Enviar a… · Outlook
Pedidos del correo a tu hoja de cálculo o ERP, sin volver a teclearlos
Los pedidos, las solicitudes de oferta y las reclamaciones llegan por correo. Kerna lee los datos y rellena un formulario que puedes revisar y corregir. Cuando lo apruebas, Kerna pasa los datos a tu automatización de Make, Zapier o Power Automate, que los registra en tu hoja de cálculo, tu CRM o tu ERP.
Datos comprobados con el producto el .
El problema
El pedido está en la bandeja de entrada. Todavía hay que pasarlo al sistema.
Alguien lee el correo, abre el PDF y vuelve a teclear los datos en otro sistema. Y lo mismo con cada pedido que llega después.
- Un despiste al volver a teclear una cantidad puede acabar en una entrega errónea.
- El pedido espera hasta que quien introduce los pedidos tenga un hueco para él.
- Conectar el correo con el sistema de pedidos suele requerir un desarrollador.
- Si el correo es de un proveedor extranjero, primero hay que entenderlo para poder introducir bien los datos.
Envía los datos del pedido al sistema que lo gestiona.
Kerna rellena un formulario con los datos de un pedido, una solicitud de oferta, una reclamación, un albarán o una factura. Tú revisas los datos y apruebas el envío, y Kerna los pasa a Make, Zapier, Power Automate o cualquier otro sistema que acepte webhooks. En todos los planes.
Enviar a… · Outlook
Cómo funciona
Tres pasos. No se envía nada hasta que apruebes los datos.
La función Enviar a… está en el complemento de Outlook, en todos los planes.
- 01
Elige un destino
Abre el correo y haz clic en Enviar a…: lo encontrarás en Analizar, en Adjuntos, en una fila de la clasificación o en la pestaña Enviar a…. Después, elige adónde deben ir los datos.
- 02
Revisa el formulario
Kerna lee el correo y rellena el formulario. Si el destino está configurado para leer adjuntos, también lee hasta tres archivos PDF, Word, Excel o CSV.
Revisa los datos y corrige lo que haga falta. Para ver los valores en otro idioma, elígelo en Valores en.
- 03
Envíalo
Haz clic en Enviar para pasar los datos aprobados a la dirección que has configurado. La solicitud va firmada, así que el sistema receptor puede comprobar que procede de Kerna. Los valores conservan su tipo: los números y los importes, como números, y las fechas, como fechas.
Qué rellena
¿Qué puede leer Kerna?
Al configurar cada destino, eliges un tipo de documento o un conjunto de campos propios.
- Pedido
- Datos del pedido y líneas de artículos, con cantidades y unidades.
- Solicitud de oferta
- Cliente, contacto, su referencia, fechas de oferta y de entrega, lugar de entrega y líneas con códigos de artículo, cantidades y unidades.
- Reclamación
- Cliente, contacto, referencia del pedido, producto, el problema en sus propias palabras, la solución que pide y el plazo.
- Albarán
- Datos de la entrega y líneas de artículos.
- Factura
- Datos de la factura y líneas de artículos.
- Tus propios campos
- Hasta 30 campos y hasta 12 columnas de líneas de artículos, con los nombres que tú elijas.
Los nombres técnicos de los campos se mantienen en inglés sea cual sea el idioma de la interfaz, porque el sistema receptor los usa para identificar los datos. Los números, importes, fechas, códigos y nombres conservan sus valores originales. Si un valor no se puede leer con certeza, su campo queda vacío.
Configuración
Configúralo una vez y úsalo con todos los correos siguientes
Los destinos los configura el líder del equipo. Si no formas parte de un equipo, los configuras tú.
En Enviar a otros sistemas, haz clic en Agregar destino, pega la dirección y haz clic en Enviar prueba para que el sistema receptor reciba datos de ejemplo.
- Make
Custom webhook
Añade Webhooks → Custom webhook y copia la dirección que te da. Después de la prueba desde Kerna, asigna los campos a las columnas o campos del módulo siguiente, por ejemplo Google Sheets → Add a row.
- Zapier
Catch Hook
Añade Webhooks by Zapier → Catch Hook y copia la dirección que te da. Después de la prueba desde Kerna, asigna los campos en el siguiente paso de tu Zap.
Webhooks by Zapier requiere un plan de pago de Zapier.
- Power Automate
When an HTTP request is received
Añade el desencadenador When an HTTP request is received. En Who can trigger the flow, elige Anyone, guarda el flujo y copia la dirección que te da. Después, genera el esquema a partir de los datos de ejemplo.
Este desencadenador requiere acceso a los conectores prémium.
- Webhook
Tu propio endpoint
Introduce una dirección HTTPS que acepte solicitudes POST. El secreto de firma del destino permite a tu sistema verificar cada solicitud.
Datos y conservación
Lo que preguntarán TI y Compras
Kerna no guarda ninguna copia de lo que envía.
- Qué se envía: los valores que has aprobado, junto con datos del correo y del envío: el asunto del correo, el nombre y la dirección del remitente (salvo que el destino esté configurado para omitirlos), cuándo llegó, el buzón, un enlace al correo, su ID de mensaje y la dirección de la persona que aprobó el envío. El texto del correo y sus archivos adjuntos nunca se envían.
- Cuándo se envía: solo después de que alguien haya aprobado los valores y haya hecho clic en Enviar.
- Qué lee la IA: el correo y, si el destino está configurado para leerlos, hasta tres adjuntos. Antes, los números de tarjeta, los IBAN y los números de documento nacional de identidad se sustituyen por marcadores de posición (política de privacidad, apartado 2.9).
- Qué guarda Kerna: la configuración de los destinos y, durante 90 días, un registro de cada envío: quién lo hizo, cuándo y si llegó. El registro no contiene valores ni contenido del correo.
- Qué pasa después de la entrega: el servicio receptor lo elige y lo controla tu equipo, y a los datos que recibe se aplican sus propias condiciones.
La lista completa de lo que guarda Kerna, y durante cuánto tiempo, está en la página Trust.
Lo que necesitas
- Kerna para Outlook.
- Una cuenta de Make, Zapier o Power Automate, o tu propio endpoint HTTPS.
- Un destino configurado una vez, por el líder del equipo o por ti si no formas parte de un equipo.
Cuánto cuesta
La función Enviar a… está incluida en todos los planes de Kerna, también en el plan gratuito Starter. Leer el correo y traducir los valores consumen tokens de tu cuota. El envío en sí no consume ninguno.
Mira los planesPruébalo con tus propios pedidos.
Kerna funciona dentro del Outlook que ya usas. Configura un destino, abre un correo con un pedido y mira cómo llegan los datos a tu hoja de cálculo o a tu sistema.