صناديق البريد المشتركة · Outlook
صندوق بريدك المشترك في Outlook. الجميع يعرف من يتولى ماذا.
يصل العمل كل يوم إلى orders@ وservice@ وinvoices@. وحين لا يعرف أحد من يتولاه، يتأخر الرد أو يُردّ على الرسالة مرتين. وتُظهر Kerna من يتولى كل مهمة وما وضعها، ويرى ذلك كل عضو في فريقك في Kerna لديه صلاحية الوصول إلى صندوق البريد هذا.
تم التحقق من المعلومات بمقارنتها بالمنتج في .
المشكلة
يرى الجميع الرسالة، ولا أحد يعرف من يتولاها.
يستطيع عدة أشخاص فتح صندوق البريد المشترك. لكن الرسالة نفسها لا تقول من ينبغي أن يردّ عليها.
- يردّ شخصان على العميل نفسه، وأحيانًا بمعلومات مختلفة.
- يفترض كل واحد أن غيره تولّى الرسالة الشائكة، فلا يتلقى العميل أي رد.
- يُحسم سؤال «من سيتولى هذه؟» في الدردشة، لا على الرسالة نفسها.
- حين يغيب أحدهم، يصعب معرفة الرسائل التي كان يتولاها وما وضعها.
تُظهر كل مهمة إن كان أحد يتولاها، وما وضعها.
في صندوق بريد مشترك في Outlook، تُظهر Kerna من يتولى كل مهمة وما وضعها، ويرى ذلك كل عضو في فريقك في Kerna يفتح صندوق البريد هذا. ضمن خطتي Business وEnterprise.
صندوق بريد مشترك · orders@
سير العمل
أسنِدها، وحدِّد حالتها، وضَعْ عليها علامة «تم».
يظهر الإسناد والحالة على الرسالة لكل عضو في فريقك في Kerna لديه صلاحية الوصول إلى صندوق البريد. ولا دور فيهما للذكاء الاصطناعي، ولا يستهلكان أي رموز.
- 01
تولَّها، أو أسنِدها إلى شخص آخر
افتح الرسالة وانقر على سأتولاه، أو اختر تعيين إلى… لإسنادها إلى شخص آخر في فريقك في Kerna.
منذ تلك اللحظة، يُظهر الفرز لدى الجميع من يتولاها. ولا يستطيع تغيير الإسناد إلا هذا الشخص أو قائد الفريق.
- 02
حدِّد الحالة
اختر من بين مفتوح وقيد التنفيذ وبانتظار العميل وبانتظار الآخرين وبحاجة إلى مراجعة ومؤجّل وتم.
عندما يردّ أحد أعضاء الفريق، عبر Kerna أو مباشرة في Outlook، تضبط Kerna الحالة على بانتظار العميل. وعندما يكتب العميل مجددًا، يُعاد فتح الرسالة وتُوسَم بعلامة ردّ العميل.
يجري التحديث في المرة التالية التي تُعرض فيها الرسالة في Kerna.
- 03
اعرف إن كان أحدهم يردّ بالفعل
بينما يكتب أحدهم ردًا في Kerna، يرى الزملاء الذين يفتحون الرسالة نفسها ذلك، قبل أن يبدؤوا كتابة ردودهم.
- 04
ضَعْ علامة «تم»
عند اختيار تم تخرج المهمة من الفرز لدى الجميع. وتضيف Kerna أيضًا في صندوق البريد المشترك فئة Outlook باسم Done (Kerna)، فتظهر المهمة المنجزة في Outlook أيضًا.
تجد مهامك المفتوحة في المعيّنة إليّ في Kerna. ويرى قادة الفرق أيضًا للمراجعة ونظرة عامة على الفريق التي تبيّن من يتولى ماذا.
في الواقع العملي
ثلاثة صناديق بريد، والقواعد نفسها
كيف يمكن أن يبدو العمل اليومي في ثلاثة من صناديق البريد المشتركة الشائعة.
يصل طلب عرض سعر. ينقر Marek على سأتولاه ويُعدّ عرض السعر. وبعد إرساله، تتغير الحالة إلى بانتظار العميل في المرة التالية التي تُعرض فيها المهمة في Kerna. ويعرف الفريق من يتولاها، وممّن يُنتظر الرد.
تبدأ Anna الرد على شكوى في Kerna. وتفتح Kasia الرسالة نفسها، فترى ذلك، ولا تكتب ردًا ثانيًا.
بعد دفع الفاتورة، يضبط من يتولاها حالتها على تم. فتخرج من الفرز لدى الفريق وتحمل الفئة Done (Kerna) في Outlook. ولا حاجة لأن ينقل أحد الرسالة إلى مجلد منفصل ليُظهر أنها أُنجزت.
البدائل
كيف تتدبّر الفرق الأمر اليوم؟
تستخدم الفرق الفئات، أو الاتفاق في الدردشة، أو نظام تذاكر منفصلًا. ولكل طريقة نقاط قوتها وحدودها.
- الفئات الملوّنة في Outlook
- تساعد على تنظيم العمل إذا التزم الجميع بالقواعد نفسها. لكنها لا تُظهر أن أحدهم يكتب ردًا بالفعل.
- «هذه عليّ» في الدردشة
- طريقة سريعة لتقسيم العمل، لكن الاتفاق يبقى في الدردشة. وقد لا يعلم به من يفتح الرسالة لاحقًا.
- نظام مكتب مساعدة
- قد يكون خيارًا جيدًا عندما يكون حجم العمل كبيرًا أو العمليات أكثر تعقيدًا. وهو يعني عادةً اعتماد أداة أخرى وتعويد الفريق على طريقة عمل جديدة.
البيانات ومدة الاحتفاظ
ما سيسأل عنه قسما تقنية المعلومات والمشتريات
تخزّن Kerna من يتولى المحادثة وحالتها، ولا تخزّن محتواها أبدًا.
- ما يُخزَّن: الشخص المُسندة إليه المحادثة، وحالتها، ومن بدأ كتابة رد في Kerna، ووقت آخر تغيير. وعندما تغيّر Kerna الحالة بنفسها، تسجّل أيضًا سبب التغيير. ولا يُخزَّن أي محتوى للبريد ولا موضوعه ولا مرسله (سياسة الخصوصية، البند 2.8).
- كيف تُعرَّف المحادثة: بعنوان صندوق البريد المشترك ومعرّف المحادثة في Outlook.
- مدة الاحتفاظ: 90 يومًا بعد وضع علامة «تم» على المحادثة، وإلا فسنة واحدة بعد آخر تغيير. وتُحذف البيانات أيضًا مع حساب مالك الفريق.
- ما يُكتب في صندوق البريد: فئة Outlook باسم Done (Kerna) فقط. تضيفها Kerna عند وضع علامة «تم» على المحادثة، وتزيلها إذا أُعيد فتح المحادثة.
- متى يجري التحقق من التغييرات: عندما يفتح أحدهم محادثة أو نتيجة فرز أو قائمة فريق في Kerna. لا شيء يعمل في الخلفية.
- من لديه صلاحية الوصول: تعمل Kerna فقط في صناديق البريد المشتركة التي يمكنك فتحها أصلًا في Outlook، ولا تمنح أحدًا وصولًا لا يملكه بالفعل.
تجد القائمة الكاملة لما تخزّنه Kerna، ومدة تخزينه، في صفحة Trust.
ما تحتاج إليه
- صندوق بريد مشترك في Outlook يمكنك فتحه بالفعل.
- فريق في Kerna على خطة Business أو Enterprise. وعلى كل فرد أن يقبل دعوة الانضمام إلى الفريق.
- يفتح كل من ستُسند إليه المهام صندوقَ البريد باستخدام Kerna مرة واحدة.
لا ترسل Kerna أي إشعارات بالبريد الإلكتروني عن الإسناد. تجد مهامك في المعيّنة إليّ في Kerna.
كم يكلّف
حالة الفريق جزء من الخطتين التاليتين:
- Business: بسعر 69 € شهريًا، وتشمل 5 مقاعد.
- Enterprise: بسعر 499 € شهريًا، وتشمل 25 مقعدًا.
في كلتا الخطتين يتشارك أعضاء الفريق حصة رموز واحدة. ولا يستهلك الإسناد وتحديد الحالات أي رموز.
عرض الخططجرّبها في صندوق البريد المشترك لديك.
تعمل Kerna داخل Outlook الذي تستخدمه بالفعل. أنشئ فريقًا، وافتح صندوق البريد المشترك، وانقر على سأتولاه في أول رسالة. وسيرى زملاؤك أنك تتولاها.