Триаж входящих писем · Outlook
AI Triage почты для Outlook
Kerna сортирует открытые сообщения Outlook по категориям, которые задаёте вы, как только вы об этом просите. Не по вкладкам «Отсортированные» и «Другие». И не по чьему-то представлению о том, что важно для вашего бизнеса.
Данные о продукте на этой странице в последний раз проверены по нашей Политике конфиденциальности и FAQ по состоянию на .
Проблема
Проблема не в объёме. У входящих нет структуры.
Рабочий почтовый ящик — это очередь разрозненных задач без порядка: запрос цены, изменение спецификации, счёт, по которому уже отправляли напоминание, жалоба и рассылка — всё выглядит одинаково.
- Кто-то читает каждое сообщение, чтобы понять, что важно, дважды в день — всегда.
- Срочное письмо появляется поздно, потому что выглядело как остальные сорок.
- Работа остаётся в личном почтовом ящике, и никто больше не видит её статус.
- Человек, который знает, как устроены входящие, становится узким местом команды.
Процесс
Как работает триаж
Три шага, и третий контролируете вы.
- 01
Откройте Outlook и нажмите Triage
Kerna появится на ленте. До вашего нажатия ничего не читается — надстройка Outlook не сканирует, не индексирует и не отслеживает почтовый ящик.
- 02
Открытые сообщения сортируются по вашим категориям
Каждое сообщение попадает в одну из заданных вами категорий, а причина видна сразу — так вы с первого взгляда видите, что на самом деле находится во входящих.
- 03
Что будет дальше — решаете вы
Ничего не раскладывается по папкам, не архивируется и не получает ответ само по себе. Kerna сортирует и показывает, почему выбрала ту или иную категорию; действие остаётся за вами.
Разница
Категории задаёте вы
В этом и вся разница. Фиксированный набор ярлыков продуктивности — важное, промоакции, обновления — описывает почту вообще. Ваши категории описывают вашу работу: то, о чём письмо просит, теми словами, которыми ваша команда и так это называет.
Пять готовых категорий для начала
Замените их своими — до шести категорий
Пять готовых категорий — это отправная точка, а не весь продукт. Добавьте категории, о которых ваша команда действительно говорит — Запрос цены, Изменение спецификации, Напоминание об оплате, Жалоба — и Kerna будет сортировать письма по ним.
Или начните с одной из 20 отраслевых таксономий
Двадцать наборов категорий для конкретных отраслей — от юристов и производства до рекрутинга и строительства. Выберите ближайший к вашей работе и отредактируйте его, вместо того чтобы начинать с пустого списка.
Запускается по запросу и ничего не раскладывает сам
Триаж — это действие, которое запускаете вы. Без вашего решения ничего не перемещается, не архивируется и не получает ответа, а между запусками ничего не читается.
Альтернативы
Где заканчиваются альтернативы
Это не критика: они созданы для другой работы.
- Отсортированные
- Два раздела, и обучать Focused Inbox можно: Microsoft разрешает перенести письмо в другой раздел и указать, куда относить письма этого отправителя в следующий раз. Чего эта функция не умеет — сортировать по тому, о чём просит письмо: она оценивает личную важность, а не рабочую категорию, и два раздела остаются двумя разделами, как их ни обучай.
- Правила для входящих
- Детерминированные: они сопоставляют отправителей и строки темы, а не то, о чём просит сообщение. Запрос цены и жалоба от одного и того же клиента попадают в одно место.
- Универсальный помощник, которому вы даёте промпты
- Хорош в составлении текста. Но категории живут лишь в том, что вы каждый раз в него вписываете: от одного запуска к другому не переносится ничего, пока вы не вставите это снова.
- Разработать самостоятельно
- Для части команд это реальный вариант. Нужны контракт на модель, цикл оценки, который покажет, годится ли сортировка, и человек, отвечающий за набор категорий по мере изменения бизнеса, — именно последнее остаётся надолго после того, как разработка закончена.
Более полное сравнение всех инструментов этой категории с указанием даты опубликовано на странице сравнения.
После триажа
И когда во входящих появляется структура
Триаж — это точка входа. Дальше работа остаётся той же.
Резюме переписок и восстановление контекста
Откройте переписку, которую никогда не читали. Kerna прочитает весь разговор и даст вам краткое, стандартное или подробное резюме — достаточно, чтобы ответить, не прокручивая назад шесть недель.
Структурированное извлечение данных из вложения
Операционные детали обычно находятся в PDF, а не в письме. Kerna извлекает даты, количества, реквизиты и обязательства и помещает их в таблицу, с которой можно работать.
45 языков, включая ту переписку, которой вы опасаетесь
Читайте, кратко пересказывайте, переводите и отвечайте на 45 языках — поставщик, пишущий по-итальянски, больше не станет причиной двухдневной задержки.
Подготовка ответа заканчивается в окне создания письма
Kerna пишет ответ и показывает его вам. Почту она не отправляет, поэтому последний шаг всегда за вами.
У извлечения есть отдельная страница: на ней указаны готовые наборы, цели экспорта и то, что происходит с документом: извлечение данных из вложений. О более широкой категории и семи вопросах, которые стоит задать любому поставщику, читайте на странице управление рабочей входящей почтой.
Данные
Что спросят ИТ и отдел закупок
Короткая версия. Полная версия с источником каждого утверждения — на странице Trust.
- Персональные данные маскируются в сообщении до того, как что-либо попадёт в модель, в рамках собственной обработки Kerna.
- Содержимое сообщения хранится в памяти в течение запроса, а затем удаляется. Срок хранения содержимого электронной почты равен нулю.
- Ничто не используется для обучения каких-либо моделей — ни нашей, ни OpenAI.
- Наше соглашение с OpenAI предусматривает нулевое хранение данных, поэтому содержимое не сохраняется после обработки вашего запроса.
- Приложение работает в Google Cloud Run в Бельгии, а данные аккаунта хранятся в Firestore в Польше.
- Надстройка для Outlook имеет аттестацию издателя Microsoft (Publisher Attestation) — это опубликованная самооценка в рамках программы соответствия приложений Microsoft, а не независимый аудит.
Всё вышеупомянутое, включая пункт, из которого это взято, и полный список разрешений, находится на странице Trust.
Что нужно для работы
- Почтовый ящик, размещённый у Microsoft: Microsoft 365, Exchange Online или Outlook.com.
- Microsoft не загружает надстройки для учётных записей, подключённых по POP или IMAP, а почтовые ящики на локальном сервере Exchange не поддерживаются.
- Работает в Outlook в Интернете, новом Outlook для Windows и Mac, а также в классическом Outlook для компьютера.
- Администратор Microsoft 365 может развернуть его для всей организации из центра администрирования. При этом каждый пользователь должен войти в систему отдельно, чтобы привязать свой план.
Сколько это стоит
Starter стоит 0 € и включает пробный лимит токенов. Standard — 12 € в месяц, Pro — 22 €, Business — 69 € за максимум пять мест с общим пулом в 7 500 000 токенов. Сортировка есть в каждом тарифе, включая бесплатный: тарифы различаются тем, сколько через них можно пропустить и сколько людей в аккаунте.
Посмотрите планыПопробуйте на сегодняшних входящих
Starter стоит 0 € и включает все функции, плюс пробный лимит токенов, чтобы их опробовать. Установите, нажмите Triage один раз и посмотрите, вернутся ли те категории, которые вы написали бы сами.