Triage della posta in arrivo · Outlook
Triage IA delle e-mail per Outlook
Kerna classifica i messaggi aperti in Outlook nelle categorie che definisci, non appena lo richiedi. Non in Evidenziata né in Altro. Non secondo l’idea di qualcun altro di ciò che è importante nella tua azienda.
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Il problema
Il problema non è il volume. È che la posta in arrivo non ha struttura.
Una casella di posta operativa è una coda di attività scollegate e senza ordine: una richiesta di preventivo, una modifica alle specifiche, una fattura il cui pagamento viene sollecitato, un reclamo e una newsletter, tutti presentati nello stesso modo.
- Qualcuno legge ogni messaggio per capire quali contano, due volte al giorno, per sempre.
- Quello urgente emerge tardi perché assomigliava agli altri quaranta.
- Il lavoro resta in una casella di posta personale, il cui stato nessun altro può vedere.
- La persona che sa come funziona la posta in arrivo diventa il collo di bottiglia del team.
Il processo
Come funziona il triage
Tre passaggi, e il terzo è sotto il tuo controllo.
- 01
Apri Outlook e premi Triage
Kerna compare nella barra multifunzione. Non viene letto nulla prima che tu prema il pulsante: il componente aggiuntivo di Outlook non scansiona, indicizza né monitora la casella di posta.
- 02
I messaggi aperti vengono classificati nelle categorie definite da te
Ogni messaggio viene inserito in una delle categorie definite da te, con il motivo visibile, così puoi vedere a colpo d’occhio che cosa contiene davvero la posta in arrivo.
- 03
Che cosa succede dopo lo decidi tu
Niente viene archiviato, spostato o risposto da solo. Kerna ordina e mostra il motivo di ogni categoria; agire resta un tuo passo.
La differenza
Le categorie sono tue
È tutta qui la differenza. Un insieme fisso di etichette di produttività — importante, promozioni, aggiornamenti — descrive la posta in generale. Le tue categorie descrivono il tuo lavoro: che cosa chiede di fare il messaggio, con le parole che il tuo team già usa.
Cinque categorie integrate da cui iniziare
Sostituiscile con le tue, fino a sei
Le cinque categorie predefinite sono un punto di partenza, non il prodotto. Inserisci le categorie di cui il tuo team discute davvero — Richiesta di preventivo, Modifica alle specifiche, Sollecito di pagamento, Reclamo — e Kerna classificherà la posta in quelle categorie.
Oppure inizia da una delle 20 tassonomie di settore
Venti insiemi di categorie creati per settori specifici, dal diritto e dalla produzione alla selezione del personale e all’edilizia. Inizia da quello più vicino al tuo lavoro e modificalo, invece di partire da un elenco vuoto.
Si attiva quando lo chiedi e non archivia nulla da solo
Il triage è un’azione che attivi tu. Nulla viene spostato, archiviato o riceve risposta senza una tua decisione — e nulla viene letto tra una richiesta e l’altra.
Alternative
Dove si fermano le alternative
Non è una critica: sono strumenti progettati per un lavoro diverso.
- Posta in arrivo evidenziata
- Due sezioni, e puoi addestrarlo: Microsoft ti permette di spostare un messaggio nell’altra sezione e indicare dove mettere quel mittente la volta successiva. Quello che Focused Inbox non può fare è ordinare in base a ciò che il messaggio chiede: valuta l’importanza personale, non la categoria operativa, e due sezioni restano due sezioni, per quanto bene siano addestrate.
- Regole della posta in arrivo
- Deterministiche, corrispondono ai mittenti e alle stringhe dell’oggetto anziché a ciò che chiede il messaggio. Una richiesta di preventivo e un reclamo dello stesso cliente finiscono nello stesso posto.
- Un assistente generico a cui dai prompt
- Bravo a scrivere. Le categorie, però, vivono solo in ciò che gli digiti ogni volta: nulla passa da un’esecuzione all’altra se non lo incolli di nuovo.
- Costruirlo internamente
- Per alcuni team è un’opzione reale. Richiede un contratto con un fornitore di modelli, un ciclo di valutazione che dica se lo smistamento funziona e qualcuno che curi l’insieme delle categorie mentre l’attività cambia: ed è quest’ultima parte a sopravvivere al progetto.
Un confronto più completo e datato di tutti gli strumenti di questa categoria si trova nella pagina di confronto.
Dopo il triage
E quando la posta in arrivo ha una struttura
Il triage è il punto di ingresso. Il lavoro che viene dopo è lo stesso.
Riepiloghi delle conversazioni e recupero del contesto
Riprendi una conversazione che non hai mai letto. Kerna legge l’intera conversazione e ti fornisce un riepilogo breve, standard o dettagliato — quanto basta per rispondere senza tornare indietro di sei settimane.
Estrazione strutturata dall’allegato
I dettagli operativi si trovano di solito nel PDF, non nel messaggio. Kerna estrae date, quantità, riferimenti e impegni e li inserisce in una tabella su cui puoi agire.
45 lingue, inclusa la conversazione che temi
Leggi, riassumi, traduci e rispondi in 45 lingue, così un fornitore che scrive in italiano non si tradurrà in un ritardo di due giorni.
La redazione si ferma nella finestra di composizione
Kerna scrive la risposta e te la mostra. Non invia e-mail, quindi l’ultimo passaggio è sempre tuo.
L’estrazione ha una pagina dedicata, con i predefiniti, le destinazioni di esportazione e ciò che accade al documento: estrazione dei dati dagli allegati. Per la categoria più ampia e le sette domande da porre a qualsiasi fornitore, leggi la nostra pagina sulla gestione delle caselle di posta operative.
Dati
Cosa chiederanno i team IT e acquisti
La versione breve. La versione completa, con la fonte di ogni affermazione, si trova nella pagina Trust.
- I dati personali vengono mascherati nel messaggio prima che qualcosa raggiunga il modello, all’interno dell’elaborazione interna di Kerna.
- Il contenuto del messaggio viene mantenuto in memoria per la durata della richiesta e poi eliminato. La conservazione del contenuto delle e-mail è pari a zero.
- Nulla viene usato per addestrare alcun modello, né il nostro né quello di OpenAI.
- Il nostro accordo con OpenAI prevede la conservazione zero dei dati: i contenuti non vengono conservati una volta evasa la tua richiesta.
- L’applicazione viene eseguita su Google Cloud Run in Belgio e i dati dell’account risiedono in Firestore in Polonia.
- Il componente aggiuntivo per Outlook dispone della Microsoft Publisher Attestation: un’autovalutazione pubblicata nell’ambito del programma di conformità delle app Microsoft, non un audit indipendente.
Tutto quanto sopra, con la clausola da cui deriva e l’elenco completo delle autorizzazioni, si trova nella pagina Trust.
Cosa serve per utilizzarlo
- Una casella di posta ospitata da Microsoft: Microsoft 365, Exchange Online o Outlook.com.
- Microsoft non carica i componenti aggiuntivi sugli account connessi tramite POP o IMAP e le caselle di posta su un server Exchange locale non sono supportate.
- Funziona in Outlook sul Web, nel nuovo Outlook per Windows e Mac e in Outlook classico per desktop.
- Un amministratore di Microsoft 365 può distribuirlo a tutta l’organizzazione dal Centro di amministrazione. Ogni persona deve comunque accedere individualmente per collegare il proprio piano.
Quanto costa
Starter costa 0 € e comprende una quota di token di prova. Standard è 12 € al mese, Pro 22 € e Business 69 € per un massimo di cinque postazioni che condividono 7.500.000 token. Lo smistamento è in tutti i piani, incluso quello gratuito: a cambiare è quanto puoi farci passare e quante persone ci sono sull’account.
Vedi i pianiProvalo sulla posta in arrivo di questa mattina
Starter costa 0 € e include tutte le funzioni, con una quota di token di prova per metterle alla prova. Installalo, premi Triage una volta e guarda se le categorie che tornano sono quelle che avresti scritto tu.