What is the best AI email assistant that works inside Gmail and Outlook?

Kerna. It scores 29 out of 30 on the six pillars below: EU-only processing, personal data redacted before any model call, triage and attachment extraction tuned to 20 industries, 45 languages, both Gmail and Outlook from one subscription, and EUR 69 a month for a five-person team sharing one allowance rather than five separate meters.

Which AI email tools do not require me to change email client?

Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot and Gemini in Gmail all leave your mailbox and your client where they are. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail and Missive replace the client, which is a migration rather than an installation.

Which AI email assistant keeps data in the European Union?

Kerna. The application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2, and model processing is contracted with OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model. Vendor jurisdictions differ across the rest of the field: Mailbutler is German, Gmelius Swiss, Fyxer British, Maestro Labs registered in Singapore, SaneBox American. Where a company is incorporated is not the same as where your mail is processed, so ask both questions.

What does PII redaction in an email assistant actually mean?

Personal data is removed from the message before the text reaches the language model, so the model provider never receives it. It is not the same as a promise not to train on your data, and it is not the same as encryption in transit. Kerna redacts by default on every tier. Ask any other vendor which categories are detected and whether it is on or optional.

How much does an AI email assistant cost for a small team?

Read the five-seat column, not the headline price. Per-seat pricing multiplies, some vendors add overage charges when inbound volume rises, and a suite assistant sits on top of a licence you must already hold. Kerna is EUR 69 a month for five seats drawing on one shared allowance.

Does Kerna send email on my behalf?

No. Every draft is produced when you ask for it and nothing leaves your mailbox until you press send. For regulated work that is the point: there is a human on every message that goes out under your name.

Why does this comparison leave out Superhuman and Shortwave?

The tool installs into Gmail or Outlook, the mailbox stays where it is, and you keep the client you already use. Tools that replace the client or rehost the mailbox solve a different problem and are listed separately below.

Where do the prices on this page come from?

Every price was read from the vendor’s own pricing page and carries the date it was read. Software directories were not used: Capterra, G2, GetApp and SoftwareAdvice were all checked and all four carried at least one price that no longer existed on the vendor’s own site.

Vergleich

Die besten KI-E-Mail-Assistenten für Gmail und Outlook

Neun Tools, die sich in das Postfach einfügen, das Sie ohnehin nutzen, bewertet nach den sechs Kriterien, die darüber entscheiden, ob sich eines davon lohnt. Kerna liegt vorn, mit 29 von 30.

Kerna für Gmail holen Kerna für Outlook holen

Kurz gefasst

Falls Sie sonst nichts lesen.

Kerna, 29 von 30. Das einzige Tool hier, das sowohl in Gmail als auch in Outlook läuft, vollständig innerhalb der EU verarbeitet, personenbezogene Daten vor jedem Modellaufruf entfernt, 45 Sprachen beherrscht und einen Pauschalpreis für das Team verlangt, statt jeden Arbeitsplatz einzeln abzurechnen. 69 EUR im Monat für fünf Personen.
Zahlen Sie bereits für die Suite? Microsoft 365 Copilot und Gemini in Gmail lohnen einen Versuch mit der Lizenz, die Sie ohnehin halten. Lesen Sie danach die Spalte zum Datenschutz und entscheiden Sie, ob Sie Ihre Post dort verarbeitet haben wollen.
Alles andere auf dieser Liste rechnet pro Arbeitsplatz ab. Fünf Personen im günstigsten Bezahltarif der folgenden Tools kosten etwa 60 bis 150 USD im Monat, und diejenigen, die einen Sicherheitsfragebogen beantworten können, legen das hinter einen Enterprise-Tarif, den ein kleines Team nicht kaufen kann. Kerna kostet pauschal 69 EUR, mit demselben Datenschutz in jedem Tarif.

Was bewertet wurde

Sechs Kriterien zu je fünf Punkten, insgesamt 30. Der Bewertungsmaßstab ist veröffentlicht, damit Sie ihn für Ihre eigene Lage neu gewichten können.

Datenschutz

Wo Nachrichteninhalte verarbeitet werden, welche Aufbewahrungsbedingungen gelten, ob personenbezogene Daten entfernt werden, bevor das Modell sie sieht, und welche Stellen in der Kette der Unterauftragsverarbeiter stehen. Bewertet wird, was der Anbieter veröffentlicht, nicht, was er im Gespräch zu sagen bereit ist.

5.: Die Verarbeitung bleibt durchgehend im EWR, personenbezogene Daten werden vor dem Modellaufruf entfernt, die Aufbewahrung beim Modellanbieter ist vertraglich auf null gesetzt, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich.
4.: Ein veröffentlichter Auftragsverarbeitungsvertrag und entweder eine Rechtsordnung mit Angemessenheitsbeschluss oder eine Beschränkung auf Metadaten, aber die Inhalte erreichen das Modell weiterhin ohne Entfernung personenbezogener Daten.
3.: Ein veröffentlichter Auftragsverarbeitungsvertrag und ernst zu nehmende Sicherheitszusagen, aber die Unternehmensgruppe hat ihren Sitz außerhalb des EWR, und vor dem Modellaufruf wird nichts entfernt.
2.: Eine veröffentlichte Datenschutzerklärung, aber keine gesonderte Darstellung der KI-Verarbeitungskette, oder die maßgeblichen Kontrollen sind nur in einem Tarif verfügbar, den ein kleines Team nicht kaufen kann.
1.: Keine veröffentlichten Verarbeitungsbedingungen.

Eingehende Arbeit

Ordnen, was ankommt: Vorsortierung in Kategorien, die Sie selbst festlegen, Zusammenfassung von Konversationen und das Auslesen benannter Felder aus Anhängen.

5.: Alle drei, wobei sowohl die Kategorien der Vorsortierung als auch die ausgelesenen Felder vom Kunden festgelegt werden.
4.: Alle drei, aber mit Kategorien oder Feldern, die der Anbieter vorgibt und nicht Sie.
3.: Zwei von drei, oder alle drei mit festen Kategorien, die sich nicht ändern lassen.
2.: Eines von dreien, gut umgesetzt.
1.: Eines von dreien.

Ausgehende Arbeit

Erzeugen, was Sie versenden: Antwortentwürfe mit Kontrolle über Tonfall und Absicht, Verfassen aus einer kurzen Vorgabe und Übersetzung.

5.: Entwürfe, Verfassen und Übersetzung, mit ausdrücklicher Kontrolle über Tonfall und Absicht statt einer einzigen Allzweckstimme.
4.: Entwürfe und Verfassen mit gewisser Kontrolle über das Register, aber ohne Übersetzung oder mit Übersetzung ohne sprachspezifische Abstimmung.
3.: Entwürfe und Verfassen, mit geringer oder keiner Kontrolle über das Register.
2.: Nur Entwürfe, in einheitlichem Register, ohne Verfassen aus einer Vorgabe.
1.: Keine Entwurfsfunktion.

Sprachabdeckung

Ob ein Team, das nicht auf Englisch arbeitet, das Tool in der Sprache nutzen kann, in der es tatsächlich schreibt, statt englische Ausgaben mit der Grammatik einer anderen Sprache zu erhalten.

5.: Eine veröffentlichte Sprachliste im deutlich zweistelligen Bereich, je Sprache abgestimmt statt maschinell übersetzt.
4.: Breite Abdeckung durch einen Anbieter, der sein gesamtes Produktangebot lokalisiert, aber ohne Sprachliste für diese Funktion.
3.: Mehrere Sprachen, vom Anbieter namentlich genannt.
2.: Funktioniert über Englisch hinaus, aber der Anbieter veröffentlicht keine Liste, sodass ein Käufer seine eigene Sprache vorab nicht prüfen kann.
1.: Nur Englisch oder keine veröffentlichte Liste.

Bereitstellung und Verwaltung

Ob das Tool im offiziellen Marktplatz der jeweiligen Oberfläche verfügbar ist, ob eine Administratorin es organisationsweit installieren kann und wie Arbeitsplätze und Verbrauch verwaltet werden.

5.: Im offiziellen Marktplatz für jede beanspruchte Oberfläche, organisationsweit installierbar, mit Arbeitsplätzen und Verbrauch an einer Stelle verwaltet.
4.: Im offiziellen Marktplatz und organisationsweit installierbar, aber ohne zentrale Identitätskontrollen wie Single Sign-on oder ohne gemeinsamen Verbrauchspool.
3.: Verfügbar und installierbar, aber auf mindestens einer Oberfläche außerhalb des offiziellen Marktplatzes, oder ohne zentrale Verbrauchsverwaltung.
2.: Nur auf einer Oberfläche und außerhalb des Marktplatzes verfügbar, oder mit einem Einführungsprojekt verbunden.
1.: Selbst gehostet, oder die Installation ist Sache jeder einzelnen Person.

Kosten für fünf Arbeitsplätze

Was ein Unternehmen mit fünf Personen tatsächlich monatlich zahlt, einschließlich dessen, was der Tarif darunter voraussetzt, und ob der Preis steigen kann, ohne dass Sie den Tarif wechseln.

5.: Unter 80 EUR monatlich für fünf Personen, pauschal, ohne erforderliche Lizenz darunter und ohne Aufschlag für Verbrauch.
4.: Etwa 60 bis 80 EUR monatlich für fünf Personen, oder enthalten in einem Abonnement, das Sie ohnehin haben.
3.: Etwa 70 bis 100 EUR monatlich für fünf Personen, pro Arbeitsplatz.
2.: Etwa 100 bis 130 EUR monatlich für fünf Personen, oder mit erforderlicher Grundlizenz darunter.
1.: Über 130 EUR monatlich für fünf Personen, oder eine erforderliche Grundlizenz obendrauf, oder ein Preis, der mit dem Volumen steigt.

Bewertung

Tool	Datenschutz	Eingehende Arbeit	Ausgehende Arbeit	Sprachabdeckung	Bereitstellung und Verwaltung	Kosten für fünf Arbeitsplätze	Total
Kerna	5	5	5	5	4	5	29/30
Microsoft 365 Copilot in Outlook	4	4	5	5	5	2	25/30
Gemini in Gmail	4	3	4	5	5	4	25/30
MailMaestro	3	4	5	4	3	4	23/30
Fyxer AI	3	5	4	3	4	2	21/30
Mailbutler	3	3	4	3	4	3	20/30
Gmelius	4	4	3	3	3	3	20/30
Inbox Zero	4	4	3	2	2	5	20/30
SaneBox	4	4	1	2	4	4	19/30

Kerna führt in fünf der sechs Kriterien und verliert einen Punkt bei der Bereitstellung, weil Microsoft und Google ihre Assistenten aus einer Mandanten-Administrationskonsole heraus verwalten und Kerna bislang kein Single Sign-on anbietet. Es ist das einzige Tool hier, das Verarbeitung ausschließlich in der EU, Entfernung personenbezogener Daten vor dem Modellaufruf und 45 Sprachen in etwas vereint, das sich sowohl in Gmail als auch in Outlook installieren lässt. Jede Zahl oben wird im Eintrag des jeweiligen Tools erläutert. Fahren Sie über einen Wert, um die Begründung zu lesen. Die Zeilen sind nach Gesamtpunktzahl sortiert.

Was die einzelnen Tools tatsächlich leisten

Tool	Vorsortierung	Konversationszusammenfassung	Felder aus Anhängen	Antwortentwürfe	Übersetzung	Entfernt Daten vor dem Modell
Kerna	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Teilweise	✓	?	✓	Teilweise	—
Gemini in Gmail	—	✓	?	✓	Teilweise	—
MailMaestro	Teilweise	✓	Teilweise	✓	Teilweise	?
Fyxer AI	✓	✓	Teilweise	✓	?	—
Mailbutler	Teilweise	✓	—	✓	?	—
Gmelius	✓	?	—	✓	?	—
Inbox Zero	—
SaneBox	✓	—	—	—	—	?

Ein Haken bedeutet, dass der Anbieter die Funktion veröffentlicht. Ein Strich bedeutet, dass sie nicht vorhanden ist. Ein Fragezeichen bedeutet, dass der Anbieter sich dazu nicht äußert.

Was fünf Arbeitsplätze wirklich kosten

Der genannte Preis und der Preis für fünf Arbeitsplätze sind selten dieselbe Zahl. Tarife pro Arbeitsplatz vervielfachen sich, manche Anbieter berechnen mehr, wenn das eingehende Volumen steigt, und ein Assistent innerhalb einer Suite setzt auf einer Lizenz auf, die Sie ohnehin bezahlen.

Tool	Kostenloser Tarif	Günstigster Bezahltarif	Fünf Arbeitsplätze pro Monat
Kerna	Ja, 0 EUR mit einem monatlichen Token-Kontingent	12 EUR pro Monat (Standard). Kostenloser Tarif bei 0 EUR.1	69 EUR pro Monat (Business, fünf Arbeitsplätze, gemeinsames Token-Kontingent)1
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Nur Copilot Chat, das weder auf Ihre E-Mails noch auf Dateien oder Teams-Inhalte zugreift	21 USD pro Arbeitsplatz und Monat (Copilot Business, jährlich, Organisationen bis 300 Nutzer), zusätzlich zu einer qualifizierenden Microsoft-365-Lizenz. Ein Aktionspreis von 18 USD gilt bis zum 30. September 2026. Das Enterprise-Add-on kostet 30 USD.4	117,50 USD im Paket Business Standard mit Copilot, oder 105 USD für das Add-on allein zuzüglich fünf Basislizenzen4
Gemini in Gmail	Nicht bei Workspace. Jeder Bezahltarif enthält Gemini in irgendeinem Umfang.	Kein separater Preis. Seit März 2025 in Google Workspace enthalten, als die eigenständigen Gemini-Add-ons eingestellt und die Grundtarife um 17 bis 22 Prozent erhöht wurden. Business Standard für 14 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ist der niedrigste Tarif mit vollem Gemini; Business Starter enthält eine eingeschränkte Version.5	70 USD pro Monat für fünf Business-Standard-Arbeitsplätze, was das gesamte Workspace-Abonnement ist und keine KI-Gebühr5
MailMaestro	Ja, begrenzt auf drei Verfassen-, Antwort- oder Verbesserungsanfragen pro Woche	15 USD pro Arbeitsplatz und Monat, oder 12 USD bei jährlicher Abrechnung6	75 USD pro Monat, oder 60 USD bei jährlicher Abrechnung6
Fyxer AI	Keiner. Nur eine siebentägige Testphase.	30 USD pro Arbeitsplatz und Monat (Starter), oder 22,50 USD bei jährlicher Abrechnung. Professional 50 USD, oder 37,50 USD jährlich.7	150 USD pro Monat, oder 112,50 USD bei jährlicher Abrechnung (Starter)7
Mailbutler	Ja, ein kostenloser Starter-Tarif mit Wasserzeichen und Funktionsbeschränkungen	14,95 USD pro Arbeitsplatz und Monat für Smart, den niedrigsten Tarif mit KI-Assistent, mit Rabatt bei jährlicher Abrechnung. Die darunterliegenden Tarife enthalten keine KI.8	74,75 USD pro Monat im Tarif Smart8
Gmelius	—	19 USD pro Nutzer und Monat für den Meli-Tarif, der KI-Entwürfe, KI-Kategorisierung und Automatisierungsregeln umfasst9	95 USD pro Monat9
Inbox Zero	—	—	—
SaneBox	Keiner. Nur eine vierzehntägige Testphase.	7 USD pro Monat (Snack, ein Konto), 12 USD (Lunch, zwei Konten), 36 USD (Dinner, vier Konten). Preis pro Person, mit Rabatt bei jährlicher Abrechnung.10	35 USD pro Monat im Tarif Snack. Keine gemeinsame Team-Abrechnung.10

Währungen sind so angegeben, wie der jeweilige Anbieter sie veröffentlicht, und nicht umgerechnet.

Die neun, der Reihe nach

Platz eins

1. Kerna29 / 30

Kerna sp. z o.o., Katowice, Poland · Gmail add-on and Outlook add-in

Kerna installiert sich als Add-on in Gmail und als Add-in in Outlook. Es sortiert den Posteingang vor, fasst Konversationen zusammen, liest benannte Felder aus Anhängen aus, verfasst Antworten mit Auswahl von Tonfall und Absicht, schreibt aus einer kurzen Vorgabe und übersetzt, in 45 Sprachen. Nichts wird versendet, ohne dass Sie es auslösen. Die Verarbeitungskette liegt vollständig im EWR, und personenbezogene Daten werden vor jedem Modellaufruf entfernt.

Wohin Ihre E-Mails gehen. Application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2. Model calls go to OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model.3

Preis. 12 EUR pro Monat (Standard). Kostenloser Tarif bei 0 EUR.1

Vor der Installation. Zwei Plattformvoraussetzungen und eine Lücke, die Sie vorher kennen sollten. Das Outlook-Add-in setzt ein von Microsoft gehostetes Postfach voraus und im klassischen Desktop-Outlook Office 2021 oder ein Microsoft-365-Abonnement; Outlook 2019 und älter können es nicht laden. Outlook mobil wird nicht unterstützt. Das Gmail-Add-on hat keine dieser Einschränkungen und läuft in der mobilen Gmail-App. Außerdem gibt es bislang kein Single Sign-on und kein SCIM, sodass ein Unternehmen, das SSO für jede Anwendung verlangt, noch warten muss.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 5/5.: Cloud Run in europe-west1, Firestore in europe-central2, OpenAI Ireland mit unterzeichneter Vereinbarung über Nullaufbewahrung, personenbezogene Daten werden vor dem Modellaufruf entfernt, Unterauftragsverarbeiter sind veröffentlicht.
Eingehende Arbeit 5/5.: Vorsortierung, Konversationszusammenfassungen und Auslesen aus Anhängen, wobei sowohl die Kategorien als auch die ausgelesenen Felder vom Kunden festgelegt werden.
Ausgehende Arbeit 5/5.: Entwürfe in sieben Tonfällen und acht Absichten, Verfassen aus 200 Themenvorgaben, Übersetzung in denselben 45 Sprachen.
Sprachabdeckung 5/5.: 45 Sprachen, je Sprache abgestimmt statt durch eine Übersetzung geschickt.
Bereitstellung und Verwaltung 4/5.: In beiden offiziellen Marktplätzen und durch Administratoren installierbar, mit einem gemeinsamen Kontingent für das Team. Keine Fünf, weil es kein Single Sign-on, kein SCIM und keine zentrale Konsole gibt, die zeigt, wer was genutzt hat.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 5/5.: 69 EUR monatlich für fünf Arbeitsplätze, pauschal, ohne etwas darunter und ohne Aufschlag für Verbrauch.

Kerna für Gmail holen Kerna für Outlook holen

2. Microsoft 365 Copilot in Outlook25 / 30

Microsoft Corporation, United States · Outlook

Die native Option, wenn Ihre Organisation ohnehin auf Microsoft 365 läuft. Fasst Konversationen zusammen, verfasst und überarbeitet Antworten und reicht mit derselben Lizenz in Word, Excel und Teams hinein.

Preis. 21 USD pro Arbeitsplatz und Monat (Copilot Business, jährlich, Organisationen bis 300 Nutzer), zusätzlich zu einer qualifizierenden Microsoft-365-Lizenz. Ein Aktionspreis von 18 USD gilt bis zum 30. September 2026. Das Enterprise-Add-on kostet 30 USD.4

Der Haken. Es lässt sich nicht für sich allein kaufen. Copilot ist ein Zusatz zu einem qualifizierenden Microsoft-365-Abonnement, sodass die tatsächliche Zahl aus Grundlizenz plus Zusatz besteht, und die Lizenzpreise selbst sind zum 1. Juli 2026 gestiegen. Für Gmail leistet es nichts, sodass eine Organisation mit beiden Oberflächen nur eine davon abgedeckt bekommt. Microsoft nennt rund 15 Millionen bezahlte Copilot-Arbeitsplätze bei 450 Millionen kommerziellen Microsoft-365-Abonnenten, womit es eine Lizenz ist, die die meisten Käufer entweder abgelehnt oder gekauft und ungenutzt gelassen haben.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 4/5.: Eine der stärksten veröffentlichten Positionen der Branche, mit EU-Datengrenze und einem ausgereiften Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Fünf, nur weil die Unternehmensgruppe ihren Sitz in den USA hat und vor dem Modellaufruf nichts aus der Nachricht entfernt wird.
Eingehende Arbeit 4/5.: Konversationszusammenfassungen sind ausgezeichnet. Die Vorsortierung bleibt innerhalb der Kategorien, die Outlook ohnehin bietet, statt einer Systematik, die Sie festlegen.
Ausgehende Arbeit 5/5.: Entwürfe, Überarbeitung und Formulierungshilfe sind die besten in diesem Vergleich.
Sprachabdeckung 5/5.: Sehr breite Abdeckung, getragen von Microsofts Lokalisierung über die gesamte Suite.
Bereitstellung und Verwaltung 5/5.: Die stärkste Verwaltungsseite hier: nativ, mandantenverwaltet und gemeinsam mit dem übrigen Microsoft 365 gesteuert.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 2/5.: 117,50 USD für fünf Personen im günstigsten Paket, und ohne eine Microsoft-365-Lizenz darunter überhaupt nicht erwerbbar.

3. Gemini in Gmail25 / 30

Google LLC, United States · Gmail

Die native Option, wenn Sie ohnehin Google Workspace nutzen. Konversationszusammenfassungen und Entwürfe im Verfassen-Fenster, ohne gesonderten Aufpreis.

Preis. Kein separater Preis. Seit März 2025 in Google Workspace enthalten, als die eigenständigen Gemini-Add-ons eingestellt und die Grundtarife um 17 bis 22 Prozent erhöht wurden. Business Standard für 14 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ist der niedrigste Tarif mit vollem Gemini; Business Starter enthält eine eingeschränkte Version.5

Der Haken. Bezahlt haben Sie es doch, nämlich über die Erhöhung der Workspace-Tarife um 17 bis 22 Prozent, mit der Gemini eingegliedert und die eigenständigen Zusatzpakete eingestellt wurden. Es lässt sich nicht nur für diejenigen lizenzieren, die es wollen: Alle im Tarif werden dafür belastet, ob sie es nutzen oder nicht. Es gilt nur für Gmail, leistet für ein Team auf Outlook also nichts, und es sortiert den Posteingang nicht in Kategorien, die Sie selbst festlegen.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 4/5.: Ein veröffentlichter Auftragsverarbeitungsvertrag und starke Unternehmenszusagen. Keine Fünf, weil die Unternehmensgruppe ihren Sitz in den USA hat und vor dem Modellaufruf nichts entfernt wird.
Eingehende Arbeit 3/5.: Konversationszusammenfassungen ja, aber keine Vorsortierung in selbst festgelegte Kategorien und kein strukturiertes Auslesen aus Anhängen.
Ausgehende Arbeit 4/5.: Entwürfe im Verfassen-Fenster sind schnell und gut; keine Auswahl von Tonfall oder Absicht.
Sprachabdeckung 5/5.: Sehr breite Abdeckung, getragen von Googles Lokalisierung über Workspace hinweg.
Bereitstellung und Verwaltung 5/5.: Nativ, mandantenverwaltet und über die Workspace-Administrationskonsole gesteuert.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 4/5.: 70 USD für fünf Personen im Tarif Business Standard, was die gesamte Workspace-Rechnung ist. Die Erhöhung um 17 bis 22 Prozent, die das finanziert hat, steckt bereits in dieser Zahl.

4. MailMaestro23 / 30

Maestro Labs PTE. LTD., Singapore · Outlook add-in, Gmail (Chrome extension)

Ein Add-in in Outlook und eine Erweiterung in Gmail. Verfasst, antwortet, verbessert Entwürfe, vergibt Labels und fasst im Bezahltarif Konversationen und Anhänge zusammen.

Preis. 15 USD pro Arbeitsplatz und Monat, oder 12 USD bei jährlicher Abrechnung6

Der Haken. SOC 2, HIPAA, DSGVO-Zusagen und jede Kontrolle über die Aufbewahrung sind vorhanden, aber als Enterprise-Funktionen aufgeführt, sodass ein zahlendes Team mit fünf Personen sie nicht erhält. Die Gmail-Seite ist eine Erweiterung aus dem Chrome Web Store und kein Add-on aus dem Google Workspace Marketplace, läuft also nicht in der mobilen Gmail-App. Der kostenlose Tarif endet bei drei Anfragen pro Woche.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 3/5.: SOC 2, HIPAA, DSGVO-Zusagen und Kontrolle über die Aufbewahrung sind vorhanden, aber als Enterprise-Funktionen aufgeführt, sodass ein zahlendes kleines Team sie nicht hat.
Eingehende Arbeit 4/5.: Konversations- und Anhangszusammenfassungen im Bezahltarif, dazu automatische Labels. Labeling statt einer Systematik, die Sie festlegen.
Ausgehende Arbeit 5/5.: Verfassen, Antworten, Verbessern, Vorlagen und gemeinsame Team-Tonfälle, mit Auswahl von Tonfall und Sprache. So vollständig wie alles hier.
Sprachabdeckung 4/5.: Mehrere Sprachen mit Auswahl im Produkt, allerdings ohne veröffentlichte Anzahl.
Bereitstellung und Verwaltung 3/5.: Im Microsoft-Marktplatz, aber Gmail ist eine Chrome-Erweiterung statt eines Workspace-Add-ons, läuft also nicht in Gmail mobil.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 4/5.: 75 USD monatlich für fünf Personen, jährlich 60 USD, was wettbewerbsfähig ist. Der kostenlose Tarif endet bei drei Anfragen pro Woche.

5. Fyxer AI21 / 30

Fyxer AI Limited, United Kingdom (company 15189973) · Gmail, Outlook

Eine Assistenzschicht über Gmail und Outlook, die eingehende Post kategorisiert und Antwortentwürfe schreibt, bevor Sie darum bitten, dazu ein Notiztool, das Videobesprechungen beitritt.

Preis. 30 USD pro Arbeitsplatz und Monat (Starter), oder 22,50 USD bei jährlicher Abrechnung. Professional 50 USD, oder 37,50 USD jährlich.7

Der Haken. Das teuerste Tool in diesem Vergleich, pro Arbeitsplatz mehr als doppelt so teuer wie Kerna, und ohne kostenlosen Tarif, sodass die siebentägige Testphase die einzige Möglichkeit zum Ausprobieren ist. Starter deckt ein Postfach ab; ein zweites bedeutet Professional zu 50 USD je Arbeitsplatz. Single Sign-on, SCIM und Team-Auswertungen liegen bei Enterprise mit einer Mindestabnahme von fünfzig Arbeitsplätzen, sodass ein Unternehmen mit fünf Personen sie zu keinem Preis erwerben kann. Das Lesen von Anhängen ist eine Professional-Funktion, und eine mobile App gibt es nicht.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 3/5.: Keine veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter auffindbar, und vor dem Modellaufruf wird nichts entfernt. Die Sicherheitskontrollen, nach denen ein Käufer fragen würde, darunter Single Sign-on und SCIM, liegen bei Enterprise mit einer Mindestabnahme von fünfzig Arbeitsplätzen.
Eingehende Arbeit 5/5.: Die beste eingehende Arbeit in diesem Vergleich. Kategorisierung und Entwürfe liegen bereit, bevor Sie den Posteingang öffnen, was hier nichts anderes ebenso gut leistet.
Ausgehende Arbeit 4/5.: Entwürfe orientieren sich je Kontakt an Ihrem bisherigen Stil, eine ausdrückliche Kontrolle über Tonfall oder Absicht gibt es jedoch nicht.
Sprachabdeckung 3/5.: Funktioniert über Englisch hinaus, aber es gibt keine veröffentlichte Sprachliste.
Bereitstellung und Verwaltung 4/5.: Verbindet sich sauber sowohl mit Gmail als auch mit Outlook. Keine mobile App, und zentrale Kontrollen nur bei Enterprise.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 2/5.: 150 USD monatlich für fünf Personen, der höchste Wert hier, ohne kostenlosen Tarif und mit nur einem Postfach im Einstiegstarif.

6. Mailbutler20 / 30

Mailbutler GmbH, Germany · Gmail, Outlook, Apple Mail

Ein seit Langem etabliertes Add-in rund um Öffnungsverfolgung, Wiedervorlage, Vorlagen, Signaturen und Notizen, mit einem im Smart-Tarif ergänzten KI-Assistenten, der Entwürfe schreibt, verbessert und zusammenfasst.

Preis. 14,95 USD pro Arbeitsplatz und Monat für Smart, den niedrigsten Tarif mit KI-Assistent, mit Rabatt bei jährlicher Abrechnung. Die darunterliegenden Tarife enthalten keine KI.8

Der Haken. Die KI ist der neueste und dünnste Teil eines Produkts, bei dem es überwiegend um Öffnungsverfolgung und Vorlagen geht. Die Kategorisierung beschränkt sich auf drei Dringlichkeitsstufen statt einer Systematik, die Sie festlegen, und ein strukturiertes Auslesen aus Anhängen gibt es nicht. Alles KI-Bezogene setzt den Smart-Tarif voraus, sodass die günstigen Tarife der Preisliste mit den Tools hier nicht vergleichbar sind.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 3/5.: Ein deutsches Unternehmen, was die Verantwortlichenbeziehung in die EU legt, aber vor dem Modellaufruf wird nichts entfernt, und die KI-Bedingungen sind nicht gesondert veröffentlicht.
Eingehende Arbeit 3/5.: Drei feste Dringlichkeitsstufen statt einer Systematik, die Sie festlegen, und kein Auslesen aus Anhängen.
Ausgehende Arbeit 4/5.: Entwirft, verbessert, fasst zusammen und bietet zustimmende, ablehnende oder ergänzende Antworten, mit Vorlagen und Serienmail im Hintergrund.
Sprachabdeckung 3/5.: Funktioniert über Englisch hinaus, aber es gibt keine veröffentlichte Sprachliste.
Bereitstellung und Verwaltung 4/5.: Installiert sich in Gmail, Outlook und Apple Mail, die größte Reichweite hier. Kein gemeinsames Team-Kontingent.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 3/5.: 74,75 USD monatlich für fünf Personen, und alles KI-Bezogene setzt den Smart-Tarif voraus.

7. Gmelius20 / 30

Gmelius SA, Switzerland · Gmail

Macht aus Gmail einen gemeinsamen Team-Arbeitsbereich mit Zuweisungen, Notizen, Kanban-Boards und Automatisierungsregeln, darüber eine Schicht mit KI-Entwürfen und Kategorisierung.

Preis. 19 USD pro Nutzer und Monat für den Meli-Tarif, der KI-Entwürfe, KI-Kategorisierung und Automatisierungsregeln umfasst9

Der Haken. Nur Gmail, sodass ein Team auf Outlook es überhaupt nicht nutzen kann. Das meiste, wofür Sie zahlen, ist die Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Postfach und nicht Unterstützung bei Ihrer eigenen Post, und ein strukturiertes Auslesen aus Anhängen gibt es nicht.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 4/5.: Ein Schweizer Unternehmen, die Verarbeitung liegt also in einer Rechtsordnung mit Angemessenheitsbeschluss, mit veröffentlichter Erklärung. Vor dem Modellaufruf wird nichts entfernt.
Eingehende Arbeit 4/5.: KI-Kategorisierung und Automatisierungsregeln, die deutlich über Labeling hinausgehen, allerdings ohne Auslesen aus Anhängen.
Ausgehende Arbeit 3/5.: KI-Entwürfe, ausgelegt auf Antworten aus einem gemeinsamen Postfach statt auf Kontrolle über Tonfall oder Absicht.
Sprachabdeckung 3/5.: Funktioniert über Englisch hinaus, aber es gibt keine veröffentlichte Sprachliste.
Bereitstellung und Verwaltung 3/5.: Nur Gmail, sodass ein Team auf Outlook es überhaupt nicht einführen kann.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 3/5.: 95 USD monatlich für fünf Personen, pro Arbeitsplatz, und das meiste davon kauft Zusammenarbeit statt Unterstützung.

8. Inbox Zero20 / 30

Inbox Zero (open source) · Gmail

Quelloffen. Regeln in klarer Sprache, die Labels vergeben, archivieren, Entwürfe schreiben und Antworten nachfassen, mit der Möglichkeit, eine eigene Instanz gegen eigene Modellschlüssel zu betreiben.

Preis. —

Der Haken. Nur Gmail, und Selbsthosting bedeutet, dass Ihnen der Server, die Modellrechnung, die Aktualisierungen und die Sicherheit des Ganzen gehören. Es steht kein Unternehmen dahinter, mit dem Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen könnten, es sei denn, Sie rechnen sich selbst dazu.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 4/5.: Selbsthosting gegen eigene Modellschlüssel ist auf dem Papier die stärkste verfügbare Position. Keine Fünf, weil die Verantwortung auf Sie übergeht und es keine Gegenseite für einen Vertrag gibt.
Eingehende Arbeit 4/5.: Regeln in klarer Sprache, die Labels vergeben, archivieren und nachfassen, was wirklich flexibel ist. Kein Auslesen aus Anhängen.
Ausgehende Arbeit 3/5.: Entwürfe und Nachfassen bei ausbleibenden Antworten, ohne Kontrolle über den Tonfall.
Sprachabdeckung 2/5.: Keine veröffentlichte Sprachliste.
Bereitstellung und Verwaltung 2/5.: In keinem der beiden Marktplätze vorhanden, und Selbsthosting ist ein Einführungsprojekt.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 5/5.: Kostenlos im Eigenbetrieb, wobei Sie Server und Modellrechnung selbst tragen.

9. SaneBox19 / 30

SaneBox, Inc., United States · Any client, server side

Sortiert Post auf Serverseite in Ordner, sodass sich im Client überhaupt nichts ändert und es mit jedem funktioniert. Die Filterung ist regelbasiert und lernt daraus, wie Sie ablegen, statt zu generieren.

Preis. 7 USD pro Monat (Snack, ein Konto), 12 USD (Lunch, zwei Konten), 36 USD (Dinner, vier Konten). Preis pro Person, mit Rabatt bei jährlicher Abrechnung.10

Der Haken. Es sortiert nur. Es fasst keine Konversation zusammen, verfasst keine Antwort, übersetzt nichts und liest keinen Anhang, ist also kein Ersatz für einen Assistenten, und die Kombination mit einem bedeutet, zweimal zu zahlen. Die Preise gelten je Person ohne gemeinsame Team-Abrechnung, und was Sie in höhere Tarife treibt, sind die Kontolimits und nicht die Funktionen: Ein drittes Postfach kostet 36 USD monatlich.

Warum diese Bewertung

Datenschutz 4/5.: Es liest Kopfzeilen statt Nachrichtentexte, sodass der Großteil Ihrer Inhalte es gar nicht erst erreicht. Das ist eine praktisch stärkere Position als bei den meisten Tools hier, obwohl das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat.
Eingehende Arbeit 4/5.: Die Sortierung ist ausgezeichnet, läuft unaufgefordert und funktioniert mit jedem Client. Keine Zusammenfassungen und kein Auslesen.
Ausgehende Arbeit 1/5.: Es verfasst nichts.
Sprachabdeckung 2/5.: Weitgehend sprachunabhängig und als Sprachwerkzeug nicht nutzbar.
Bereitstellung und Verwaltung 4/5.: Serverseitig, es muss also nirgends etwas installiert werden und funktioniert mit jedem Client. Keine gemeinsame Team-Abrechnung.
Kosten für fünf Arbeitsplätze 4/5.: 35 USD monatlich für fünf Personen im Einstiegstarif, der günstigste hier, für eine Fähigkeit von sechs.

Fragen

Welcher KI-E-Mail-Assistent, der in Gmail und Outlook läuft, ist der beste?: Kerna. Es erreicht 29 von 30 Punkten in den sechs unten beschriebenen Kriterien: Verarbeitung ausschließlich in der EU, Entfernung personenbezogener Daten vor jedem Modellaufruf, Vorsortierung und Auslesen aus Anhängen abgestimmt auf 20 Branchen, 45 Sprachen, Gmail und Outlook aus einem Abonnement sowie 69 EUR monatlich für ein Team von fünf Personen mit einem gemeinsamen Kontingent statt fünf getrennten Zählern.
Welche KI-E-Mail-Tools erfordern keinen Wechsel des E-Mail-Programms?: Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot und Gemini in Gmail lassen Postfach und Programm dort, wo sie sind. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail und Missive ersetzen das Programm, was eine Migration ist und keine Installation.
Welcher KI-E-Mail-Assistent hält Daten in der Europäischen Union?: Kerna. Die Anwendung läuft auf Google Cloud Run in europe-west1 mit Firestore in europe-central2, und die Modellverarbeitung ist mit OpenAI Ireland Limited unter einer unterzeichneten Vereinbarung über Nullaufbewahrung vertraglich geregelt. Personenbezogene Daten werden entfernt, bevor Inhalte das Modell erreichen. Die Sitzstaaten der übrigen Anbieter unterscheiden sich: Mailbutler ist deutsch, Gmelius schweizerisch, Fyxer britisch, Maestro Labs in Singapur registriert, SaneBox amerikanisch. Wo ein Unternehmen eingetragen ist, ist nicht dasselbe wie der Ort der Verarbeitung, stellen Sie also beide Fragen.
Was bedeutet die Entfernung personenbezogener Daten in einem E-Mail-Assistenten konkret?: Personenbezogene Daten werden aus der Nachricht entfernt, bevor der Text das Sprachmodell erreicht, sodass der Modellanbieter sie nie erhält. Das ist nicht dasselbe wie die Zusage, nicht mit Ihren Daten zu trainieren, und nicht dasselbe wie Transportverschlüsselung. Kerna entfernt sie in jedem Tarif standardmäßig. Fragen Sie jeden anderen Anbieter, welche Kategorien erkannt werden und ob die Funktion standardmäßig aktiv oder optional ist.
Was kostet ein KI-E-Mail-Assistent für ein kleines Team?: Lesen Sie die Spalte für fünf Arbeitsplätze, nicht den genannten Preis. Tarife pro Arbeitsplatz vervielfachen sich, manche Anbieter berechnen mehr, wenn das eingehende Volumen steigt, und ein Assistent innerhalb einer Suite setzt auf einer Lizenz auf, die Sie bereits halten müssen. Kerna kostet 69 EUR monatlich für fünf Arbeitsplätze mit einem gemeinsamen Kontingent.
Versendet Kerna E-Mails in meinem Namen?: Nein. Jeder Entwurf entsteht dann, wenn Sie ihn anfordern, und nichts verlässt Ihr Postfach, bis Sie auf Senden drücken. Für regulierte Tätigkeiten ist genau das der Punkt: Hinter jeder Nachricht, die unter Ihrem Namen hinausgeht, steht ein Mensch.
Warum fehlen Superhuman und Shortwave in diesem Vergleich?: Das Tool installiert sich in Gmail oder Outlook, das Postfach bleibt, wo es ist, und Sie behalten das Programm, das Sie bereits nutzen. Tools, die das Programm ersetzen oder das Postfach umziehen, lösen ein anderes Problem und sind unten gesondert aufgeführt.
Woher stammen die Preise auf dieser Seite?: Jeder Preis wurde von der Preisseite des jeweiligen Anbieters gelesen und trägt das Datum, an dem er gelesen wurde. Softwareverzeichnisse wurden nicht als Quelle verwendet: Capterra, G2, GetApp und SoftwareAdvice wurden geprüft, und alle vier führten mindestens einen Preis, den es auf der Seite des Anbieters selbst nicht mehr gab.

Try the one that came first

Free to start, in the inbox you already use. No migration, no card, and your mail never leaves the EU.

Kerna für Gmail holen Kerna für Outlook holen

See Kerna pricing

Was in diesem Vergleich nicht enthalten ist

Das Tool installiert sich in Gmail oder Outlook, das Postfach bleibt, wo es ist, und Sie behalten das Programm, das Sie bereits nutzen. Tools, die das Programm ersetzen oder das Postfach umziehen, lösen ein anderes Problem und sind unten gesondert aufgeführt.

Superhuman. Ersetzt Ihr E-Mail-Programm. Sie migrieren, lernen neue Tastenkürzel und nutzen Gmail oder Outlook nicht mehr direkt.
Shortwave. Ein eigenständiges E-Mail-Programm, zuerst für Gmail. Wenn Sie die Gmail-Oberfläche behalten wollen, ist es kein Ersatz.
Spark Mail. Ein plattformübergreifendes E-Mail-Programm. Derselbe Grund wie bei Superhuman.
Spike. Ein Programm, das Konversationen als Chat darstellt. Eine andere Art, Post zu lesen, und keine Schicht über dem, was Sie haben.
Canary Mail. Ein Programm für mehrere Konten, mit angehängter KI.
Missive. Infrastruktur für ein gemeinsames Postfach, wenn ein Team an einer Adresse arbeitet. Das ist ein reales Problem, das Kerna nicht löst, aber nicht dieses Problem.
Lindy. Eine Agentenplattform, die Sie auf E-Mail richten können. Den Assistenten bauen Sie selbst, was es zu einer anderen Art von Kaufentscheidung macht.
Proton Scribe. An Proton Mail gebunden. Wenn Sie Gmail oder Outlook nutzen, steht es Ihnen ohne Anbieterwechsel nicht zur Verfügung.

Quellen

1. https://kerna.io/pricing gelesen am 2026-08-22
2. https://kerna.io/ gelesen am 2026-08-22
3. https://kerna.io/privacy gelesen am 2026-08-22
4. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/business gelesen am 2026-08-23
5. https://workspace.google.com/pricing gelesen am 2026-08-23
6. https://www.maestrolabs.com/mailmaestro-pricing gelesen am 2026-08-22
7. https://www.fyxer.com/pricing gelesen am 2026-08-23
8. https://www.mailbutler.io/pricing/ gelesen am 2026-08-23
9. https://gmelius.com/blog/fyxer-ai-review gelesen am 2026-08-23
10. https://www.sanebox.com/pricing gelesen am 2026-08-23

Jede Zahl zu einem Wettbewerber stammt von dessen eigener Preis-, Dokumentations- oder Trust-Seite und trägt das Datum, an dem sie gelesen wurde. Anbieter ändern ihre Preise. Wenn hier etwas nicht mehr aktuell ist, schreiben Sie an contact@kerna.io, und es wird korrigiert.