Senden an · Outlook
Bestellungen aus E-Mails landen in Ihrer Tabelle oder Ihrem ERP – ganz ohne Abtippen
Bestellungen, Angebotsanfragen und Reklamationen kommen per E-Mail. Kerna liest die Angaben aus und füllt damit ein Formular, das Sie prüfen und korrigieren können. Sobald Sie es freigeben, übergibt Kerna die Daten an Ihre Automatisierung in Make, Zapier oder Power Automate, die sie in Ihre Tabelle, Ihr CRM oder Ihr ERP schreibt.
Angaben anhand des Produkts geprüft, Stand: .
Das Problem
Die Bestellung liegt im Posteingang. Ins System muss sie erst noch gelangen.
Jemand liest die E-Mail, öffnet das PDF und tippt die Angaben in ein anderes System ab. Und das bei jeder weiteren Bestellung wieder.
- Ein Tippfehler bei einer Menge kann zu einer Falschlieferung führen.
- Die Bestellung wartet, bis die Person, die Bestellungen erfasst, Zeit dafür hat.
- Um E-Mails an das Bestellsystem anzubinden, braucht es oft einen Entwickler.
- Die E-Mail eines ausländischen Lieferanten muss erst verstanden werden, bevor sich die Angaben korrekt erfassen lassen.
Bestelldaten an das System senden, das die Bestellung weiterverarbeitet.
Kerna füllt ein Formular mit den Angaben aus einer Bestellung, Angebotsanfrage, Reklamation, einem Lieferschein oder einer Rechnung. Sie prüfen die Daten und geben den Versand frei, dann übergibt Kerna sie an Make, Zapier, Power Automate oder jedes andere System, das Webhooks annimmt. In jedem Tarif.
Senden an · Outlook
Der Ablauf
Drei Schritte. Nichts wird gesendet, bevor Sie die Daten freigeben.
Senden an ist Teil des Outlook-Add-ins, in jedem Tarif.
- 01
Ziel wählen
Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Senden an…, und zwar unter Analyse, unter Anhänge, in einer Triage-Zeile oder auf dem Tab Senden an. Wählen Sie dann, wohin die Daten gehen sollen.
- 02
Formular prüfen
Kerna liest die E-Mail und füllt das Formular aus. Ist das Ziel so eingestellt, dass Anhänge gelesen werden, liest Kerna außerdem bis zu drei PDF-, Word-, Excel- oder CSV-Dateien.
Prüfen Sie die Daten und korrigieren Sie, was nötig ist. Um die Werte in einer anderen Sprache zu sehen, wählen Sie diese unter Sprache der Werte.
- 03
Senden
Klicken Sie auf Senden, um die freigegebenen Daten an die eingerichtete Adresse zu übergeben. Die Anfrage ist signiert, sodass das empfangende System prüfen kann, dass sie von Kerna stammt. Die Werte behalten ihren Datentyp: Zahlen und Beträge als Zahlen, Datumsangaben als Datum.
Was es ausfüllt
Was kann Kerna auslesen?
Beim Einrichten wählen Sie für jedes Ziel eine Dokumentart oder einen Satz eigener Felder.
- Bestellung
- Bestelldaten und Positionen, mit Mengen und Einheiten.
- Angebotsanfrage
- Kunde, Ansprechpartner, Kundenreferenz, Angebots- und Liefertermine, Lieferort sowie Positionen mit Artikelnummern, Mengen und Einheiten.
- Reklamation
- Kunde, Ansprechpartner, Bestellreferenz, Produkt, das Problem in den Worten des Kunden, die gewünschte Lösung und die Frist.
- Lieferschein
- Lieferdaten und Positionen.
- Rechnung
- Rechnungsdaten und Positionen.
- Eigene Felder
- Bis zu 30 Felder und bis zu 12 Positionsspalten, die Sie selbst benennen.
Die technischen Feldnamen bleiben unabhängig von der Oberflächensprache auf Englisch, weil das empfangende System die Daten anhand dieser Namen zuordnet. Zahlen, Beträge, Datumsangaben, Codes und Namen behalten ihre ursprünglichen Werte. Lässt sich ein Wert nicht sicher lesen, bleibt sein Feld leer.
Einrichtung
Einmal einrichten, für jede weitere E-Mail nutzen
Ziele richtet die Teamleitung ein. Wenn Sie keinem Team angehören, richten Sie sie selbst ein.
Klicken Sie unter An andere Systeme senden auf Ziel hinzufügen, fügen Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Test senden, damit das empfangende System Beispieldaten erhält.
- Make
Custom webhook
Fügen Sie Webhooks → Custom webhook hinzu und kopieren Sie die angezeigte Adresse. Ordnen Sie nach dem Test aus Kerna die Felder den Spalten oder Feldern im nächsten Modul zu, zum Beispiel Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Fügen Sie Webhooks by Zapier → Catch Hook hinzu und kopieren Sie die angezeigte Adresse. Ordnen Sie nach dem Test aus Kerna die Felder im nächsten Schritt Ihres Zaps zu.
Webhooks by Zapier setzt einen kostenpflichtigen Zapier-Tarif voraus.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Fügen Sie den Trigger When an HTTP request is received hinzu. Setzen Sie Who can trigger the flow auf Anyone, speichern Sie den Flow und kopieren Sie die angezeigte Adresse. Generieren Sie anschließend das Schema aus den Beispieldaten.
Für diesen Trigger benötigen Sie Zugriff auf Premium-Connectors.
- Webhook
Ihr eigener Endpunkt
Geben Sie eine HTTPS-Adresse ein, die POST-Anfragen annimmt. Mit dem Signaturschlüssel des Ziels kann Ihr System jede Anfrage verifizieren.
Daten und Aufbewahrung
Was IT und Einkauf fragen werden
Kerna behält keine Kopie dessen, was es sendet.
- Was gesendet wird: die von Ihnen freigegebenen Werte sowie Angaben zur E-Mail und zum Versand: der Betreff der E-Mail, Name und Adresse des Absenders (sofern das Ziel nicht so eingestellt ist, dass sie weggelassen werden), der Empfangszeitpunkt, das Postfach, ein Link zur E-Mail, ihre Nachrichten-ID und die Adresse der Person, die den Versand freigegeben hat. Der Text der E-Mail und ihre angehängten Dateien werden nie gesendet.
- Wann gesendet wird: erst, nachdem jemand die Werte freigegeben und auf Senden geklickt hat.
- Was die KI liest: die E-Mail und, sofern das Ziel so eingestellt ist, bis zu drei Anhänge. Kartennummern, IBANs und nationale Ausweisnummern werden vorher durch Platzhalter ersetzt (Datenschutzerklärung, Abschnitt 2.9).
- Was Kerna aufbewahrt: die Einstellungen des Ziels und 90 Tage lang ein Protokoll jedes Versands: wer gesendet hat, wann und ob die Daten angekommen sind. Das Protokoll enthält keine Werte und keine E-Mail-Inhalte.
- Was nach der Zustellung passiert: Ihr Team wählt den empfangenden Dienst aus und kontrolliert ihn, und für die empfangenen Daten gelten dessen eigene Bedingungen.
Die vollständige Liste dessen, was Kerna speichert und wie lange, finden Sie auf der Trust-Seite.
Was Sie brauchen
- Kerna für Outlook.
- Ein Konto bei Make, Zapier oder Power Automate oder Ihr eigener HTTPS-Endpunkt.
- Ein einmalig eingerichtetes Ziel, von der Teamleitung oder von Ihnen selbst, wenn Sie keinem Team angehören.
Was es kostet
Senden an ist in jedem Kerna-Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Das Lesen der E-Mail und das Übersetzen der Werte verbrauchen Token aus Ihrem Kontingent. Das Senden selbst verbraucht keine.
Tarife ansehenTesten Sie es mit Ihren eigenen Bestellungen.
Kerna arbeitet in dem Outlook, das Sie bereits nutzen. Richten Sie ein Ziel ein, öffnen Sie eine E-Mail mit einer Bestellung und sehen Sie zu, wie die Daten in Ihrer Tabelle oder Ihrem System ankommen.