Die Rechnung ist angehängt. Die Zahlen sollten nicht zweimal eingegeben werden müssen.

So holen Sie die Daten aus einem Anhang

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   Öffnen Sie die Nachricht

   Die Nachricht mit der Rechnung, dem Vertrag oder dem Lieferschein. Kerna befindet sich bereits in der Seitenleiste, es gibt also keinen separaten Upload-Schritt und kein zweites Tool, das Sie öffnen müssten – Sie wählen den Anhang direkt in der Nachricht aus, mit der er angekommen ist.

   
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   Feldsatz auswählen

   Wählen Sie den vorgefertigten Feldsatz, der zum Dokument passt. Zwanzig Branchen mit jeweils fünf Dokumenttypen – die Felder sind bereits benannt, bevor Sie anfangen, statt von Grund auf definiert werden zu müssen.

   
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   Ergänzen Sie fehlende Felder

   Ein vorgefertigter Feldsatz deckt den häufigen Fall ab, nicht Ihren. Fügen Sie eigene Felder hinzu, und Kerna sucht auch danach. So wird die interne Referenz, auf die sich Ihr Finanzteam tatsächlich stützt, neben der Rechnungsnummer ausgegeben.

   
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   Exportieren Sie die Daten

   Gmail erstellt ein Google Sheet oder ein Google Doc. Outlook erstellt eine Excel-, Word- oder CSV-Datei. Jeder Export erzeugt eine neue Datei, statt eine bestehende zu ergänzen. Prüfen Sie die Werte am Dokument, bevor Sie sie verwenden.

   

Was am Ende bleibt

Die Felder, die Sie angefordert haben, in einer Datei, mit der Sie arbeiten können – so benannt, wie der Feldsatz sie benennt, eine Zeile je Dokument.

Was entsteht und wo es landet

Die beiden Umgebungen unterscheiden sich hier. Deshalb sollten Sie wissen, welche Sie verwenden, bevor Sie einen Ablauf darauf aufbauen.

Fragen

Wie erhalte ich Daten aus einer an eine E-Mail angehängten PDF-Rechnung?

Öffnen Sie die Nachricht in Gmail oder Outlook mit installiertem Kerna, wählen Sie den vorgefertigten Feldsatz, der zum Dokument passt, ergänzen Sie jedes Feld, das darin noch nicht benannt ist, und exportieren Sie. Gmail erstellt ein Google Sheet oder Doc, Outlook eine Excel-, Word- oder CSV-Datei – jedes Mal eine neue.

Aus welchen Dateitypen kann Kerna Daten extrahieren?

PDF, DOC und XLS.

Kann ich mehrere Anhänge gleichzeitig verarbeiten?

In Outlook ja: alle Anhänge der Nachricht in einem Durchgang oder nur einen. In Gmail jeweils ein Anhang.

Kann ich auswählen, welche Felder extrahiert werden?

Ja. Jeder vorgefertigte Feldsatz enthält bereits benannte Felder. Zusätzlich können Sie eigene Felder für Besonderheiten Ihrer Arbeitsweise hinzufügen.

Überschreibt das meine bestehende Tabelle?

Nein. Jeder Export erstellt eine neue Datei. Nichts Vorhandenes wird ergänzt, überschrieben oder neu geordnet.

Wie unterscheidet sich das von einem E-Mail-Parser wie Parseur oder Mailparser?

Ein regelbasierter Parser wird einmal eingerichtet und läuft dann von selbst: Sie legen vorab fest, was herausgeholt werden soll, und er verarbeitet, was eintrifft, ohne dass jemand dabei ist. Das passt zu einem hohen Volumen an Dokumenten, die alle gleich aussehen. Kerna arbeitet andersherum. Sie öffnen eine Nachricht, wählen den Anhang aus und holen die Felder einmalig heraus, ohne vorher etwas zu konfigurieren – die hundert vorgefertigten Feldsätze sind die Konfiguration. Das passt zu dem Fall, in dem Dokumente von verschiedenen Absendern in unterschiedlichen Formen eintreffen und ohnehin jemand darauf schauen muss.

Verlässt der Anhang mein Postfach?

Kerna liest ihn auf Cloud Run in Belgien mit Firestore in Polen, und zwar erst, wenn Sie die Schaltfläche drücken. Personenbezogene Daten werden in Kerna anonymisiert, bevor etwas an das Modell gesendet wird. Die Modellverarbeitung ist bei OpenAI Ireland Limited auf Grundlage einer unterzeichneten Zero-Retention-Vereinbarung beauftragt. Wie in unserer Datenschutzrichtlinie beschrieben, können bestimmte Subprozessoren Daten außerhalb des EWR auf Grundlage von Standard Contractual Clauses verarbeiten. Nach Eingang der Antwort wird nichts aus dem Dokument aufbewahrt.