KI-Workflows für den Posteingang in Gmail und Outlook
Machen Sie aus Bestellungen, Anfragen und Rechnungen im Posteingang erledigte Arbeit.
Kerna sortiert eingehende E-Mails, liest jeden Verlauf und jeden Anhang in 45 Sprachen, entwirft Antworten in Ihrem Ton und überträgt Daten aus Anhängen in Google Tabellen oder Excel. In Outlook kann Ihr Team außerdem jede E-Mail zuweisen, ihren Status verfolgen und geprüfte Bestellungen an Make, Zapier oder Power Automate senden.
Vier Schritte, eine Seitenleiste.
Vom vollen Posteingang zur Arbeit im richtigen System. Jeder Schritt läuft in der Seitenleiste von Gmail oder Outlook, und nur auf Abruf.
- 01Ordnen
Struktur in den Posteingang bringen
Die Triage sortiert, was wartet, in Ihre eigenen Kategorien oder in eine von 20 Branchen-Systematiken. Termine und Aufgaben landen in Ihrem Kalender und Ihrer Aufgabenliste.
TriageIhre KategorienKalender und AufgabenOrdnen im Detail - 02Verstehen
Wissen, worum es geht
Eine Zusammenfassung des ganzen Verlaufs, das Wesentliche jedes Anhangs und 45 Sprachen, die sich lesen wie Ihre eigene.
Thread-ZusammenfassungAnhang-Zusammenfassung45 SprachenVerstehen im Detail - 03Koordinieren
Antworten und klären, wer was macht
Antworten in Ihrem Ton, 200 E-Mail-Vorlagen und im freigegebenen Outlook-Postfach der Überblick darüber, wer welche E-Mail bearbeitet und wie der Stand ist.
AntwortenVerfassenFreigegebene PostfächerKoordinieren im Detail - 04Verbinden
Daten dorthin schicken, wo sie gebraucht werden
Anhänge werden zu Zeilen in Google Tabellen, Docs, Excel oder CSV. Geprüfte Bestellungen gehen an Make, Zapier oder Power Automate.
Google Tabellen und ExcelMakeZapierPower AutomateVerbinden im Detail
Bringen Sie Struktur in Ihren Posteingang.
Das Problem ist nicht die Menge, sondern dass der Posteingang keine Struktur hat. Kerna sortiert, was wartet, mit sichtbarer Begründung in Ihre Kategorien und legt die gefundenen Termine und Aufgaben dort ab, wo sie hingehören.
Sortieren Sie den Posteingang genau dann, wenn nötig.
Kerna gruppiert Ihre offenen Nachrichten in Dringend, Antworten, Rechnung, Wartet und Benachrichtigung — nur auf Anfrage, niemals im Hintergrund. Ersetzen Sie sie durch eigene Kategorien oder starten Sie mit einer von 20 Systematiken für Ihre Branche.
Sortierung · auf Abruf
So sieht es in Gmail und Outlook aus
Wissen, worum es geht.
Kerna liest den gesamten Verlauf und die angehängten Dateien und liefert Ihnen das Wesentliche in der Länge, die Sie wählen, in jeder der 45 Sprachen.
Den Verlauf erfassen, ohne ihn zu lesen.
Kerna verdichtet eine lange Konversation zu einer klaren Zusammenfassung — in drei Detailstufen, vom Einzeiler bis zum gründlichen Überblick.
Detailtiefe · 3 Stufen
So sieht es in Gmail und Outlook aus
Antworten und klären, wer was macht.
Entwürfe in Ihrem Ton und nach Ihrer Absicht, 200 E-Mail-Vorlagen und im freigegebenen Outlook-Postfach der Überblick darüber, wer welche E-Mail bearbeitet und wie der Stand ist. Auf Senden klicken Sie weiterhin selbst.
Antworten, die den Verlauf schon kennen.
Wählen Sie Absicht und Ton — Kerna liest die vorherigen Nachrichten und entwirft eine Antwort, die relevant, höflich und unverkennbar Ihre ist.
Antwort-Absicht · 8 Absichten + Ton
So sieht es in Gmail und Outlook aus
Alltag im freigegebenen Postfach
- orders@
Eine Angebotsanfrage geht ein. Marek klickt auf Ich übernehme, und alle sehen in ihrer Triage, dass er sie bearbeitet. Sobald er das Angebot gesendet hat, steht sie auf Wartet auf Kunden.
- service@
Zwei Personen öffnen dieselbe Reklamation. Die zweite sieht den Hinweis Anna hat vor 2 Min. mit einer Antwort begonnen und überlässt sie ihr. Keine doppelte Antwort an einen unzufriedenen Kunden.
- invoices@
Erledigt nimmt eine Konversation bei allen aus der Triage und markiert sie in Outlook mit Done (Kerna). Jede Person hat in Kerna ihre eigene Liste Mir zugewiesen.
Freigegebene Outlook-Postfächer, Tarife Business und Enterprise. Kerna speichert, wer eine E-Mail bearbeitet und welchen Status sie hat, nie ihren Inhalt.
In die Systeme, die das Geschäft am Laufen halten.
Felder aus E-Mails und Anhängen werden zu Zeilen in Google Tabellen, Docs, Excel oder CSV, und geprüfte Bestellungen, Angebotsanfragen und Reklamationen gehen an Make, Zapier oder Power Automate.
Anhänge in eine saubere Tabelle verwandeln.
Kerna zieht die gewählten Felder aus einem Anhang in eine saubere Zeile und exportiert die Tabelle — nach Google Tabellen oder Google Docs in Gmail, nach Excel, Word oder CSV in Outlook. In Outlook läuft das über alle Dateien eines Verlaufs auf einmal.
3 Anhänge
Zu extrahierende Felder · zum Umschalten tippen
So sieht es in Gmail und Outlook aus
Eine Bestellung, von Anfang bis Ende
- 1 · Die E-Mail
Zamówienie 4471 von Kowalski sp. z o.o.: 20 × Palette A-17, Lieferung bis Freitag.
- zamowienie_4471.pdf
- 2 · Sie prüfen
Kerna füllt die Bestellung aus der E-Mail und dem PDF aus. Sie korrigieren, was korrigiert werden muss.
- Bestell-Nr. 4471
- Summe 1 045,50
- Menge 20 · Einheit Stk.
- 3 · Ihre Automatisierung
An die Adresse gesendet, die Sie einmalig eingerichtet haben, signiert, damit der Empfänger prüfen kann, dass die Sendung von Kerna stammt.
- Make
- Zapier
- Power Automate
- Beliebiger Webhook
- 4 · Wo sie landet
Dieselbe Bestellung, ohne dass jemand sie abtippt.
- Eine Zeile in Google Tabellen oder Excel
- Ein Kundenauftrag in Ihrem ERP
- Ein Ticket oder Deal in Ihrem CRM
„Senden an“ gibt es in Outlook, in jedem Tarif. Bestellung, Angebotsanfrage, Reklamation, Lieferschein, Rechnung oder ein eigenes Formular.
Mehr als ein Viertel der Arbeitswoche geht für E-Mails drauf.
Drei belegte Zahlen, dann Ihre eigenen.
28%
der Arbeitswoche gehen für E-Mail drauf
McKinsey Global Institute, 2012
121
geschäftliche E-Mails pro Tag und Person
Radicati Group, 2022–2026
23 Min.
bis zur Konzentration zurück nach einer Unterbrechung
Gloria Mark, UC Irvine
Kerna ändert nicht, wie viel ankommt. Es ändert, was Sie damit tun müssen.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Drei Fragen zu Ihrer Woche. Die Minuten erfinden wir nicht — die Quelle steht jeweils unter dem Regler.
je 8 Min. · rund 1.800 Wörter bei 238 W/Min. — Brysbaert, Meta-Analyse aus 190 Studien
je 5,5 Min. — Slack-Studie mit 8.000 Beschäftigten, 2023, die 112 pro Woche ergab
je 8 Min. · nur die Datenerfassung; die gesamte manuelle Rechnungsbearbeitung dauert rund 12 Min. — Ardent Partners, APQC, IOFM
EU-Durchschnitt sind 34,90 € — Eurostat, 2025
4.9
Stunden pro Woche
€741
pro Monat
Kerna Standard kostet 12 € im Monat. Bei Ihren Zahlen bleiben €729 im Monat.
Kerna liest den Verlauf, schreibt den ersten Entwurf und holt die Felder aus dem Anhang. Wir rechnen das mit 60 Prozent der obigen Zeit, nicht mit der ganzen, weil Sie alles noch lesen und anpassen.
Testen Sie es in Ihrem eigenen Postfach.
Kerna arbeitet in dem Gmail oder Outlook, das Sie bereits nutzen. Starter enthält alle Funktionen außer der Teamverwaltung, mit einem kleineren Kontingent.