Счёт во вложении. Эти цифры не должны вводиться дважды.

Как извлечь данные из вложения

1. 1

   Откройте письмо

   Письмо со счётом, договором или накладной. Kerna уже находится на боковой панели, поэтому отдельного шага с загрузкой нет и второй инструмент открывать не нужно — вы указываете вложение прямо в том письме, с которым оно пришло.

   
2. 2

   Выберите набор полей

   Выберите готовый набор полей, соответствующий документу. Двадцать отраслей и по пять типов документов в каждой — поля уже названы до начала работы, а не задаются с нуля.

   
3. 3

   Добавьте недостающие поля

   Готовый набор полей охватывает типовой случай, но не ваш. Добавьте собственные поля, и Kerna будет искать их тоже — внутренняя ссылка, по которой действительно работает финансовая команда, появится рядом с номером счёта.

   
4. 4

   Экспортируйте

   Gmail создаёт Google Sheet или Google Doc. Outlook создаёт файл Excel, Word или CSV. Каждый экспорт создаёт новый файл, а не дополняет уже имеющийся. Сверьте значения с документом, прежде чем использовать их.

   

Что остаётся в итоге

Нужные вам поля — в файле, с которым можно работать, названные так, как их называет набор полей, по одной строке на документ.

Что получается и куда попадает

Здесь эти две среды работают по-разному. Важно знать, какую именно вы используете, прежде чем строить на ней рабочий процесс.

Вопросы

Как извлечь данные из PDF-счёта, прикреплённого к письму?

Откройте письмо в Gmail или Outlook с установленной Kerna, выберите готовый набор полей, соответствующий документу, добавьте поля, которых в нём ещё нет, и экспортируйте. Gmail создаёт Google Sheet или Doc, Outlook — файл Excel, Word или CSV; каждый раз новый.

Из каких типов файлов Kerna извлекает данные?

PDF, DOC и XLS.

Можно ли извлечь данные из нескольких вложений одновременно?

В Outlook — да: все вложения письма за один проход или только одно. В Gmail — по одному вложению за раз.

Можно ли выбрать извлекаемые поля?

Да. В каждом готовом наборе полей поля уже названы, а вы можете добавить собственные для любых особенностей работы вашей компании.

Перезаписывает ли это существующую таблицу?

Нет. Каждый экспорт создаёт новый файл. Ничего из имеющегося не дополняется, не перезаписывается и не переупорядочивается.

Чем это отличается от парсера почты вроде Parseur или Mailparser?

Парсер на правилах настраивается один раз и дальше работает сам: вы заранее определяете, что нужно извлечь, а он обрабатывает поступающее без участия человека. Это подходит для большого потока документов, которые выглядят одинаково. Kerna устроена наоборот. Вы открываете письмо, указываете вложение и один раз извлекаете поля, ничего не настраивая заранее, — сто готовых наборов полей и есть конфигурация. Это подходит для случая, когда документы приходят от разных отправителей в разном виде и их всё равно должен посмотреть человек.

Покидает ли вложение мой почтовый ящик?

Kerna читает его в Cloud Run в Бельгии с Firestore в Польше и делает это только после нажатия кнопки. Персональные данные анонимизируются внутри Kerna до отправки чего-либо модели. Обработка моделью поручена OpenAI Ireland Limited на основании подписанного соглашения о нулевом хранении данных, а согласно нашей Политике конфиденциальности некоторые субобработчики могут обрабатывать данные за пределами ЕЭЗ на основании Standard Contractual Clauses. После возврата ответа документ не хранится.