What is the best AI email assistant that works inside Gmail and Outlook?

Kerna. It scores 29 out of 30 on the six pillars below: EU-only processing, personal data redacted before any model call, triage and attachment extraction tuned to 20 industries, 45 languages, both Gmail and Outlook from one subscription, and EUR 69 a month for a five-person team sharing one allowance rather than five separate meters.

Which AI email tools do not require me to change email client?

Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot and Gemini in Gmail all leave your mailbox and your client where they are. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail and Missive replace the client, which is a migration rather than an installation.

Which AI email assistant keeps data in the European Union?

Kerna. The application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2, and model processing is contracted with OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model. Vendor jurisdictions differ across the rest of the field: Mailbutler is German, Gmelius Swiss, Fyxer British, Maestro Labs registered in Singapore, SaneBox American. Where a company is incorporated is not the same as where your mail is processed, so ask both questions.

What does PII redaction in an email assistant actually mean?

Personal data is removed from the message before the text reaches the language model, so the model provider never receives it. It is not the same as a promise not to train on your data, and it is not the same as encryption in transit. Kerna redacts by default on every tier. Ask any other vendor which categories are detected and whether it is on or optional.

How much does an AI email assistant cost for a small team?

Read the five-seat column, not the headline price. Per-seat pricing multiplies, some vendors add overage charges when inbound volume rises, and a suite assistant sits on top of a licence you must already hold. Kerna is EUR 69 a month for five seats drawing on one shared allowance.

Does Kerna send email on my behalf?

No. Every draft is produced when you ask for it and nothing leaves your mailbox until you press send. For regulated work that is the point: there is a human on every message that goes out under your name.

Why does this comparison leave out Superhuman and Shortwave?

The tool installs into Gmail or Outlook, the mailbox stays where it is, and you keep the client you already use. Tools that replace the client or rehost the mailbox solve a different problem and are listed separately below.

Where do the prices on this page come from?

Every price was read from the vendor’s own pricing page and carries the date it was read. Software directories were not used: Capterra, G2, GetApp and SoftwareAdvice were all checked and all four carried at least one price that no longer existed on the vendor’s own site.

Confronto

I migliori assistenti email con IA per Gmail e Outlook

Nove strumenti che si installano nella casella che già usi, valutati sui sei criteri che decidono se valga la pena pagarne uno. Kerna arriva prima, con 29 su 30.

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In breve

Se non leggi altro.

Kerna, 29 su 30. L'unico strumento qui che gira sia in Gmail sia in Outlook, elabora interamente dentro l'UE, rimuove i dati personali prima di ogni chiamata al modello, lavora in 45 lingue e chiede un prezzo forfettario per il team invece di contare ogni postazione. 69 EUR al mese per cinque persone.
Paghi già per la suite? Microsoft 365 Copilot e Gemini in Gmail meritano una prova sulla licenza che hai già. Poi leggi la colonna sulla protezione dei dati e decidi se è lì che vuoi far elaborare la tua posta.
Tutto il resto di questo elenco si paga a postazione. Cinque persone sul piano a pagamento più economico degli strumenti qui sotto costano da circa 60 a 150 USD al mese, e quelli che sanno rispondere a un questionario di sicurezza lo mettono dietro un piano enterprise che un piccolo team non può acquistare. Kerna costa 69 EUR forfettari, con la stessa protezione dei dati su ogni piano.

Che cosa abbiamo valutato

Sei criteri da cinque punti ciascuno, 30 in tutto. La griglia è pubblicata perché tu possa ripesarla sulla tua situazione.

Protezione dei dati

Dove viene elaborato il contenuto dei messaggi, quali sono le condizioni di conservazione, se i dati personali vengono rimossi prima che il modello li veda e quali soggetti compaiono nella catena dei subresponsabili. Valutato in base a ciò che il fornitore pubblica, non a ciò che è disposto a dire in una telefonata.

5.: L'elaborazione resta nel SEE dall'inizio alla fine, i dati personali vengono rimossi prima della chiamata al modello, la conservazione presso il fornitore del modello è contrattualmente nulla e l'elenco dei subresponsabili è pubblico.
4.: Un contratto di trattamento pubblicato e, in aggiunta, o una giurisdizione coperta da decisione di adeguatezza o un trattamento limitato ai metadati, ma il contenuto raggiunge comunque il modello senza rimozione dei dati personali.
3.: Un contratto di trattamento pubblicato e impegni di sicurezza seri, ma il gruppo ha sede fuori dal SEE e nulla viene rimosso prima che il contenuto raggiunga il modello.
2.: Un'informativa pubblicata ma nessuna descrizione separata della catena di elaborazione IA, oppure garanzie rilevanti disponibili solo in un piano che un piccolo team non può acquistare.
1.: Nessuna condizione di trattamento pubblicata.

Lavoro in entrata

Mettere ordine in ciò che arriva: smistamento in categorie che definisci tu, riassunto delle conversazioni ed estrazione di campi specifici dagli allegati.

5.: Tutte e tre le cose, con le categorie di smistamento e i campi estratti definiti dal cliente.
4.: Tutte e tre, ma con categorie o campi fissati dal fornitore anziché da te.
3.: Due su tre, oppure tutte e tre con categorie rigide che non puoi modificare.
2.: Una su tre, fatta bene.
1.: Una su tre.

Lavoro in uscita

Produrre ciò che invii: stesura di risposte con controllo del tono e dell'intenzione, scrittura a partire da una breve indicazione e traduzione.

5.: Risposte, scrittura e traduzione, con scelta esplicita di tono e intenzione anziché una sola voce generica.
4.: Risposte e scrittura con un certo controllo del registro, ma senza traduzione, oppure con traduzione non calibrata sulla singola lingua.
3.: Risposte e scrittura, con poco o nessun controllo del registro.
2.: Solo risposte, in un registro unico, senza scrittura a partire da un'indicazione.
1.: Nessuna stesura di risposte.

Copertura linguistica

Se un team che non lavora in inglese può usare lo strumento nella lingua in cui scrive davvero, invece di ricevere inglese con la grammatica di un'altra lingua.

5.: Un elenco di lingue pubblicato che arriva alle decine, calibrate una per una anziché passate da una traduzione automatica.
4.: Ampia copertura presso un fornitore che localizza l'intera gamma, ma senza un elenco di lingue per questa funzione.
3.: Diverse lingue, indicate per nome dal fornitore.
2.: Funziona oltre l'inglese, ma il fornitore non pubblica un elenco, quindi chi compra non può verificare la propria lingua prima di impegnarsi.
1.: Solo inglese, oppure nessun elenco pubblicato.

Deployment e amministrazione

Se è presente nel marketplace ufficiale della superficie in cui gira, se un amministratore può installarlo per tutta l'organizzazione e come vengono gestiti postazioni e consumo.

5.: Nel marketplace ufficiale di ogni superficie dichiarata, installabile per tutta l'organizzazione, con postazioni e consumo gestiti in un unico punto.
4.: Nel marketplace ufficiale e installabile per l'organizzazione, ma senza controlli di identità centralizzati come l'accesso unico, oppure senza un pool di consumo condiviso.
3.: Disponibile e installabile, ma per una via esterna al marketplace ufficiale su almeno una superficie, oppure senza gestione centralizzata del consumo.
2.: Disponibile su una sola superficie e fuori dal marketplace, oppure richiede un progetto tecnico per essere avviato.
1.: Ospitato in proprio, oppure con installazione persona per persona.

Costo di cinque postazioni

Quanto paga davvero ogni mese un'azienda di cinque persone, incluso ciò che il piano presuppone di avere sotto, e se il prezzo può salire senza che tu cambi piano.

5.: Meno di 80 EUR al mese per cinque persone, a forfait, senza licenza obbligatoria sotto e senza sovrapprezzo per il consumo.
4.: Tra circa 60 e 80 EUR al mese per cinque persone, oppure incluso in un abbonamento che hai già.
3.: Tra circa 70 e 100 EUR al mese per cinque persone, a postazione.
2.: Tra circa 100 e 130 EUR al mese per cinque persone, oppure con una licenza base obbligatoria sotto.
1.: Oltre 130 EUR al mese per cinque persone, oppure una licenza base obbligatoria in aggiunta, oppure un prezzo che cresce con il volume.

Punteggio

Strumento	Protezione dei dati	Lavoro in entrata	Lavoro in uscita	Copertura linguistica	Deployment e amministrazione	Costo di cinque postazioni	Total
Kerna	5	5	5	5	4	5	29/30
Microsoft 365 Copilot in Outlook	4	4	5	5	5	2	25/30
Gemini in Gmail	4	3	4	5	5	4	25/30
MailMaestro	3	4	5	4	3	4	23/30
Fyxer AI	3	5	4	3	4	2	21/30
Mailbutler	3	3	4	3	4	3	20/30
Gmelius	4	4	3	3	3	3	20/30
Inbox Zero	4	4	3	2	2	5	20/30
SaneBox	4	4	1	2	4	4	19/30

Kerna guida in cinque criteri su sei e perde un punto sul deployment, perché Microsoft e Google governano i propri assistenti da una console di amministrazione del tenant e Kerna non offre ancora l'accesso unico. È l'unico strumento qui a mettere insieme elaborazione esclusivamente nell'UE, rimozione dei dati personali prima della chiamata al modello e 45 lingue in qualcosa che si installa sia in Gmail sia in Outlook. Ogni numero qui sopra è spiegato nella scheda dello strumento corrispondente. Passa il cursore su un punteggio per leggerne la motivazione. Le righe sono ordinate per totale.

Che cosa fa davvero ciascuno

Strumento	Smistamento	Riassunto conversazione	Campi dagli allegati	Stesura risposte	Traduzione	Rimuove prima del modello
Kerna	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Parziale	✓	?	✓	Parziale	—
Gemini in Gmail	—	✓	?	✓	Parziale	—
MailMaestro	Parziale	✓	Parziale	✓	Parziale	?
Fyxer AI	✓	✓	Parziale	✓	?	—
Mailbutler	Parziale	✓	—	✓	?	—
Gmelius	✓	?	—	✓	?	—
Inbox Zero	—
SaneBox	✓	—	—	—	—	?

Il segno di spunta indica che il fornitore pubblica quella funzione. Il trattino indica che non c'è. Il punto interrogativo indica che il fornitore non si esprime.

Quanto costano davvero cinque postazioni

Il prezzo in evidenza e il prezzo per cinque postazioni sono raramente lo stesso numero. I piani a postazione si moltiplicano, alcuni fornitori chiedono di più quando il volume in entrata cresce, e un assistente incluso in una suite poggia su una licenza che stai già pagando.

Strumento	Piano gratuito	Primo piano a pagamento	Cinque postazioni al mese
Kerna	Sì, 0 EUR con un plafond mensile di token	12 EUR al mese (Standard). Piano gratuito a 0 EUR.1	69 EUR al mese (Business, cinque postazioni, plafond di token condiviso)1
Microsoft 365 Copilot in Outlook	Solo Copilot Chat, che non accede né alla posta, né ai file, né ai contenuti di Teams	21 USD per postazione al mese (Copilot Business, annuale, organizzazioni fino a 300 utenti), oltre a una licenza Microsoft 365 idonea. Una tariffa promozionale di 18 USD resta valida fino al 30 settembre 2026. Il componente enterprise costa 30 USD.4	117,50 USD con il pacchetto Business Standard con Copilot, oppure 105 USD per il solo componente più cinque licenze base4
Gemini in Gmail	Non su Workspace. Qualsiasi piano a pagamento include un certo livello di Gemini.	Nessun prezzo separato. Incluso in Google Workspace da marzo 2025, quando i componenti Gemini autonomi sono stati ritirati e i prezzi dei piani base sono saliti del 17-22 per cento. Business Standard a 14 USD per utente al mese con fatturazione annuale è il piano più basso con Gemini completo; Business Starter ne offre una versione limitata.5	70 USD al mese per cinque postazioni Business Standard, che è l'intero abbonamento Workspace e non un costo per l'IA5
MailMaestro	Sì, limitato a tre richieste di scrittura, risposta o miglioramento a settimana	15 USD per postazione al mese, oppure 12 USD con fatturazione annuale6	75 USD al mese, oppure 60 USD con fatturazione annuale6
Fyxer AI	Nessuno. Solo una prova di sette giorni.	30 USD per postazione al mese (Starter), oppure 22,50 USD con fatturazione annuale. Professional 50 USD, oppure 37,50 USD annui.7	150 USD al mese, oppure 112,50 USD con fatturazione annuale (Starter)7
Mailbutler	Sì, un piano Starter gratuito con filigrana e funzioni limitate	14,95 USD per postazione al mese per Smart, il piano più basso che include l'assistente IA, con sconto sulla fatturazione annuale. I piani inferiori non includono l'IA.8	74,75 USD al mese su Smart8
Gmelius	—	19 USD per utente al mese sul piano Meli, che comprende bozze IA, categorizzazione IA e regole di automazione9	95 USD al mese9
Inbox Zero	—	—	—
SaneBox	Nessuno. Solo una prova di quattordici giorni.	7 USD al mese (Snack, un account), 12 USD (Lunch, due account), 36 USD (Dinner, quattro account). Prezzo a persona, con sconto sulla fatturazione annuale.10	35 USD al mese su Snack. Nessuna fatturazione condivisa di squadra.10

Le valute sono riportate come le pubblica ciascun fornitore, senza conversione.

I nove, in ordine

Primo posto

1. Kerna29 / 30

Kerna sp. z o.o., Katowice, Poland · Gmail add-on and Outlook add-in

Kerna si installa come componente aggiuntivo in Gmail e come componente aggiuntivo in Outlook. Smista la casella, riassume le conversazioni, estrae campi specifici dagli allegati, scrive risposte scegliendo tono e intenzione, redige a partire da una breve indicazione e traduce, in 45 lingue. Nulla parte senza che sia tu ad avviarlo. L'intera catena di elaborazione si trova nel SEE e i dati personali vengono rimossi prima di ogni chiamata al modello.

Dove finisce la tua posta. Application runs on Google Cloud Run in europe-west1 with Firestore in europe-central2. Model calls go to OpenAI Ireland Limited under a signed zero data retention agreement. Personal data is redacted before content reaches the model.3

Prezzo. 12 EUR al mese (Standard). Piano gratuito a 0 EUR.1

Prima di installare. Due requisiti di piattaforma e una lacuna da conoscere prima. Il componente per Outlook richiede una casella ospitata da Microsoft e, su Outlook classico per desktop, Office 2021 o un abbonamento Microsoft 365; Outlook 2019 e precedenti non riescono a caricarlo. Outlook mobile non è supportato. Il componente per Gmail non ha nessuna di queste limitazioni e funziona nell'app mobile di Gmail. Non ci sono ancora accesso unico né SCIM, quindi un'azienda che impone il SSO a ogni applicazione dovrà attendere.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 5/5.: Cloud Run in europe-west1, Firestore in europe-central2, OpenAI Ireland con un accordo firmato di conservazione zero, dati personali rimossi prima della chiamata al modello, subresponsabili pubblicati.
Lavoro in entrata 5/5.: Smistamento, riassunti delle conversazioni ed estrazione dagli allegati, con categorie e campi estratti definiti entrambi dal cliente.
Lavoro in uscita 5/5.: Risposte in sette toni e otto intenzioni, scrittura a partire da 200 indicazioni tematiche, traduzione nelle stesse 45 lingue.
Copertura linguistica 5/5.: 45 lingue, calibrate una per una anziché passate da una traduzione.
Deployment e amministrazione 4/5.: In entrambi i marketplace ufficiali e installabile da un amministratore, con un plafond condiviso per il team. Non un cinque: non ci sono accesso unico, SCIM né una console centrale che mostri chi ha usato che cosa.
Costo di cinque postazioni 5/5.: 69 EUR al mese per cinque postazioni, a forfait, senza nulla di obbligatorio sotto e senza sovrapprezzo per il consumo.

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2. Microsoft 365 Copilot in Outlook25 / 30

Microsoft Corporation, United States · Outlook

L'opzione nativa se la tua organizzazione gira già su Microsoft 365. Riassume le conversazioni, scrive e riscrive le risposte, e arriva a Word, Excel e Teams con la stessa licenza.

Prezzo. 21 USD per postazione al mese (Copilot Business, annuale, organizzazioni fino a 300 utenti), oltre a una licenza Microsoft 365 idonea. Una tariffa promozionale di 18 USD resta valida fino al 30 settembre 2026. Il componente enterprise costa 30 USD.4

Il rovescio. Non si può acquistare da solo. Copilot è un componente aggiuntivo di un abbonamento Microsoft 365 idoneo, quindi il numero reale è licenza base più componente, e i prezzi delle licenze stesse sono saliti il 1º luglio 2026. Per Gmail non fa nulla, quindi un'organizzazione con entrambe le superfici ne copre una sola. Microsoft dichiara circa 15 milioni di postazioni Copilot a pagamento a fronte di 450 milioni di abbonati commerciali Microsoft 365: è una licenza che la maggior parte degli acquirenti ha rifiutato oppure comprato e lasciato inutilizzata.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 4/5.: Una delle posizioni pubblicate più solide del settore, con confine dei dati dell'UE e un contratto di trattamento maturo. Non un cinque solo perché il gruppo ha sede negli Stati Uniti e nulla viene tolto dal messaggio prima che il modello lo veda.
Lavoro in entrata 4/5.: I riassunti delle conversazioni sono eccellenti. Lo smistamento resta nelle categorie che Outlook già offre, anziché in una tassonomia definita da te.
Lavoro in uscita 5/5.: Stesura, riscrittura e suggerimenti di stile sono i migliori di questo confronto.
Copertura linguistica 5/5.: Copertura molto ampia, sostenuta dalla localizzazione Microsoft su tutta la suite.
Deployment e amministrazione 5/5.: La parte amministrativa più solida qui: nativa, gestita a livello di tenant e governata insieme al resto di Microsoft 365.
Costo di cinque postazioni 2/5.: 117,50 USD per cinque persone nel pacchetto più economico, e non acquistabile affatto senza una licenza Microsoft 365 sotto.

3. Gemini in Gmail25 / 30

Google LLC, United States · Gmail

L'opzione nativa se sei già su Google Workspace. Riassunti delle conversazioni e stesura dentro la finestra di composizione, senza costo separato.

Prezzo. Nessun prezzo separato. Incluso in Google Workspace da marzo 2025, quando i componenti Gemini autonomi sono stati ritirati e i prezzi dei piani base sono saliti del 17-22 per cento. Business Standard a 14 USD per utente al mese con fatturazione annuale è il piano più basso con Gemini completo; Business Starter ne offre una versione limitata.5

Il rovescio. Lo hai pagato eccome, nell'aumento del 17-22 per cento applicato ai piani Workspace quando Gemini è stato incorporato e i componenti autonomi sono stati ritirati. Non c'è modo di licenziarlo solo per chi lo vuole: tutti sul piano vengono addebitati, che lo usino o no. Riguarda solo Gmail, quindi non fa nulla per un team su Outlook, e non smista la casella in categorie definite da te.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 4/5.: Un contratto di trattamento pubblicato e impegni aziendali solidi. Non un cinque perché il gruppo ha sede negli Stati Uniti e nulla viene rimosso prima della chiamata al modello.
Lavoro in entrata 3/5.: Riassunti delle conversazioni sì, ma nessuno smistamento in categorie definite da te e nessuna estrazione strutturata dagli allegati.
Lavoro in uscita 4/5.: La stesura nella finestra di composizione è rapida e valida; nessuna scelta di tono o intenzione.
Copertura linguistica 5/5.: Copertura molto ampia, sostenuta dalla localizzazione Google su tutto Workspace.
Deployment e amministrazione 5/5.: Nativo, gestito a livello di tenant e governato dalla console di amministrazione Workspace.
Costo di cinque postazioni 4/5.: 70 USD per cinque persone su Business Standard, che è l'intera fattura Workspace. L'aumento del 17-22 per cento che lo ha finanziato è già dentro quella cifra.

4. MailMaestro23 / 30

Maestro Labs PTE. LTD., Singapore · Outlook add-in, Gmail (Chrome extension)

Un componente aggiuntivo dentro Outlook e un'estensione dentro Gmail. Redige, risponde, migliora le bozze, applica etichette e riassume conversazioni e allegati nel piano a pagamento.

Prezzo. 15 USD per postazione al mese, oppure 12 USD con fatturazione annuale6

Il rovescio. SOC 2, HIPAA, gli impegni GDPR e qualunque controllo sulla conservazione ci sono davvero, ma sono indicati come funzioni Enterprise, quindi un team di cinque persone che paga non li ottiene. Il lato Gmail è un'estensione del Chrome Web Store e non un componente del Google Workspace Marketplace, quindi non funziona nell'app mobile di Gmail. Il piano gratuito si ferma a tre richieste a settimana.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 3/5.: SOC 2, HIPAA, gli impegni GDPR e il controllo sulla conservazione ci sono davvero, ma sono indicati come funzioni Enterprise, quindi un piccolo team che paga non li ha.
Lavoro in entrata 4/5.: Riassunti di conversazioni e allegati nel piano a pagamento, più etichette automatiche. Etichettatura, non una tassonomia definita da te.
Lavoro in uscita 5/5.: Scrittura, risposta, miglioramento, modelli e toni condivisi di squadra, con scelta di tono e lingua. Completo quanto qualunque cosa qui.
Copertura linguistica 4/5.: Più lingue selezionabili nel prodotto, ma senza un numero pubblicato.
Deployment e amministrazione 3/5.: Nel marketplace Microsoft, ma Gmail passa da un'estensione Chrome anziché da un componente Workspace, quindi nulla su Gmail mobile.
Costo di cinque postazioni 4/5.: 75 USD al mese per cinque persone, o 60 USD su base annuale, il che è competitivo. Il piano gratuito si ferma a tre richieste a settimana.

5. Fyxer AI21 / 30

Fyxer AI Limited, United Kingdom (company 15189973) · Gmail, Outlook

Uno strato di assistenza sopra Gmail e Outlook che categorizza la posta in entrata e scrive bozze di risposta prima che tu lo chieda, più un blocco note che si unisce alle videochiamate.

Prezzo. 30 USD per postazione al mese (Starter), oppure 22,50 USD con fatturazione annuale. Professional 50 USD, oppure 37,50 USD annui.7

Il rovescio. Lo strumento più caro di questo confronto, più del doppio di Kerna a postazione, e senza piano gratuito, quindi la prova di sette giorni è l'unico modo per testarlo. Starter copre una casella; una seconda impone Professional a 50 USD a postazione. Accesso unico, SCIM e analisi di squadra stanno su Enterprise, con un minimo di cinquanta postazioni, quindi un'azienda di cinque persone non può acquistarli a nessun prezzo. La lettura degli allegati è una funzione Professional, e non esiste un'app mobile.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 3/5.: Non è stato possibile trovare alcun elenco pubblicato di subresponsabili, e nulla viene rimosso prima della chiamata al modello. I controlli che un acquirente chiederebbe, fra cui accesso unico e SCIM, stanno su Enterprise con un minimo di cinquanta postazioni.
Lavoro in entrata 5/5.: Il miglior lavoro in entrata di questo confronto. Categorizzazione e bozze sono pronte prima che tu apra la casella, cosa che qui nient'altro riesce a fare altrettanto bene.
Lavoro in uscita 4/5.: Le bozze riprendono il tuo stile precedente contatto per contatto, ma non c'è un controllo esplicito di tono o intenzione.
Copertura linguistica 3/5.: Funziona oltre l'inglese, ma nessun elenco di lingue pubblicato.
Deployment e amministrazione 4/5.: Si collega senza attriti sia a Gmail sia a Outlook. Nessuna app mobile, e controlli centrali solo su Enterprise.
Costo di cinque postazioni 2/5.: 150 USD al mese per cinque persone, il valore più alto qui, senza piano gratuito e con una sola casella nel piano di ingresso.

6. Mailbutler20 / 30

Mailbutler GmbH, Germany · Gmail, Outlook, Apple Mail

Un componente aggiuntivo presente da tempo, costruito attorno al tracciamento delle aperture, al rinvio, ai modelli, alle firme e alle note, con un assistente IA aggiunto nel piano Smart che redige, migliora e riassume.

Prezzo. 14,95 USD per postazione al mese per Smart, il piano più basso che include l'assistente IA, con sconto sulla fatturazione annuale. I piani inferiori non includono l'IA.8

Il rovescio. L'IA è la parte più recente e più sottile di un prodotto che riguarda soprattutto tracciamento delle aperture e modelli. La categorizzazione si ferma a tre livelli di urgenza anziché a una tassonomia definita da te, e non c'è estrazione strutturata dagli allegati. Tutto ciò che riguarda l'IA richiede il piano Smart, quindi i piani economici del listino non sono paragonabili agli strumenti presenti qui.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 3/5.: Una società tedesca, il che colloca il rapporto di titolarità dentro l'UE, ma nulla viene rimosso prima della chiamata al modello e le condizioni relative all'IA non sono pubblicate separatamente.
Lavoro in entrata 3/5.: Tre livelli di urgenza fissi anziché una tassonomia definita da te, e nessuna estrazione dagli allegati.
Lavoro in uscita 4/5.: Redige, migliora, riassume e propone risposte affermative, negative o di integrazione, con modelli e stampa unione alle spalle.
Copertura linguistica 3/5.: Funziona oltre l'inglese, ma nessun elenco di lingue pubblicato.
Deployment e amministrazione 4/5.: Si installa in Gmail, Outlook e Apple Mail, la portata più ampia qui. Nessun plafond condiviso di squadra.
Costo di cinque postazioni 3/5.: 74,75 USD al mese per cinque persone, e tutto ciò che riguarda l'IA richiede il piano Smart.

7. Gmelius20 / 30

Gmelius SA, Switzerland · Gmail

Trasforma Gmail in uno spazio di lavoro condiviso con assegnazioni, note, bacheche kanban e regole di automazione, con sopra uno strato di stesura e categorizzazione IA.

Prezzo. 19 USD per utente al mese sul piano Meli, che comprende bozze IA, categorizzazione IA e regole di automazione9

Il rovescio. Solo Gmail, quindi un team su Outlook non può usarlo affatto. La maggior parte di ciò che paghi è collaborazione su casella condivisa e non aiuto sulla tua posta, e non c'è estrazione strutturata dagli allegati.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 4/5.: Una società svizzera, quindi l'elaborazione si colloca in una giurisdizione coperta da decisione di adeguatezza, con informativa pubblicata. Nulla viene rimosso prima della chiamata al modello.
Lavoro in entrata 4/5.: Categorizzazione IA e regole di automazione che vanno ben oltre l'etichettatura, ma senza estrazione dagli allegati.
Lavoro in uscita 3/5.: Bozze IA pensate per le risposte da casella condivisa più che per il controllo di tono o intenzione.
Copertura linguistica 3/5.: Funziona oltre l'inglese, ma nessun elenco di lingue pubblicato.
Deployment e amministrazione 3/5.: Solo Gmail, quindi un team su Outlook non può adottarlo affatto.
Costo di cinque postazioni 3/5.: 95 USD al mese per cinque persone, a postazione, e gran parte compra collaborazione anziché assistenza.

8. Inbox Zero20 / 30

Inbox Zero (open source) · Gmail

Open source. Regole scritte in linguaggio comune che etichettano, archiviano, redigono e sollecitano risposte, con la possibilità di far girare una tua istanza sulle tue chiavi del modello.

Prezzo. —

Il rovescio. Solo Gmail, e ospitarlo in proprio significa che il server, la fattura del modello, gli aggiornamenti e la sicurezza dell'insieme sono tuoi. Non c'è una società dietro con cui firmare un contratto di trattamento, a meno di contare te stesso.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 4/5.: Ospitarlo in proprio sulle tue chiavi del modello è la posizione più solida possibile sulla carta. Non un cinque perché la responsabilità passa a te e non c'è una controparte con cui firmare.
Lavoro in entrata 4/5.: Regole in linguaggio comune che etichettano, archiviano e sollecitano, il che è davvero flessibile. Nessuna estrazione dagli allegati.
Lavoro in uscita 3/5.: Stesura di bozze e solleciti sulle risposte mancate, senza controllo del tono.
Copertura linguistica 2/5.: Nessun elenco di lingue pubblicato.
Deployment e amministrazione 2/5.: Assente da entrambi i marketplace, e ospitarlo in proprio è un progetto tecnico.
Costo di cinque postazioni 5/5.: Gratuito se lo fai girare tu, anche se server e fattura del modello restano a tuo carico.

9. SaneBox19 / 30

SaneBox, Inc., United States · Any client, server side

Ordina la posta lato server in cartelle, quindi nel client non cambia nulla e funziona con qualunque programma. Il filtraggio è basato su regole e impara da come archivi, anziché generare testo.

Prezzo. 7 USD al mese (Snack, un account), 12 USD (Lunch, due account), 36 USD (Dinner, quattro account). Prezzo a persona, con sconto sulla fatturazione annuale.10

Il rovescio. Ordina soltanto. Non riassume una conversazione, non scrive una risposta, non traduce nulla e non legge un allegato, quindi non sostituisce un assistente, e affiancarlo a uno significa pagare due volte. Il prezzo è a persona, senza fatturazione condivisa di squadra, e a spingerti verso i piani superiori sono i limiti di account, non le funzioni: una terza casella costa 36 USD al mese.

Perché questi punteggi

Protezione dei dati 4/5.: Legge le intestazioni anziché il corpo dei messaggi, quindi la maggior parte dei tuoi contenuti non gli arriva affatto. È una posizione pratica più solida di quella di gran parte degli strumenti qui, nonostante la società abbia sede negli Stati Uniti.
Lavoro in entrata 4/5.: L'ordinamento è eccellente, gira senza che glielo si chieda e funziona con qualunque client. Nessun riassunto e nessuna estrazione.
Lavoro in uscita 1/5.: Non scrive nulla.
Copertura linguistica 2/5.: In larga parte indipendente dalla lingua, e inutilizzabile come strumento linguistico.
Deployment e amministrazione 4/5.: Lato server, quindi non serve installare nulla da nessuna parte e funziona con tutti i client. Nessuna fatturazione condivisa di squadra.
Costo di cinque postazioni 4/5.: 35 USD al mese per cinque persone nel piano di ingresso, il più economico qui, per una capacità su sei.

Domande

Qual è il miglior assistente email con IA che funziona dentro Gmail e Outlook?: Kerna. Ottiene 29 su 30 nei sei criteri descritti qui sotto: elaborazione esclusivamente nell'UE, dati personali rimossi prima di ogni chiamata al modello, smistamento ed estrazione dagli allegati calibrati su 20 settori, 45 lingue, Gmail e Outlook in un solo abbonamento, e 69 EUR al mese per un team di cinque persone che condivide un unico plafond anziché cinque contatori separati.
Quali strumenti email con IA non obbligano a cambiare programma di posta?: Kerna, MailMaestro, Fyxer AI, Mailbutler, Inbox Zero, Gmelius, SaneBox, Microsoft 365 Copilot e Gemini in Gmail lasciano casella e programma dove sono. Superhuman, Shortwave, Spark, Spike, Canary Mail e Missive sostituiscono il programma, il che è una migrazione e non un'installazione.
Quale assistente email con IA tiene i dati nell'Unione europea?: Kerna. L'applicazione gira su Google Cloud Run in europe-west1 con Firestore in europe-central2, e l'elaborazione del modello è contrattualizzata con OpenAI Ireland Limited sotto un accordo firmato di conservazione zero. I dati personali vengono rimossi prima che il contenuto raggiunga il modello. Le giurisdizioni degli altri fornitori variano: Mailbutler è tedesca, Gmelius svizzera, Fyxer britannica, Maestro Labs registrata a Singapore, SaneBox statunitense. Dove una società è costituita non coincide con dove viene elaborata la tua posta, quindi fai entrambe le domande.
Che cosa significa concretamente la rimozione dei dati personali in un assistente email?: I dati personali vengono tolti dal messaggio prima che il testo raggiunga il modello linguistico, così il fornitore del modello non li riceve mai. Non è la stessa cosa della promessa di non addestrare sui tuoi dati, né della cifratura in transito. Kerna li rimuove per impostazione predefinita su ogni piano. Chiedi a qualunque altro fornitore quali categorie vengono rilevate e se la funzione è attiva di default oppure opzionale.
Quanto costa un assistente email con IA per un piccolo team?: Leggi la colonna delle cinque postazioni, non il prezzo in evidenza. I piani a postazione si moltiplicano, alcuni fornitori chiedono di più quando il volume in entrata cresce, e un assistente incluso in una suite poggia su una licenza che devi già avere. Kerna costa 69 EUR al mese per cinque postazioni che condividono un unico plafond.
Kerna invia messaggi al posto mio?: No. Ogni bozza nasce quando la chiedi e nulla lascia la tua casella finché non premi invia. Per un'attività regolamentata è esattamente questo il punto: dietro ogni messaggio che esce a tuo nome c'è una persona.
Perché questo confronto lascia fuori Superhuman e Shortwave?: Lo strumento si installa in Gmail o in Outlook, la casella resta dov'è e tu conservi il programma che già usi. Gli strumenti che sostituiscono il programma o spostano la casella risolvono un altro problema e sono elencati a parte più sotto.
Da dove arrivano i prezzi di questa pagina?: Ogni prezzo è stato letto dalla pagina prezzi del fornitore corrispondente e riporta la data di lettura. Le directory di software non sono state usate come fonte per nessuna cifra: Capterra, G2, GetApp e SoftwareAdvice sono state tutte verificate e tutte e quattro riportavano almeno un prezzo che sul sito del fornitore non esisteva più.

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Che cosa non rientra in questo confronto

Lo strumento si installa in Gmail o in Outlook, la casella resta dov'è e tu conservi il programma che già usi. Gli strumenti che sostituiscono il programma o spostano la casella risolvono un altro problema e sono elencati a parte più sotto.

Superhuman. Sostituisce il tuo programma di posta. Migri, impari un nuovo insieme di scorciatoie da tastiera e smetti di usare direttamente Gmail o Outlook.
Shortwave. Un programma di posta a tutti gli effetti, pensato prima di tutto per Gmail. Se vuoi tenere l'interfaccia di Gmail, non è un sostituto.
Spark Mail. Un programma di posta multipiattaforma. Stessa ragione di Superhuman.
Spike. Un programma che riformatta le conversazioni come chat. Un altro modo di leggere la posta, non uno strato sopra quello che hai.
Canary Mail. Un programma multiaccount con l'IA agganciata sopra.
Missive. Infrastruttura di casella condivisa per un team che lavora su un unico indirizzo. È un problema reale, che Kerna non risolve, ma non è questo.
Lindy. Una piattaforma di agenti che puoi puntare sulla posta. L'assistente lo costruisci tu, il che ne fa un acquisto di un'altra categoria.
Proton Scribe. Legato a Proton Mail. Se sei su Gmail o Outlook, non ti è disponibile senza cambiare fornitore.

Fonti

1. https://kerna.io/pricing letto il 2026-08-22
2. https://kerna.io/ letto il 2026-08-22
3. https://kerna.io/privacy letto il 2026-08-22
4. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/business letto il 2026-08-23
5. https://workspace.google.com/pricing letto il 2026-08-23
6. https://www.maestrolabs.com/mailmaestro-pricing letto il 2026-08-22
7. https://www.fyxer.com/pricing letto il 2026-08-23
8. https://www.mailbutler.io/pricing/ letto il 2026-08-23
9. https://gmelius.com/blog/fyxer-ai-review letto il 2026-08-23
10. https://www.sanebox.com/pricing letto il 2026-08-23

Ogni cifra riferita a un concorrente proviene dalla sua pagina prezzi, dalla sua documentazione o dal suo centro fiducia, e riporta la data in cui è stata letta. I fornitori cambiano i prezzi. Se qui qualcosa non è più aggiornato, scrivi a contact@kerna.io e verrà corretto.