Triage de la boîte de réception · Outlook
Triage AI des e-mails pour Outlook
Kerna trie vos messages ouverts dans Outlook selon les catégories que vous définissez, dès que vous le lui demandez. Pas dans « Prioritaire » ni « Autres ». Pas selon ce que quelqu’un d’autre considère comme important dans votre entreprise.
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Le problème
Le problème n’est pas le volume. C’est que la boîte de réception n’a aucune structure.
Une boîte aux lettres opérationnelle est une file de tâches sans lien et sans ordre : une demande de devis, une modification de spécifications, une facture faisant l’objet d’une relance, une réclamation et une newsletter, toutes affichées de la même manière.
- Quelqu’un lit chaque message pour déterminer lesquels comptent, deux fois par jour, pour toujours.
- Le message urgent apparaît tard, parce qu’il ressemblait aux quarante autres.
- Le travail reste dans une boîte aux lettres personnelle, dont personne d’autre ne peut voir l’état.
- La personne qui sait comment fonctionne la boîte de réception devient le goulot d’étranglement de l’équipe.
Le processus
Comment fonctionne le triage
Trois étapes, et vous contrôlez la troisième.
- 01
Ouvrez Outlook et appuyez sur Triage
Kerna apparaît dans le ruban. Rien n’est lu avant que vous appuyiez dessus : le complément ne scanne, n’indexe ni ne surveille la boîte aux lettres.
- 02
Vos messages ouverts sont triés dans vos catégories
Chaque message est placé dans l’une de vos catégories, avec la raison visible, afin que vous voyiez d’un coup d’œil ce que contient réellement la boîte de réception.
- 03
La suite vous appartient
Rien n’est classé, archivé ni répondu tout seul. Kerna trie et affiche la raison du classement ; agir reste votre étape.
La différence
Les catégories sont les vôtres
C’est là toute la différence. Un jeu figé d’étiquettes de productivité — important, promotions, mises à jour — décrit le courrier en général. Vos catégories décrivent votre travail : ce que le message demande de faire, dans les mots que votre équipe emploie déjà pour cela.
Cinq catégories intégrées pour commencer
Remplacez-les par les vôtres, jusqu’à six
Les cinq catégories par défaut sont un point de départ, pas le produit. Ajoutez les catégories dont votre équipe parle réellement — Demande de devis, Modification de spécifications, Relance de paiement, Réclamation — et Kerna les utilisera à la place.
Ou commencez avec l’une des 20 taxonomies sectorielles
Vingt ensembles de catégories conçus pour des secteurs précis, du droit et de l’industrie au recrutement et à la construction. Commencez par celui qui se rapproche le plus de votre activité et modifiez-le, plutôt que de partir d’une liste vide.
Le triage fonctionne à la demande et ne classe rien de lui-même
Le triage est une action que vous déclenchez. Rien n’est déplacé, archivé ni traité sans votre décision — et rien n’est lu entre les moments où vous le demandez.
Alternatives
Là où s’arrêtent les alternatives
Ce n’est pas une critique : elles sont conçues pour un autre travail.
- Boîte de réception Prioritaire
- Deux compartiments, et vous pouvez l’entraîner : Microsoft vous laisse déplacer un message vers l’autre compartiment et indiquer où classer cet expéditeur la prochaine fois. Ce que Focused Inbox ne sait pas faire, c’est trier selon ce que demande le message : il juge l’importance personnelle, pas la catégorie opérationnelle, et deux compartiments restent deux compartiments, aussi bien entraînés soient-ils.
- Règles de boîte de réception
- Déterministes, elles correspondent aux expéditeurs et aux chaînes de caractères des objets, pas à ce que demande le message. Une demande de devis et une réclamation du même client arrivent au même endroit.
- Un assistant général auquel vous donnez des prompts
- Bon pour rédiger. Mais les catégories n’existent que dans ce que vous y tapez : rien ne se reporte d’une exécution à la suivante tant que vous ne le recollez pas.
- Le développer vous-même
- Une vraie option pour certaines équipes. Il faut un contrat de modèle, une boucle d’évaluation pour savoir si le tri vaut quelque chose, et quelqu’un pour tenir le jeu de catégories à mesure que l’activité évolue — c’est ce dernier point qui survit au projet.
Une comparaison plus complète et datée de tous les outils de cette catégorie se trouve sur la page de comparaison.
Après le triage
Et une fois que la boîte de réception est structurée
Le triage est le point d’entrée. Le travail qui suit reste le même.
Résumés des fils de discussion et récupération du contexte
Reprenez un fil de discussion que vous n’avez jamais lu. Kerna lit toute la conversation et vous fournit un résumé bref, standard ou détaillé — suffisamment pour répondre sans remonter six semaines en arrière.
Extraction structurée depuis la pièce jointe
Les détails opérationnels se trouvent généralement dans le PDF, pas dans le message. Kerna extrait les dates, quantités, références et engagements dans un tableau sur lequel vous pouvez agir.
45 langues, y compris le fil que vous redoutez
Lisez, résumez, traduisez et répondez dans 45 langues, pour qu’un fournisseur qui écrit en italien ne provoque pas deux jours de retard.
La rédaction s’arrête dans la fenêtre de composition
Kerna rédige la réponse et vous la présente. Il n’envoie pas d’e-mails : la dernière étape vous appartient toujours.
L’extraction dispose de sa propre page, avec les préréglages, les cibles d’exportation et ce qui arrive au document : extraction des données de pièces jointes. Pour découvrir la catégorie plus large et les sept questions à poser à tout fournisseur, lisez notre page sur la gestion des boîtes aux lettres opérationnelles.
Données
Ce que demanderont l’IT et les achats
La version courte. La version longue, avec la source de chaque affirmation, se trouve sur la page Trust.
- Les données personnelles sont masquées dans le message avant que quoi que ce soit n’atteigne le modèle, dans le cadre du propre traitement de Kerna.
- Le contenu du message est conservé en mémoire pendant la durée de la requête, puis supprimé. La durée de conservation du contenu des e-mails est nulle.
- Rien n’est utilisé pour entraîner un modèle, le nôtre ou celui d’OpenAI.
- Notre accord avec OpenAI prévoit une conservation nulle des données : le contenu n’est pas conservé une fois votre requête traitée.
- L’application s’exécute sur Google Cloud Run en Belgique, et les données de compte se trouvent dans Firestore en Pologne.
- Le complément Outlook dispose de l’attestation de l’éditeur Microsoft (Publisher Attestation) : une auto-évaluation publiée dans le cadre du programme de conformité des applications Microsoft, et non un audit indépendant.
Tout ce qui précède, avec la clause dont il provient et la liste complète des autorisations, se trouve sur la page Trust.
Ce qu’il vous faut pour l’utiliser
- Une boîte aux lettres hébergée par Microsoft : Microsoft 365, Exchange Online ou Outlook.com.
- Microsoft ne charge pas les compléments sur les comptes connectés via POP ou IMAP, et les boîtes aux lettres hébergées sur un serveur Exchange local ne sont pas prises en charge.
- Fonctionne dans Outlook sur le web, le nouvel Outlook pour Windows et Mac, ainsi que dans Outlook classique pour ordinateur.
- Un administrateur Microsoft 365 peut le déployer dans toute l’organisation depuis le centre d’administration. Chaque personne doit néanmoins se connecter individuellement pour associer son abonnement.
Ce que cela coûte
Starter est à 0 € et comprend un quota de jetons d’essai. Standard est à 12 € par mois, Pro à 22 €, et Business à 69 € pour un maximum de cinq sièges partageant 7 500 000 jetons. Le tri figure dans tous les forfaits, y compris le gratuit : ce qui change d’un forfait à l’autre, c’est le volume que vous pouvez y faire passer et le nombre de personnes sur le compte.
Voir les offresEssayez-le sur la boîte de réception de ce matin
Starter est à 0 € et comprend toutes les fonctionnalités, avec un quota de jetons d’essai pour les tester. Installez-le, appuyez une fois sur Triage et voyez si les catégories qui reviennent sont celles que vous auriez écrites.