Отправить в… · Outlook
Заказы из почты — в вашу таблицу или ERP, без перепечатывания
Заказы, запросы КП и рекламации приходят по почте. Kerna считывает из письма нужные данные и заполняет форму, которую вы можете проверить и исправить. После вашего подтверждения Kerna передаёт данные в вашу автоматизацию в Make, Zapier или Power Automate, а она записывает их в таблицу, CRM или ERP.
Факты сверены с продуктом по состоянию на .
Проблема
Заказ уже во входящих. Но его ещё нужно внести в систему.
Кто-то читает письмо, открывает PDF и перепечатывает данные в другую систему. И так с каждым следующим заказом.
- Ошибка при перепечатывании количества может обернуться неправильной поставкой.
- Заказ ждёт, пока у сотрудника, который вносит заказы, найдётся на него время.
- Чтобы связать почту с системой заказов, часто нужен разработчик.
- Письмо от иностранного поставщика нужно сначала понять, чтобы правильно внести данные.
Отправьте данные заказа в систему, которая его обрабатывает.
Kerna заполняет форму данными из заказа, запроса КП, рекламации, накладной или счёта. Вы проверяете данные и подтверждаете отправку, а Kerna передаёт их в Make, Zapier, Power Automate или любую другую систему, которая принимает вебхуки. На всех тарифах.
Отправить в… · Outlook
Как это работает
Три шага. Ничего не отправляется, пока вы не подтвердите данные.
Функция Отправить в… есть в надстройке Outlook на всех тарифах.
- 01
Выберите назначение
Откройте письмо и нажмите Отправить в… на вкладке Анализ или Вложения, в строке сортировки или на вкладке Отправить в…. Затем выберите, куда отправить данные.
- 02
Проверьте форму
Kerna читает письмо и заполняет форму. Если назначение настроено на чтение вложений, Kerna также читает до трёх файлов PDF, Word, Excel или CSV.
Проверьте данные и исправьте всё, что нужно. Чтобы увидеть значения на другом языке, выберите его в поле Язык значений.
- 03
Отправьте
Нажмите Отправить, чтобы передать подтверждённые данные на адрес, указанный при настройке. Запрос подписан, поэтому принимающая система может проверить, что он пришёл от Kerna. Значения сохраняют свои типы: числа и суммы передаются числами, даты — датами.
Что заполняется
Что Kerna может прочитать?
При настройке назначения вы выбираете для него один тип документа или собственный набор полей.
- Заказ
- Реквизиты заказа и позиции с количеством и единицами измерения.
- Запрос коммерческого предложения
- Клиент, контактное лицо, внутренний номер клиента, сроки предложения и поставки, место поставки, а также позиции с артикулами, количеством и единицами измерения.
- Рекламация
- Клиент, контактное лицо, номер заказа, продукт, суть проблемы словами клиента, требуемое решение и срок.
- Накладная
- Данные о поставке и позиции.
- Счёт
- Реквизиты счёта и позиции.
- Ваши собственные поля
- До 30 полей и до 12 столбцов для позиций — с вашими названиями.
Технические названия полей остаются на английском независимо от языка интерфейса, потому что принимающая система сопоставляет данные именно по ним. Числа, суммы, даты, коды и имена сохраняют исходные значения. Если значение не удаётся прочитать с уверенностью, поле остаётся пустым.
Настройка
Настройте один раз — и используйте для каждого следующего письма
Назначения настраивает руководитель команды. Если вы не состоите в команде, настройте их сами.
В разделе Отправка в другие системы нажмите Добавить назначение, вставьте адрес и нажмите Отправить тест, чтобы принимающая система получила пример данных.
- Make
Custom webhook
Добавьте модуль Webhooks → Custom webhook и скопируйте выданный им адрес. После теста из Kerna сопоставьте поля со столбцами или полями следующего модуля, например Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Добавьте Webhooks by Zapier → Catch Hook и скопируйте выданный адрес. После теста из Kerna сопоставьте поля в следующем шаге вашего Zap.
Для Webhooks by Zapier нужен платный тариф Zapier.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Добавьте триггер When an HTTP request is received. Для параметра Who can trigger the flow выберите значение Anyone, сохраните поток и скопируйте выданный адрес. Затем сгенерируйте схему на основе примера данных.
Для этого триггера нужен доступ к премиум-коннекторам.
- Webhook
Собственный эндпоинт
Укажите HTTPS-адрес, который принимает запросы POST. Секрет подписи назначения позволяет вашей системе проверять каждый запрос.
Данные и хранение
О чём спросят ИТ-отдел и закупки
Kerna не хранит копию того, что отправляет.
- Что отправляется: подтверждённые вами значения, а также сведения о письме и об отправке: тема письма, имя и адрес отправителя (если назначение не настроено так, чтобы их не передавать), время получения, почтовый ящик, ссылка на письмо, идентификатор сообщения и адрес пользователя, подтвердившего отправку. Текст письма и вложенные файлы не отправляются никогда.
- Когда отправляется: только после того, как кто-то подтвердил значения и нажал Отправить.
- Что читает ИИ: письмо и до трёх вложений, если назначение настроено на их чтение. Номера карт, IBAN и национальные идентификационные номера предварительно заменяются заглушками (политика конфиденциальности, раздел 2.9).
- Что хранит Kerna: настройки назначения и в течение 90 дней — журнал каждой отправки: кто отправил, когда и дошла ли она. В журнале нет ни значений, ни содержимого писем.
- Что происходит после доставки: принимающий сервис выбирает и контролирует ваша команда, и к получаемым им данным применяются его собственные условия.
Полный перечень того, что хранит Kerna и как долго, — на странице Trust.
Что нужно
- Kerna для Outlook.
- Аккаунт Make, Zapier или Power Automate либо собственный HTTPS-эндпоинт.
- Назначение, один раз настроенное руководителем команды или вами, если вы не состоите в команде.
Сколько это стоит
Функция Отправить в… доступна на всех тарифах Kerna, включая бесплатный Starter. Чтение письма и перевод значений расходуют токены из вашего лимита. Сама отправка токенов не расходует.
Посмотрите тарифыПопробуйте на своих заказах.
Kerna работает внутри Outlook, которым вы уже пользуетесь. Настройте одно назначение, откройте письмо с заказом и посмотрите, как данные появятся в вашей таблице или системе.