Envoyer vers · Outlook
Vos commandes reçues par e-mail arrivent dans votre tableur ou votre ERP, sans ressaisie
Commandes, demandes de devis et réclamations arrivent par e-mail. Kerna en lit les informations et remplit un formulaire que vous pouvez vérifier et corriger. Une fois que vous l'avez validé, Kerna transmet les données à votre automatisation Make, Zapier ou Power Automate, qui les enregistre dans votre tableur, votre CRM ou votre ERP.
Informations vérifiées par rapport au produit le .
Le problème
La commande est dans la boîte de réception. Il faut encore la faire entrer dans le système.
Quelqu'un lit l'e-mail, ouvre le PDF et ressaisit les informations dans un autre système. Et recommence pour chaque commande suivante.
- Une erreur de ressaisie sur une quantité peut se traduire par une livraison erronée.
- La commande attend que la personne chargée de la saisie ait le temps de s'en occuper.
- Connecter la messagerie au système de gestion des commandes nécessite souvent un développeur.
- L'e-mail d'un fournisseur étranger doit d'abord être compris pour que les informations soient saisies correctement.
Envoyez les données de la commande au système qui la traite.
Kerna remplit un formulaire avec les données d'une commande, d'une demande de devis, d'une réclamation, d'un bon de livraison ou d'une facture. Vous vérifiez les données et validez l'envoi, puis Kerna les transmet à Make, Zapier, Power Automate ou à tout autre système qui accepte les webhooks. Sur toutes les offres.
Envoyer vers · Outlook
Fonctionnement
Trois étapes. Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas validé les données.
La fonction Envoyer vers est disponible dans le complément Outlook, sur toutes les offres.
- 01
Choisissez une destination
Ouvrez l'e-mail et cliquez sur Envoyer vers… dans Analyser, dans Pièces jointes, sur une ligne du tri ou dans l'onglet Envoyer vers. Choisissez ensuite où envoyer les données.
- 02
Vérifiez le formulaire
Kerna lit l'e-mail et remplit le formulaire. Si la destination est configurée pour lire les pièces jointes, il lit aussi jusqu'à trois fichiers PDF, Word, Excel ou CSV.
Vérifiez les données et corrigez ce qui doit l'être. Pour afficher les valeurs dans une autre langue, choisissez-la sous Valeurs en.
- 03
Envoyez
Cliquez sur Envoyer pour transmettre les données validées à l'adresse que vous avez configurée. La requête est signée : le système destinataire peut ainsi vérifier qu'elle provient de Kerna. Les valeurs conservent leur type : les nombres et les montants restent des nombres, les dates restent des dates.
Ce que Kerna remplit
Que peut lire Kerna ?
Pour chaque destination, vous choisissez lors de sa configuration un type de document ou un ensemble de champs que vous définissez vous-même.
- Commande
- Détails de la commande et lignes d'articles, avec quantités et unités.
- Demande de devis
- Client, contact, sa référence, dates du devis et de livraison, lieu de livraison, ainsi que les lignes d'articles avec codes article, quantités et unités.
- Réclamation
- Client, contact, référence de commande, produit, le problème dans ses propres mots, la solution qu'il demande et l'échéance.
- Bon de livraison
- Détails de la livraison et lignes d'articles.
- Facture
- Détails de la facture et lignes d'articles.
- Vos propres champs
- Jusqu'à 30 champs et jusqu'à 12 colonnes de lignes d'articles, que vous nommez vous-même.
Les noms techniques des champs restent en anglais quelle que soit la langue de l'interface, car le système destinataire s'en sert pour faire correspondre les données. Les nombres, montants, dates, codes et noms conservent leurs valeurs d'origine. Si une valeur ne peut pas être lue avec certitude, son champ reste vide.
Configuration
À configurer une seule fois, pour tous les e-mails suivants
C'est le responsable d'équipe qui configure les destinations. Si vous ne faites pas partie d'une équipe, vous les configurez vous-même.
Dans Envoyer vers d'autres systèmes, cliquez sur Ajouter une destination, collez l'adresse, puis cliquez sur Envoyer un test pour que le système destinataire reçoive des données d'exemple.
- Make
Custom webhook
Ajoutez Webhooks → Custom webhook et copiez l'adresse générée. Après le test envoyé par Kerna, associez les champs aux colonnes ou aux champs du module suivant, par exemple Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Ajoutez Webhooks by Zapier → Catch Hook et copiez l'adresse générée. Après le test envoyé par Kerna, associez les champs dans l'étape suivante de votre Zap.
Webhooks by Zapier nécessite une offre Zapier payante.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Ajoutez le déclencheur When an HTTP request is received. Réglez Who can trigger the flow sur Anyone, enregistrez le flux et copiez l'adresse générée. Générez ensuite le schéma à partir des données d'exemple.
Ce déclencheur nécessite l'accès aux connecteurs premium.
- Webhook
Votre propre endpoint
Saisissez une adresse HTTPS qui accepte les requêtes POST. Le secret de signature de la destination permet à votre système de vérifier chaque requête.
Données et conservation
Ce que demanderont la DSI et les achats
Kerna ne conserve aucune copie de ce qu'il envoie.
- Ce qui est envoyé : les valeurs que vous avez validées, ainsi que des informations sur l'e-mail et sur l'envoi : l'objet de l'e-mail, le nom et l'adresse de l'expéditeur (sauf si la destination est configurée pour les omettre), son heure de réception, la boîte aux lettres, un lien vers l'e-mail, son identifiant de message et l'adresse de la personne qui a validé l'envoi. Le texte de l'e-mail et ses pièces jointes ne sont jamais envoyés.
- Quand l'envoi a lieu : uniquement après que quelqu'un a validé les valeurs et cliqué sur Envoyer.
- Ce que lit l'IA : l'e-mail et, si la destination est configurée pour les lire, jusqu'à trois pièces jointes. Les numéros de carte, les IBAN et les numéros d'identité nationaux sont d'abord remplacés par des marqueurs de substitution (politique de confidentialité, section 2.9).
- Ce que conserve Kerna : les paramètres de la destination et, pendant 90 jours, un journal de chaque envoi : qui l'a effectué, quand, et s'il est bien arrivé. Le journal ne contient aucune valeur ni aucun contenu d'e-mail.
- Ce qui se passe une fois les données livrées : votre équipe choisit et contrôle le service destinataire, et ses propres conditions s'appliquent aux données qu'il reçoit.
La liste complète de ce que Kerna stocke, et pendant combien de temps, se trouve sur la page Trust.
Ce qu'il vous faut
- Kerna pour Outlook.
- Un compte Make, Zapier ou Power Automate, ou votre propre endpoint HTTPS.
- Une destination configurée une fois, par le responsable d'équipe ou par vous-même si vous ne faites pas partie d'une équipe.
Ce que cela coûte
La fonction Envoyer vers est incluse dans toutes les offres Kerna, y compris l'offre gratuite Starter. La lecture de l'e-mail et la traduction des valeurs consomment des jetons de votre allocation. L'envoi lui-même n'en consomme aucun.
Voir les offresEssayez-le sur vos propres commandes.
Kerna fonctionne dans l'Outlook que vous utilisez déjà. Configurez une destination, ouvrez un e-mail de commande et regardez les données arriver dans votre tableur ou votre système.