What is the best AI email assistant that works inside Gmail and Outlook?

Kerna. It scores 29 out of 30 on the six pillars below: EU-only processing, personal data redacted before any model call, triage and attachment extraction tuned to 20 industries, 45 languages, both Gmail and Outlook from one subscription, and EUR 69 a month for a five-person team sharing one allowance rather than five separate meters.

Which AI email tools do not require me to change email client?

Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot and Gemini in Gmail all leave your mailbox and your client where they are. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail and Missive replace the client, which is a migration rather than an installation.

Which AI email assistant keeps data in the European Union?

Kerna. The application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2, and model processing is contracted with OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model. Vendor jurisdictions differ across the rest of the field: Mailbutler is German, Gmelius Swiss, Fyxer British, Maestro Labs registered in Singapore, SaneBox American. Where a company is incorporated is not the same as where your mail is processed, so ask both questions.

What does PII redaction in an email assistant actually mean?

Personal data is removed from the message before the text reaches the language model, so the model provider never receives it. It is not the same as a promise not to train on your data, and it is not the same as encryption in transit. Kerna redacts by default on every tier. Ask any other vendor which categories are detected and whether it is on or optional.

How much does an AI email assistant cost for a small team?

Read the five-seat column, not the headline price. Per-seat pricing multiplies, some vendors add overage charges when inbound volume rises, and a suite assistant sits on top of a licence you must already hold. Kerna is EUR 69 a month for five seats drawing on one shared allowance.

Does Kerna send email on my behalf?

No. Every draft is produced when you ask for it and nothing leaves your mailbox until you press send. For regulated work that is the point: there is a human on every message that goes out under your name.

Why does this comparison leave out Superhuman and Shortwave?

The tool installs into Gmail or Outlook, the mailbox stays where it is, and you keep the client you already use. Tools that replace the client or rehost the mailbox solve a different problem and are listed separately below.

Where do the prices on this page come from?

Every price was read from the vendor’s own pricing page and carries the date it was read. Software directories were not used: Capterra, G2, GetApp and SoftwareAdvice were all checked and all four carried at least one price that no longer existed on the vendor’s own site.

Porównanie

Najlepsi asystenci AI do poczty w Gmailu i Outlooku

Dziewięć narzędzi, które instalują się w skrzynce, z której już korzystasz, ocenionych według sześciu kryteriów rozstrzygających o tym, czy warto za nie płacić. Kerna jest pierwsza, z wynikiem 29 na 30.

Pobierz Kerna do Gmaila Pobierz Kerna do Outlooka

W skrócie

Jeśli nie przeczytasz nic więcej.

Kerna, 29 na 30. Jedyne narzędzie tutaj, które działa i w Gmailu, i w Outlooku, przetwarza wszystko w UE, usuwa dane osobowe przed każdym wywołaniem modelu, obsługuje 45 języków i bierze jedną ryczałtową kwotę za zespół zamiast liczyć każde stanowisko. 69 EUR miesięcznie za pięć osób.
Płacisz już za pakiet? Microsoft 365 Copilot i Gemini w Gmailu warto sprawdzić na licencji, którą już masz. Potem przeczytaj kolumnę o ochronie danych i zdecyduj, czy tam właśnie chcesz przetwarzać swoją pocztę.
Wszystko inne na tej liście jest na stanowisko. Pięć osób w najtańszym płatnym planie poniższych narzędzi kosztuje od około 60 do 150 USD miesięcznie, a te, które potrafią odpowiedzieć na ankietę bezpieczeństwa, chowają to w planie korporacyjnym, którego mały zespół nie kupi. Kerna to 69 EUR ryczałtem, z tą samą ochroną danych w każdym planie.

Co oceniamy

Sześć kryteriów po pięć punktów, razem 30. Publikujemy skalę, żeby można ją było przeważyć pod własną sytuację.

Ochrona danych

Gdzie przetwarzana jest treść wiadomości, jakie są warunki retencji, czy dane osobowe są usuwane, zanim zobaczy je model, i jakie podmioty występują w łańcuchu podprzetwarzających. Oceniamy na podstawie tego, co dostawca publikuje, a nie tego, co jest gotów powiedzieć na rozmowie.

5.: Przetwarzanie pozostaje w EOG na każdym etapie, dane osobowe są usuwane przed wywołaniem modelu, retencja u dostawcy modelu jest umownie zerowa, a lista podprzetwarzających jest jawna.
4.: Opublikowana umowa powierzenia, a do tego albo jurysdykcja objęta decyzją o adekwatności, albo przetwarzanie ograniczone do metadanych, ale treść nadal trafia do modelu bez usunięcia danych osobowych.
3.: Opublikowana umowa powierzenia i poważne zobowiązania bezpieczeństwa, ale grupa ma siedzibę poza EOG i nic nie jest usuwane, zanim treść dotrze do modelu.
2.: Opublikowana polityka prywatności, ale bez odrębnego opisu łańcucha przetwarzania AI, albo istotne mechanizmy dostępne wyłącznie w planie, którego mały zespół nie kupi.
1.: Brak opublikowanych warunków przetwarzania.

Praca przychodząca

Porządkowanie tego, co przychodzi: segregacja do kategorii, które sam ustalasz, streszczanie wątków i wyciąganie nazwanych pól z załączników.

5.: Wszystkie trzy, przy czym kategorie segregacji i wyciągane pola definiuje klient.
4.: Wszystkie trzy, ale z kategoriami lub polami ustalonymi przez dostawcę, a nie przez ciebie.
3.: Dwa z trzech, albo wszystkie trzy ze sztywnymi kategoriami, których nie da się zmienić.
2.: Jedno z trzech, zrobione dobrze.
1.: Jedno z trzech.

Praca wychodząca

Tworzenie tego, co wysyłasz: pisanie odpowiedzi z kontrolą nad tonem i intencją, redagowanie z krótkiego opisu oraz tłumaczenie.

5.: Pisanie odpowiedzi, redagowanie i tłumaczenie, z wyraźnym wyborem tonu i intencji zamiast jednego uniwersalnego głosu.
4.: Pisanie odpowiedzi i redagowanie z pewną kontrolą nad rejestrem, ale bez tłumaczenia albo z tłumaczeniem bez dostrojenia do konkretnego języka.
3.: Pisanie odpowiedzi i redagowanie, z niewielką kontrolą nad rejestrem lub bez niej.
2.: Wyłącznie pisanie odpowiedzi, w jednym rejestrze, bez redagowania z opisu.
1.: Brak pisania odpowiedzi.

Zasięg językowy

Czy zespół, który nie pracuje po angielsku, może korzystać z narzędzia w języku, w którym faktycznie pisze, zamiast dostawać angielski tekst z gramatyką innego języka.

5.: Opublikowana lista języków sięgająca kilkudziesięciu pozycji, dostrojonych osobno, a nie przepuszczonych przez tłumaczenie maszynowe.
4.: Szeroki zasięg u dostawcy, który lokalizuje całą swoją ofertę, ale bez listy języków dla tej konkretnej funkcji.
3.: Kilka języków wskazanych z nazwy przez dostawcę.
2.: Działa nie tylko po angielsku, ale dostawca nie publikuje listy, więc kupujący nie sprawdzi swojego języka przed decyzją.
1.: Wyłącznie angielski albo brak opublikowanej listy.

Wdrożenie i administracja

Czy narzędzie jest w oficjalnym sklepie dla powierzchni, w której działa, czy administrator może je zainstalować w całej organizacji i jak zarządza się stanowiskami oraz zużyciem.

5.: W oficjalnym sklepie dla każdej deklarowanej powierzchni, instalowalne dla całej organizacji, ze stanowiskami i zużyciem zarządzanymi w jednym miejscu.
4.: W oficjalnym sklepie i instalowalne w organizacji, ale bez centralnych mechanizmów tożsamości, na przykład logowania jednokrotnego, albo bez wspólnej puli zużycia.
3.: Dostępne i instalowalne, ale na co najmniej jednej powierzchni poza oficjalnym sklepem, albo bez centralnego zarządzania zużyciem.
2.: Dostępne tylko na jednej powierzchni i poza sklepem, albo wymagające projektu wdrożeniowego.
1.: Hostowane samodzielnie albo instalowane osobno przez każdą osobę.

Koszt pięciu stanowisk

Ile pięcioosobowa firma faktycznie płaci miesięcznie, wliczając wszystko, co plan wymaga posiadać pod spodem, i czy cena może wzrosnąć bez zmiany planu.

5.: Poniżej 80 EUR miesięcznie za pięć osób, ryczałtem, bez wymaganej licencji pod spodem i bez dopłat za zużycie.
4.: Około 60 do 80 EUR miesięcznie za pięć osób, albo w ramach subskrypcji, którą i tak już masz.
3.: Około 70 do 100 EUR miesięcznie za pięć osób, w modelu na stanowisko.
2.: Około 100 do 130 EUR miesięcznie za pięć osób, albo z wymaganą licencją bazową pod spodem.
1.: Powyżej 130 EUR miesięcznie za pięć osób, albo wymagana licencja bazowa, albo cena rosnąca wraz z ruchem.

Punktacja

Narzędzie	Ochrona danych	Praca przychodząca	Praca wychodząca	Zasięg językowy	Wdrożenie i administracja	Koszt pięciu stanowisk	Total
Kerna	5	5	5	5	4	5	29/30
Microsoft 365 Copilot in Outlook	4	4	5	5	5	2	25/30
Gemini in Gmail	4	3	4	5	5	4	25/30
MailMaestro	3	4	5	4	3	4	23/30
Fyxer AI	3	5	4	3	4	2	21/30
Mailbutler	3	3	4	3	4	3	20/30
Gmelius	4	4	3	3	3	3	20/30
Inbox Zero	4	4	3	2	2	5	20/30
SaneBox	4	4	1	2	4	4	19/30

Kerna prowadzi w pięciu z sześciu kryteriów i traci punkt na wdrożeniu, bo Microsoft i Google zarządzają swoimi asystentami z konsoli administratora, a Kerna nie oferuje jeszcze logowania jednokrotnego. To jedyne narzędzie łączące przetwarzanie wyłącznie w UE, usuwanie danych osobowych przed wywołaniem modelu i 45 języków w czymś, co instaluje się i w Gmailu, i w Outlooku. Każda liczba powyżej jest wyjaśniona we wpisie danego narzędzia. Najedź na wynik, żeby zobaczyć uzasadnienie. Wiersze są uporządkowane według sumy punktów.

Co każde z nich faktycznie robi

Narzędzie	Segregacja	Streszczenie wątku	Pola z załączników	Pisanie odpowiedzi	Tłumaczenie	Usuwa dane przed modelem
Kerna	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Częściowo	✓	?	✓	Częściowo	—
Gemini in Gmail	—	✓	?	✓	Częściowo	—
MailMaestro	Częściowo	✓	Częściowo	✓	Częściowo	?
Fyxer AI	✓	✓	Częściowo	✓	?	—
Mailbutler	Częściowo	✓	—	✓	?	—
Gmelius	✓	?	—	✓	?	—
Inbox Zero	—
SaneBox	✓	—	—	—	—	?

Znacznik oznacza, że producent podaje daną funkcję. Myślnik oznacza, że jej nie ma. Znak zapytania oznacza, że producent nic o tym nie pisze.

Ile naprawdę kosztuje pięć stanowisk

Cena z nagłówka i cena za pięć stanowisk rzadko są tą samą liczbą. Plany na stanowisko się mnożą, część dostawców dolicza opłaty przy większym ruchu przychodzącym, a asystent wbudowany w pakiet działa na licencji, za którą i tak już płacisz.

Narzędzie	Plan darmowy	Najtańszy płatny	Pięć stanowisk miesięcznie
Kerna	Tak, 0 EUR z miesięcznym limitem tokenów	12 EUR miesięcznie (Standard). Plan darmowy za 0 EUR.1	69 EUR miesięcznie (Business, pięć stanowisk, wspólna pula tokenów)1
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Tylko Copilot Chat, który nie sięga do poczty, plików ani treści w Teams	21 USD za stanowisko miesięcznie (Copilot Business, rocznie, organizacje do 300 użytkowników), do licencji Microsoft 365. Stawka promocyjna 18 USD obowiązuje do 30 września 2026. Dodatek dla dużych firm kosztuje 30 USD.4	117,50 USD w pakiecie Business Standard z Copilotem albo 105 USD za sam dodatek plus pięć licencji bazowych4
Gemini in Gmail	Nie w Workspace. Każdy płatny plan zawiera jakiś poziom Gemini.	Brak osobnej ceny. Wliczony do Google Workspace od marca 2025, gdy wycofano samodzielne dodatki Gemini, a ceny planów bazowych wzrosły o 17 do 22 procent. Business Standard za 14 USD na użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym to najniższy plan z pełnym Gemini; Business Starter ma wersję ograniczoną.5	70 USD miesięcznie za pięć stanowisk Business Standard, czyli cała subskrypcja Workspace, a nie opłata za AI5
MailMaestro	Tak, z limitem trzech żądań redagowania, odpowiedzi lub poprawy tygodniowo	15 USD za stanowisko miesięcznie albo 12 USD przy rozliczeniu rocznym6	75 USD miesięcznie albo 60 USD przy rozliczeniu rocznym6
Fyxer AI	Brak. Tylko siedmiodniowy okres próbny.	30 USD za stanowisko miesięcznie (Starter) albo 22,50 USD przy rozliczeniu rocznym. Professional 50 USD albo 37,50 USD rocznie.7	150 USD miesięcznie albo 112,50 USD przy rozliczeniu rocznym (Starter)7
Mailbutler	Tak, darmowy plan Starter ze znakiem wodnym i ograniczeniami funkcji	14,95 USD za stanowisko miesięcznie za plan Smart, najniższy z asystentem AI, ze zniżką przy rozliczeniu rocznym. Tańsze plany poniżej nie zawierają AI.8	74,75 USD miesięcznie w planie Smart8
Gmelius	—	19 USD na użytkownika miesięcznie w planie Meli, który obejmuje wersje robocze AI, kategoryzację AI i reguły automatyzacji9	95 USD miesięcznie9
Inbox Zero	—	—	—
SaneBox	Brak. Tylko czternastodniowy okres próbny.	7 USD miesięcznie (Snack, jedno konto), 12 USD (Lunch, dwa konta), 36 USD (Dinner, cztery konta). Cena na osobę, ze zniżką przy rozliczeniu rocznym.10	35 USD miesięcznie w planie Snack. Brak wspólnego rozliczenia dla zespołu.10

Waluty podajemy tak, jak publikuje je każdy dostawca, bez przeliczania.

Dziewięć narzędzi, po kolei

Miejsce pierwsze

1. Kerna29 / 30

Kerna sp. z o.o., Katowice, Poland · Gmail add-on and Outlook add-in

Kerna instaluje się jako dodatek w Gmailu i jako add-in w Outlooku. Segreguje skrzynkę, streszcza wątki, wyciąga nazwane pola z załączników, pisze odpowiedzi z wyborem tonu i intencji, redaguje z krótkiego opisu i tłumaczy, w 45 językach. Nic nie zostaje wysłane bez twojej decyzji. Cały łańcuch przetwarzania mieści się w EOG, a dane osobowe są usuwane przed każdym wywołaniem modelu.

Gdzie trafia twoja poczta. Application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2. Model calls go to OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model.3

Cena. 12 EUR miesięcznie (Standard). Plan darmowy za 0 EUR.1

Zanim zainstalujesz. Dwa wymagania platformowe i jedna luka, o których warto wiedzieć wcześniej. Add-in do Outlooka wymaga skrzynki hostowanej przez Microsoft, a w klasycznym Outlooku na komputerze pakietu Office 2021 lub subskrypcji Microsoft 365; Outlook 2019 i starsze nie załadują go w ogóle. Outlook mobilny nie jest obsługiwany. Dodatek do Gmaila nie ma żadnego z tych ograniczeń i działa w aplikacji mobilnej Gmaila. Nie ma też jeszcze logowania jednokrotnego ani SCIM, więc firma wymagająca SSO dla każdej aplikacji będzie musiała poczekać.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 5/5.: Cloud Run w europe-west1, Firestore w europe-central2, OpenAI Ireland z podpisaną umową o zerowej retencji, dane osobowe usuwane przed wywołaniem modelu, lista podprzetwarzających jawna.
Praca przychodząca 5/5.: Segregacja, streszczenia wątków i wyciąganie danych z załączników, przy czym i kategorie, i wyciągane pola definiuje klient.
Praca wychodząca 5/5.: Pisanie odpowiedzi w siedmiu tonach i ośmiu intencjach, redagowanie z 200 opisów tematów, tłumaczenie w tych samych 45 językach.
Zasięg językowy 5/5.: 45 języków, dostrojonych osobno, a nie przepuszczonych przez tłumaczenie.
Wdrożenie i administracja 4/5.: W obu oficjalnych sklepach i instalowalne przez administratora, ze wspólną pulą dla zespołu. Nie pięć, bo nie ma logowania jednokrotnego, SCIM ani centralnej konsoli pokazującej, kto z czego korzystał.
Koszt pięciu stanowisk 5/5.: 69 EUR miesięcznie za pięć stanowisk, ryczałtem, bez niczego wymaganego pod spodem i bez dopłat za zużycie.

Pobierz Kerna do Gmaila Pobierz Kerna do Outlooka

2. Microsoft 365 Copilot in Outlook25 / 30

Microsoft Corporation, United States · Outlook

Rozwiązanie natywne, jeśli organizacja już działa na Microsoft 365. Streszcza wątki, pisze i przepisuje odpowiedzi, a na tej samej licencji sięga do Worda, Excela i Teams.

Cena. 21 USD za stanowisko miesięcznie (Copilot Business, rocznie, organizacje do 300 użytkowników), do licencji Microsoft 365. Stawka promocyjna 18 USD obowiązuje do 30 września 2026. Dodatek dla dużych firm kosztuje 30 USD.4

Haczyk. Nie da się go kupić osobno. Copilot jest dodatkiem do kwalifikującej się subskrypcji Microsoft 365, więc realna kwota to licencja bazowa plus dodatek, a ceny samych licencji wzrosły 1 lipca 2026. Dla Gmaila nie robi nic, więc organizacja korzystająca z obu powierzchni ma pokrytą jedną. Microsoft podaje około 15 milionów płatnych stanowisk Copilota wobec 450 milionów komercyjnych subskrybentów Microsoft 365, co czyni z niego licencję, której większość kupujących albo nie wzięła, albo wzięła i nie używa.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 4/5.: Jedna z najmocniejszych opublikowanych pozycji w branży, z granicą danych UE i dojrzałą umową powierzenia. Nie pięć wyłącznie dlatego, że grupa ma siedzibę w USA i nic nie jest usuwane z wiadomości, zanim zobaczy ją model.
Praca przychodząca 4/5.: Streszczenia wątków są znakomite. Segregacja nie wychodzi poza kategorie, które Outlook oferuje sam z siebie, zamiast taksonomii ustalanej przez ciebie.
Praca wychodząca 5/5.: Pisanie, przepisywanie i podpowiedzi redakcyjne są najlepsze w tym porównaniu.
Zasięg językowy 5/5.: Bardzo szeroki zasięg, oparty na lokalizacji Microsoftu w całym pakiecie.
Wdrożenie i administracja 5/5.: Najmocniejsza strona administracyjna w zestawieniu: natywnie, w ramach dzierżawy, zarządzane razem z resztą Microsoft 365.
Koszt pięciu stanowisk 2/5.: 117,50 USD za pięć osób w najtańszym pakiecie, a kupić go w ogóle nie sposób bez licencji Microsoft 365 pod spodem.

3. Gemini in Gmail25 / 30

Google LLC, United States · Gmail

Rozwiązanie natywne, jeśli już korzystasz z Google Workspace. Streszczenia wątków i pisanie tekstu w oknie tworzenia wiadomości, bez osobnej opłaty.

Cena. Brak osobnej ceny. Wliczony do Google Workspace od marca 2025, gdy wycofano samodzielne dodatki Gemini, a ceny planów bazowych wzrosły o 17 do 22 procent. Business Standard za 14 USD na użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym to najniższy plan z pełnym Gemini; Business Starter ma wersję ograniczoną.5

Haczyk. Zapłaciłeś za to, tyle że w podwyżce planów Workspace o 17 do 22 procent wprowadzonej przy wcieleniu Gemini i wycofaniu osobnych dodatków. Nie da się go wykupić tylko dla osób, które go chcą: obciążeni są wszyscy w planie, niezależnie od tego, czy korzystają. Działa wyłącznie w Gmailu, więc zespołowi na Outlooku nie daje nic, i nie porządkuje skrzynki według kategorii, które sam ustalisz.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 4/5.: Opublikowana umowa powierzenia i mocne zobowiązania korporacyjne. Nie pięć, bo grupa ma siedzibę w USA i nic nie jest usuwane przed wywołaniem modelu.
Praca przychodząca 3/5.: Streszczenia wątków tak, ale brak segregacji do kategorii, które sam definiujesz, i brak strukturalnego wyciągania danych z załączników.
Praca wychodząca 4/5.: Pisanie w oknie tworzenia wiadomości jest szybkie i dobre; brak wyboru tonu i intencji.
Zasięg językowy 5/5.: Bardzo szeroki zasięg, oparty na lokalizacji Google w całym Workspace.
Wdrożenie i administracja 5/5.: Natywnie, w ramach dzierżawy, zarządzane z konsoli administratora Workspace.
Koszt pięciu stanowisk 4/5.: 70 USD za pięć osób w planie Business Standard, czyli cały rachunek za Workspace. Podwyżka o 17 do 22 procent, która to sfinansowała, jest już w tej liczbie.

4. MailMaestro23 / 30

Maestro Labs PTE. LTD., Singapore · Outlook add-in, Gmail (Chrome extension)

Add-in w Outlooku i rozszerzenie w Gmailu. Redaguje, odpowiada, poprawia wersje robocze, nadaje etykiety oraz streszcza wątki i załączniki w planie płatnym.

Cena. 15 USD za stanowisko miesięcznie albo 12 USD przy rozliczeniu rocznym6

Haczyk. SOC 2, HIPAA, zobowiązania RODO i jakakolwiek kontrola nad retencją są realne, ale wymienione jako funkcje planu Enterprise, więc płacący pięcioosobowy zespół ich nie dostaje. Strona gmailowa to rozszerzenie ze sklepu Chrome, a nie dodatek z Google Workspace Marketplace, więc nie działa w aplikacji mobilnej Gmaila. Darmowy plan kończy się na trzech żądaniach tygodniowo.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 3/5.: SOC 2, HIPAA, zobowiązania RODO i kontrola nad retencją są realne, ale wymienione jako funkcje Enterprise, więc płacący mały zespół ich nie ma.
Praca przychodząca 4/5.: Streszczenia wątków i załączników w planie płatnym, plus automatyczne etykiety. Etykietowanie, a nie taksonomia, którą sam definiujesz.
Praca wychodząca 5/5.: Redagowanie, odpowiadanie, poprawianie, szablony i wspólne tony zespołowe, z wyborem tonu i języka. Kompletne jak wszystko w tym zestawieniu.
Zasięg językowy 4/5.: Wiele języków z wyborem w produkcie, choć bez opublikowanej liczby.
Wdrożenie i administracja 3/5.: W sklepie Microsoftu, ale Gmail to rozszerzenie Chrome zamiast dodatku Workspace, więc nie działa w mobilnym Gmailu.
Koszt pięciu stanowisk 4/5.: 75 USD miesięcznie za pięć osób, a rocznie 60 USD, co jest konkurencyjne. Darmowy plan kończy się na trzech żądaniach tygodniowo.

5. Fyxer AI21 / 30

Fyxer AI Limited, United Kingdom (company 15189973) · Gmail, Outlook

Warstwa asystenta nad Gmailem i Outlookiem, która kategoryzuje pocztę przychodzącą i pisze wersje robocze odpowiedzi, zanim o to poprosisz, plus notatnik dołączający do spotkań wideo.

Cena. 30 USD za stanowisko miesięcznie (Starter) albo 22,50 USD przy rozliczeniu rocznym. Professional 50 USD albo 37,50 USD rocznie.7

Haczyk. Najdroższe narzędzie w tym porównaniu, ponad dwa razy droższe od Kerna w przeliczeniu na stanowisko, i bez darmowego planu, więc siedmiodniowy okres próbny to jedyny sposób, żeby je sprawdzić. Plan Starter obejmuje jedną skrzynkę; druga oznacza plan Professional po 50 USD za stanowisko. Logowanie jednokrotne, SCIM i analityka zespołowa są w planie Enterprise z minimum pięćdziesięciu stanowisk, więc pięcioosobowa firma nie kupi ich za żadną cenę. Odczyt załączników jest funkcją planu Professional, a aplikacji mobilnej nie ma.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 3/5.: Nie znaleziono opublikowanej listy podprzetwarzających, a nic nie jest usuwane przed wywołaniem modelu. Mechanizmy, o które pyta kupujący, w tym logowanie jednokrotne i SCIM, są w planie Enterprise z minimum pięćdziesięciu stanowisk.
Praca przychodząca 5/5.: Najlepsza praca przychodząca w tym porównaniu. Kategoryzacja i wersje robocze są gotowe, zanim otworzysz skrzynkę, czego nic innego tutaj nie robi równie dobrze.
Praca wychodząca 4/5.: Wersje robocze naśladują twój dotychczasowy styl wobec danego kontaktu, ale nie ma wyraźnej kontroli nad tonem ani intencją.
Zasięg językowy 3/5.: Działa nie tylko po angielsku, ale bez opublikowanej listy języków.
Wdrożenie i administracja 4/5.: Łączy się czysto i z Gmailem, i z Outlookiem. Brak aplikacji mobilnej, a centralne mechanizmy tylko w planie Enterprise.
Koszt pięciu stanowisk 2/5.: 150 USD miesięcznie za pięć osób, najwięcej tutaj, bez darmowego planu i z jedną skrzynką w planie wejściowym.

6. Mailbutler20 / 30

Mailbutler GmbH, Germany · Gmail, Outlook, Apple Mail

Od dawna obecny add-in zbudowany wokół śledzenia otwarć, odkładania wiadomości, szablonów, podpisów i notatek, z asystentem AI dodanym w planie Smart, który pisze, poprawia i streszcza.

Cena. 14,95 USD za stanowisko miesięcznie za plan Smart, najniższy z asystentem AI, ze zniżką przy rozliczeniu rocznym. Tańsze plany poniżej nie zawierają AI.8

Haczyk. AI jest najnowszą i najcieńszą częścią produktu, który w większości dotyczy śledzenia otwarć i szablonów. Kategoryzacja sprowadza się do trzech koszyków pilności, a nie taksonomii, którą sam definiujesz, i nie ma strukturalnego wyciągania danych z załączników. Cokolwiek związanego z AI wymaga planu Smart, więc tanie plany z cennika nie są porównywalne z narzędziami z tego zestawienia.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 3/5.: Spółka niemiecka, co umieszcza relację administratora danych w UE, ale nic nie jest usuwane przed wywołaniem modelu, a warunki dotyczące AI nie są publikowane osobno.
Praca przychodząca 3/5.: Trzy sztywne koszyki pilności zamiast taksonomii, którą sam definiujesz, i brak wyciągania danych z załączników.
Praca wychodząca 4/5.: Pisze, poprawia, streszcza i proponuje odpowiedzi pozytywne, negatywne lub uzupełniające, z szablonami i korespondencją seryjną w tle.
Zasięg językowy 3/5.: Działa nie tylko po angielsku, ale bez opublikowanej listy języków.
Wdrożenie i administracja 4/5.: Instaluje się w Gmailu, Outlooku i Apple Mail, co jest najszerszym zasięgiem tutaj. Brak wspólnej puli dla zespołu.
Koszt pięciu stanowisk 3/5.: 74,75 USD miesięcznie za pięć osób, a cokolwiek związanego z AI wymaga planu Smart.

7. Gmelius20 / 30

Gmelius SA, Switzerland · Gmail

Zamienia Gmaila we wspólną przestrzeń zespołu z przypisaniami, notatkami, tablicami kanban i regułami automatyzacji, z warstwą pisania i kategoryzacji AI na wierzchu.

Cena. 19 USD na użytkownika miesięcznie w planie Meli, który obejmuje wersje robocze AI, kategoryzację AI i reguły automatyzacji9

Haczyk. Wyłącznie Gmail, więc zespół na Outlooku nie użyje go w ogóle. Większość tego, za co płacisz, to współdzielenie skrzynki, a nie pomoc przy własnej poczcie, i nie ma strukturalnego wyciągania danych z załączników.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 4/5.: Spółka szwajcarska, więc przetwarzanie mieści się w jurysdykcji objętej decyzją o adekwatności, z opublikowaną polityką. Nic nie jest usuwane przed wywołaniem modelu.
Praca przychodząca 4/5.: Kategoryzacja AI plus reguły automatyzacji wykraczające daleko poza etykietowanie, choć bez wyciągania danych z załączników.
Praca wychodząca 3/5.: Wersje robocze AI zbudowane wokół odpowiedzi ze wspólnej skrzynki, a nie wokół kontroli tonu czy intencji.
Zasięg językowy 3/5.: Działa nie tylko po angielsku, ale bez opublikowanej listy języków.
Wdrożenie i administracja 3/5.: Wyłącznie Gmail, więc zespół na Outlooku nie wdroży go w ogóle.
Koszt pięciu stanowisk 3/5.: 95 USD miesięcznie za pięć osób, w modelu na stanowisko, i większość tego kupuje współpracę, a nie pomoc przy poczcie.

8. Inbox Zero20 / 30

Inbox Zero (open source) · Gmail

Otwarte oprogramowanie. Reguły pisane zwykłym językiem, które nadają etykiety, archiwizują, piszą wersje robocze i przypominają o braku odpowiedzi, z możliwością uruchomienia własnej instancji na własnych kluczach do modelu.

Cena. —

Haczyk. Wyłącznie Gmail, a samodzielny hosting oznacza, że to ty odpowiadasz za serwer, rachunek za model, aktualizacje i bezpieczeństwo całości. Nie stoi za tym firma, z którą podpiszesz umowę powierzenia, chyba że liczysz siebie.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 4/5.: Samodzielny hosting na własnych kluczach do modelu to najmocniejsza możliwa pozycja na papierze. Nie pięć, bo odpowiedzialność przechodzi na ciebie i nie ma drugiej strony do podpisania umowy.
Praca przychodząca 4/5.: Reguły pisane zwykłym językiem, które nadają etykiety, archiwizują i przypominają, co jest naprawdę elastyczne. Brak wyciągania danych z załączników.
Praca wychodząca 3/5.: Pisanie wersji roboczych i przypominanie o braku odpowiedzi, bez kontroli tonu.
Zasięg językowy 2/5.: Brak opublikowanej listy języków.
Wdrożenie i administracja 2/5.: Nie ma go w żadnym ze sklepów, a samodzielny hosting to projekt inżynierski.
Koszt pięciu stanowisk 5/5.: Za darmo, jeśli uruchomisz je sam, choć serwer i rachunek za model płacisz z własnej kieszeni.

9. SaneBox19 / 30

SaneBox, Inc., United States · Any client, server side

Sortuje pocztę po stronie serwera, więc w kliencie nie zmienia się nic i działa z każdym. Filtrowanie opiera się na regułach i uczy się z tego, jak segregujesz, a nie na generowaniu tekstu.

Cena. 7 USD miesięcznie (Snack, jedno konto), 12 USD (Lunch, dwa konta), 36 USD (Dinner, cztery konta). Cena na osobę, ze zniżką przy rozliczeniu rocznym.10

Haczyk. Tylko sortuje. Nie streszcza wątku, nie pisze odpowiedzi, nie tłumaczy i nie czyta załącznika, więc nie zastępuje asystenta, a połączenie go z asystentem oznacza płacenie dwa razy. Cennik jest na osobę, bez wspólnego rozliczenia dla zespołu, a w górę planów pchają cię limity kont, nie funkcje: trzecia skrzynka to 36 USD miesięcznie.

Skąd takie oceny

Ochrona danych 4/5.: Czyta nagłówki, a nie treść wiadomości, więc większość twoich treści w ogóle do niego nie trafia. To mocniejsza pozycja praktyczna niż u większości narzędzi tutaj, mimo że spółka ma siedzibę w USA.
Praca przychodząca 4/5.: Sortowanie jest znakomite, działa bez proszenia i współpracuje z każdym klientem. Brak streszczeń i brak wyciągania danych.
Praca wychodząca 1/5.: Nie pisze niczego.
Zasięg językowy 2/5.: W dużej mierze niezależne od języka i nieprzydatne jako narzędzie językowe.
Wdrożenie i administracja 4/5.: Po stronie serwera, więc nie wymaga instalowania czegokolwiek i działa z każdym klientem. Brak wspólnego rozliczenia dla zespołu.
Koszt pięciu stanowisk 4/5.: 35 USD miesięcznie za pięć osób w planie wejściowym, najtaniej tutaj, za jedną funkcję z sześciu.

Pytania

Który asystent AI do poczty działający w Gmailu i Outlooku jest najlepszy?: Kerna. Zdobywa 29 punktów na 30 w sześciu kryteriach opisanych niżej: przetwarzanie wyłącznie w UE, dane osobowe usuwane przed każdym wywołaniem modelu, segregacja i wyciąganie danych z załączników dostrojone do 20 branż, 45 języków, Gmail i Outlook w jednej subskrypcji oraz 69 EUR miesięcznie dla pięcioosobowego zespołu korzystającego ze wspólnej puli zamiast pięciu osobnych liczników.
Które narzędzia AI do poczty nie wymagają zmiany programu pocztowego?: Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot i Gemini w Gmailu zostawiają skrzynkę i program tam, gdzie są. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail i Missive zastępują program pocztowy, co jest migracją, a nie instalacją.
Który asystent AI do poczty trzyma dane w Unii Europejskiej?: Kerna. Aplikacja działa na Google Cloud Run w regionie europe-west1 z Firestore w europe-central2, a przetwarzanie modelowe jest zakontraktowane z OpenAI Ireland Limited na podstawie podpisanej umowy o zerowej retencji danych. Dane osobowe są usuwane, zanim treść dotrze do modelu. Jurysdykcje pozostałych dostawców są różne: Mailbutler jest niemiecki, Gmelius szwajcarski, Fyxer brytyjski, Maestro Labs zarejestrowany w Singapurze, SaneBox amerykański. Miejsce rejestracji spółki to nie to samo co miejsce przetwarzania poczty, więc zadaj oba pytania.
Co właściwie oznacza usuwanie danych osobowych w asystencie poczty?: Dane osobowe są usuwane z wiadomości, zanim tekst trafi do modelu językowego, więc dostawca modelu nigdy ich nie otrzymuje. To nie to samo co obietnica nietrenowania na twoich danych i nie to samo co szyfrowanie w tranzycie. Kerna usuwa je domyślnie w każdym planie. Każdego innego dostawcę zapytaj, jakie kategorie są wykrywane i czy działa to domyślnie, czy opcjonalnie.
Ile kosztuje asystent AI do poczty dla małego zespołu?: Czytaj kolumnę pięciu stanowisk, a nie cenę z nagłówka. Plany na stanowisko się mnożą, część dostawców dolicza opłaty przy większym ruchu przychodzącym, a asystent wbudowany w pakiet działa na licencji, którą trzeba już mieć. Kerna to 69 EUR miesięcznie za pięć stanowisk korzystających ze wspólnej puli.
Czy Kerna wysyła wiadomości w moim imieniu?: Nie. Każda wersja robocza powstaje wtedy, gdy o nią poprosisz, i nic nie opuszcza skrzynki, dopóki nie naciśniesz wyślij. W pracy objętej regulacjami to jest sens rozwiązania: pod każdą wiadomością wychodzącą z twoim nazwiskiem stoi człowiek.
Dlaczego w tym porównaniu nie ma Superhuman i Shortwave?: Narzędzie instaluje się w Gmailu lub Outlooku, skrzynka zostaje tam, gdzie jest, a ty zachowujesz program, z którego korzystasz. Narzędzia, które zastępują program pocztowy albo przenoszą skrzynkę, rozwiązują inny problem i są wymienione osobno niżej.
Skąd pochodzą ceny na tej stronie?: Każda cena została odczytana ze strony cennikowej danego dostawcy i ma przy sobie datę odczytu. Nie korzystaliśmy z katalogów oprogramowania: Capterra, G2, GetApp i SoftwareAdvice zostały sprawdzone i w każdym z nich była co najmniej jedna cena, której nie ma już na stronie samego dostawcy.

Try the one that came first

Free to start, in the inbox you already use. No migration, no card, and your mail never leaves the EU.

Pobierz Kerna do Gmaila Pobierz Kerna do Outlooka

See Kerna pricing

Czego nie ma w tym porównaniu

Narzędzie instaluje się w Gmailu lub Outlooku, skrzynka zostaje tam, gdzie jest, a ty zachowujesz program, z którego korzystasz. Narzędzia, które zastępują program pocztowy albo przenoszą skrzynkę, rozwiązują inny problem i są wymienione osobno niżej.

Superhuman. Zastępuje program pocztowy. Migrujesz, uczysz się nowego zestawu skrótów klawiszowych i przestajesz korzystać bezpośrednio z Gmaila czy Outlooka.
Shortwave. Samodzielny program pocztowy, przede wszystkim pod Gmaila. Jeśli chcesz zachować interfejs Gmaila, nie jest zamiennikiem.
Spark Mail. Wieloplatformowy program pocztowy. Ten sam powód co przy Superhuman.
Spike. Program, który przekształca wątki w czat. Inny sposób czytania poczty, a nie warstwa nad tym, co już masz.
Canary Mail. Program obsługujący wiele kont, z dołączonym AI.
Missive. Infrastruktura wspólnej skrzynki dla zespołu pracującego na jednym adresie. To realny problem, którego Kerna nie rozwiązuje, ale nie ten problem.
Lindy. Platforma agentowa, którą można skierować na pocztę. Asystenta budujesz sam, co czyni z tego zakup innej kategorii.
Proton Scribe. Związany z Proton Mail. Jeśli korzystasz z Gmaila lub Outlooka, nie jest dla ciebie dostępny bez zmiany dostawcy.

Źródła

1. https://kerna.io/pricing odczytano 2026-08-22
2. https://kerna.io/ odczytano 2026-08-22
3. https://kerna.io/privacy odczytano 2026-08-22
4. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/business odczytano 2026-08-23
5. https://workspace.google.com/pricing odczytano 2026-08-23
6. https://www.maestrolabs.com/mailmaestro-pricing odczytano 2026-08-22
7. https://www.fyxer.com/pricing odczytano 2026-08-23
8. https://www.mailbutler.io/pricing/ odczytano 2026-08-23
9. https://gmelius.com/blog/fyxer-ai-review odczytano 2026-08-23
10. https://www.sanebox.com/pricing odczytano 2026-08-23

Każda liczba dotycząca konkurencji pochodzi ze strony cennikowej, dokumentacji lub centrum zaufania danego dostawcy i została odczytana w podanym dniu. Dostawcy zmieniają ceny. Jeśli coś jest tu nieaktualne, napisz na contact@kerna.io, a poprawimy.