إرسال إلى · Outlook
طلباتك من البريد إلى جدولك أو نظام ERP، بلا إعادة كتابة
تصل الطلبات وطلبات عروض الأسعار والشكاوى عبر البريد. فتقرأ Kerna التفاصيل وتملأ نموذجًا يمكنك مراجعته وتصحيحه. وبعد أن توافق عليه، تنقل Kerna البيانات إلى الأتمتة التي أعددتها في Make أو Zapier أو Power Automate، وهي التي تكتبها في جدولك أو نظام CRM أو ERP لديك.
تم التحقق من المعلومات بمقارنتها بالمنتج في .
المشكلة
الطلب في البريد الوارد، وما زال يجب إدخاله في النظام.
يقرأ أحدهم الرسالة، ويفتح ملف PDF، ويعيد كتابة التفاصيل في نظام آخر. ثم يكرّر ذلك مع كل طلب يليه.
- خطأ صغير عند إعادة كتابة كمية قد يعني تسليمًا خاطئًا.
- ينتظر الطلب حتى يجد من يُدخل الطلبات وقتًا له.
- ربط البريد بنظام الطلبات يحتاج غالبًا إلى مطوّر.
- لا بد من فهم رسالة المورّد الأجنبي قبل إدخال تفاصيلها بشكل صحيح.
أرسل تفاصيل الطلب إلى النظام الذي يعالجه.
تملأ Kerna نموذجًا بتفاصيل طلب أو طلب عرض سعر أو شكوى أو إشعار تسليم أو فاتورة. تراجع أنت البيانات وتوافق على الإرسال، فتنقلها Kerna إلى Make أو Zapier أو Power Automate أو أي نظام آخر يقبل خطافات الويب (webhooks). في كل الخطط.
إرسال إلى · Outlook
سير العمل
ثلاث خطوات. ولا يُرسَل شيء قبل أن توافق على البيانات.
ميزة إرسال إلى موجودة في الوظيفة الإضافية لـ Outlook، في كل الخطط.
- 01
اختر وجهة
افتح الرسالة وانقر على إرسال إلى… في تحليل أو في المرفقات أو في صف من صفوف الفرز أو في تبويب إرسال إلى. ثم اختر إلى أين تذهب البيانات.
- 02
راجع النموذج
تقرأ Kerna الرسالة وتملأ النموذج. وإذا كانت الوجهة مضبوطة على قراءة المرفقات، فإنها تقرأ أيضًا ما يصل إلى ثلاثة ملفات بصيغة PDF أو Word أو Excel أو CSV.
راجع البيانات وصحّح ما يحتاج إلى تصحيح. ولعرض القيم بلغة أخرى، اخترها من لغة القيم.
- 03
أرسله
انقر على إرسال لنقل البيانات التي وافقت عليها إلى العنوان الذي أعددته. والطلب موقَّع، فيستطيع النظام المستقبِل التحقق من أنه صادر عن Kerna. وتحتفظ القيم بأنواعها: الأرقام والمبالغ كأرقام، والتواريخ كتواريخ.
ما الذي تملؤه
ما الذي تستطيع Kerna قراءته؟
تختار لكل وجهة، عند إعدادها، نوعًا واحدًا من المستندات أو مجموعة من حقولك الخاصة.
- طلب
- تفاصيل الطلب وبنوده، مع الكميات والوحدات.
- طلب عرض سعر
- العميل، ومسؤول التواصل لديه، والرقم المرجعي لدى العميل، وتاريخا عرض السعر والتسليم، وموقع التسليم، والبنود مع رموز الأصناف والكميات والوحدات.
- شكوى
- العميل، ومسؤول التواصل لديه، ومرجع الطلب، والمنتج، والمشكلة بكلمات العميل، والحل الذي يطلبه، والموعد النهائي.
- إشعار تسليم
- تفاصيل التسليم وبنوده.
- فاتورة
- تفاصيل الفاتورة وبنودها.
- حقولك الخاصة
- ما يصل إلى 30 حقلًا وما يصل إلى 12 عمودًا للبنود، تسمّيها أنت.
تبقى الأسماء التقنية للحقول بالإنجليزية أيًّا كانت لغة الواجهة، لأن النظام المستقبِل يعتمد عليها لمطابقة البيانات. وتحتفظ الأرقام والمبالغ والتواريخ والرموز والأسماء بقيمها الأصلية. وإذا تعذّرت قراءة قيمة بيقين، يُترك حقلها فارغًا.
الإعداد
أعدّها مرة واحدة، واستخدمها مع كل رسالة بعدها
يُعدّ قائد الفريق الوجهات. وإذا لم تكن ضمن فريق، فتُعدّها بنفسك.
في الإرسال إلى أنظمة أخرى، انقر على إضافة وجهة، والصق العنوان، ثم انقر على إرسال اختبار ليتلقى النظام المستقبِل عيّنة من البيانات.
- Make
Custom webhook
أضف Webhooks → Custom webhook وانسخ العنوان الذي يقدّمه لك. وبعد الاختبار من Kerna، اربط الحقول بالأعمدة أو بالحقول في الوحدة التالية، مثل Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
أضف Webhooks by Zapier → Catch Hook وانسخ العنوان الذي يقدّمه لك. وبعد الاختبار من Kerna، اربط الحقول في الخطوة التالية من Zap الخاص بك.
يتطلب Webhooks by Zapier خطة Zapier مدفوعة.
- Power Automate
When an HTTP request is received
أضف المشغّل When an HTTP request is received. اضبط Who can trigger the flow على Anyone، واحفظ التدفق، وانسخ العنوان الذي يقدّمه لك. ثم أنشئ المخطط من بيانات العيّنة.
يتطلب هذا المشغّل الوصول إلى الموصّلات المتميزة (Premium).
- Webhook
نقطة النهاية الخاصة بك
أدخل عنوان HTTPS يقبل طلبات POST. ويتيح سرّ التوقيع الخاص بالوجهة لنظامك التحقق من كل طلب.
البيانات ومدة الاحتفاظ
ما سيسأل عنه قسما تقنية المعلومات والمشتريات
لا تحتفظ Kerna بأي نسخة مما ترسله.
- ما يُرسَل: القيم التي وافقت عليها، إضافةً إلى تفاصيل عن الرسالة وعملية الإرسال: موضوع الرسالة، واسم المرسل وعنوانه (ما لم تكن الوجهة مضبوطة على استبعادهما)، ووقت وصولها، وصندوق البريد، ورابط إلى الرسالة، ومعرّف الرسالة، وعنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي وافق على الإرسال. ولا يُرسَل نص الرسالة ولا ملفاتها المرفقة أبدًا.
- متى يُرسَل: فقط بعد أن يوافق أحدهم على القيم وينقر على إرسال.
- ما يقرؤه الذكاء الاصطناعي: الرسالة، وإذا كانت الوجهة مضبوطة على قراءتها، ما يصل إلى ثلاثة مرفقات. وتُستبدل أولًا أرقام البطاقات وأرقام IBAN وأرقام الهوية الوطنية بعناصر نائبة (سياسة الخصوصية، البند 2.9).
- ما تحتفظ به Kerna: إعدادات الوجهة، وسجل لكل عملية إرسال لمدة 90 يومًا: من أرسل، ومتى، وهل وصلت. ولا يتضمن السجل أي قيم ولا أي محتوى من البريد.
- ما يحدث بعد التسليم: يختار فريقك الخدمة المستقبِلة ويتحكم فيها، وتسري شروطها الخاصة على البيانات التي تستقبلها.
تجد القائمة الكاملة لما تخزّنه Kerna، ومدة تخزينه، في صفحة Trust.
ما تحتاج إليه
- Kerna لـ Outlook.
- حساب على Make أو Zapier أو Power Automate، أو نقطة نهاية HTTPS خاصة بك.
- وجهة يُعدّها مرة واحدة قائد الفريق، أو أنت إذا لم تكن ضمن فريق.
كم يكلّف
ميزة إرسال إلى متاحة في كل خطط Kerna، بما فيها خطة Starter المجانية. وتستهلك قراءة الرسالة وترجمة القيم رموزًا من حصتك. أما الإرسال نفسه فلا يستهلك أي رموز.
عرض الخططجرّبها على طلباتك أنت.
تعمل Kerna داخل Outlook الذي تستخدمه بالفعل. أعدّ وجهة واحدة، وافتح رسالة طلب، وشاهد البيانات تصل إلى جدولك أو نظامك.