Invia a… · Outlook
Gli ordini via email entrano nel tuo foglio di calcolo o nell'ERP, senza ricopiarli a mano
Ordini, richieste di preventivo e reclami arrivano via email. Kerna ne legge i dati e compila un modulo che puoi controllare e correggere. Quando lo approvi, Kerna passa i dati alla tua automazione in Make, Zapier o Power Automate, che li inserisce nel tuo foglio di calcolo, CRM o ERP.
Informazioni verificate sul prodotto il .
Il problema
L'ordine è nella casella di posta. Nel sistema, però, non c'è ancora.
Qualcuno legge l'email, apre il PDF e ricopia i dati in un altro sistema. E poi di nuovo, per ogni ordine successivo.
- Un errore nel ricopiare una quantità può tradursi in una consegna sbagliata.
- L'ordine resta in attesa finché chi inserisce gli ordini non ha tempo di occuparsene.
- Per collegare l'email al sistema degli ordini serve spesso uno sviluppatore.
- L'email di un fornitore estero va capita prima di poterne inserire correttamente i dati.
Invia i dati dell'ordine al sistema che lo gestisce.
Kerna compila un modulo con i dati di un ordine, una richiesta di preventivo, un reclamo, un DDT o una fattura. Tu controlli i dati e approvi l'invio, e Kerna li passa a Make, Zapier, Power Automate o a qualsiasi altro sistema che accetti webhook. Su tutti i piani.
Invia a… · Outlook
Come funziona
Tre passaggi. Nulla viene inviato finché non approvi i dati.
La funzione Invia a… si trova nel componente aggiuntivo di Outlook, su tutti i piani.
- 01
Scegli una destinazione
Apri l'email e fai clic su Invia a… in Analizza, in Allegati, su una riga dello smistamento o nella scheda Invia a…. Poi scegli dove inviare i dati.
- 02
Controlla il modulo
Kerna legge l'email e compila il modulo. Se la destinazione è impostata per leggere gli allegati, legge anche fino a tre file PDF, Word, Excel o CSV.
Controlla i dati e correggi ciò che serve. Per vedere i valori in un'altra lingua, sceglila in Valori in.
- 03
Invialo
Fai clic su Invia per passare i dati approvati all'indirizzo configurato. La richiesta è firmata, così il sistema ricevente può verificare che provenga da Kerna. I valori mantengono il loro tipo: numeri e importi come numeri, date come date.
Cosa compila
Cosa può leggere Kerna?
Per ogni destinazione scegli, al momento della configurazione, un tipo di documento oppure un insieme di campi tuoi.
- Ordine
- Dati dell'ordine e voci, con quantità e unità di misura.
- Richiesta di preventivo
- Cliente, persona di contatto, riferimento del cliente, date del preventivo e della consegna, luogo di consegna e voci con codici articolo, quantità e unità di misura.
- Reclamo
- Cliente, persona di contatto, riferimento dell'ordine, prodotto, il problema descritto con le sue parole, la soluzione richiesta e la scadenza.
- Documento di trasporto (DDT)
- Dati della consegna e voci.
- Fattura
- Dati della fattura e voci.
- I tuoi campi
- Fino a 30 campi e fino a 12 colonne per le voci, con i nomi che scegli tu.
I nomi tecnici dei campi restano in inglese qualunque sia la lingua dell'interfaccia, perché il sistema ricevente li usa per abbinare i dati. Numeri, importi, date, codici e nomi mantengono i valori originali. Se un valore non si riesce a leggere con certezza, il campo resta vuoto.
Configurazione
Configuralo una volta, usalo per tutte le email successive
Le destinazioni le configura il responsabile del team. Se non fai parte di un team, le configuri tu.
In Invia ad altri sistemi, fai clic su Aggiungi destinazione, incolla l'indirizzo e fai clic su Invia test, così al sistema ricevente arrivano dati di esempio.
- Make
Custom webhook
Aggiungi Webhooks → Custom webhook e copia l'indirizzo che ti fornisce. Dopo il test da Kerna, associa i campi alle colonne o ai campi del modulo successivo, ad esempio Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Aggiungi Webhooks by Zapier → Catch Hook e copia l'indirizzo che ti fornisce. Dopo il test da Kerna, associa i campi nel passaggio successivo del tuo Zap.
Webhooks by Zapier richiede un piano Zapier a pagamento.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Aggiungi il trigger When an HTTP request is received. Imposta Who can trigger the flow su Anyone, salva il flusso e copia l'indirizzo che ti fornisce. Poi genera lo schema a partire dai dati di esempio.
Questo trigger richiede l'accesso ai connettori premium.
- Webhook
Il tuo endpoint
Inserisci un indirizzo HTTPS che accetti richieste POST. Il segreto di firma della destinazione permette al tuo sistema di verificare ogni richiesta.
Dati e conservazione
Cosa chiederanno IT e ufficio acquisti
Kerna non conserva alcuna copia di ciò che invia.
- Cosa viene inviato: i valori che hai approvato, insieme ai dati dell'email e dell'invio: l'oggetto dell'email, il nome e l'indirizzo del mittente (a meno che la destinazione non sia impostata per escluderli), l'ora di ricezione, la cassetta postale, un link all'email, il suo ID messaggio e l'indirizzo della persona che ha approvato l'invio. Il testo dell'email e i file allegati non vengono mai inviati.
- Quando viene inviato: solo dopo che qualcuno ha approvato i valori e ha fatto clic su Invia.
- Cosa legge l'IA: l'email e, se la destinazione è impostata per leggerli, fino a tre allegati. Numeri di carta, IBAN e codici identificativi nazionali vengono prima sostituiti con segnaposto (informativa sulla privacy, sezione 2.9).
- Cosa conserva Kerna: le impostazioni della destinazione e, per 90 giorni, un registro di ogni invio: chi l'ha effettuato, quando e se è arrivato. Il registro non contiene valori né contenuti delle email.
- Cosa succede dopo la consegna: il servizio ricevente è scelto e controllato dal tuo team, e ai dati che riceve si applicano i suoi termini.
L'elenco completo di ciò che Kerna conserva, e per quanto tempo, si trova nella pagina Trust.
Cosa ti serve
- Kerna per Outlook.
- Un account Make, Zapier o Power Automate, oppure un tuo endpoint HTTPS.
- Una destinazione configurata una volta sola, dal responsabile del team oppure da te, se non fai parte di un team.
Quanto costa
La funzione Invia a… è inclusa in tutti i piani Kerna, compreso il piano gratuito Starter. La lettura dell'email e la traduzione dei valori consumano token della tua quota. L'invio in sé non ne consuma.
Vedi i pianiProvalo sui tuoi ordini.
Kerna funziona dentro l'Outlook che usi già. Configura una destinazione, apri l'email di un ordine e guarda i dati arrivare nel tuo foglio di calcolo o nel tuo sistema.