Comment ça marche
Comment fonctionne Kerna : l’assistant e-mail IA installé dans Gmail et Outlook
Kerna prend en charge le travail qui arrive par e-mail : les demandes des clients, ce que vous avez convenu avec un fournisseur, les factures, la prochaine réponse sur un fil qui en compte déjà quarante. Il trie la boîte de réception selon vos propres catégories, résume la conversation, extrait les champs d’une pièce jointe et rédige la réponse — dans le Gmail ou l’Outlook que vous utilisez déjà.
45 langues·Des ensembles prêts à l’emploi pour 20 secteurs·Vous lisez et envoyez chaque message
Commencez par ce qui vous prend le plus de temps aujourd’hui
Une boîte de réception pleine, un fil que vous ne suivez plus, une facture dont les chiffres ont leur place dans une feuille de calcul. Ouvrez Kerna dans la barre latérale et choisissez ce dont vous avez besoin. Chaque fonction s’utilise seule, et elles se combinent dès qu’une même tâche en réclame plusieurs.
Trier la boîte de réception
Triage des e-mails : voyez quels messages attendent quelque chose de vous
Demandes de devis, informations d’un fournisseur et pièces pour le comptable arrivent toutes dans la même boîte de réception. Kerna les regroupe par nature, selon des catégories qui collent au travail que vous faites vraiment : vous choisissez par quoi commencer et vous traitez ensemble ce qui se ressemble.
Partez de l’un des vingt ensembles sectoriels, ou décrivez vos propres catégories — « à chiffrer », « en attente du fournisseur », « pour la compta ». Adaptez un ensemble prêt à l’emploi plutôt que de tout construire à partir de rien.
Par exemple: Dans la vente, les nouvelles demandes restent à part des négociations en cours. Aux achats, tout ce qui touche à une date de livraison modifiée se retrouve dans un même groupe.
Lancer le triage
Une seule action. Kerna lit le contenu de la boîte de réception et le range dans les catégories que vous avez choisies : l’un des vingt ensembles sectoriels, ou des catégories que vous avez écrites vous-même. La boîte de réception revient regroupée, et ce qui réclame votre attention aujourd’hui est séparé de tout le reste.
Le triage est une fonctionnalité à part entière, et non un préalable à la rédaction d’une réponse. Beaucoup de gens le lancent et s’arrêtent là : une boîte de réception rangée et un ordre de travail clair, c’est déjà un résultat, même un jour où vous n’écrivez aucune réponse.
Dans Gmail Dans Outlook
Résumés de fils
Résumé de fil : reprenez une conversation sans tout relire
Le client vient d’ajouter une réponse et vous devez savoir où en sont les choses. Kerna résume le fil : ce qui a été décidé, ce qui reste ouvert, et qui attend quoi de qui.
Par exemple: Reprendre une négociation après une semaine d’absence, ou récupérer la correspondance qu’un collègue vient de vous passer.
Résumer le fil
Quarante réponses, et une nouvelle vient encore de s’ajouter. Kerna vous donne la décision prise, la question encore ouverte et qui attend quoi de qui.
Dans Gmail Dans Outlook
Traduction
Traduction des e-mails : travaillez avec vos clients et vos fournisseurs en 45 langues
Un message arrive en allemand, en italien ou en espagnol. Lisez-le dans votre langue, écrivez la réponse dans votre langue, et envoyez-la dans la sienne. Tout l’échange se déroule dans la même boîte aux lettres, de la lecture de la demande à la réponse prête à partir.
Par exemple: Un fournisseur annonce de nouvelles conditions de livraison en allemand. Vous lisez la traduction, rédigez votre réponse dans votre langue, et la faites passer en allemand avant l’envoi.
Traduire ce qui est arrivé
Un fournisseur écrit dans une langue que vous ne lisez pas. Kerna couvre 45 langues, dans les deux sens, avec un réglage propre à chaque langue plutôt qu’un passage par un traducteur générique.
Dans Gmail Dans Outlook Retraduire la réponse
Vous avez lu l’original dans votre langue. La réponse repart dans l’autre sens, vers la langue que votre interlocuteur utilise réellement : il la reçoit dans la sienne, et vous ne quittez jamais la vôtre.
Dans Gmail Dans Outlook
Les données des pièces jointes
Les données des e-mails et des pièces jointes : dans une feuille de calcul, sans ressaisie
Le numéro de commande, la date de livraison, le total de la facture, l’adresse du destinataire. Kerna extrait les champs que vous désignez directement du message, et des pièces jointes PDF, DOC et XLS.
Pour une pièce jointe, choisissez l’un des cent ensembles de champs prêts à l’emploi répartis sur vingt secteurs, et ajoutez les vôtres — un numéro de commande interne, par exemple. Vérifiez ce qui a été lu, puis exportez vers un document ou une feuille de calcul.
Par exemple: Une facture arrive en PDF. Vous choisissez les champs dont votre comptabilité a besoin, vous vérifiez ce que Kerna a lu sur le document, et vous l’exportez vers une feuille de calcul.
Extraire les champs du message
Le numéro de commande, la date, le montant, l’adresse : tout cela dans le corps de l’e-mail, et non en pièce jointe. Kerna les ressort sous forme de champs nommés au lieu de vous laisser faire défiler et copier.
Dans Gmail Dans Outlook Ouvrir le message
Celui qui porte le PDF, le DOC ou le XLS. Kerna est déjà dans la barre latérale : pas d’envoi de fichier à part, pas de second outil à ouvrir.
Dans Gmail Dans Outlook Choisir l’ensemble de champs
Une centaine d’ensembles prêts à l’emploi, vingt secteurs multipliés par cinq types de documents. Les champs sont nommés avant même que vous commenciez, et c’est toute la différence entre un outil que vous utilisez aujourd’hui et un outil que vous comptiez configurer.
Dans Gmail Dans Outlook Ajouter vos propres champs
Partez d’un ensemble prêt à l’emploi et adaptez-le. Ajoutez la référence interne sur laquelle travaille votre équipe financière, et Kerna la cherchera aussi, à côté de celles fournies avec l’ensemble.
Dans Gmail Dans Outlook Vérifier, puis exporter
Un Google Sheets ou un Google Docs depuis Gmail, un fichier Excel, Word ou CSV depuis Outlook. Un nouveau fichier à chaque fois : rien de ce que vous avez déjà n’est complété ni écrasé.
Dans Gmail Dans Outlook
Dans Gmail
Une pièce jointe à la fois, exportée vers un Google Sheets ou un Google Docs. Un nouveau fichier à chaque fois : rien de ce que vous avez déjà n’est complété ni écrasé.
Dans Outlook
Toutes les pièces jointes du message en une seule passe, ou une seule si c’est tout ce dont vous avez besoin, exportées vers un fichier Excel, Word ou CSV. Un nouveau fichier à chaque fois.
Réponses IA
Réponses IA : dites ce que le message doit obtenir, recevez un brouillon
Confirmer ce qui a été convenu, demander un délai, refuser les conditions posées sur la table. Choisissez à quoi sert la réponse, réglez le ton, et ajoutez les éléments qui doivent y figurer.
Kerna rédige le brouillon à partir du fil et de ce que vous avez choisi. Huit finalités possibles pour une réponse et sept tons : le message s’ajuste à la situation comme à votre relation avec la personne qui va le lire. Le brouillon arrive dans la fenêtre de réponse habituelle de Gmail ou d’Outlook : vous le lisez, vous modifiez ce que vous voulez, et vous appuyez sur Envoyer.
Par exemple: Un client demande une livraison plus tôt. Vous donnez la date que vous pouvez tenir, vous choisissez le ton, et vous générez une réponse qui porte votre proposition.
Générer la réponse
Décidez d’abord, modifiez ensuite. Sept tons et huit finalités possibles : refuser fermement, accepter sous condition, demander un délai, relancer une facture. C’est ce choix fait en amont qui vous évite de réécrire un brouillon générique pour retrouver le registre qu’il vous fallait depuis le début. Kerna la rédige à partir du fil et de ce que vous venez de choisir : le brouillon sait déjà ce qui a été demandé et ce qui a été convenu.
Dans Gmail Dans Outlook Vous appuyez sur Envoyer
Kerna n’envoie jamais rien. Le brouillon attend dans votre fenêtre de réponse jusqu’à ce que vous l’ayez lu et envoyé vous-même — ce qui compte partout où le travail doit pouvoir être contrôlé.
Dans Gmail Dans Outlook
Nouveaux messages
Écrire un nouvel e-mail : d’une idée encore floue à un message avec son objet
Une demande à un nouveau fournisseur, une proposition de rendez-vous, une relance de paiement. Kerna intervient quand c’est vous qui ouvrez la conversation et qu’il n’y a rien à quoi répondre.
Choisissez les destinataires, puis partez de l’un des 200 sujets prêts à l’emploi couvrant vingt secteurs, d’une instruction que vous avez enregistrée, ou d’une description du message que vous n’écrivez qu’une fois. Complétez les précisions, réglez le ton, et Kerna rédige l’objet et le corps du message.
Choisir les destinataires
Saisissez les adresses, prenez-les dans vos contacts Gmail ou Outlook, ou importez-les depuis Excel si vous êtes sur Outlook.
Dans Gmail Dans Outlook Choisir l’origine du message
Trois possibilités, chacune avec son rôle. Une instruction enregistrée plus tôt et que vous réutilisez. L’un des 200 sujets, dix pour chacun des vingt secteurs. Ou une description écrite pour ce seul message et que vous ne conservez pas.
Dans Gmail Dans Outlook Donner les précisions
Les noms, les dates, les montants. Un court formulaire vous demande ce sans quoi le message ne peut pas s’écrire, au lieu de vous laisser vous rappeler tout seul ce que vous avez oublié de mentionner.
Dans Gmail Dans Outlook Régler le ton
Le même réglage que pour une réponse. La manière dont le message doit être reçu est une décision, et non quelque chose à découvrir en le réécrivant quatre fois.
Dans Gmail Dans Outlook Le générer dans la langue dans laquelle vous pensez
Un brouillon complet, objet déjà rédigé. Écrivez-le dans la langue que vous pouvez réellement juger, car on ne vérifie pas un brouillon qu’on ne sait pas lire.
Dans Gmail Dans Outlook Puis le traduire dans la leur
Un second passage, vers l’une des 45 langues. Vous avez vérifié le message tant qu’il était encore dans votre langue, et le destinataire le reçoit dans celle qu’il utilise.
Dans Gmail Dans Outlook Il arrive dans votre fenêtre de rédaction
Et il s’y arrête, exactement comme une réponse. Rien ne part nulle part tant que vous n’avez pas appuyé sur Envoyer.
Dans Gmail Dans Outlook
Premiers pas
Comment commencer avec Kerna
Ajoutez Kerna à votre messagerie depuis Google Workspace Marketplace ou Microsoft AppSource, puis ouvrez son panneau dans le Gmail ou l’Outlook que vous utilisez déjà.
Commencez par une seule tâche plutôt que par toutes : résumez un fil interminable, rédigez une réponse qui attend, ou sortez les chiffres d’une pièce jointe. Le triage de toute la boîte de réception viendra quand vous aurez arrêté vos catégories.
Installer
Kerna apparaît dans la barre latérale du Gmail ou de l’Outlook que vous utilisez déjà. Votre boîte aux lettres ne bouge pas et rien n’est importé.
Dans Gmail Dans Outlook
Les questions que l’on se pose avant d’installer
Les six qui reviennent le plus souvent. La réponse est là avant même la question.
Dois-je changer de logiciel de messagerie ?
Non. Kerna fonctionne comme un module complémentaire dans Gmail et Outlook, dans la barre latérale de la boîte aux lettres que vous utilisez déjà. Rien n’est migré, rien n’est importé.
Faut-il tout configurer avant de pouvoir s’en servir ?
Non. Partez des catégories sectorielles prêtes à l’emploi, des ensembles de champs d’extraction prêts à l’emploi et des sujets de messages prêts à l’emploi. Vous ajouterez les vôtres plus tard, le jour où vous tomberez sur un cas qu’ils ne couvrent pas.
Faut-il utiliser toutes les fonctionnalités ?
Non. Prenez celle qui correspond à la tâche. Trier la boîte de réception, résumer une seule conversation, ou exporter les données d’une pièce jointe. Un dossier plus lourd en mobilisera plusieurs à la fois.
Kerna envoie-t-il des e-mails de lui-même ?
Non. Kerna prépare des brouillons. Vous lisez chaque message et vous l’envoyez vous-même depuis Gmail ou Outlook. Kerna n’envoie pas d’e-mails lui-même ; sur Gmail, Google désigne l’autorisation qui permet à un module complémentaire d’écrire un brouillon par « Manage drafts and send emails » (gérer les brouillons et envoyer des e-mails), et Kerna ne s’en sert que pour le brouillon.
Puis-je écrire dans ma langue à des interlocuteurs à l’étranger ?
Oui. Rédigez le message dans votre langue, vérifiez-le tant que vous pouvez encore le lire, puis traduisez-le dans celle du destinataire. Kerna couvre 45 langues, dans les deux sens.
Où vont réellement nos e-mails quand nous utilisons un outil d’IA ?
Cloud Run en Belgique, Firestore en Pologne, et le traitement par le modèle confié à OpenAI Ireland Limited dans le cadre d’un accord signé de conservation nulle des données : le contenu des messages n’est pas conservé une fois votre résultat renvoyé. Les données personnelles sont supprimées avant que le contenu n’atteigne le modèle.
Traitez le prochain e-mail avec Kerna
Commencez gratuitement. Aucune migration, aucune carte bancaire, et les données personnelles sont anonymisées avant que quoi que ce soit n’atteigne le modèle.