La fattura è allegata. I numeri non dovrebbero essere inseriti due volte.

Come estrarre i dati da un allegato

1. 1

   Apri il messaggio

   Quello con la fattura, il contratto o il documento di consegna. Kerna è già nella barra laterale, quindi non c’è un passaggio di caricamento separato né un secondo strumento da aprire: indichi l’allegato dal messaggio con cui è arrivato.

   
2. 2

   Scegli il set di campi

   Scegli il set di campi già pronto che corrisponde al documento. Venti settori e cinque tipi di documento per ciascuno: i campi sono già denominati prima di iniziare, invece di doverli definire da zero.

   
3. 3

   Aggiungi i campi di cui la tua azienda ha bisogno

   Un set di campi già pronto copre il caso comune, non il tuo. Aggiungi i tuoi campi e Kerna cercherà anche quelli, così il riferimento interno su cui si basa davvero il tuo team finanziario uscirà insieme al numero della fattura.

   
4. 4

   Esporta

   Gmail crea un Google Sheet o un Google Doc. Outlook crea un file Excel, Word o CSV. Ogni esportazione crea un file nuovo invece di aggiungersi a uno che hai già. Verifica i valori sul documento prima di usarli.

   

Che cosa ti resta in mano

I campi che hai richiesto, in un file su cui puoi lavorare: denominati come li denomina il set di campi, una riga per documento.

Cosa viene prodotto e dove arriva

Qui i due ambienti funzionano in modo diverso. È utile sapere quale stai usando prima di progettare un flusso di lavoro intorno ad esso.

Domande

Come estraggo i dati da una fattura PDF allegata a un’e-mail?

Apri il messaggio in Gmail o Outlook con Kerna installato, scegli il set di campi già pronto che corrisponde al documento, aggiungi i campi che non denomina già ed esporta. Gmail produce un Google Sheet o Doc, Outlook un file Excel, Word o CSV, sempre nuovo.

Da quali tipi di file Kerna può estrarre i dati?

PDF, DOC e XLS.

Posso estrarre dati da più allegati contemporaneamente?

In Outlook sì: tutti gli allegati del messaggio in un unico passaggio, oppure uno solo. In Gmail un allegato alla volta.

Posso scegliere i campi da estrarre?

Sì. Ogni set di campi già pronto arriva con i campi già denominati e puoi aggiungere i tuoi per qualsiasi informazione specifica del modo in cui lavora la tua azienda.

Sovrascrive il mio foglio di calcolo esistente?

No. Ogni esportazione crea un file nuovo. Nulla di ciò che hai già viene aggiunto, sovrascritto o riordinato.

In cosa è diverso da un parser e-mail come Parseur o Mailparser?

Un parser basato su regole si configura una volta sola e poi funziona da solo: definisci in anticipo che cosa estrarre e lui elabora ciò che arriva senza che nessuno sia presente. Questo si adatta a un volume elevato di documenti che si assomigliano tutti. Kerna funziona al contrario. Apri un messaggio, indichi l’allegato e recuperi i campi una volta sola, senza nulla configurato in anticipo: i cento set di campi già pronti sono la configurazione. Si adatta al caso in cui i documenti arrivano da mittenti diversi e in forme diverse e qualcuno deve comunque esaminarli.

L’allegato lascia la mia casella di posta?

Kerna lo legge su Cloud Run in Belgio con Firestore in Polonia, e lo fa solo quando premi il pulsante. I dati personali vengono anonimizzati in Kerna prima che qualcosa venga inviato al modello. L’elaborazione del modello è affidata a OpenAI Ireland Limited in base a un accordo firmato di zero retention e, come indicato nella nostra Informativa sulla privacy, alcuni sub-responsabili possono elaborare dati fuori dal SEE ai sensi delle Standard Contractual Clauses. Dopo il ritorno della risposta, nulla del documento viene conservato.