negocjacji po tygodniu nieobecności albo przejęcie korespondencji przekazanej przez współpracownika.

1. Podsumuj wątek

   Czterdzieści odpowiedzi w dół — i właśnie dopisano kolejną. Kerna podaje decyzję, otwarte pytanie i to, kto na kogo czeka.

Tłumaczenia

Tłumaczenie maili: pracuj z klientami i dostawcami w 45 językach

Wiadomość przychodzi po niemiecku, francusku albo włosku. Przeczytaj ją w swoim języku, napisz odpowiedź w swoim języku i wyślij ją w języku odbiorcy. Cała wymiana dzieje się w tej samej skrzynce — od przeczytania zapytania po gotową odpowiedź.

Przykład: Dostawca przesyła zmianę warunków dostawy po niemiecku. Czytasz tłumaczenie, piszesz odpowiedź po polsku i tłumaczysz ją na niemiecki przed wysłaniem.

1. 1

   Przetłumacz to, co przyszło

   Dostawca pisze w języku, którego nie znasz. Kerna obsługuje 45 języków, w obie strony, każdy dostrojony osobno, zamiast przepuszczać tekst przez uniwersalny tłumacz.

2. 2

   Przetłumacz odpowiedź na język odbiorcy

   Oryginał czytasz w swoim języku. Odpowiedź idzie w drugą stronę — na język, którym naprawdę posługuje się Twój rozmówca. On dostaje ją w swoim języku, a Ty przez cały czas pracujesz w swoim.

Dane z załączników

Dane z maili i załączników: przenieś informacje do arkusza bez ręcznego przepisywania

Numer zamówienia, termin dostawy, kwota faktury, adres odbiorcy. Kerna wyciąga wskazane przez Ciebie pola prosto z treści wiadomości oraz z załączników PDF, DOC i XLS.

Przy załączniku wybierz jeden ze 100 gotowych zestawów pól z 20 branż i dodaj własne — na przykład wewnętrzny numer zamówienia. Sprawdź, co zostało odczytane, i wyeksportuj dane do dokumentu albo arkusza.

Przykład: Przychodzi faktura w PDF. Wybierasz pola potrzebne do zestawienia, sprawdzasz, co odczytała Kerna, i eksportujesz dane do arkusza.

1. 1

   Wyciągnij pola z treści wiadomości

   Numer zamówienia, data, kwota, adres — wszystko w treści maila, a nie w załączniku. Kerna odczytuje je jako nazwane pola, zamiast zostawiać Cię ze scrollowaniem i kopiowaniem.

2. 2

   Otwórz wiadomość

   Tę z plikiem PDF, DOC lub XLS. Kerna jest już na pasku bocznym, więc nie ma osobnego przesyłania pliku ani drugiego narzędzia do otwarcia.

3. 3

   Wybierz zestaw pól

   Sto gotowych zestawów: dwadzieścia branż razy pięć typów dokumentów. Pola są nazwane, zanim zaczniesz — na tym polega różnica między narzędziem, którego używasz dziś, a takim, które zamierzasz kiedyś skonfigurować.

4. 4

   Dodaj własne pola

   Zacznij od gotowego zestawu i dopasuj go. Dopisz wewnętrzny numer, na którym opiera się Twoja księgowość, a Kerna będzie szukać również jego — obok pól, które przyszły z zestawem.

5. 5

   Sprawdź i wyeksportuj

   Arkusz lub dokument Google z Gmaila, plik Excela, Worda lub CSV z Outlooka. Za każdym razem powstaje nowy plik, więc nic z tego, co już masz, nie zostaje nadpisane ani uzupełnione.

Cała ścieżka pracy z załącznikiem, krok po kroku

Odpowiedzi AI

Odpowiedzi AI: określ, co wiadomość ma załatwić, i otrzymaj szkic

Potwierdzenie ustaleń, prośba o więcej czasu, odmowa przyjęcia proponowanych warunków. Wybierz cel odpowiedzi, ustaw ton i dodaj szczegóły, które mają się w niej znaleźć.

Kerna pisze szkic na podstawie wątku i Twoich wskazówek. Osiem celów odpowiedzi i siedem tonów, dzięki czemu wiadomość pasuje i do sytuacji, i do relacji z odbiorcą. Szkic trafia do zwykłego okna odpowiedzi w Gmailu lub Outlooku: czytasz go, wprowadzasz potrzebne zmiany i klikasz „Wyślij”.

Przykład: Klient prosi o wcześniejszą dostawę. Podajesz termin, który jesteś w stanie utrzymać, wybierasz ton i generujesz odpowiedź z Twoją propozycją.

1. 1

   Wygeneruj odpowiedź

   Najpierw decyzja, poprawki potem. Siedem tonów i osiem celów, do których odpowiedź może służyć: stanowczo odmówić, zgodzić się pod warunkiem, poprosić o więcej czasu, przypomnieć o fakturze. Wybór na starcie sprawia, że nie przepisujesz potem ogólnego szkicu na ton, który był potrzebny od początku. Kerna pisze odpowiedź na podstawie wątku i Twojego wyboru, więc szkic od razu wie, o co pytano i co zostało ustalone.

2. 2

   To Ty klikasz „Wyślij”

   Kerna nigdy niczego nie wysyła. Szkic czeka w Twoim oknie odpowiedzi, aż go przeczytasz i wyślesz — co ma znaczenie wszędzie tam, gdzie praca podlega kontroli.

Nowe wiadomości

Pisanie nowych maili: od pomysłu do wiadomości z tematem

Zapytanie do nowego dostawcy, propozycja spotkania, przypomnienie o płatności. Kerna pomaga również wtedy, gdy to Ty zaczynasz rozmowę i nie ma na co odpowiadać.

Wybierz odbiorców, a potem zacznij od jednego z 200 gotowych tematów z 20 branż, od zapisanej instrukcji albo od własnego opisu wiadomości. Uzupełnij szczegóły, ustaw ton, a Kerna napisze temat i treść.

1. 1

   Wybierz odbiorców

   Wpisz adresy, wybierz kontakty z Gmaila lub Outlooka albo zaimportuj je z Excela, jeśli pracujesz w Outlooku.

2. 2

   Wybierz punkt wyjścia

   Trzy drogi, każda do czego innego. Zapisana wcześniej instrukcja, której używasz ponownie. Jeden z 200 tematów — po dziesięć dla każdej z dwudziestu branż. Albo opis napisany na potrzeby tej jednej wiadomości, bez zapisywania.

3. 3

   Dodaj szczegóły

   Nazwiska, daty, kwoty. Krótki formularz pyta o to, bez czego wiadomości nie da się napisać, zamiast liczyć na to, że o niczym nie zapomnisz.

4. 4

   Ustaw ton

   Ten sam przełącznik co przy odpowiedzi. To, jak wiadomość ma zabrzmieć, jest decyzją, a nie czymś, co się odkrywa, przepisując ją cztery razy.

5. 5

   Wygeneruj ją w języku, w którym myślisz

   Gotowy szkic razem z tematem. Pisz w języku, który potrafisz ocenić — nie sprawdzisz tekstu, którego nie czytasz.

6. 6

   Potem przetłumacz ją na ich język

   Drugie przejście, na dowolny z 45 języków. Wiadomość sprawdzasz, póki jest jeszcze w Twoim języku, a odbiorca dostaje ją w swoim.

7. 7

   Trafia do Twojego okna nowej wiadomości

   I tam zostaje, dokładnie jak odpowiedź. Nic nigdzie nie idzie, dopóki nie klikniesz „Wyślij”.

Pytania przed instalacją

Sześć, które padają najczęściej — z odpowiedzią, zanim zdążysz zapytać.

Bezpieczeństwo, przetwarzanie danych i uprawnienia