Wyślij do · Outlook
Zamówienia z e-maili trafiają do arkusza lub ERP bez przepisywania
Zamówienia, zapytania ofertowe i reklamacje przychodzą e-mailem. Kerna odczytuje z nich dane i wypełnia formularz, który możesz sprawdzić i poprawić. Po Twoim zatwierdzeniu przekazuje dane do automatyzacji w Make, Zapier lub Power Automate, która zapisuje je w arkuszu, CRM lub ERP.
Informacje zweryfikowane w produkcie .
Problem
Zamówienie jest w skrzynce. Trzeba jeszcze wprowadzić je do systemu.
Ktoś czyta e-mail, otwiera PDF i przepisuje dane do innego systemu. I tak przy każdym kolejnym zamówieniu.
- Pomyłka przy przepisywaniu ilości może oznaczać błędną dostawę.
- Zamówienie czeka, aż osoba odpowiedzialna za jego wprowadzenie znajdzie na to czas.
- Połączenie poczty z systemem obsługi zamówień często wymaga pomocy programisty.
- Wiadomość od zagranicznego dostawcy trzeba najpierw zrozumieć, aby poprawnie wprowadzić dane.
Przekaż dane z zamówienia do systemu, w którym je obsługujesz.
Kerna wypełnia formularz danymi z zamówienia, zapytania ofertowego, reklamacji, dowodu dostawy lub faktury. Ty sprawdzasz dane i zatwierdzasz wysyłkę, a Kerna przekazuje je do Make, Zapier, Power Automate lub innego systemu obsługującego webhooki. Funkcja jest dostępna w każdym planie.
Wyślij do · Outlook
Jak to działa
Trzy kroki. Wysyłasz dopiero po zatwierdzeniu danych.
Funkcja Wyślij do jest dostępna w dodatku do Outlooka, w każdym planie.
- 01
Wybierz miejsce docelowe
Otwórz e-mail i kliknij Wyślij do… na karcie Analiza, na karcie Załączniki, w wierszu segregacji lub na karcie Wyślij do. Następnie wybierz, dokąd mają trafić dane.
- 02
Sprawdź formularz
Kerna odczytuje e-mail i wypełnia pola formularza. Jeśli w konfiguracji miejsca docelowego włączono odczytywanie załączników, uwzględnia również maksymalnie trzy pliki w formacie PDF, Word, Excel lub CSV.
Sprawdź dane i wprowadź potrzebne poprawki. Jeśli chcesz przetłumaczyć wartości, wybierz odpowiedni język w polu Język wartości.
- 03
Wyślij
Kliknij Wyślij, aby przekazać zatwierdzone dane pod skonfigurowany adres. Żądanie jest podpisane, dzięki czemu system odbierający może sprawdzić, że pochodzi od Kerny. Dane są przekazywane z odpowiednimi typami: liczby i kwoty jako liczby, a daty jako daty.
Zakres danych
Jakie dane może odczytać Kerna?
Dla każdego miejsca docelowego wybierasz podczas konfiguracji jeden rodzaj dokumentu lub zestaw własnych pól.
- Zamówienie
- Dane zamówienia oraz jego pozycje, wraz z ilościami i jednostkami miary.
- Zapytanie ofertowe
- Klient, osoba kontaktowa, numer referencyjny klienta, termin złożenia oferty, termin i miejsce dostawy oraz pozycje z kodami towarów, ilościami i jednostkami miary.
- Reklamacja
- Klient, osoba kontaktowa, numer zamówienia, produkt, opis problemu słowami klienta, oczekiwane rozwiązanie i termin.
- Dowód dostawy
- Dane dostawy oraz pozycje dokumentu.
- Faktura
- Dane faktury oraz jej pozycje.
- Własne pola
- Do 30 pól oraz do 12 kolumn w tabeli pozycji, z nazwami nadanymi przez Ciebie.
Techniczne nazwy pól pozostają w języku angielskim niezależnie od języka interfejsu — system odbierający używa ich do przyporządkowania danych. Liczby, kwoty, daty, kody i nazwy zachowują oryginalne wartości. Jeśli danej wartości nie da się jednoznacznie odczytać, odpowiadające jej pole pozostaje puste.
Konfiguracja
Skonfiguruj raz, korzystaj przy kolejnych wiadomościach
Miejsca docelowe konfiguruje lider zespołu. Jeśli nie należysz do zespołu, konfigurujesz je samodzielnie.
W sekcji Wysyłanie do innych systemów kliknij Dodaj miejsce docelowe, wklej adres i kliknij Wyślij test, aby przekazać systemowi odbierającemu przykładowe dane.
- Make
Custom webhook
Dodaj moduł Webhooks → Custom webhook i skopiuj wygenerowany adres. Po wysłaniu testu z Kerny przyporządkuj otrzymane pola do kolumn lub pól w kolejnym module, np. Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Dodaj Webhooks by Zapier → Catch Hook i skopiuj wygenerowany adres. Po wysłaniu testu z Kerny przyporządkuj otrzymane pola do pól w kolejnym kroku automatyzacji.
Webhooks by Zapier wymaga płatnego planu Zapier.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Dodaj wyzwalacz When an HTTP request is received. W polu Who can trigger the flow wybierz Anyone, zapisz przepływ i skopiuj wygenerowany adres. Następnie wygeneruj schemat na podstawie przykładowych danych.
Ten wyzwalacz wymaga dostępu do łączników premium.
- Webhook
Własny endpoint
Podaj adres HTTPS przyjmujący żądania POST. Klucz podpisywania przypisany do miejsca docelowego pozwala Twojemu systemowi zweryfikować każde żądanie.
Dane i przechowywanie
Informacje dla działu IT i zakupów
Kerna nie przechowuje kopii wysłanych wartości.
- Co jest wysyłane: zatwierdzone przez Ciebie wartości oraz informacje o wiadomości i wysyłce: temat e-maila, nazwa i adres nadawcy (chyba że konfiguracja miejsca docelowego przewiduje ich pominięcie), czas odebrania, skrzynka pocztowa, link do wiadomości, jej identyfikator i adres e-mail osoby, która zatwierdziła wysyłkę. Treść e-maila i pliki załączników nie są wysyłane.
- Kiedy następuje wysyłka: dopiero po zatwierdzeniu danych przez użytkownika i kliknięciu Wyślij.
- Co odczytuje AI: e-mail oraz maksymalnie trzy załączniki, jeśli ich odczytywanie włączono w konfiguracji miejsca docelowego. Przed przekazaniem danych do AI numery kart płatniczych, numery IBAN i krajowe numery identyfikacyjne są zastępowane znacznikami (polityka prywatności, punkt 2.9).
- Co przechowuje Kerna: ustawienia miejsca docelowego oraz, przez 90 dni, dziennik wysyłek zawierający informację o tym, kto i kiedy wysłał dane oraz czy wysyłka się powiodła. Dziennik nie zawiera wysłanych wartości ani treści e-maili.
- Co dzieje się z danymi po odbiorze: Twój zespół wybiera usługę odbierającą i zarządza jej konfiguracją. Otrzymane przez nią dane podlegają jej własnym warunkom przetwarzania i przechowywania.
Pełną listę danych przechowywanych przez Kernę, wraz z okresem ich przechowywania, znajdziesz na stronie Trust.
Czego potrzebujesz?
- Dodatku Kerna dla Outlooka.
- Konta w Make, Zapier lub Power Automate albo własnego endpointu HTTPS.
- Jednorazowej konfiguracji miejsca docelowego przez lidera zespołu lub samodzielnie, jeśli nie należysz do zespołu.
Ile to kosztuje?
Funkcja Wyślij do jest dostępna w każdym planie Kerny, również w bezpłatnym planie Starter. Odczytywanie e-maili i tłumaczenie wartości zużywa tokeny z Twojego limitu. Samo wysyłanie danych nie zużywa tokenów.
Zobacz planyWypróbuj na własnych zamówieniach
Kerna działa w Outlooku, z którego już korzystasz. Skonfiguruj jedno miejsce docelowe, otwórz wiadomość z zamówieniem i zobacz, jak dane trafiają do Twojego arkusza lub systemu.