La facture est jointe. Les chiffres ne devraient pas devoir être saisis deux fois.

Comment extraire les données d’une pièce jointe

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   Ouvrez le message

   Celui qui contient la facture, le contrat ou le bon de livraison. Kerna est déjà dans la barre latérale : il n’y a donc pas d’étape de téléversement distincte ni de second outil à ouvrir — vous indiquez la pièce jointe depuis le message qui l’a apportée.

   
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   Choisissez l’ensemble de champs

   Choisissez l’ensemble de champs prêt à l’emploi qui correspond au document. Vingt secteurs et cinq types de documents chacun : les champs sont déjà nommés avant que vous commenciez, au lieu d’être définis à partir de rien.

   
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   Ajoutez les champs manquants

   Un ensemble de champs prêt à l’emploi couvre le cas courant, pas le vôtre. Ajoutez vos propres champs : Kerna les recherchera aussi, et la référence interne utilisée par votre équipe financière apparaîtra à côté du numéro de facture.

   
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   Exportez

   Gmail crée un Google Sheet ou un Google Doc. Outlook crée un fichier Excel, Word ou CSV. Chaque export crée un nouveau fichier au lieu de compléter un fichier existant. Vérifiez les valeurs sur le document avant de les utiliser.

   

Ce qu’il vous reste

Les champs demandés, dans un fichier exploitable — nommés comme l’ensemble de champs les nomme, une ligne par document.

Ce qui ressort et où cela arrive

Les deux environnements diffèrent ici. Il est donc utile de savoir lequel vous utilisez avant de concevoir un workflow autour de lui.

Questions

Comment extraire les données d’une facture PDF jointe à un e-mail ?

Ouvrez le message dans Gmail ou Outlook avec Kerna installé, choisissez l’ensemble de champs prêt à l’emploi qui correspond au document, ajoutez les champs qu’il ne nomme pas déjà et exportez. Gmail produit un Google Sheet ou Doc ; Outlook, un fichier Excel, Word ou CSV, toujours nouveau.

De quels types de fichiers Kerna peut-il extraire les données ?

PDF, DOC et XLS.

Puis-je extraire des données de plusieurs pièces jointes à la fois ?

Dans Outlook, oui : toutes les pièces jointes du message en une seule opération, ou une seule si nécessaire. Dans Gmail, une pièce jointe à la fois.

Puis-je choisir les champs à extraire ?

Oui. Chaque ensemble de champs prêt à l’emploi contient déjà ses champs nommés, et vous pouvez ajouter les vôtres pour tout ce qui est propre au fonctionnement de votre entreprise.

Le fichier écrase-t-il ma feuille de calcul existante ?

Non. Chaque export crée un nouveau fichier. Rien de ce que vous avez déjà n’est complété, écrasé ou réordonné.

En quoi est-ce différent d’un parseur d’e-mails comme Parseur ou Mailparser ?

Un parseur à base de règles se configure une fois, puis fonctionne seul : vous définissez à l’avance ce qu’il faut extraire, et il traite ce qui arrive sans personne présente. Cela convient à un volume important de documents qui se ressemblent tous. Kerna fonctionne dans l’autre sens. Vous ouvrez un message, indiquez la pièce jointe et récupérez les champs une seule fois, sans rien avoir configuré au préalable — les cent ensembles de champs prêts à l’emploi sont la configuration. Cela correspond au cas où les documents arrivent d’expéditeurs différents et sous des formes différentes, et où quelqu’un doit de toute façon les examiner.

La pièce jointe quitte-t-elle ma boîte aux lettres ?

Kerna la lit sur Cloud Run en Belgique avec Firestore en Pologne, uniquement lorsque vous appuyez sur le bouton. Les données personnelles sont anonymisées dans Kerna avant tout envoi au modèle. Le traitement est confié à OpenAI Ireland Limited selon un accord signé de zero retention et, comme l’indique notre Politique de confidentialité, certains sous-traitants peuvent traiter des données hors de l’EEE au titre des Standard Contractual Clauses. Rien du document n’est conservé après le retour de la réponse.