Come funziona
Come funziona Kerna: l’assistente e-mail con IA dentro Gmail e Outlook
Kerna si occupa del lavoro che arriva via e-mail: le richieste dei clienti, quello che hai concordato con un fornitore, le fatture, la prossima risposta in una conversazione già lunga quaranta messaggi. Ordina la posta nelle tue categorie, riassume la conversazione, estrae i campi da un allegato e prepara la bozza della risposta, dentro il Gmail o l’Outlook che usi già.
45 lingue·Set pronti per 20 settori·Ogni messaggio lo leggi e lo invii tu
Parti da ciò che oggi ti porta via più tempo
Una casella piena, una conversazione di cui hai perso il filo, una fattura con numeri che devono finire in un foglio di calcolo. Apri Kerna nella barra laterale e scegli la funzione che ti serve. Ognuna lavora da sola e si combinano quando un singolo lavoro ne richiede più di una.
Ordinare la posta
Triage delle e-mail: vedi quali messaggi richiedono qualcosa da te
Richieste di preventivo, aggiornamenti dei fornitori e documenti per il commercialista arrivano tutti nella stessa casella. Kerna li raggruppa per tipo, con categorie che rispecchiano il lavoro che fai davvero: scegli da cosa partire e chiudi insieme le cose simili.
Parti da uno dei venti set settoriali oppure descrivi le tue categorie: «da preventivare», «in attesa del fornitore», «per la contabilità». Un set già pronto si adatta, invece di costruire tutto da zero.
Per esempio: Nelle vendite le nuove richieste restano separate dalle trattative in corso. Negli acquisti tutto quello che riguarda una data di consegna cambiata finisce in un unico gruppo.
Esegui il triage
Una sola azione. Kerna legge ciò che si trova nella casella e lo ordina nelle categorie che hai scelto: uno dei venti set settoriali oppure categorie scritte da te. La posta torna raggruppata, così quello che oggi richiede la tua attenzione resta separato da tutto il resto.
Il triage è una funzione a sé, non il preambolo di una risposta. Molte persone lo eseguono e si fermano lì: una casella ordinata e un ordine di lavoro chiaro sono già un risultato, anche in una giornata in cui non scrivi nessuna risposta.
In Gmail In Outlook
Riepiloghi delle conversazioni
Riepilogo della conversazione: riprendi il filo senza rileggere tutto
Il cliente ha aggiunto un’altra risposta e ti serve sapere a che punto siete. Kerna riassume la conversazione: cosa è stato deciso, cosa resta aperto e chi sta aspettando chi.
Per esempio: Quando torni su una trattativa dopo una settimana di assenza, o prendi in mano la corrispondenza che un collega ti ha passato.
Riassumi la conversazione
Quaranta risposte e ne è appena arrivata un’altra. Kerna ti mostra la decisione presa, la domanda ancora aperta e chi sta aspettando chi.
In Gmail In Outlook
Traduzione
Traduzione delle e-mail: lavora con clienti e fornitori in 45 lingue
Arriva un messaggio in tedesco, francese o spagnolo. Lo leggi nella tua lingua, scrivi la risposta nella tua lingua e la invii nella sua. Tutto lo scambio resta nella stessa casella, dalla richiesta iniziale fino alla risposta pronta da inviare.
Per esempio: Un fornitore comunica in tedesco nuove condizioni di consegna. Leggi la traduzione, scrivi la risposta nella tua lingua e la traduci in tedesco prima di inviarla.
Traduci ciò che è arrivato
Un fornitore scrive in una lingua che non conosci. Kerna funziona in 45 lingue, in entrambe le direzioni, con una resa calibrata lingua per lingua invece che affidata a un traduttore generico.
In Gmail In Outlook Traduci la risposta nell’altra direzione
L’originale l’hai letto nella tua lingua. La risposta fa il percorso inverso, verso la lingua che il tuo interlocutore utilizza davvero: lui la riceve nella propria e tu resti sempre nella tua.
In Gmail In Outlook
Dati dagli allegati
Dati da e-mail e allegati: nel foglio di calcolo senza riscrivere niente
Il numero d’ordine, la data di consegna, il totale della fattura, l’indirizzo del destinatario. Kerna estrae i campi che indichi direttamente dal messaggio e dagli allegati PDF, DOC e XLS.
Per un allegato scegli uno dei cento set di campi già pronti su venti settori e aggiungi i tuoi, per esempio un numero d’ordine interno. Controlli quello che è stato letto e lo esporti in un documento o in un foglio di calcolo.
Per esempio: Arriva una fattura in PDF. Scegli i campi che servono alla tua contabilità, verifichi quello che Kerna ha letto dal documento e li esporti in un foglio di calcolo.
Estrai i campi dal messaggio
Il numero d’ordine, la data, l’importo, l’indirizzo: tutto nel corpo dell’e-mail, non in un allegato. Kerna li restituisce come campi con un nome, invece di lasciarti scorrere e copiare a mano.
In Gmail In Outlook Apri il messaggio
Quello con il PDF, il DOC o l’XLS allegato. Kerna è già nella barra laterale: nessun caricamento a parte e nessun secondo strumento da aprire.
In Gmail In Outlook Scegli il set di campi
Cento set già pronti, venti settori per cinque tipi di documento. I campi hanno un nome prima ancora che tu cominci, ed è la differenza tra uno strumento che usi oggi e uno che avresti voluto configurare.
In Gmail In Outlook Aggiungi i tuoi campi
Parti da un set già pronto e adattalo. Aggiungi il riferimento interno su cui lavora la tua amministrazione e Kerna cercherà anche quello, insieme ai campi che il set porta con sé.
In Gmail In Outlook Controlla ed esporta
Un file di Fogli Google o di Documenti Google da Gmail, un file Excel, Word o CSV da Outlook. Ogni volta viene creato un file nuovo, quindi nulla di ciò che hai già viene integrato o sovrascritto.
In Gmail In Outlook
In Gmail
Un allegato alla volta, esportato in un file di Fogli Google o di Documenti Google. Ogni volta viene creato un file nuovo, quindi nulla di ciò che hai già viene integrato o sovrascritto.
In Outlook
Tutti gli allegati del messaggio in un’unica operazione, oppure uno solo se è quello che ti serve, esportati in un file Excel, Word o CSV. Ogni volta viene creato un file nuovo.
L’intero processo di gestione degli allegati, passo dopo passo
Risposte con l’IA
Risposte con l’IA: dici a cosa serve il messaggio e ottieni una bozza
Confermare quanto è stato concordato, chiedere più tempo, rifiutare le condizioni sul tavolo. Scegli a cosa serve la risposta, imposti il tono e aggiungi i dettagli che devono comparire nel testo.
Kerna scrive la bozza a partire dalla conversazione e da ciò che hai scelto. Otto scopi possibili per una risposta e sette toni, così il messaggio è adatto sia alla situazione sia al rapporto con chi lo legge. La bozza arriva nella normale finestra di risposta di Gmail o Outlook: la leggi, cambi quello che vuoi e premi Invia.
Per esempio: Un cliente chiede una consegna anticipata. Indichi la data che puoi rispettare, scegli il tono e generi una risposta che porta la tua proposta.
Genera la risposta
Prima decidi, poi correggi. Sette toni e otto scopi possibili per una risposta: rifiutare con fermezza, accettare a una condizione, chiedere più tempo, sollecitare una fattura. È la scelta iniziale a evitarti di riscrivere una bozza generica nel registro che ti serviva fin dall’inizio. Kerna la scrive a partire dalla conversazione e da ciò che hai appena scelto, così la bozza sa già cosa è stato chiesto e cosa è stato concordato.
In Gmail In Outlook L’invio lo fai tu
Kerna non invia mai nulla. La bozza resta nella tua finestra di risposta finché non l’hai letta e inviata di persona: è proprio questo che conta ovunque il lavoro debba poter essere verificato.
In Gmail In Outlook
Nuovi messaggi
Scrivere nuove e-mail: da un’idea grezza a un messaggio con tanto di oggetto
Una richiesta a un nuovo fornitore, una proposta di incontro, un sollecito di pagamento. Kerna ti aiuta quando sei tu ad aprire la conversazione e non c’è nulla a cui rispondere.
Scegli i destinatari, poi parti da uno dei 200 argomenti già pronti su venti settori, da un’istruzione che hai salvato oppure da una descrizione del messaggio che scrivi una volta sola. Inserisci i dettagli, imposti il tono e Kerna scrive l’oggetto e il corpo.
Scegli i destinatari
Inserisci gli indirizzi, selezionali dai contatti in Gmail o Outlook oppure importali da Excel se utilizzi Outlook.
In Gmail In Outlook Scegli da dove nasce il messaggio
Tre possibilità, ciascuna con una funzione diversa. Un’istruzione salvata in precedenza e riutilizzata. Uno dei 200 argomenti, dieci per ciascuno dei venti settori. Oppure una descrizione scritta solo per questo messaggio e non conservata.
In Gmail In Outlook Aggiungi i dettagli
I nomi, le date, gli importi. Un breve modulo chiede le informazioni senza le quali il messaggio non può essere scritto, invece di lasciare a te il compito di ricordare ciò che avevi dimenticato di menzionare.
In Gmail In Outlook Imposta il tono
Lo stesso controllo disponibile per una risposta. Il modo in cui il messaggio deve arrivare è una decisione, non qualcosa da scoprire riscrivendolo quattro volte.
In Gmail In Outlook Generalo nella lingua in cui pensi
Una bozza completa con l’oggetto già scritto. Scrivila nella lingua che puoi valutare davvero, perché non puoi controllare una bozza che non riesci a leggere.
In Gmail In Outlook Poi traducilo nella lingua di chi lo riceve
Un secondo passaggio, in una qualsiasi delle 45 lingue. Il messaggio l’hai controllato quando era ancora nella tua lingua e il destinatario lo riceve in quella che utilizza ogni giorno.
In Gmail In Outlook Il messaggio arriva nella tua finestra di composizione
E si ferma lì, esattamente come una risposta. Niente parte da nessuna parte finché non premi tu Invia.
In Gmail In Outlook
Primi passi
Come iniziare a usare Kerna
Aggiungi Kerna alla tua posta da Google Workspace Marketplace o da Microsoft AppSource, poi apri il suo pannello nel Gmail o nell’Outlook che usi già.
Comincia da un solo compito invece che da tutti: riassumi una conversazione lunga, prepara una risposta rimasta in sospeso oppure estrai i numeri da un allegato. Il triage sull’intera casella arriva dopo, quando hai deciso quali sono le tue categorie.
Installa
Kerna appare nella barra laterale di Gmail o Outlook, che già utilizzi. La tua casella di posta non viene spostata e non viene importato nulla.
In Gmail In Outlook
Le domande che arrivano prima di installare
Le sei che tornano più spesso, con la risposta già pronta.
Devo cambiare programma di posta?
No. Kerna funziona come componente aggiuntivo dentro Gmail e Outlook, nella barra laterale della casella che usi già. Non si migra nulla e non si importa nulla.
Devo configurare tutto prima di poterlo usare?
No. Parti dalle categorie settoriali già pronte, dai set di campi di estrazione già pronti e dagli argomenti già pronti, e aggiungi i tuoi più avanti, quando trovi qualcosa che non è coperto.
Devo usare per forza tutte le funzioni?
No. Scegli quella adatta al lavoro da fare: ordinare la casella, riassumere una singola conversazione oppure esportare i dati di un allegato. Un lavoro più articolato ne userà diverse insieme.
Kerna invia le e-mail da sola?
No. Kerna prepara le bozze. Ogni messaggio lo leggi e lo invii tu da Gmail o da Outlook. Kerna non invia e-mail; su Gmail, Google chiama l’autorizzazione che consente a un componente aggiuntivo di scrivere una bozza «Manage drafts and send emails» (gestire le bozze e inviare e-mail), e Kerna la usa soltanto per la bozza.
Posso scrivere nella mia lingua a interlocutori all’estero?
Sì. Scrivi il messaggio nella tua lingua, lo controlli finché sei ancora in grado di leggerlo e lo traduci in quella del destinatario. Kerna copre 45 lingue in entrambe le direzioni.
Dove finiscono davvero le nostre e-mail quando usiamo uno strumento di IA?
Su Cloud Run in Belgio, su Firestore in Polonia, con l’elaborazione dei modelli affidata a OpenAI Ireland Limited sulla base di un accordo firmato di conservazione zero dei dati: il contenuto dei messaggi non viene conservato dopo che hai ricevuto il risultato. I dati personali vengono rimossi prima che il contenuto raggiunga il modello.
Affronta la prossima e-mail con Kerna
Inizia gratuitamente. Nessuna migrazione, nessuna carta e dati personali anonimizzati prima che qualsiasi contenuto raggiunga il modello.
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