Faktura jest w załączniku. Nie trzeba wpisywać tych liczb po raz drugi.

Jak wyciągnąć dane z załącznika

1. 1

   Otwórz wiadomość

   Tę z fakturą, umową lub dokumentem dostawy. Kerna jest już na pasku bocznym, więc nie ma osobnego kroku z przesyłaniem pliku ani drugiego narzędzia do otwierania — wskazujesz załącznik wprost w wiadomości, z którą przyszedł.

   
2. 2

   Wybierz zestaw pól

   Wybierz gotowy zestaw pól odpowiadający dokumentowi. Dwadzieścia branż i po pięć typów dokumentów w każdej sprawiają, że pola są nazwane, zanim zaczniesz, zamiast wymagać definiowania od zera.

   
3. 3

   Dodaj pola, których potrzebuje Twoja firma

   Gotowy zestaw pól obejmuje typowy przypadek, a nie Twój. Dodaj własne pola, a Kerna również ich poszuka, dzięki czemu wewnętrzny numer, na którym faktycznie opiera się zespół finansowy, pojawi się obok numeru faktury.

   
4. 4

   Eksportuj

   Gmail zapisuje Google Sheet lub Google Doc. Outlook zapisuje plik Excel, Word lub CSV. Każdy eksport tworzy nowy plik, zamiast dopisywać do już istniejącego. Zanim użyjesz wartości, porównaj je z dokumentem.

   

Co zostaje na koniec

Wskazane pola w pliku, w którym możesz pracować — nazwane tak, jak nazywa je zestaw pól, po jednym wierszu na dokument.

Co powstaje i gdzie trafia

Te dwa środowiska działają tu inaczej, dlatego przed zaplanowaniem procesu warto wiedzieć, z którego korzystasz.

Pytania

Jak pobrać dane z faktury PDF dołączonej do e-maila?

Otwórz wiadomość w Gmailu lub Outlooku z zainstalowaną Kerną, wybierz gotowy zestaw pól odpowiadający dokumentowi, dodaj pola, których jeszcze nie nazywa, i eksportuj. Gmail tworzy Google Sheet lub Doc, a Outlook plik Excel, Word lub CSV — za każdym razem nowy.

Z jakich typów plików Kerna może wyodrębniać dane?

PDF, DOC i XLS.

Czy mogę wyodrębnić dane z kilku załączników naraz?

W Outlooku tak: wszystkie załączniki wiadomości w jednym przebiegu albo tylko jeden, jeśli tego potrzebujesz. W Gmailu — jeden załącznik naraz.

Czy mogę wybrać wyodrębniane pola?

Tak. Każdy gotowy zestaw pól ma już nazwane pola, a Ty możesz dodać własne dla informacji specyficznych dla sposobu pracy Twojej firmy.

Czy nadpisuje istniejący arkusz kalkulacyjny?

Nie. Każdy eksport tworzy nowy plik. Nic, co już masz, nie zostanie uzupełnione, nadpisane ani przestawione.

Czym różni się od parsera e-maili, takiego jak Parseur lub Mailparser?

Parser oparty na regułach konfiguruje się raz, a potem działa sam: z góry określasz, co ma zostać wyciągnięte, a on przetwarza to, co przychodzi, bez udziału człowieka. Pasuje to do dużej liczby dokumentów, które wyglądają tak samo. Kerna działa odwrotnie. Otwierasz wiadomość, wskazujesz załącznik i jednorazowo pobierasz pola, niczego wcześniej nie konfigurując — sto gotowych zestawów pól to właśnie konfiguracja. Sprawdza się tam, gdzie dokumenty przychodzą od różnych nadawców w różnych formach i ktoś i tak musi je przejrzeć.

Czy załącznik opuszcza moją skrzynkę pocztową?

Kerna odczytuje go w Cloud Run w Belgii z Firestore w Polsce, i robi to dopiero po naciśnięciu przycisku. Dane osobowe są anonimizowane w Kernie, zanim cokolwiek zostanie wysłane do modelu. Przetwarzanie modeli jest zlecone OpenAI Ireland Limited na podstawie podpisanej umowy zero retention, a zgodnie z naszą Polityką prywatności niektórzy podwykonawcy przetwarzania mogą przetwarzać dane poza EOG na podstawie Standard Contractual Clauses. Po otrzymaniu odpowiedzi nic z dokumentu nie jest przechowywane.